2026年共享办公空间运营公司部门职能划分管理制度

2026年共享办公空间运营公司部门职能划分管理制度第一章总则第一条制定目的为明确公司各部门核心职能与工作边界，规范部门间协作流程，避免职责重叠、管理真空或推诿扯皮等问题，提升组织运营效率，结合共享办公空间运营行业多门店、轻资产、强服务、高协同的特性及公司经营发展实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有常设部门（含总部职能部门、门店运营单元）的职能划分、职责履行、协同管理、职能调整等全流程管理；公司全体员工均需按照本制度规定，在所属部门职能范围内开展工作，配合跨部门协作事项。第三条基本原则（一）权责对等原则：部门职能与管理权限相匹配，明确各部门在对应业务领域的决策权限、执行责任和考核标准，做到有权必有责、有责必考核；（二）专业分工原则：结合共享办公行业运营特点，按“专业人做专业事”划分部门职能，聚焦核心业务场景（如空间运营、会员服务、市场拓展）打造专业能力；（三）协同高效原则：在明确分工的基础上，建立部门间协同机制，确保会员服务、空间管理、市场拓展等核心工作闭环衔接，无协作断点；（四）动态适配原则：部门职能可根据公司战略调整、行业发展变化、运营规模扩大等情况适度优化，确保职能划分贴合实际运营需求；（五）合规落地原则：职能划分需遵守《中华人民共和国劳动合同法》《会计法》等相关法律法规，确保部门履职过程合法合规，规避经营风险。第四条归口管理公司人力资源部为部门职能划分的归口管理部门，负责部门职能的梳理、界定、调整审批、公示备案及履行情况监督；公司总经理办公会为部门职能调整的最终决策机构，负责核心职能调整事项的审批；各部门负责人为本部门职能履行的第一责任人，需确保部门员工清晰知晓岗位职责，按要求完成工作任务。第二章核心部门职能划分第五条人力资源部职能（一）核心职能：负责人力资源全生命周期管理，支撑公司组织架构稳定和人才供给，适配共享办公行业灵活用工、跨门店调配的特点；（二）具体职责：1.人员招聘与配置：根据各部门需求制定招聘计划，重点完成门店运营、会员服务等一线岗位的人员招聘，统筹跨门店人员调配；2.薪酬福利管理：制定符合行业特点的薪酬体系，核算员工薪酬福利，确保按时足额发放；3.绩效管理：建立部门及员工绩效考核体系，组织月度/季度/年度考核，将考核结果与薪酬、晋升挂钩；4.培训发展：针对不同岗位（如空间运营专员、客服专员）制定专项培训计划，提升员工专业能力和服务意识；5.劳动关系管理：处理劳动合同签订、续签、解除等事宜，规避用工风险，受理员工申诉；6.组织架构与职能管理：配合总经理办公会梳理部门职能，受理职能调整申请，监督职能履行情况。第六条市场运营部职能（一）核心职能：负责公司市场拓展、品牌建设、会员体系搭建及增值服务开发，提升共享办公空间的入驻率和品牌影响力；（二）具体职责：1.市场调研与分析：定期调研共享办公行业趋势、竞品动态、客户需求，形成市场分析报告，为公司决策提供依据；2.品牌推广：制定品牌推广策略，通过线上线下渠道宣传公司品牌，组织市场推广活动；3.会员体系管理：设计会员等级、权益及定价体系，优化会员续费、升级机制，提升会员留存率；4.增值服务开发：结合会员需求开发增值服务（如企业沙龙、政策解读、资源对接等），制定服务方案并推动落地；5.门店运营支持：为各门店提供市场推广物料、活动策划等支持，协助门店提升本地市场占有率；6.数据复盘：定期统计市场拓展、会员增长等数据，分析运营效果，优化市场策略。第七条空间运营部职能（一）核心职能：负责共享办公空间的日常运营管理，保障空间设施完好、服务流程顺畅，满足会员7×24小时办公需求；（二）具体职责：1.空间管理：统筹各门店的场地布局、工位调配、设施设备（办公设备、网络、空调等）维护，确保空间正常使用；2.