某家具公司酒店家具定制方案（规则）

某家具公司酒店家具定制方案第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《国际商法典》及相关行业标准（如GB/T33258-2016《家具产品质量监督抽查管理办法》）及国际公约（如CEN/TS16992《家具制造环境管理体系要求》），结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略核心，针对酒店家具定制业务中存在的流程散乱、风险点不明确、国际化业务合规性不足等管理痛点，旨在规范定制业务全流程管理，防控合同履行、生产交付、知识产权等环节风险，提升订单响应效率与客户满意度，实现合规经营与可持续发展。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司酒店家具定制业务全流程管理，覆盖销售部、设计部、生产部、供应链部、财务部、内控部等相关部门及岗位，包括正式员工、外包设计单位、合作工厂等关联方。例外适用场景包括紧急定制订单（金额低于10万元人民币或订单周期小于5个工作日）及政府指令性项目，此类业务需经总经理办公会审批备案。审批权限由总经理办公会集中行使重大事项决策权。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国内外法律法规及行业规范，确保业务全流程合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各岗位权责边界，实现权责统一；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节（如合同评审、交付验收），实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化审批流程，压缩不必要环节，保障业务时效性；

（5）持续改进原则：建立动态评估机制，定期优化制度与流程；

（6）平等自愿原则：定制合同遵循“平等自愿、公平诚信”原则，保护交易安全。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，层级低于公司《基本管理制度》，但高于各业务部门实施细则。与《财务报销管理制度》《内部控制手册》《供应商管理办法》等关联制度形成协同体系。制度冲突时，以本制度为准，并形成书面说明报董事会备案。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司酒店家具定制业务采用“董事会-总经理办公会-执行部门-监督部门”四层架构。董事会负责战略审批（如新品开发、海外市场准入），总经理办公会统筹资源调配与重大事项决策，执行部门负责业务落地，监督部门实施全流程监控。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：行使最终决策权，审批年度定制业务预算及超过500万元人民币的重大订单；

（2）董事会：审定定制业务战略、重大投资及出口业务合规方案；

（3）总经理办公会：审批金额超过100万元人民币的订单、合同模板及跨部门资源协调方案。

2.3执行机构与职责

（1）销售部（主责）：负责客户需求获取、合同拟定，配合财务部完成收款，主导项目进度跟踪；

（2）设计部（主责）：负责设计方案输出、知识产权保护，配合生产部完成工艺转化；

（3）生产部（主责）：负责订单生产、质量管控，配合供应链部完成原材料采购；

（4）供应链部（主责）：负责供应商管理、成本控制，配合财务部完成付款协调。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：监督合同评审、生产交付等环节内控措施落实情况，每季度至少开展一次专项检查；

（2）审计部：每年至少开展一次定制业务专项审计，核查财务合规性及资产完整性；

（3）合规部：负责出口业务合规性审查，对接国际标准（如RoHS认证）。

2.5协调与联动机制

建立“每周定制业务协调会”机制，由销售部牵头，相关部门参与，解决跨部门争议。涉外业务增设“属地合规联络员”制度，由驻外代表或合规部专员负责对接当地监管要求。

第三章酒店家具定制业务管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）定制订单准时交付率≥95%；

（2）合同评审通过率≥98%；

（3）客户投诉处理时效≤3个工作日；

（4）出口业务合规差错率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：符合GB/T33258-2016标准，定制产品需通过ISO9001认证；

（2）技术规范：设计文件需经双设计师签字确认，生产前开展工艺评审；

（3）知识产权：核心设计专利需报知识产权部备案，合作设计需签订保密协议；

（4）高风险点（高）：定制合同金额超过300万元人民币需经法务部复核；

防控措施：建立合同关键条款清单（如交货期、违约责任），配置电子签章系统。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用“全生命周期管理”理念，嵌入PDCA循环，实施风险矩阵分级管控；

（2）管理工具：基于ERP系统实现订单跟踪，OA系统完成审批流转，CRM系统管理客户需求档案。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）需求响应：销售部7个工作日内完成客户需求确认，设计部15个工作日内输出初步方案；

