某家具公司电脑采购管理规定（规则）

某家具公司电脑采购管理规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，参照《联合国全球契约》等国际公约，结合《某家具公司企业治理大纲》及数字化转型战略需求制定。旨在规范公司电脑采购行为，防控采购风险，提升采购效率，降低运营成本，实现价值最大化。通过制度化管理，解决当前采购流程不规范、供应商选择随意、资产流失风险高、信息化程度不足等问题，确保采购活动符合合规性要求，支撑公司国际化经营战略。

1.2适用范围与对象

本规定适用于某家具公司全体正式员工、外包服务商及合作单位的电脑采购活动，包括但不限于办公用台式机、笔记本电脑、外设设备等。采购金额达到公司《固定资产管理办法》规定限额（人民币1万元）以上的采购项目必须严格执行本规定。例外场景包括应急采购（金额不超过5千元且使用期限不超过6个月），需经总经理特批并附详细说明。审批权限按金额分级，具体标准见第五章。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：采购活动必须符合国家法律法规及公司内部制度，确保交易合法、公开、公平。

1.3.2权责对等原则：采购各环节责任主体明确，权力与责任匹配，禁止越权操作。

1.3.3风险导向原则：重点关注供应商资质、价格合理性、产品质量及信息安全等高风险环节。

1.3.4效率优先原则：通过流程优化和信息化手段，缩短采购周期，提升响应速度。

1.3.5持续改进原则：定期评估制度执行效果，根据业务变化及外部环境调整优化。

1.3.6平等自愿原则：采购合同遵循公平诚信原则，确保双方权利义务对等。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司专项管理制度，层级低于《企业内部控制基本规范》，但高于部门级操作细则。与《财务报销管理办法》《合同管理办法》《固定资产管理办法》等制度形成管理闭环，冲突时以本规定为准。关联制度条款对应关系：第四条与《财务报销管理办法》第十二条衔接；第六条与《合同管理办法》第二十一条衔接；第八条与《固定资产管理办法》第三章衔接。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司电脑采购管理遵循“决策层-执行层-监督层”三级架构。决策层由董事会采购委员会负责重大采购决策（金额超过50万元）；执行层由采购部牵头实施，信息部提供技术支持，财务部负责资金支付，行政部负责资产登记；监督层由内控部实施全流程监控，审计部进行年度专项审计。各层级职责通过制度授权明确，形成垂直管理、横向协同的运行机制。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会采购委员会：负责金额超过50万元的采购项目决策，制定采购策略及预算审批。

2.2.2总经理办公会：负责金额10-50万元的采购项目审批，审定供应商准入标准。

2.2.3采购部：拟定采购方案，组织供应商比选，实施合同签订。

2.2.4部门负责人：对本部门采购需求真实性负责，提交标准化采购申请。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部：主导采购全流程，包括需求汇总（主责）、供应商管理（主责）、合同执行（主责）、绩效评估（主责）。

2.3.2信息部：提供IT设备技术参数标准（配合），协助供应商技术验证（配合），开发ERP采购模块（配合）。

2.3.3财务部：审核采购预算及付款申请（配合），管理采购资金（配合）。

2.3.4行政部：负责资产登记（配合），组织设备报废处置（配合）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：实施采购全流程风险点监控（包括供应商资质审查、价格合理性评估），每月出具监督报告。

2.4.2审计部：每年开展采购专项审计，核查合同履行情况、资产使用效率。

2.4.3合规部：审查采购活动是否符合《反商业贿赂法》等法规要求。

2.5协调与联动机制

建立“采购月度联席会议”制度，由采购部牵头，信息部、财务部、行政部每月初1日参与，协调跨部门需求冲突。境外业务增设“属地合规协调小组”，由驻外机构负责人牵头，处理当地采购法规适配问题。

第三章电脑采购管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：采购成本降低10%，合同违约率低于0.5%，设备故障率低于2%。

3.1.2核心指标：

-合同审批时效≤3个工作日

-供应商履约率≥98%

-平均采购周期≤7个工作日

-信息安全符合等级保护三级标准

3.2专业标准与规范

3.2.1技术标准：采购电脑必须符合公司《IT设备技术参数清单》，包括CPU、内存、硬盘等关键指标。境外采购需满足当地无线电安全认证（如CE、FCC）。

3.2.2合规标准：供应商必须具备ISO9001认证，采购合同包含数据安全条款。

3.2.3风险控制点：

-高风险点（1级）：供应商财务稳定性审查（内控部核查供应商财报）

-中风险点（2级）：价格对比（采购部组织3家以上供应商报价）

-低风险点（3级）：包装运输要求（行政部制定标准化操作手册）

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用“全生命周期管理”模式，覆盖采购前（需求管理）、采购中（供应商评估）、采购后（资产监控）。

