行政文件归档与管理制度实施指南

行政文件归档与管理制度实施指南引言为规范组织内部行政文件的归档与管理，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率，特制定本实施指南。本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政部门，旨在为文件从形成到归档、保管、利用的全流程提供标准化操作依据，助力组织实现档案管理的规范化、制度化。一、适用范围与对象（一）适用单位类型本指南适用于以下类型的组织：各类企业（含国有企业、民营企业、外资企业等）；事业单位（如学校、医院、科研院所等）；社会组织（如协会、基金会、社会团体等）。（二）适用文件类型涵盖组织在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质文件及电子文件，包括但不限于：管理制度类（如章程、岗位职责、管理办法等）；会议纪要类（如董事会会议、行政办公会议、专题工作会议纪要等）；公文类（如通知、请示、报告、函件等）；合同协议类（如各类业务合同、合作协议、补充协议等）；人事管理类（如员工花名册、劳动合同、奖惩记录等）；资产管理类（如固定资产台账、采购合同、验收报告等）；审计检查类（如审计报告、检查整改意见、合规材料等）。二、标准化操作流程（一）文件分类：科学划分归档类别一级分类：按年度划分，以自然年度为单位，如“2024年度”“2023年度”。二级分类：按机构或职能划分，如“综合管理部”“人力资源部”“财务部”“业务部”等。三级分类：按文件类型划分，如“管理制度”“会议纪要”“公文”“合同”“人事”“资产”“审计”等。示例：2024年度综合管理部会议纪要类文件可标注为“2024-综合管理部-会议纪要”。（二）归档范围：明确“应归档”与“不归档”界限应归档文件：反映组织主要职能活动和基本历史面貌的文件；在工作中具有查考利用价值的文件（含正件与附件）；已办理完毕的正式文件（如需执行的请示、已回复的函件等）；签署有效的合同协议及补充文件；具有法律效力的证明材料（如资质证书、获奖证书等）。不归档文件：重份文件（除确需留存外）；未经正式发布的草稿、草案；内容不实的虚假材料或无效文件；与行政工作无关的私人文件；复印件（特殊注明“复印件”并加盖公章的除外）。（三）文件整理：规范归档前预处理排序：同一类文件按形成时间顺序或逻辑关系排列，如“先请示后批复”“先合同后补充协议”。编页：对纸质文件统一编写页码（正面用铅笔编写在右上角，反面编写在左上角），单面编单号，双面编双号；电子文件需添加页码标识（可通过PDF编辑工具实现）。装订：左侧装订，去除金属夹、大头针等易锈蚀物品，厚度超过2cm的文件可分册装订，每册加装封面（注明年度、部门、文件类型、起止日期）。修补：对破损、虫蛀的文件进行修补或复制，保证字迹清晰、页面完整。（四）档案盒标注：统一标识信息封面标注：填写“年度-部门-文件类型”，如“2024年-人力资源部-人事”；“起止文号”（如有）；“盒号”（如“1/3”，表示共3盒，此为第1盒）。脊标签标注：标注“年度-部门-盒号”，如“2024-人力资源部-1”，便于竖向排列时快速查找。盒内备考表：填写“盒内文件数量”“整理人”“整理日期”“备注”（如“含2024年1-3月员工劳动合同”）。（五）移交登记：规范交接手续填写移交清单：移交部门需填写《档案移交清单》（详见第三章模板），详细列明档案盒号、文件名称、起止日期、数量、保管期限等信息，一式两份（移交部门与档案室各执一份）。双方核对签字：档案管理员与移交部门负责人共同核对档案内容，确认无误后双方在移交清单上签字盖章，完成交接。录入档案台账：档案室将移交信息录入电子档案台账，建立“部门-年度-文件类型-盒号”的索引关系。（六）保管利用：保证档案安全与高效调用存放管理：纸质档案存放于专用档案柜，按年度、部门分类排列，保持库房通风、干燥、防潮（湿度控制在45%-60%）、防火（配备灭火器）、防虫（放置樟脑丸）；电子档案存储于专用服务器或加密移动硬盘，定期进行备份（建议每月1次），备份介质需标注“电子档案备份+日期”并单独存放。