企业行政管理工作办理标准化流程手册

企业行政管理事务办理标准化流程手册总则一、目的为规范企业内部行政管理事务办理流程，提高工作效率，明确责任分工，保证各项事务有序开展，特制定本手册。本手册适用于企业各部门及全体员工。二、职责分工各部门：负责本部门事务的发起、初审及需求提报，配合行政部完成后续流程。行政部：作为事务办理的统筹部门，负责审核、审批、协调及结果反馈，保证流程合规。全体员工：需严格遵守本手册规定，按要求提交材料，配合事务办理。第一章办公用品申领与管理第一节适用情形适用于员工日常办公所需的文具、耗材（如纸张、笔、文件夹等）、办公设备配件（如鼠标、键盘、墨盒等）的申领、领用及归还。第二节办理步骤1.申领发起申请人填写《办公用品申领表》（见表1-1），注明申领物品名称、规格、数量、用途及申领部门。表单提交至本部门负责人进行初审。2.部门审核部门负责人核对申领物品的必要性及合理性，确认后签字盖章，将表单传递至行政部。3.行政部审核行政专员根据《办公用品库存清单》（见表1-2）核对库存情况，若库存充足，直接审批；若库存不足，需确认采购周期后反馈申请人。对于超出常规标准的申领（如批量采购、高价物品），需报行政部负责人审批。4.领用登记申请人凭审批通过的《办公用品申领表》至行政部领取物品。行政专员核对表单信息与实物，确认无误后，在《办公用品领用登记表》（见表1-3）中记录领用人、领用时间、物品名称及数量，并由申请人签字确认。5.归还流程（适用于可复用配件）若申领物品为可复用配件（如充电器、转接头等），使用完毕后需在3个工作日内归还至行政部。行政专员检查物品完好情况，登记归还信息后更新库存。第三节相关表单表1-1办公用品申领表申领部门申请人申领日期物品名称规格数量部门负责人审核意见：签字：日期：行政部审核意见：签字：日期：表1-2办公用品库存清单（示例）物品名称规格库存数量单位最低库存预警最近更新日期A4纸80g50包202023-10-01中性笔0.5mm30支102023-10-01表1-3办公用品领用登记表领用日期领用人部门物品名称数量领用人签字经办人2023-10-02*某市场部A4纸5*某*某第四节特别提示申领物品需符合办公实际需求，避免浪费；非必需品或超出常规数量的申领需提前说明原因。行政部每月5日前更新《办公用品库存清单》并公示，各部门可提前查询库存情况。急用物品需在申领表中注明“急用”，行政部优先处理。第二章会议室使用申请第一节适用情形适用于部门会议、项目讨论、培训、客户接待等需使用企业内部会议室的场景。第二节办理步骤1.场地预约申请人登录企业内部系统或填写《会议室使用申请表》（见表2-1），注明会议名称、时间、时长、参会人数、所需设备及使用部门。若需使用特定会议室（如视频会议室、大会议室），需在申请中注明优先级。2.部门确认部门负责人审核会议的必要性及会议室需求的合理性，签字确认后提交至行政部。3.行政部统筹安排行政专员根据会议室使用情况（避免时间冲突、容量匹配）进行审批，若冲突需与申请人协商调整时间或更换场地。审批通过后，在《会议室使用台账》（见表2-2）中登记，并通知申请人结果。4.设备准备与使用申请人需提前30分钟到达会议室，检查设备（投影仪、麦克风、空调等）是否正常。如需额外设备调试（如视频会议系统），需提前1个工作日告知行政部。5.后续清理会议结束后，申请人需清理会议室垃圾，将桌椅复位，关闭设备及电源，并在《会议室使用确认单》（见表2-3）中签字确认。第三节相关表单表2-1会议室使用申请表申请部门申请人联系方式申请日期会议名称会议时间时长参会人数所需会议室□普通会议室□视频会议室□大会议室备选会议室所需设备□投影仪□麦克风□白板□其他：部门负责人意见：签字：日期：行政部审批意见：签字：日期：表2-2会议室使用台账日期使用时间会议室名称会议名称申请人设备使用情况状态2023-10-0214:00-16:00201会议室市场部月度会*某投影仪、麦克风已归还表2-3会议室使用确认单会议室名称使用日期使用时间申请人清理情况：□已清理垃圾□已复位桌椅□已关闭设备电源申请人签字：行政部确认签字：日期：第四节特别提示会议室预约需提前1个工作日提交，紧急使用需提前2小时联系行政部协调。严禁私自占用会议室或变更会议时间，如需调整需提前4小时告知行政部。使用期间需保持会议室安静，禁止吸烟、饮食，爱护设备及设施。第三章固定资产领用与归还第一节适用情形适用于员工因工作需要领用办公设备（如笔记本电脑、台式机、打印机）、办公家具（如办公椅、文件柜）等固定资产，以及离职或岗位变动时的资产归还。第二节办理步骤1.领用申请员工填写《固定资产领用申请表》（见表3-1），注明领用物品名称、型号、数量、用途及领用人信息。部门负责人审核岗位需求及必要性，签字确认后提交至行政部。2.