酒店挂账制度

酒店挂账制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等行业通用法律法规，结合集团母公司关于企业内部控制、风险防控的总体要求，以及公司为规范挂账业务管理、防范财务风险、提升运营效率的内部需求制定。制度旨在明确挂账业务全流程管理规则，统一操作标准，强化风险管控，确保业务合规稳健运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在经营活动中涉及的对内、对外挂账业务场景，包括但不限于：（一）内部单位之间因业务协作产生的暂记款项；（二）对供应商、客户等外部合作方的赊销、预付等信用业务；（三）因采购、工程、服务等引发的挂账结算流程。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）挂账专项管理：指公司围绕挂账业务的风险识别、流程控制、合规审查、监督整改等系统性管理活动，旨在实现业务操作的规范化、风险防控的精准化、问题处置的及时化。（二）挂账业务风险：指因挂账业务操作不当、权限失控、信息不对称等可能导致的资金占用、坏账损失、违规操作等不良后果。（三）挂账合规：指挂账业务严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保业务透明、流程合法、责任明确。第四条挂账专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：挂账业务全流程纳入制度管控范围，不留管理盲区；（二）责任到人：明确各层级、各岗位管理职责，实现责任闭环；（三）风险导向：以风险防控为核心，优先化解重大风险隐患；（四）持续改进：根据业务变化、风险动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司挂账业务专项管理负总责，统筹决策资源配置、重大风险处置及制度体系建设；分管领导为直接责任人，具体负责挂账业务的风险监控、流程优化及绩效考核。第六条设立挂账专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、内审部、业务条线骨干等组成。领导小组统筹挂账业务的风险研判、制度审批、重大事项决策，并定期召开会议（原则上每季度一次）。第七条挂账专项管理领导小组主要职责包括：（一）统筹制定、修订挂账管理制度及操作细则；（二）组织专项风险排查，审核重大挂账业务决策；（三）监督考核各部门挂账业务合规情况，审批重大风险处置方案。第八条明确三类主体的挂账管理职责：（一）牵头部门：财务部作为挂账专项管理牵头部门，负责：1.统筹挂账业务制度建设与流程优化；2.审核全公司挂账业务额度、期限及利率标准；3.定期组织挂账风险排查，建立风险台账；4.开展挂账业务培训，宣贯合规要求。（二）专责部门：内审部作为挂账业务合规监督部门，负责：1.审核挂账业务审批权限、合同要素等合规性；2.对重大挂账项目开展专项审计，评估风险状况；3.跟踪整改挂账业务发现的问题，提出优化建议。（三）业务部门/下属单位：各业务部门及下属单位作为挂账业务发生主体，负责：1.落实挂账业务申请、执行、结算全流程管理；2.实时监控客户信用额度、账期合理性；3.建立合作方资信档案，定期更新风险评级。第九条基层执行岗位（如业务员、出纳、结算专员）须履行以下合规责任：（一）严格按照授权范围执行挂账业务操作；（二）对超出权限的业务及时上报审批；（三）每日核对挂账账实差异，异常情况立即上报；（四）签署岗位合规承诺书，明确违规后果。第三章专项管理重点内容与要求第十条挂账业务申请环节需符合以下标准：（一）内部挂账需经业务部门及财务部门双重确认，明确结算周期；（二）外部挂账需提供合作方资信评估报告，评估标准包括但不限于：1.信用评级不低于X级；2.近三年无重大失信记录；3.资产负债率低于X%。（三）禁止无评估报告、无审批流程的盲目挂账，严禁为利益输送虚构挂账业务。第十一条挂账额度审批需遵循以下要求：（一）单笔挂账金额超过X万元的，须由业务部门提交专项申请，经财务部、内审部联合审核；（二）年度累计挂账总额不得超过公司净资产X%，超过部分需经董事会审批；（三）禁止超额度挂账，严禁以拆分合同规避审批。