借阅管理：内部人员借阅档案需填写《档案借阅登记表》（含借阅人、部门、借阅事由、借阅日期、归还日期等），经部门负责人签字后，档案管理员方可提供；涉密档案需经分管领导审批，借阅时由档案管理员全程陪同，借阅后及时归还；借阅档案不得涂改、勾画、抽取、撤换，确需复制需经档案室同意并加盖“档案复印专用章”。（七）鉴定销毁：规范到期档案处理鉴定：对达到保管期限的档案，由档案室牵头，组织行政负责人、业务部门代表组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估，形成《档案鉴定意见书》。审批：对无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》（详见第三章模板），经部门负责人、分管领导、法定代表人审批后，方可销毁。监销：销毁时需由2人以上监销，保证档案内容彻底销毁（纸质档案采用碎纸机处理，电子档案进行数据擦除），监销人在销毁清单上签字确认，销毁清单长期保存。三、常用模板表格表3-1行政文件归档目录表序号文件标题文号形成日期页数保管期限盒号备注12024年行政办公会议纪要行办纪〔2024〕1号2024-01-15510年1含第一季度会议2员工考勤管理办法修订版行管〔2024〕3号2024-02-208长期22024年3月1日执行3办公用品采购合同采字〔2024〕5号2024-03-101210年3与供应商签订表3-2档案移交清单表移交部门综合管理部移交人张*接收部门档案室接收人李*移交日期2024-12-25移交盒数5盒序号盒号档案名称起止日期———————————————-112024年公文类文件2024-01-01至12-31222024年会议纪要2024-01-01至12-31332024年制度类文件2024-01-01至12-31442024年合同类文件2024-01-01至12-31552024年资产类文件2024-01-01至12-31移交部门负责人签字：王*档案室负责人签字：赵*日期：2024-12-25表3-3档案销毁审批表档案名称2022年行政办公会议纪要（已到期）销毁数量30份保管期限10年形成日期2022年销毁理由保管期限已满，无继续保存价值鉴定小组意见经鉴定，该批档案已超保管期限，内容无历史查考价值，同意销毁。鉴定小组成员签字刘、陈、杨*部门负责人意见同意销毁签字孙*分管领导意见同意销毁签字周*法定代表人意见同意销毁签字吴*执行情况已于2024-11-10通过碎纸机销毁，监销人：郑、钱四、关键执行要点（一）明确责任分工档案管理员：负责档案的接收、整理、保管、借阅、鉴定、销毁等日常工作，定期检查档案安全状况；各部门负责人：监督本部门文件的及时归档，保证文件材料完整、准确；全体员工：按规范办理文件，在文件办理完毕后及时向本部门档案员移交，不得私自留存或销毁。（二）保证归档及时性纸质文件应在办理完毕后1个月内完成归档；年度终了后2个月内，各部门完成本年度全部文件的整理归档并移交档案室；电子文件应在形成后3个工作日内至档案管理系统，同步进行备份。（三）保障档案安全性库房配备“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜、灭火器），严禁烟火，定期检查消防设施；电子档案设置访问权限，采用加密技术存储，防止数据泄露或篡改；涉密档案单独存放，严格执行涉密文件管理规定，借阅需履行特殊审批程序。（四）规范电子档案管理电子文件需采用通用格式（如PDF、DOCX、XLSX），保证长期可读；档案管理系统应具备分类检索、权限控制、备份恢复等功能，定期进行系统维护；电子档案与纸质档案具有同等效力，借阅时可提供电子版本，但需保证内容一致。（五）加强监督检查行政部门每半年组织一次档案管理检查，重点检查归档及时性、整理规范性、保管