2026年共享办公空间运营公司多空间运营协同管理制度

2026年共享办公空间运营公司多空间运营协同管理制度第一章总则第一条制定目的为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下多共享办公空间的运营协同管理行为，统一服务标准、优化资源配置、提升整体运营效率、降低跨空间运营成本，保障各空间运营的一致性与灵活性，结合共享办公行业“多空间分布、客群跨区域流动、资源需求差异化”的特性及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间（含不同区域、不同规模的直营空间、联营空间）的运营协同管理活动，涵盖客户服务、资源调配、流程管控、信息沟通、应急响应等全维度协同场景，涉及总部运营管理部、各空间运营团队、行政、财务、市场等所有相关职能部门。第三条协同管理原则统一标准原则：各共享办公空间执行统一的服务规范、收费体系、运营流程、安全标准，确保客户在不同空间均能享受一致的服务体验，维护公司品牌形象。资源共享原则：统筹调配各空间的闲置工位、会议室、办公设备、人力资源等核心资源，最大化资源利用率，降低单空间运营成本，避免资源闲置与重复投入。高效协同原则：建立清晰的跨空间沟通机制与响应流程，明确协同责任主体与时限要求，确保跨空间需求快速响应、问题及时解决。客户至上原则：以客户需求为核心，支持跨空间客户服务衔接（如异地办公、场地调换、服务续接等），保障客户体验不受空间地域限制。风险可控原则：在协同运营过程中，严格遵守安全生产、客户信息保密、财务合规等相关规定，防范跨空间运营中的服务风险、安全风险、合规风险。第四条管理职责总部运营管理部：作为多空间运营协同的归口管理部门，负责制定协同管理细则；统筹各空间资源调配；监督协同制度执行情况；建立跨空间考核机制；协调解决跨空间运营纠纷；定期组织协同管理复盘与优化。各空间运营团队：执行总部协同管理要求；及时上报本空间资源闲置/短缺情况、客户跨空间服务需求；配合其他空间完成资源支援、客户接待等协同工作；对本空间协同工作的及时性、有效性负责。行政部：统筹各空间办公物资、设备的采购与调配；制定跨空间物资共享规则；监督各空间资产使用与维护的协同标准执行。财务部：制定跨空间费用分摊、收入核算规则；审核跨空间资源调配产生的成本与收益；监督各空间财务流程协同的合规性。市场部：统筹各空间市场活动协同开展；统一品牌宣传口径；共享客户资源与营销数据，避免各空间重复营销与客户冲突。人力资源部：建立跨空间人员支援机制；统一各空间人员培训标准与绩效考核体系；保障跨空间人员调配的合规性与效率。第二章组织架构与协同机制第五条协同管理组织架构公司成立多空间运营协同小组，由总部运营管理部负责人担任组长，各空间运营负责人为核心成员，行政、财务、市场部门指定专人作为协同联络员。协同小组负责日常跨空间协同事项的决策、协调与监督，每周召开一次协同例会，通报各空间运营协同情况，解决协同过程中的重点问题。各空间设立专职协同对接人，负责本空间与总部协同小组、其他空间的日常对接工作，接收并落实协同需求，反馈协同执行情况，确保协同指令层层落地。第六条协同响应时限要求跨空间协同需求实行分级响应机制：一是常规需求（如闲置工位调配、普通客户跨空间接待），响应时限不超过2个工作日，执行时限不超过3个工作日；二是紧急需求（如客户突发跨空间办公需求、空间人员紧急支援），响应时限不超过2小时，执行时限不超过1个工作日；三是应急需求（如空间突发安全事件、大规模客户投诉），需即时响应，协同小组及相关空间需在30分钟内启动支援流程。第三章核心业务运营协同规范第七条客户服务协同客户跨空间办公服务：已入驻客户因工作需要申请异地空间办公的，原空间运营团队需在1个工作日内将客户信息、服务协议、缴费情况等资料同步至目标空间，目标空间需按统一标准为客户办理入驻手续，无需重复审核基础信息，保障客户无缝衔接办公。跨空间客户投诉处理：客户投诉涉及多个空间责任的，由总部协同小组牵头协调，相关空间需在指定时限内提供投诉核实资料、整改方案，最终由协同小组统一向客户反馈处理结果，避免各空间推诿责任。客户资源共享：各空间需及时将潜在客户信息、客户拓展线索上报至总部市场部，由市场部统筹分配，避免各空间针对同一客户重复营销；已成交客户的跨空间需求（如增设办公点、推荐客户入驻其他空间），原空间需配合目标空间完成客户对接，成交后按公司规则核算双方业绩。