3.3.2管理工具：

-ERP系统（用友U8）实现需求提交、审批、合同管理一体化

-OA系统完成采购申请电子签批

-CRM系统记录供应商绩效数据

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

采购业务通过“需求提报-预算审批-供应商比选-合同签订-到货验收-付款结算-资产登记”七环节闭环管理。具体操作：部门负责人在OA系统提交标准化采购申请（含设备型号、数量、预算依据），采购部审核需求合理性，信息部验证技术参数，财务部核对预算，最终由分管副总审批。

4.2子流程说明

4.2.1供应商比选流程：采购部每月发布比选公告（不少于3家供应商），信息部组织技术专家打分（占60%权重），财务部出具价格分析报告（占40%权重），综合得分最高的供应商入选合格名录。

4.2.2紧急采购流程：金额不超过5千元、使用期限不超过6个月的应急采购，部门负责人在OA系统提交说明，采购部当日完成比选，总经理特批后立即执行。

4.3流程关键控制点

4.3.1预算控制：采购申请必须附带预算审批单（财务部核查）。

4.3.2供应商管理：合格供应商名录每季度更新一次（采购部负责）。

4.3.3双重校验：信息部在到货时核查设备序列号与合同一致性（主责），行政部复核资产登记信息（配合）。

4.4流程优化机制

每年12月31日前由采购部牵头复盘全流程，重点关注超时审批节点。2024年起试点“AI智能比选”功能，通过ERP系统自动生成供应商评估报告。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

采购权限按金额分级：

-1万元以下：部门负责人审批（操作权限）

-1-10万元：分管副总审批（审批权限）

-10-50万元：总经理审批（审批权限）

-50万元以上：董事会采购委员会审批（决策权限）

5.2审批权限标准

5.2.1金额分级：按ERP系统自动分类，审批路径预设。

5.2.2特殊条款：涉及保密设备的采购需经合规部前置审核。

5.2.3越权处理：禁止越级审批，发现后由内控部追责。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式，有效期不超过1年，临时代理需部门负责人签字确认。

5.4异常审批流程

紧急采购需加急通道，采购部填写《异常审批表》，附风险评估报告，由总经理特批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单规范：采购申请表必须包含设备型号、配置、预算依据等10项要素。

6.1.2痕迹留存：ERP系统自动生成审批记录，纸质文件归档至档案室。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查采购部操作记录（频率30%）。

6.2.2专项监督：内控部每季度开展供应商回访（频率100%）。

6.2.3关键内控环节：

-合同签订前需信息部技术确认（内控点1）

-付款前需行政部资产编号确认（内控点2）

6.3检查与审计

6.3.1日常检查：采购部每日抽查系统数据准确性（频次100%）。

6.3.2专项审计：审计部每年4月开展采购审计，重点关注金额超50万元项目。

6.4执行情况报告

每月5日前采购部向管理层提交《采购执行报告》，包含预算执行率、供应商投诉率等6项指标。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标：

-采购成本节约率（权重40%）

-合同违约次数（权重20%）

-审批时效达标率（权重20%）

-供应商满意度（权重20%）

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，通过ERP数据自动统计，财务部复核。

7.3问题整改机制

整改流程：内控部下发《整改通知书》→采购部制定方案（一般7日完成）→分管副总审批→行政部跟踪落实。

7.4持续改进流程

设立“采购创新基金”，每年投入预算的1%支持流程优化项目。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-采购成本节约超预算5%

-供应商投诉率为0

-创新项目获集团表彰

8.1.2奖励程序：采购部提名→人力资源部审核→总经理批准。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：采购申请要素缺失（处罚：通报批评）。

8.2.2较重违规：未经比选直接采购（处罚：罚款5000元）。

8.2.3严重违规：泄露采购信息（处罚：降级或解雇）。

8.3处罚标准与程序

处罚标准对应公司《违纪处理办法》，调查取证需2名以上部门负责人签字。

8.4申诉与复议

员工收到处罚后可在3日内向人力资源部申诉，复议结果由总经理办公会决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对设备断供制定《紧急采购预案》：启动备用供应商名录，金额不超过预算的10%。

9.2例外情况处理

例外采购需填写《例外采购说明》，附业务部门负责人签字及风险自评。

9.3危机公关与善后

境外采购需符合当地《电子设备进口条例》，由驻外机构处理纠纷。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由公司内控部负责解释。

10.2相关制度索引

-《固定资产管理办法》公司编号ZFWG-2023-015

-《财务报销管理办法》公司编号CZFW-2023-008

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议，修订版发布后30日内废