长沙房源核验制度

长沙房源核验制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家法律法规，参照行业通用风险管理准则，结合集团母公司关于企业内部控制与合规经营的指导方针，以及公司为有效防控房源核验环节的专项风险、规范业务流程、提升市场竞争力而提出的内部管理需求，制定本制度。本制度旨在通过系统性管理措施，确保房源核验工作的合法合规性、信息安全性及业务高效性，防范因房源信息失实、数据泄露、操作不当等引发的各类风险。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖所有涉及房源核验的业务场景，包括但不限于房源信息录入、核验、发布、变更及归档等全流程管理。特别适用于市场营销、业务拓展、客户服务、信息技术、风险控制等相关部门及岗位，要求各层级、各部门协同落实本制度规定。第三条本制度中涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指针对房源核验环节所实施的系统性风险防控、流程规范、合规审查及持续改进的管理活动，其目标在于确保房源信息的真实性、准确性、完整性及安全性。（二）“XX风险”指在房源核验过程中可能引发的法律责任、经济损失、声誉损害或系统安全事件，如虚假房源发布风险、客户信息泄露风险、操作流程违规风险等。（三）“XX合规”指房源核验业务活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的要求，确保业务行为的合法性、合规性及规范性。第四条房源核验专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”，确保所有房源核验业务场景、流程节点及岗位均纳入管理范围，不留死角；（二）“责任到人”，明确各层级、各部门及岗位的职责权限，确保管理责任可追溯；（三）“风险导向”，聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，优先防范重大风险；（四）“持续改进”，定期评估管理效果，根据内外部环境变化及时优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司房源核验专项管理工作负总责，承担第一责任人职责；分管领导对专项管理工作的直接实施负总责，承担直接责任人职责，统筹协调各部门资源，推动制度落实。第六条设立“房源核验专项管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括总部相关部门负责人及下属单位主要负责人。领导小组职责包括：（一）统筹公司房源核验专项管理工作，制定总体战略与政策；（二）协调跨部门、跨单位的重大问题，审议专项管理重大事项；（三）监督评估专项管理成效，推动持续优化。领导小组下设办公室，挂靠在XX部门（如风险控制部），负责日常事务协调。第七条划分三类主体职责：（一）牵头部门（XX部门）：负责统筹房源核验专项管理制度建设，定期组织风险识别与评估，监督考核各业务单位执行情况，开展培训宣贯，优化管理流程；（二）专责部门（如信息技术部、合规部）：负责房源核验系统开发与运维、数据安全防护，提供合规审核支持，协助处理风险事件；业务部门（如市场营销部、业务拓展部）及下属单位：落实本领域房源核验要求，开展日常风险防控，确保业务操作符合制度规定；（三）基层执行岗（如房源专员、客服人员）：承担岗位合规操作责任，履行风险上报义务，签署合规承诺书。第八条明确基层执行岗责任要求：（一）严格按制度规定执行房源核验操作，拒绝虚假、不实信息录入；（二）发现异常情况或潜在风险时，及时向主管及牵头部门报告；（三）定期参与合规培训，熟知本岗位风险点及防范措施。第三章专项管理重点内容与要求第九条房源信息真实性核验：（一）业务操作合规标准：核验房源应严格比对产权证明、合同备案等关键材料，确保产权清晰、无权利瑕疵；涉及租赁业务时，需核实租赁合同有效性及承租人身份信息；（二）禁止性行为：严禁编造虚假房源、夸大信息（如面积、楼层、配套设施等），严禁伪造或篡改房源相关证明材料；（三）重点防控点：防范因信息核验疏漏导致的法律纠纷、客户投诉及信用损失。第十条房源信息发布规范：（一）业务操作合规标准：发布房源应遵循“信息一致、描述客观”原则，不得包含诱导性宣传内容；涉及广告宣传时，需经合规部门审核；（二）禁止性行为：严禁发布违禁信息（如歧视性言论）、夸大宣传（如“一口价”“优先签约”等误导性表述），严禁未经授权转载第三方敏感信息；（三）重点防控点：防范因发布违规内容导致的行政处罚、品牌声誉受损。第十一条客户信息保护：（一）业务操作合规标准：采集客户信息应明确告知用途，并取得合法授权；建立客户信息安全台账，定期清理过期信息；涉及敏感信息（如身份证号、联系方式）需加密存储；（二）禁止性行为：严禁非法买卖客户信息、未经同意用于营销活动、泄露至第三方平台；（三）重点防控点：防范信息泄露、数据滥用引发的隐私侵权、监管处罚。第十二条房源核验流程管理：（一）业务操作合规标准：制定标准核验流程，明确各环节职责与时限要求；建立电子化核验系统，实现全流程留痕；定期复核核验记录；（二）禁止性行为：严禁跳过核验环节、简化流程以追求效率，严禁利用职务便利谋取私利；（三）重点防控点：防范因流程疏漏导致的操作风险、责任推诿。第十三条房源变更与归档管理：（一）业务操作合规标准：变更房源信息需经原核验人及主管审批；变更记录需完整存档；到期房源应主动下架并归档；（二）禁止性行为：严禁擅自修改已核验信息、隐瞒变更事实；（三）重点防控点：防范因信息滞后、档案缺失导致的追溯困难。第四章专项管理运行机制第十四条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年至少组织一次制度评估，根据法律法规变化、业务调整及风险事件动态修订制度；（二）信息技术部配合更新相关系统功能，确保制度要求落地。第十五条风险识别预警机制：（一）牵头部门联合合规部、信息技术部每季度开展风险排查，重点评估虚假房源、信息泄露等风险；（二）建立风险分级标准，对重大风险发布预警通知，要求相关单位立即整改。第十六条合规审查机制：（一）将专项审查嵌入业务流程，房源发布前需经专责部门审核；重大变更需组织多部门会审；（二）明确“未经审查不得实施”原则，违规操作需承担相应责任。第十七条风险应对机制：（一）一般风险由业务单位自行处置，重大风险由领导小组协调处置；（二）制定应急流程，要求及时上报、限制传播、配合调查。第十八条责任追究机制：（一）界定违规情形及处罚标准，轻者通报批评，重者扣除绩效、降级处理；（二）涉嫌违法的移交司法机关处理。第十九条评估改进机制：（一）每年末开展管理效果评估，考核目标达成度；（二）根据评估结果优化制度流程，降低管理成本。第五章专项管理保障措施第二十条组织保障：（一）各级领导对专项管理负推动责任，定期听取汇报；（二）牵头部门牵头协调，专责部门技术支持，业务单位执行落实。第二十一条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门及个人绩效考核，与奖金、评优挂钩；（二）设立合规突出贡献奖，鼓励创新管理方法。第二十二条培训宣传机制：（一）分层级开展培训，管理层侧重合规履职，一线员工侧重操作规范；（二）定期发布合规案例，强化警示教育。第二十三条信息化支撑：（一）信息技术部开发房源核验系统，实现自动校验、风险预警；（二）数据安全团队负责系统防护，定期渗透测试。第二十四条文化建设：（一）编制《房源核验合规手册》，发放至全体员工；（二）组织签署合规承诺书，营造“人人合规”氛围。第二十五条报告制度：（一）风险事件需在2小时内上报