2026年共享办公空间运营公司房屋租赁（空间承租）合规管理制度

2026年共享办公空间运营公司房屋租赁（空间承租）合规管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司共享办公空间承租全流程管理，保障公司合法租赁权益，防范房屋租赁过程中的法律、经营、安全等合规风险，确保房屋承租活动符合《中华人民共和国民法典》《商品房屋租赁管理办法》《消防法》等法律法规及地方租赁监管要求，结合共享办公空间运营业务特点及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有共享办公空间的房屋承租活动，包括但不限于房源调研、租赁谈判、合同签订、租金支付、房屋改造、日常履约、租赁终止/解约等全流程；公司招商部、运营部、法务部、财务部、工程部等参与房屋承租管理的部门及全体相关人员均需严格遵守本制度要求。第三条核心定义共享办公空间承租：指公司为开展共享办公运营业务，从房屋所有权人（或合法转租人）处租赁商业用房、办公用房等不动产，用于打造工位出租、独立办公室、会议空间等共享办公场景的行为。房源权属：指房屋所有权证、不动产权证等合法权属证明文件所载明的房屋所有权人、房屋用途、建筑面积、土地使用性质等核心信息。租赁履约：指租赁合同生效后，公司作为承租人履行租金支付、房屋使用、维护保养、合规经营等义务，以及督促出租人履行配套设施提供、房屋维修、权属保障等义务的全过程。租赁风险：指因房源权属瑕疵、合同条款漏洞、政策调整、房屋安全隐患、出租人违约等因素，导致公司租赁权益受损、运营中断或合规处罚的风险。第四条基本原则合法合规原则：承租房源需具备合法权属证明，租赁用途符合房屋规划性质，租赁合同条款符合国家及地方租赁法规要求，不得承租违建、查封、权属有争议的房屋。风险可控原则：对承租房源进行全维度风险评估，优先选择权属清晰、配套完善、安全达标、区位适配的房源，建立租赁风险预警机制，降低履约风险。成本适配原则：结合共享办公空间运营收益预期，合理确定租金标准、支付方式、递增比例，确保租赁成本与经营收益相匹配，避免盲目承租高成本房源。权责明确原则：清晰划分出租人与承租人的权利义务，尤其是房屋维修、改造审批、费用承担、违约责任等核心条款，避免权责不清引发纠纷。全程管控原则：对房源调研、合同签订、履约管理、解约退出等各环节实施闭环管理，留存完整的书面记录，确保租赁全流程可追溯、可核查。第五条管理职责招商部：作为房屋承租的牵头部门，负责房源筛选、实地调研、租赁谈判、出租人资质审核，对接房源权属证明核验，提出承租可行性分析报告。法务部：负责租赁合同及相关补充协议的审核，出具法律意见，排查合同条款法律风险，参与租赁纠纷的协商、诉讼等处理工作。财务部：负责租赁成本核算、租金支付审核、租赁相关费用管控，配合法务部处理租金纠纷中的资金相关事宜，留存租金支付凭证。工程部：负责承租房源的实地勘察，评估房屋结构、消防设施、水电暖通等配套设施是否符合共享办公运营要求，审核房屋改造方案的安全性与合规性。运营部：参与房源调研评估，结合共享办公运营需求提出房源适配性建议，负责租赁期间房屋的日常使用管理、设施维护对接，反馈履约过程中的问题。管理层：审批承租房源的可行性分析报告、租赁合同及重大租赁决策，协调跨部门租赁管理工作，督促租赁风险整改落实。第二章承租前期调研与评估第六条房源筛选标准区位适配：优先选择商务氛围浓厚、交通便利、周边配套完善（如地铁、公交、餐饮、停车场）的区域，符合共享办公目标客群的办公需求。权属合规：出租人需提供不动产权证（或房屋所有权证）、身份证（企业出租人需提供营业执照、法定代表人身份证明），确认房屋所有权清晰，无抵押、查封、权属纠纷等限制。用途匹配：房屋规划用途为商业、办公类，可办理共享办公运营所需的营业执照、消防验收等手续，不得承租住宅类房源违规用于办公运营。空间适配：房屋建筑面积、户型结构符合共享办公工位布局、独立办公室划分、公共区域设置的需求，层高、采光、通风等满足办公使用标准。安全达标：房屋结构安全，消防设施（灭火器、消火栓、应急通道等）齐全且符合消防规范，水电燃气等设施无安全隐患，能通过消防验收/备案。第七条实地调研要求招商部需联合工程部、运营部对初选房源进行实地勘察，核实房源权属证明与实际房屋信息是否一致，记录房屋面积、户型、配套设施等核心信息。