2026年共享办公空间运营公司法律纠纷处理管理制度

2026年共享办公空间运营公司法律纠纷处理管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司法律纠纷处理工作，有效防范和化解各类法律风险，保障公司合法权益，维护正常经营秩序，结合共享办公空间运营（含租户服务、场地管理、合作方对接、资产处置等）业务特点，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国仲裁法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规及公司章程，制定本制度。第二条定义界定本制度所称“法律纠纷”，是指公司在经营管理过程中，与租户、合作方、员工、行政监管部门等主体之间因权利义务产生分歧，可能或已经引发协商、调解、仲裁、诉讼等法律程序的争议事项，包括但不限于合同纠纷、侵权纠纷、劳动争议、行政处罚争议等。第三条适用范围本制度适用于公司及旗下各共享办公空间站点、全资/控股子公司发生的所有法律纠纷处理工作，涵盖纠纷的预警、受理、调查、协商、调解、仲裁、诉讼、执行等全流程；公司员工因履行职务引发的法律纠纷，参照本制度相关规定处理。第四条基本原则（一）预防为主：建立纠纷预警机制，提前识别经营环节中的潜在法律风险，减少纠纷发生概率；（二）合法合规：纠纷处理全过程严格遵守法律法规规定，确保处理方式、程序、结果均符合法律要求；（三）及时高效：接到纠纷线索后立即启动处置流程，缩短纠纷处理周期，降低损失扩大风险；（四）利益平衡：在维护公司合法权益的前提下，兼顾公平合理原则，尽可能通过协商化解纠纷，减少司法程序对公司经营的影响；（五）统一管理：所有法律纠纷均由法务部归口管理，未经法务部审核，任何部门或个人不得擅自与纠纷对方达成协议、出具书面文件或接受调查询问；（六）保密原则：纠纷处理过程中涉及的公司商业秘密、证据材料、协商方案等信息，相关人员须严格保密，不得对外泄露。第五条归口管理公司法务部是法律纠纷处理的归口管理部门，设专职纠纷处理人员不少于1名，负责纠纷的统一受理、统筹协调、法律分析、方案制定、流程跟进；各业务部门为纠纷处理的责任部门，须指定专人对接法务部，负责提供纠纷相关材料、配合调查取证、落实处理方案。第六条责任机制法律纠纷处理实行“谁主管、谁负责，谁引发、谁配合”的责任制：业务部门对纠纷发生的源头管控、材料提供的真实性和完整性负责；法务部对纠纷处理方案的合法性、专业性负责；决策层对纠纷处理重大事项的审批和最终结果承担领导责任。第二章法律纠纷识别与分类第七条纠纷识别范围（一）租户相关纠纷：因工位租赁、费用收取、配套服务提供、退租退费、隐私保护、安全保障等引发的与入驻租户之间的争议；（二）合作方相关纠纷：因场地租赁、设备采购/维保、品牌合作、物业服务、广告投放等引发的与合作方之间的合同争议；（三）员工相关纠纷：因劳动合同履行、薪酬福利、工伤赔偿、解除劳动关系、竞业限制等引发的劳动争议；（四）行政监管纠纷：因消防、卫生、市场监管、税务等行政检查或行政处罚引发的争议；（五）侵权纠纷：因公司品牌/logo被侵权、租户财物丢失/损坏、场地设施致人损害等引发的侵权争议；（六）其他纠纷：因投融资、资产处置、对外担保、知识产权等引发的各类争议事项。第八条纠纷等级分类（一）一般纠纷：涉及金额低于公司设定标准、仅在单站点发生、未引发媒体关注、通过协商可快速解决的纠纷；（二）较大纠纷：涉及金额达到公司设定标准、涉及多租户/多合作方、可能引发区域内媒体关注、需启动正式协商或调解程序的纠纷；（三）重大纠纷：涉及金额高于公司设定标准、引发群体性争议（如20人以上租户联名投诉）、被本地主流媒体报道、可能或已经进入仲裁/诉讼程序的纠纷；（四）特别重大纠纷：涉及金额远超公司设定标准、引发全国性媒体关注或舆情事件、被行政监管部门立案调查、进入二审/再审或强制执行程序的纠纷。