入驻与退租管理：办理会员入驻、续约、退租手续，核对工位使用情况，收取场地使用费；3.安全管理：制定门店安全管理制度，定期开展消防、用电、治安等安全检查，处理突发安全事件；4.环境管理：监督门店卫生清洁、绿植养护等工作，维护良好的办公环境；5.门店人员管理：指导门店运营专员开展日常工作，监督门店服务标准执行情况；6.运营数据统计：每日统计门店入驻率、设施故障率、会员投诉率等数据，及时上报异常情况。第八条客户服务部职能（一）核心职能：负责会员全生命周期服务，快速响应会员诉求，提升会员满意度和忠诚度；（二）具体职责：1.诉求受理：通过电话、线上平台、现场等渠道受理会员咨询、投诉、建议等诉求，做好记录并及时响应；2.问题解决：针对会员诉求（如设施故障、服务不满意等）协调相关部门解决，复杂问题需跟踪处理进度并反馈会员；3.会员回访：定期对新入驻会员、续费会员、投诉会员进行回访，收集反馈意见并整理上报；4.服务标准制定：制定会员服务规范（如响应时限、服务话术等），组织客服人员培训；5.会员档案管理：建立完善的会员档案，记录会员基本信息、服务记录、消费情况等，保障会员信息安全；6.投诉复盘：定期梳理会员投诉类型及原因，提出服务优化建议，降低重复投诉率。第九条技术支持部职能（一）核心职能：负责公司数字化系统建设与维护，支撑线上办公服务、会员管理、数据统计等工作；（二）具体职责：1.系统开发与维护：开发并维护会员管理系统、门店运营管理系统、线上预订系统等核心系统，保障系统稳定运行；2.网络与设备维护：负责公司总部及各门店网络搭建、维护，处理网络故障，保障办公网络畅通；3.数据安全管理：制定数据安全管理制度，备份核心数据（如会员数据、运营数据），防止数据泄露或丢失；4.数字化升级：根据公司需求引入新的数字化工具（如智能门禁、线上客服系统），提升运营效率；5.技术支持：为各部门提供技术咨询和问题解决服务，响应一线门店的技术需求。第十条行政财务部职能（一）核心职能：负责公司行政管理、财务管理、后勤保障等工作，为各部门运营提供支撑；（二）具体职责：1.行政管理：制定公司行政制度，负责办公用品采购与发放、会议组织、文件归档、公章管理等工作；2.财务管理：负责公司资金管理、账务处理、税务申报、成本核算等工作，审核各部门费用支出；3.后勤保障：统筹公司总部及门店的后勤服务（如保洁、安保、餐饮配套等），保障办公秩序；4.资产管理：盘点公司固定资产（如办公设备、门店家具等），建立资产台账，确保资产安全；5.合规管控：监督公司财务收支、行政流程的合规性，规避财务和行政风险。第三章部门职能衔接与协同机制第十一条日常协同规则（一）信息同步机制：各部门需指定专人作为协同对接人，每日同步核心工作信息（如空间运营部同步门店设施故障信息、客户服务部同步会员投诉信息），确保信息互通；（二）协作响应时限：跨部门协作需求需在工作时间内2小时内响应，简单协作事项3个工作日内完成，复杂事项需制定协作计划并明确完成时间；（三）会议协同机制：每周召开部门协同例会，由人力资源部组织，各部门汇报工作进展及需协作事项，协调解决跨部门问题；（四）文档共享机制：建立统一的文档共享平台，各部门需及时上传核心工作文档（如运营数据、服务标准），保障协作信息可追溯。第十二条核心业务协同流程（一）会员入驻协同：市场运营部对接潜在会员，空间运营部核实工位资源，客户服务部办理入驻手续，行政财务部收取费用，各环节需在1个工作日内完成衔接；（二）设施故障处理协同：客户服务部受理会员设施故障投诉，技术支持部或空间运营部在30分钟内响应，处理完成后客户服务部回访会员，确保问题解决；（三）市场活动落地协同：市场运营部制定活动方案，空间运营部提供场地支持，客户服务部通知会员参与，行政财务部核算活动成本，各部门需按活动计划完成分工任务；（四）人员调配协同：空间运营部提出跨门店人员调配需求，人力资源部审核并协调人员，调出/调入门店配合完成工作交接，确保调配不影响门店运营。