工程部需重点核查房屋承重墙、荷载能力、消防通道、水电容量等关键指标，出具《房源勘察报告》，明确是否需要改造、改造范围及预估成本。招商部需调研周边同类办公房源的租金水平、空置率、运营模式，了解当地租赁监管政策，核实房源是否存在拆迁、征收等规划调整风险。调研过程需留存照片、视频、书面记录等资料，形成《房源调研记录表》，作为承租可行性分析的核心依据。第八条承租可行性评估招商部结合调研结果，从区位价值、租赁成本、运营收益、合规风险等维度编制《承租可行性分析报告》，明确租金预算、回本周期、风险点及应对措施。财务部对租赁成本（租金、物业费、水电费、改造费、税费等）进行核算，评估成本与预期收益的匹配度，出具成本核算意见。法务部对出租人资质、房源权属进行法律核查，出具权属合规性意见，排查租赁合规风险。《承租可行性分析报告》需经招商部、法务部、财务部、工程部、运营部会签，报管理层审批通过后，方可进入租赁谈判环节。第三章租赁谈判与合同签订第九条租赁谈判核心要点租金条款：明确租金标准（按建筑面积/使用面积计算）、支付周期（月付/季付/年付）、支付方式（银行转账），租金递增比例及递增周期需符合市场行情，避免不合理涨幅。租赁期限：结合运营规划确定租赁期限（建议3-5年），明确免租期（用于房屋改造、装修）的时长及起止时间，免租期内租金、物业费的承担方式。费用承担：清晰划分租金、物业费、水电费、取暖费、维修费、税费等费用的承担主体，明确房屋改造、装修费用的承担及归属。改造权限：明确公司对房屋进行共享办公改造的权限，出租人需配合提供改造所需的房屋图纸、审批材料，改造完成后的验收标准及责任。违约责任：明确出租人与承租人的违约情形及违约金标准，如出租人逾期交付房屋、权属瑕疵导致运营中断，公司逾期支付租金、违规改造房屋等的违约责任。解约条款：明确合同解除的条件（如出租人违约导致无法运营、公司经营调整需解约等）、解约通知期限、解约后的房屋返还、费用结算等事宜。第十条合同审核与签订招商部拟定租赁合同初稿后，提交法务部审核，法务部需在3个工作日内出具审核意见，重点审核权属保证、租金条款、违约责任、解约条款、争议解决方式等核心内容。对审核发现的风险条款，招商部需与出租人协商修改，修改后再次提交法务部复核，直至条款无重大法律风险。租赁合同需经管理层审批通过后，由公司法定代表人（或授权委托人）签字并加盖公司公章，出租人需签字（企业出租人需加盖公章），合同签订后双方各留存至少2份原件。涉及房屋改造、装修、免租期等重要补充约定，需签订补充协议，作为租赁合同的有效组成部分，与主合同一并审核、签订。第四章租赁履约管理第十一条房屋交付验收租赁合同生效后，招商部联合工程部、运营部与出租人共同进行房屋交付验收，核对房屋现状、配套设施（家具、电器、消防设备等），记录水电气表底数。编制《房屋交付验收清单》，明确房屋现存瑕疵、配套设施数量及状态，双方签字确认，作为租赁期间设施维护、返还房屋的依据。若房屋存在影响使用的瑕疵（如水电故障、消防设施缺失），需要求出租人限期整改，整改完成并验收合格后，正式接收房屋。第十二条租金支付管理财务部根据租赁合同约定的租金支付时间、金额，提前核对支付信息，确保租金支付账户为出租人指定的合规账户（避免向个人账户支付大额租金无合法凭证）。租金支付前需经招商部确认履约无异常、法务部确认无法律纠纷，管理层审批后，通过公司公户转账支付，留存转账凭证、发票等资料，做到账证相符。若出租人要求变更租金支付账户，需提供书面变更申请及身份证明，经法务部审核、管理层审批后，方可变更支付账户，避免资金风险。第十三条房屋使用与维护运营部需按照租赁合同约定及共享办公运营规范使用房屋，不得擅自改变房屋结构、用途，不得违规搭建、拆改消防设施。日常使用中发现房屋主体结构、消防设施、水电暖通等设施损坏的，需区分责任主体：属于出租人维修责任的（如房屋主体破损、原有设施老化），及时通知出租人整改并留存通知记录；属于公司使用不当导致的，由工程部负责维修，控制维修成本。公司需对房屋进行日常安全管理，定期检查消防设施、用电安全，确保符合消防监管要求，配合出租人及相关部门的安全检查。第十四条证照办理合规运营部需以承租房屋为注册地址，办理共享办公运营所需的营业执照、税务登记等证照，确保经营主体合法合规。房屋改造完成后，需按规定办理消防验收或备案手续，取得消防合格证明，未通过消防验收/备案的，不得投入共享办公运营。