第三章纠纷处理机构与职责第九条法务部职责（一）建立纠纷预警清单，定期梳理经营环节中的高风险点，向各部门发布风险提示；（二）受理各部门上报的纠纷线索，对纠纷等级进行初步判定，启动相应处置流程；（三）开展纠纷调查，收集整理证据材料，分析纠纷成因、法律依据、责任划分及可能的处理结果；（四）制定纠纷处理方案，包括协商、调解、仲裁、诉讼等不同路径的具体措施和时间节点；（五）代表公司参与协商、调解、仲裁、诉讼程序，起草相关法律文书；（六）跟踪纠纷处理进度，及时向决策层汇报进展情况，根据实际情况调整处理方案；（七）纠纷处理完毕后，形成《纠纷处理复盘报告》，总结经验教训，提出风险防控改进建议；（八）建立纠纷档案，对纠纷材料、处理过程、结果等进行归档管理，存档期限不少于5年。第十条业务部门职责（一）在日常工作中识别潜在纠纷线索，发现后24小时内上报法务部，不得瞒报、漏报；（二）配合法务部开展纠纷调查，提供与纠纷相关的合同、沟通记录、台账、现场照片等材料；（三）根据法务部制定的方案，与纠纷对方进行初步沟通，传达公司的处理态度和初步方案；（四）纠纷处理完毕后，落实整改措施，完善业务流程，避免同类纠纷再次发生；（五）参与纠纷复盘会议，反馈业务环节中存在的风险漏洞，配合法务部优化防控措施。第十一条决策层职责（一）审批重大及特别重大纠纷的处理方案，确定协商底线、诉讼/仲裁策略；（二）协调公司内部资源，保障纠纷处理工作的人力、物力、财力支持；（三）对接外部律师事务所、仲裁机构、法院等单位，推动纠纷高效解决；（四）对纠纷处理结果进行最终审核，确认是否接受调解协议、仲裁裁决或法院判决。第四章纠纷处理通用流程第十二条纠纷受理与初核（一）业务部门发现纠纷线索后，填写《法律纠纷线索上报单》，注明纠纷类型、涉及主体、金额、发生时间、初步原因等信息，提交至法务部；（二）法务部在收到上报单后1个工作日内完成初核，判定纠纷等级：一般纠纷由法务专员牵头处理，较大纠纷由法务部负责人牵头处理，重大及特别重大纠纷上报总经理审批后成立专项处理小组；（三）对瞒报、漏报纠纷线索的，法务部有权督促相关部门限期上报，并记录备案。第十三条调查取证（一）法务部联合业务部门开展调查，全面收集纠纷相关证据，包括合同文本、付款凭证、沟通记录（微信、邮件、电话录音）、现场勘验记录、证人证言、行政文书等；（二）证据收集过程须符合法律规定，不得采用非法手段获取证据；对电子证据须进行固化保存，避免丢失或篡改；（三）调查完成后，法务部出具《纠纷调查分析报告》，明确纠纷成因、法律责任、风险评估及初步处理建议。第十四条处理方案制定与审批（一）法务部根据调查结果制定《纠纷处理方案》，明确处理目标、路径（协商/调解/仲裁/诉讼）、时间节点、责任人及所需资源；（二）一般纠纷处理方案由法务部负责人审批，较大纠纷方案由副总经理审批，重大及特别重大纠纷方案报总经理办公会审议通过；（三）方案审批通过后，法务部牵头组织实施，业务部门须全力配合。第十五条纠纷处置与跟进（一）协商处置：优先通过友好协商解决纠纷，协商过程由法务部全程参与，达成的协商协议须经法务部审核并报对应层级审批后签署；（二）调解处置：协商未果的，可申请行业协会、人民调解委员会等第三方机构调解，调解协议须明确履行期限、违约责任等内容；（三）仲裁/诉讼处置：调解无效的，由法务部委托律师事务所提起仲裁/诉讼，或应对对方提起的仲裁/诉讼，全程跟踪案件进展，及时向决策层汇报；（四）执行处置：仲裁裁决或法院判决生效后，法务部负责跟进执行进度，对方拒不履行的，及时向法院申请强制执行。