第十三条职责边界界定（一）避免职责重叠：明确同一工作事项的主责部门和配合部门（如会员投诉处理以客户服务部为主责部门，相关问题涉及的空间运营部、技术支持部为配合部门），不得重复安排工作；（二）填补管理真空：对易出现推诿的事项（如门店临时活动后勤保障），明确由行政财务部为主责部门，空间运营部配合，避免无人负责；（三）特殊事项兜底：未明确划分的临时工作事项，由人力资源部牵头协调，指定主责部门，确保工作落地。第四章部门职能调整与审批第十四条职能调整情形出现以下情形之一时，可发起部门职能调整申请：（一）公司新增业务板块（如拓展企业定制化办公服务），现有职能无法覆盖；（二）部门协作效率低下，经评估需调整职能边界；（三）行业政策或市场环境变化，需优化职能适配发展；（四）部门职能履行过程中出现重大风险，需调整职责规避风险；（五）公司组织架构调整，需同步调整部门职能；（六）其他经总经理办公会认定需调整职能的情形。第十五条职能调整审批流程（一）申请发起：由需调整职能的部门或人力资源部填写《部门职能调整申请表》，说明调整事由、调整内容、影响范围、实施计划等，报部门负责人审批；（二）材料初审：人力资源部在收到申请后5个工作日内完成初审，重点审核调整的合理性、合规性及对其他部门的影响，出具初审意见；（三）复审评估：总经理办公会组织相关部门召开复审会议，评估职能调整的可行性、成本效益、协同影响，复审周期不超过7个工作日；（四）终审决策：总经理办公会根据复审结果作出终审决策，同意调整的明确实施时间，不同意的说明理由并退回修改；（五）公示备案：职能调整方案需在公司内部公示3个工作日，公示无异议后由人力资源部备案，备案资料保存期限不少于3年。第十六条职能调整实施（一）职能调整获批后，人力资源部需组织相关部门开展职能宣贯，确保员工知晓调整后的职责边界；（二）主责部门需在10个工作日内完成工作交接，配合部门需同步调整工作流程，确保职能调整不影响日常运营；（三）人力资源部需跟踪职能调整实施效果，在调整完成后1个月内开展评估，发现问题及时督促整改。第五章职能履行监督与考核第十七条监督机制（一）日常监督：人力资源部每月抽查各部门职能履行情况，通过查看工作记录、访谈员工、调研会员等方式，核实部门是否按职责开展工作；（二）专项监督：针对核心职能（如财务管控、安全管理），每季度开展专项监督检查，排查履职风险；（三）投诉监督：开通职能履行投诉渠道，员工或会员可投诉部门履职不到位的情况，人力资源部需在3个工作日内核实处理。第十八条考核管理（一）考核维度：将部门职能履行情况纳入部门绩效考核，考核维度包括职责完成率、协作配合度、合规性、风险管控效果等；（二）考核标准：职责完成率需≥95%，协作配合度以被协作部门评价为准（评分≥85分），无重大合规风险及运营事故；（三）考核结果应用：考核优秀的部门可获得绩效奖励，负责人优先参与评优晋升；考核不合格的部门需提交整改报告，负责人扣减当月绩效工资的10%-20%，连续两次不合格的调整部门负责人岗位。第六章责任追究第十九条部门负责人责任（一）部门负责人未清晰界定员工岗位职责，导致工作推诿的，扣减当月绩效工资的10%，责令限期整改；（二）未按要求履行部门职能，导致运营中断、会员投诉集中或公司损失的，扣减当月绩效工资的20%-30%，情节严重的调离岗位；（三）隐瞒职能履行过程中的问题，或拒不配合职能调整的，取消年度评优资格，情节严重的按公司制度给予纪律处分。第二十条员工责任（一）员工未按岗位职责开展工作，导致工作失误的，视情节轻重扣减当月绩效工资的5%-15%；（二）拒不配合跨部门协作，影响工作进度的，给予警告处分，情节严重的调岗或解除劳动合同；（三）泄露部门履职过程中的核心数据（如会员信息、财务数据）的，按公司保密制度追究责任，涉嫌违法的移交相关部门处理。第七章附则第二十一条补