行政部审批与登记行政专员核对《固定资产台账》（见表3-2），确认资产availability，审批通过后更新台账状态。领用人与行政部共同检查资产完好情况，填写《固定资产验收单》（见表3-3），双方签字确认后领用。3.归还流程员工离职或岗位变动不再使用资产时，需提前3个工作日提交《固定资产归还申请表》（见表3-4）。行政部与原领用人共同检查资产外观、功能及配件（如电源适配器、鼠标），确认无损坏后，在《固定资产归还登记表》（见表3-5）中登记，收回资产。若资产损坏或丢失，需根据企业相关规定处理，填写《资产异常情况说明表》（见表3-6）。第三节相关表单表3-1固定资产领用申请表领用人所在部门岗位联系方式物品名称型号数量资产编号部门负责人意见：签字：日期：行政部审批意见：签字：日期：表3-2固定资产台账（示例）资产编号物品名称型号领用部门领用人领用日期状态BG-001笔记本电脑ThinkPadX1市场部*某2023-09-01在用BG-002打印机HPLaserJet行政部*某2023-08-15在用表3-3固定资产验收单资产编号物品名称验收项目（外观、功能、配件）验收结果BG-001笔记本电脑□屏幕无划□键盘正常□电源适配器齐全合格领用人签字：行政部签字：日期：表3-4固定资产归还申请表归还人所在部门离职/岗位变动日期物品名称资产编号数量部门负责人意见：签字：日期：行政部验收意见：签字：日期：第四节特别提示固定资产为company财产，领用人需妥善保管，不得私自转借、拆卸或外带。离职人员必须完成资产归还手续，否则不予办理离职流程。资产使用期间出现故障，需及时联系行政部报修，不得自行维修。第四章印章使用申请第一节适用情形适用于企业公章、合同章、财务专用章、法人章等印章在对外签署文件、出具证明、内部审批等场景的使用。第二节办理步骤1.用印申请申请人填写《印章使用申请表》（见表4-1），注明用印文件名称、份数、用途、用印部门及申请人信息。附需用印文件的电子版或纸质版（根据文件重要性确定），保证内容完整、合规。2.多级审核部门审核：部门负责人核对文件内容与业务的相关性，确认用印必要性，签字盖章。业务部门审核：若为合同类文件，需法务部或业务负责人审核条款合规性；若为证明类文件，需相关业务部门确认信息准确性。行政部审核：行政专员检查申请材料完整性、审批流程完整性，核对用印文件与申请表信息一致，确认无误后报行政部负责人审批。3.用印登记与盖章审批通过后，申请人至行政部用印，在《印章使用登记表》（见表4-2）中登记用印人、用印时间、文件名称、份数及审批人。行政专员核对文件与申请表信息，确认无误后盖章，并在文件复印件上注明“已用印”及日期。4.文件归档用印文件原件由申请部门按档案管理规定归档，行政部留存《印章使用申请表》及复印件备查。第三节相关表单表4-1印章使用申请表申请部门申请人联系方式申请日期用印文件名称文件份数用印印章类型□公章□合同章□财务章□法人章文件用途说明：附件清单：□合同□证明□审批单□其他：部门负责人意见：签字：日期：业务部门/法务部意见：签字：日期：行政部审批意见：签字：日期：表4-2印章使用登记表用印日期用印时间用印人文件名称印章类型份数审批人归档情况2023-10-0210:30*某劳动合同公章2*某已归档第四节特别提示用印文件需内容真实、合法，严禁在空白纸张、空白合同或未审核文件上盖章。印章由行政部专人保管，用印时需当场核对，用印后锁入专用保险柜。每月10日前，行政部汇总上月《印章使用登记表》并提交至总经理办公室备案。第五章内部文件流转审批第一节适用情形适用于企业内部制度、通知、报告、请示等文件的起草、审核、签发、分发及归档流程。第二节办理步骤1.文件起草起草人根据业务需求撰写文件内容，保证格式规范、条理清晰、数据准确，注明文件编号（如“行字〔2023〕号”）、密级（如“内部公开”“秘密”）及起草部门。2.部门审核起草人将文件提交至本部门负责人，审核文件内容的准确性、部门职责关联性及可行性，审核后签字确认。3.跨部门会签（如需）文件内容涉及其他部门职责的，需经相关部门会签。相关部门在2个工作日内反馈意见，起草人根据意见修改后重新提交。4.行政部复核行政专员审核文件格式、编号规则、密级标注是否规范，检查审批流程完整性，复核后报分管领导或总经理签发。5.签发与分发签发人（分管领导/总经理）在文件签发页签字确认，文件正式生效。行政部根据文件范围制作电子版（通过内部系统分发）及纸质版（加盖印章），在《文件分发登记表》（见表5-1）中记录分发部门、份数及接收人签字。6.归档文件分发后，原件由行政部统一归档，电子版至企业档案管理系统，保存期限按档案管理规定执行。第三节相关表单表5-1文件分发登记表文件编号文件名称签发日期密级分发部门接收人接收日期份数行政部经办人：签字：日期：第四节特别提示文件内容需符合国家法律法