第十六条纠纷复盘与整改（一）纠纷处理完毕后10个工作日内，法务部组织业务部门召开复盘会议，分析纠纷发生的根本原因，总结处理过程中的经验教训；（二）针对纠纷暴露的管理漏洞，法务部提出整改建议，业务部门须在1个月内完成整改，并将整改情况反馈至法务部；（三）法务部将复盘结果和整改情况纳入公司风险防控体系，优化相关制度和业务流程。第五章专项纠纷处理规范第十七条租户纠纷处理规范（一）租户纠纷优先通过现场协商解决，由门店负责人、客服人员配合法务专员与租户沟通，1个工作日内给出初步处理意见；（二）涉及费用争议的，须核对租赁合同、缴费记录等材料，明确费用计算依据，不得随意减免费用，确需减免的须经法务部审核并报运营部负责人审批；（三）涉及安全事故纠纷的，立即保护现场、固定证据，配合相关部门调查，在法务部指导下与租户协商赔偿事宜，避免扩大影响；（四）群体性租户纠纷须立即上报总经理，启动应急预案，由专项小组统一对接租户代表，避免单独沟通引发矛盾升级。第十八条劳动争议处理规范（一）劳动争议由人力资源部配合法务部处理，优先通过劳动争议调解委员会调解；（二）处理过程中须严格遵守《劳动合同法》等相关规定，核对劳动合同、考勤记录、工资发放凭证等材料，确保处理结果合法合规；（三）对员工提出的仲裁/诉讼请求，法务部须在法定时限内提交答辩材料，积极应诉，避免缺席判决导致不利后果。第十九条行政监管纠纷处理规范（一）接到行政监管部门的检查通知、整改通知或行政处罚告知书后，业务部门须立即上报法务部，不得擅自签收或回复；（二）法务部审核行政文书的合法性，配合业务部门准备申辩材料，必要时申请听证；对行政处罚决定不服的，在法定期限内申请行政复议或提起行政诉讼；（三）行政处罚执行完毕后，业务部门须落实整改措施，法务部跟踪整改效果，避免再次违规。第六章证据管理规范第二十条证据收集要求（一）证据须真实、合法、与纠纷具有关联性，能够证明纠纷的事实经过和责任划分；（二）书证须收集原件，无法取得原件的，须收集复印件并注明原件存放地点，由原件保管人签字确认；（三）电子证据（如微信聊天记录、邮件、监控视频）须保存原始载体，同时进行截图、备份，并制作证据清单；（四）证人证言须由证人亲笔书写并签字按手印，注明联系方式和出具日期，必要时可申请证人出庭作证。第二十一条证据保管要求（一）所有纠纷证据由法务部统一保管，建立《证据保管台账》，注明证据名称、份数、来源、保管人、保管期限等信息；（二）证据材料须密封保存，避免损坏、丢失或篡改，涉及商业秘密的证据须单独存放，仅限纠纷处理人员查阅；（三）纠纷处理完毕后，证据材料随纠纷档案一并归档，保管期限不少于5年；涉及诉讼/仲裁的，保管期限至判决/裁决生效后3年。第七章监督与责任追究第二十二条监督检查公司审计部每半年对法律纠纷处理情况进行监督检查，重点核查纠纷预警机制执行、处理流程合规性、证据管理、整改措施落实等情况，形成《纠纷处理监督报告》报总经理办公会。第二十三条业务部门责任有下列情形之一的，追究业务部门负责人及直接责任人的责任：（一）未及时上报纠纷线索，导致纠纷升级扩大的；（二）提供虚假材料或隐瞒关键事实，影响纠纷处理结果的；（三）未经法务部审核，擅自与纠纷对方达成协议或出具书面文件的；（四）未落实纠纷整改措施，导致同类纠纷重复发生的；（五）泄露纠纷处理过程中的保密信息，造成公司损失的。第二十四条法务部责任法务部工作人员有下列情形之一的，追究其责任：（一）未按规定流程处理纠纷，导致处理延误或结果不利的；（二）审核意见错误或遗漏关键法律风险，导致公司遭受损失的；（三）丢失、损毁证据材料，影响纠纷处理的；（四）与纠纷对方串通，损害公司利益的；（五）泄露公司商业秘密或纠纷处理信息的。第二