（2）合同评审：销售部提交合同草案，法务部3个工作日内完成合规审核，总经理办公会5个工作日内完成审批；

（3）生产交付：生产部根据确认方案30个工作日内完成制作，质检部2个工作日内完成验收，物流部3个工作日内完成发运；

（4）归档管理：各环节文件电子化归档，由档案管理员统一管理，保存期限5年。

4.2子流程说明

（1）方案设计子流程：客户提供需求清单后，设计部需完成3版修改确认，每次修改需经销售部技术专员签字；

（2）供应商协调子流程：供应链部每月至少一次供应商现场审核，不合格供应商纳入黑名单管理。

4.3流程关键控制点

（1）高风险点（高）：合同签订前需完成客户信用评估，由财务部出具评级报告；

防控措施：配置ERP系统自动校验信用额度，触发预警时需主管级审批。

（2）中风险点：生产变更需经设计部技术总监签字，但需配套供应链部成本影响评估；

防控措施：OA系统设置变更审批单，留存双方电子签名。

4.4流程优化机制

每年6月30日前完成上年度流程复盘，由内控部牵头，收集业务部门优化建议，形成《流程优化报告》报总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）销售部：10万元人民币以下订单可自主审批，需配套财务部收款确认；

（2）供应链部：5万元人民币以下采购可自主审批，但需经内控部季度抽查；

（3）总经理办公会：集中审批金额超过50万元人民币订单及跨部门资源协调方案。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：按金额分级，10万元以下由部门负责人审批，50-200万元需分管副总签字；

（2）特殊审批：金额超过200万元需董事会审批，但需附《风险管控预案》。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限最长6个月，临时代理需经直属上级签字。

5.4异常审批流程

紧急订单需经销售部提交《紧急订单审批单》，附《风险分析报告》，由总经理特批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单填报：所有环节需在ERP系统完成数据录入，电子痕迹与纸质文件同步保存；

（2）执行不到位判定：连续2次未按流程操作，由内控部列入《重点关注人员名单》。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查10%订单执行情况，核查合同评审单、生产日志等关键文件；

（2）风险嵌入环节：配置ERP系统自动校验“原材料采购与生产进度匹配度”，触发预警需主管级复核。

6.3检查与审计

（1）专项审计：审计部每年至少开展一次定制业务审计，形成《审计报告》报董事会；

（2）整改跟踪：内控部需在15个工作日内完成审计问题整改闭环。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《定制业务执行报告》，包含订单完成率、风险事件、改进建议等数据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）销售部：定制业务收入占比不低于60%，客户满意度≥90%；

（2）内控部：定制业务风险事件发生率≤0.1%。

7.2评估周期与方法

（1）月度考核：由人力资源部根据《定制业务考核表》完成评分；

（2）年度考核：结合《审计报告》进行综合评定。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：责任部门7个工作日内整改，内控部抽查确认；

（2）重大问题：成立专项整改小组，由分管副总牵头，30个工作日内完成整改。

7.4持续改进流程

基于《执行报告》《审计报告》及业务部门建议，每年3月31日前完成制度优化方案。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：客户满意度达99%或提出合理化建议被采纳；

（2）奖励程序：业务部门提名，人力资源部审核，总经理办公会审批。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按流程提交合同评审单；

（2）较重违规：定制产品出现轻微质量问题；

（3）严重违规：泄露客户商业秘密。

8.3处罚标准与程序

（1）分级处罚：一般违规通报批评，较重违规取消季度奖金；

（2）处罚程序：由内控部出具《违规处理决定书》，当事人在收到后3个工作日内签字确认。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部提交申诉，受理部门需在收到后5个工作日内完成复议。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）原材料断供预案：启动备用供应商清单，由供应链部协调；

（2）重大质量问题：成立危机处理小组，由总经理担任组长，24小时内发布《情况通报》。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：政府临时征收订单、客户突发变更需求；

（2）处理要求：需提交《例外审批单》，附风险评估报告。

9.3危机公关与善后

（1）境外危机处理：由驻外代表协调，合规部提供支持；

（2）善后措施：60日内完成《危机复盘报告》，优化相关流程。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释意见经总经理办公会审议后生效。

10.2相关制度索引

（1）《财务报销管理制度》第5.3条；

（2）《供应商管理办法》第3.2条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件