第十二条挂账期限管理须符合：（一）内部挂账账期原则上不超过X个月，特殊情况需说明理由并报备；（二）外部挂账账期参照行业惯例，最长不超过X年，涉及长期合作方需定期复核信用状况；（三）禁止无期限挂账，逾期未结算的需启动催收程序。第十三条挂账利率设定需符合：（一）对内挂账利率不得低于资金成本，具体标准由财务部制定；（二）对外挂账利率参照市场利率，但不得高于X%，涉及利率调整需签订补充协议；（三）禁止以高额利息作为不正当竞争手段。第十四条挂账业务审批权限划分：（一）业务员：负责X万元及以下挂账申请的初步审核；（二）部门负责人：负责X万元至X万元挂账的审批；（三）财务部总经理：负责X万元至X万元挂账的最终审批；（四）重大挂账项目须经领导小组审议。第十五条挂账结算管理须确保：（一）定期核对账目，每月X日前完成上月挂账结算；（二）对逾期结算的需加收滞纳金，具体标准由财务部制定；（三）禁止恶意拖延结算，严禁以“阴阳合同”逃避监管。第十六条挂账风险防控重点：（一）客户信用风险：建立合作方动态评级机制，对评级低于X级的合作方暂停挂账；（二）操作风险：通过系统设置审批流，禁止越权操作；（三）法律风险：对外挂账必须签订正式合同，明确违约责任。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）每年X月前根据法规变化、业务调整修订制度；（二）重大经营事件（如合作方违约、资金损失）后须启动制度评估；（三）修订后的制度需经公司管理层会议审议通过。第十八条风险识别预警机制：（一）财务部每月开展挂账风险排查，重点监控逾期账款、异常交易；（二）内审部每季度对高风险业务开展专项审计；（三）发现重大风险须立即发布预警通知，要求相关单位限期整改。第十九条合规审查机制：（一）挂账业务申请嵌入合同管理系统，实现全流程线上监控；（二）关键节点设置合规校验规则：如客户信用额度校验、审批权限校验；（三）未经合规审查的挂账业务不得执行，违规操作按程序追究责任。第二十条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门制定整改方案，财务部监督落实；（二）重大风险：启动应急预案，领导小组协调处置，必要时上报母公司；（三）明确责任协同要求：如业务部门负责催收、财务部负责资金安排。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形：如超权限审批、伪造合同、隐瞒风险等；（二）处罚标准：轻微违规约谈警告，重大违规取消绩效、降级或纪律处分；（三）联动追责：涉及第三方违规的，移交司法或行业监管渠道。第二十二条评估改进机制：（一）每年X月开展专项管理有效性评估，考核指标包括：1.挂账合规率；2.逾期账款比例；3.风险处置及时性；（二）评估结果纳入部门绩效考核，优秀案例予以推广。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）各级领导须在季度工作会议中部署挂账风险防控工作；（二）财务部、内审部配备X名专职挂账管理人员，确保监管力量充足。第二十四条考核激励机制：（一）将挂账业务合规情况纳入部门年度考核的X%权重；（二）设立“挂账管理优秀团队奖”，奖金与考核结果挂钩；（三）连续两年考核不合格的部门负责人需书面检讨。第二十五条培训宣传机制：（一）新员工入职必须接受挂账合规培训，考核合格后方可操作；（二）每半年组织业务骨干培训，内容涵盖法规变化、典型案例分析；（三）通过内网发布挂账制度解读，强化全员合规意识。第二十六条信息化支撑：（一）开发挂账业务管理系统，实现数据自动归集、风险实时监控；（二）系统嵌入预警规则：如合作方评级下降自动提示、超额申请自动拦截；（三）财务部与业务部门通过系统实现数据同步，避免手工操作误差。第二十七条文化建设：（一）编制《挂账合规手册》，人手一份并签署学习确认书；（二）每年X月开展挂账合规月活动，分享典型案例、发布风险提示；（三）设立匿名举报渠道，对合规举报给予适当奖励。第二十八条报告制度：（一）风险事件报告：发生逾期账款、合作方违约等事件须在X小时内上报财务部及内审部；（二）年度管理报告：财务部于每年X月底提交挂账业务全年总结，内容包括：