销售合同审核与签约辅助工具

销售合同审核与签约辅助工具模板适用工作场景本工具适用于销售团队处理各类销售合同的审核与签约全流程，具体场景包括但不限于：新客户首次合作合同签订、老客户续约协议签署、大额订单专项合同审批、跨区域销售合同合规性核查等。通过标准化工具辅助，可保证合同信息准确、条款合规、流程高效，降低签约风险，提升跨部门协作效率。操作流程详解第一步：合同发起与信息录入操作内容：由销售代表（销售人员姓名）根据客户需求拟定合同初稿，并在工具中填写《销售合同信息登记表》，包含基础信息、商务条款、特殊约定等核心内容。关键点：合同编号需按规则编制（如“年份+部门简称+序号”，例如“2024XS-001”），保证唯一性；客户信息需核对营业执照、法人证件号码明等文件，与系统留存档案一致；产品/服务描述、数量、单价、总金额等商务条款需与订单、报价单严格对应，避免歧义。负责人：销售代表、销售经理（负责人姓名）第二步：初步审核（销售团队自查）操作内容：销售经理（负责人姓名）对照《销售合同信息登记表》及客户需求，对合同初稿进行初步审核，重点检查商务条款的合理性、数据准确性及客户需求匹配度。关键点：确认付款方式、交货周期、验收标准等条款是否符合公司销售政策；检查合同金额是否超出销售权限，超权限需按流程上报审批；标注需法务团队重点审核的条款（如违约责任、知识产权、争议解决等）。负责人：销售经理、部门负责人（审核人姓名）第三步：法务合规审核操作内容：将初步审核通过的合同及《合同审核意见表》提交法务团队（法务专员姓名），重点审核合同的法律合规性、条款严谨性及风险点。关键点：核对合同主体是否具备完全民事行为能力，授权委托手续是否完备；检查违约责任、保密条款、争议解决方式等是否符合法律法规及公司制度；对法务提出的修改意见，销售团队需与客户沟通协调，达成一致后更新合同版本。负责人：法务专员、法务负责人（审核人姓名）第四步：商务条款最终确认操作内容：销售代表（销售人员姓名）根据法务审核意见与客户完成最终条款确认，获取客户签字盖章的合同草案，同步更新工具中的合同状态为“待签约”。关键点：保证所有修改内容经双方书面确认，避免口头约定；客户签字需为法定代表人或授权代表，并加盖公司公章（合同专用章）；合同版本号需更新（如“V2.0”），保证版本与最终签署文本一致。负责人：销售代表、销售经理（负责人姓名）第五步：签约执行与归档操作内容：销售团队按约定组织签约仪式（线上/线下），双方完成签字盖章后，3个工作日内将原件扫描存档至系统，并更新合同状态为“已签约”。关键点：签约过程需全程留痕（如拍照、录像），保证签约主体与合同主体一致；合同原件至少一式两份（双方各执一份），扫描件需清晰完整；归档时关联客户档案、订单信息、沟通记录等，形成完整闭环。负责人：销售代表、行政专员（归档人姓名）核心工具模板模板一：销售合同信息登记表项目内容合同编号客户名称客户统一社会信用代码合同签订日期合同类型□首次合作□续约□补充协议□其他产品/服务名称规格型号数量单价（元）合同总金额（元）付款方式□一次性付款□分期付款（请注明期数及比例）□其他交货/服务期限交货/服务地点验收标准特殊约定销售代表销售经理备注模板二：合同审核意见表审核环节审核人审核意见修改状态商务条款初审□通过□需修改（请注明修改内容）：□已改□未改法律合规审核□通过□需修改（请注明修改内容）：□已改□未改最终确认□同意签约□需进一步沟通□确认□未确认审核日期模板三：签约执行进度表合同编号客户名称签约日期签约方式原件归档状态关联订单号负责人□线上□线下□已归档□未归档关键风险提示信息准确性风险：合同中客户名称、金额、日期等关键信息需与原始文件反复核对，避免因笔误导致纠纷。条款合规风险：法务审核环节不可，尤其涉及违约责任、争议解决等条款，需保证符合《民法典》等法律法规要求。版本管理风险：合同修改后需及时更新版本号，避免使用旧版本签约，导致条款不一致。沟通协作风险：销售团队需