租赁期间若房屋权属、地址等信息变更，需及时更新相关证照，确保证照信息与实际一致，避免因证照问题导致运营违规。第五章租赁风险防控与应急处理第十五条常见风险防控权属风险：租赁期间定期核查房源权属状态，若发现出租人存在抵押、查封等情形，及时与出租人沟通，要求其提供担保或制定应对方案，避免房屋被处置导致运营中断。租金纠纷风险：严格按合同约定支付租金，若出租人违规涨租、索要额外费用，留存沟通记录，由法务部介入协商，避免无依据支付费用。安全风险：工程部每月对房屋结构、消防设施、水电设施进行一次安全检查，发现隐患及时整改；运营部制定消防应急预案，定期组织消防演练，防范火灾等安全事故。政策风险：关注地方租赁监管、消防、办公用房管理等政策调整，及时调整租赁运营策略，确保符合最新政策要求。出租人违约风险：若出租人逾期交付房屋、拒绝配合改造、擅自停水停电等，留存违约证据，由招商部、法务部联合与出租人协商，要求其承担违约责任，协商无果的通过诉讼/仲裁解决。第十六条应急处理流程发生房屋漏水、坍塌、火灾等突发安全事件时，运营部需立即组织人员疏散、采取应急措施，同时上报管理层及相关部门，通知出租人到场处理，留存事件现场照片、视频等证据。因出租人违约、权属纠纷等导致无法正常运营的，招商部需在24小时内启动应急方案，协调临时办公场地（如有），法务部在3个工作日内出具维权方案，与出租人协商或启动法律程序。租赁纠纷处理完成后，需形成《租赁风险处置报告》，分析风险原因，完善防控措施，避免同类风险再次发生。第六章租赁终止与解约管理第十七条正常终止管理租赁期限届满前3个月，运营部需评估该房源的运营效益，结合公司发展规划，提出续租或解约建议，报管理层审批。决定续租的，招商部需提前2个月与出租人协商续租条款，重新签订租赁合同，法务部审核续租合同条款，确保合规。决定解约的，运营部需提前1个月按合同约定通知出租人，开始清理房屋内的办公设施，恢复房屋原状（按合同约定），财务部核对租金、水电费等费用结算情况。第十八条提前解约管理因公司经营调整需提前解约的，招商部需与出租人协商解约事宜，法务部审核解约协议，明确解约时间、费用结算、违约责任等内容，避免解约纠纷。因出租人违约导致提前解约的，需留存出租人违约证据，要求其承担违约金、赔偿运营损失，法务部负责跟进解约后的维权事宜。提前解约协议签订后，财务部完成费用结算，运营部完成房屋返还验收，留存《房屋返还验收清单》，双方签字确认。第十九条房屋返还要求返还房屋前，运营部需清理房屋内的物品，拆除公司加装的非固定设施（如隔断、办公家具），按合同约定恢复房屋原状（自然损耗除外）。与出租人共同验收房屋，核对水电气表底数，结算未结清的费用，签署《房屋返还确认书》，明确房屋返还状态、费用结清情况，无遗留纠纷。返还房屋后，财务部及时收回租赁押金（如有），若出租人以房屋损坏为由克扣押金，需核对损坏责任，由法务部介入协商追回。第七章监督考核与责任追究第二十条监督检查招商部每季度对租赁履约情况进行自查，重点核查租金支付、房屋使用、设施维护等是否符合合同约定及本制度要求，形成自查报告。管理层每半年组织一次租赁管理专项检查，覆盖房源权属、合同合规、成本管控、风险防控等环节，发现问题下达整改通知书，明确整改责任人及期限。设立租赁管理监督举报渠道（如内部邮箱、电话），鼓励员工举报违规承租、租金挪用、隐瞒租赁风险等行为，对举报信息严格保密，经查实的给予举报人适当奖励。第二十一条考核机制将房屋租赁合规管理情况纳入招商部、法务部、财务部等相关部门的绩效考核范围，对租赁成本控制达标、无租赁纠纷、风险防控到位的部门和个人给予表彰或奖励。对租赁调研不充分、合同审核疏漏导致重大风险，或租金支付违规、房屋使用不当引发纠纷的部门，扣减相应绩效分值；对相关责任人取消评优资格。第二十二条责任追究员工在房源调研中隐瞒权属瑕疵、安全隐患等关键信息，或在谈判中违规承诺导致公司损失的，给予警告处分，扣减当月绩效10%-20%；情节严重的，给予记过处分，扣减季度绩效30%。法务部未审核出合同重大法律风险，导致公司因合同条款漏洞遭受损失的，给予通报批评，扣减季度绩效20%；相关审核人员承担相应责任。财务部违规支付租金、未管控租赁成本导致资金损失的，给予记过处分，扣减季度绩效30%；情节严重的，追究经济赔偿责任。运营部违规使用房屋、未及时处理安全隐患导致消防处罚或运营中断的，部门负责人承担管理责任，扣减季度绩效40%，相关责任人扣减季度绩效