第八条资源调配协同工位与场地协同：总部运营管理部建立各空间工位、会议室闲置情况实时台账，各空间每日更新闲置资源数据。其他空间有客户需求时，可申请调配闲置资源，资源输出方需配合完成场地布置、客户接待等工作，调配产生的收益与成本按财务规则分摊。人力资源协同：当某空间因大型活动、人员休假、突发离职等出现人员短缺时，可向总部协同小组申请跨空间人员支援，支援人员由人力资源部统筹调配，支援期间的薪酬、绩效按统一标准核算，输出空间不得无故拒绝合理的支援需求。设备与物资协同：各空间闲置的办公设备（打印机、投影仪、会议设备等）、常用物资（办公耗材、清洁用品等），由行政部统筹调配至短缺空间，调配前需完成资产核对与交接，调配后更新资产台账，确保资产归属清晰、使用可追溯。第九条运营流程协同入驻与退租协同：客户申请跨空间转移入驻的，原空间需在2个工作日内完成退租手续办理，目标空间同步完成入驻手续，避免客户出现服务空档期；退租涉及押金退还、费用结算的，财务部需按统一标准核算，各空间不得擅自调整结算规则。收费与结算协同：各空间执行统一的收费项目、收费标准、优惠政策，不得擅自调整；跨空间服务产生的费用（如客户使用其他空间会议室、设备），由服务提供方记录，月末统一上报财务部，按约定比例拆分收入，确保核算准确。安全管理协同：各空间执行统一的消防安全、用电安全、客户信息安全标准，总部运营管理部每季度组织跨空间安全检查，各空间需共享安全隐患整改经验，重大安全事件需第一时间上报协同小组，相关空间需配合提供应急支援。第四章信息沟通与数据协同第十条日常沟通机制建立跨空间即时沟通渠道（企业微信/钉钉专属协同群），用于日常协同需求提报、资源信息共享、问题快速沟通；协同小组每周组织一次线上例会，通报各空间运营数据、协同事项进展；每月组织一次线下复盘会，总结协同管理问题，优化流程与规则。跨空间协同事项需形成书面记录（协同需求单、资源调配单、沟通纪要等），由对接人签字确认，归档至总部运营管理部，作为协同考核与追溯的依据。第十一条数据共享机制各空间每日上报运营核心数据（工位出租率、会议室使用率、客户新增/流失数、营收数据等）至总部运营管理部，由总部统一汇总分析，形成多空间运营数据看板，向各空间开放权限查看，便于各空间掌握整体运营情况、识别自身资源调配机会。建立统一的数据统计口径与上报模板，确保各空间数据可对比、可汇总；数据上报时限为每日18:00前，逾期未报的空间需向协同小组说明原因，连续逾期的纳入考核。第十二条应急协同机制当某空间发生突发情况（如停电停水、消防隐患、客户群体性投诉、设备故障等），空间运营负责人需第一时间上报协同小组，并同步告知周边空间；协同小组根据事件等级启动应急响应，协调周边空间提供人员、物资、场地等支援，确保事件快速处置，降低对客户的影响。每年组织一次跨空间应急演练，覆盖火灾、设备故障、客户纠纷等常见应急场景，提升各空间协同处置能力，演练结果纳入协同管理考核。第五章考核与监督第十三条协同考核指标总部运营管理部将跨空间协同表现纳入各空间及相关部门的绩效考核体系，核心考核指标包括：协同需求响应及时率（要求≥95%）、资源调配完成率（要求≥90%）、跨空间客户满意度（要求≥90分）、协同事项投诉率（要求≤1%）。考核结果与空间运营团队绩效、负责人评优、部门奖金挂钩，对协同表现优秀的空间/部门给予奖励，对未达标的给予整改要求及相应绩效扣减。第十四条监督检查总部运营管理部每月对多空间协同管理制度执行情况进行抽查，重点检查协同响应时限、资源调配合规性、服务标准统一性等；每季度开展一次全面检查，形成《多空间协同管理检查报告》，上报公司管理层，并向各空间通报问题与整改要求。建立跨空间互评机制，各空间每月对相互配合的协同工作进行评分，评分结果作为考核的重要参考依据，确保协同监督的全面性与客观性。第十五条责任追究对违反本制度规定的行为，视情节轻重追究相关空间/部门及责任人的责任：无合理理由拒绝跨空间资源支援、协同需求响应超时，导致客户体验受损或资源闲置的，责令整改，扣减相关空间/部门绩效分值；未执行统一服务标准、收费体系，导致客户投诉或品牌形象受损的，追究空间运营负责人责任，情节严重的暂停相关负责人职务；在跨空间协同中泄露客户信息、虚报资源数据、违规分摊费用，造成公司损失或合规风险的，追究责任人赔偿责任