2026年共享办公空间运营公司合规风险评估管理制度

2026年共享办公空间运营公司合规风险评估管理制度第一章总则第一条为建立健全公司合规风险防控体系，规范合规风险评估工作流程，精准识别、分析、研判共享办公空间运营全流程的合规风险，保障公司经营管理活动符合法律法规、监管要求及内部制度，维护公司品牌形象和合法权益，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国民法典》《优化营商环境条例》《数据安全法》等相关法律法规，结合共享办公空间多站点运营、客户类型多样、服务场景复杂的业务特点，制定本制度。第二条本制度所称“合规风险评估”，是指公司对经营管理活动中可能引发合规风险的行为、环节、场景进行系统性识别、分析、评级，并制定风险防控措施的全过程管理活动；合规风险是指因公司经营管理行为违反法律法规、监管规定、行业准则、公司内部管理制度，或侵犯客户、员工合法权益，导致公司面临行政处罚、民事赔偿、声誉受损等不利后果的风险。第三条本制度适用于公司各部门、各共享办公空间站点及全资/控股子公司的所有经营管理活动；外包合作方为公司提供服务的相关环节，纳入公司合规风险评估范围。第四条合规风险评估遵循“全面覆盖、风险导向、前瞻预判、闭环管理、权责统一”的原则，做到“事前评估、事中监控、事后复盘”，确保所有核心运营环节的合规风险可识别、可度量、可防控。第五条公司合规管理部（法务部归口）是合规风险评估的牵头管理部门，设专职合规风险评估人员不少于1名，负责制定评估计划、组织开展评估、出具评估报告、跟踪整改落实；各业务部门、各站点指定专人作为合规联络人，负责配合收集评估资料、落实评估整改要求、日常风险排查。第六条合规风险评估实行“谁主管、谁负责，谁运营、谁评估”的责任制，业务部门负责人对本部门/站点的合规风险评估及整改工作负直接责任，合规管理部对评估工作的专业性、完整性负责，总经理对公司整体合规风险防控工作负领导责任。第二章合规风险评估范围第七条公司合规风险评估覆盖共享办公空间运营全流程，重点聚焦以下核心领域：（一）运营管理类：共享办公场地消防/安全合规、特种设备（电梯、空调）使用合规、客户入驻登记备案合规、公共区域卫生/环保合规、收费标准公示及执行合规等；（二）合同与权益类：场地租赁合同条款合规、客户服务协议公平性合规、保证金收取/退还规则合规、合作方协议权责对等合规、知识产权使用合规等；（三）数据与隐私类：客户身份信息收集/存储/使用合规、人脸识别等生物特征采集合规、办公监控数据管理合规、员工信息及薪酬数据保护合规等；（四）人员与用工类：员工劳动合同签订合规、劳务派遣/外包用工合规、薪酬福利发放合规、安全生产培训合规、加班及休假制度执行合规等；（五）应急与处置类：突发事件应急响应流程合规、客户投诉处理合规、行政处罚应对合规、诉讼/仲裁案件处理合规、危机公关言论合规等；（六）财务与税务类：发票开具/报销合规、税务申报合规、资金收支合规、资产处置财务流程合规、补贴/优惠政策适用合规等；（七）其他类：品牌宣传内容合规、对外捐赠/赞助合规、关联交易合规、站点扩张/关停审批流程合规等。第八条有下列情形之一的，须立即启动专项合规风险评估：（一）公司拟开展重大决策（如站点大规模扩张、商业模式调整、重大合作签约）前；（二）相关法律法规、监管政策发生重大调整，可能影响公司运营的；（三）公司发生重大合规事件（如行政处罚、客户集体投诉、诉讼案件）后；（四）行业内出现典型合规风险案例，可能传导至公司的；（五）上级监管部门要求开展专项合规检查的。第三章评估机构与职责第九条合规管理部合规风险评估职责：（一）制定年度/季度合规风险评估计划，明确评估范围、重点、时限及责任人；（二）组建跨部门评估小组（含运营、财务、人事、站点负责人），组织开展定期/专项评估；（三）收集评估所需资料，开展现场核查、人员访谈、资料审查等评估工作；（四）识别合规风险点，分析风险成因、影响范围及发生概率，划分风险等级；（五）出具《合规风险评估报告》，提出针对性的风险防控及整改措施；（六）跟踪整改措施的落实情况，对整改效果进行验证，形成闭环管理；（七）建立合规风险评估档案，记录评估过程、结果、整改情况，存档期限不少于5年。第十条业务部门/站点合规风险评估职责：（一）配合合规管理部提供评估所需的运营数据、合同文本、制度文件等资料；（二）如实说明业务开展中的实际情况，指出潜在的合规风险点；（三）根据《合规风险评估报告》制定本部门/站点的整改方案，明确整改时限及责任人；（四）完成整改工作后，向合规管理部提交整改报告及佐证材料；（五）开展本部门/站点日常合规风险自查，每月至少1次，形成自查记录。第十一条评估小组职责：跨部门评估小组由合规管理部牵头组建，成员包括相关业务部门骨干，负责共同识别跨领域合规风险，研讨风险防控措施，确保评估结果贴合业务实际；评估小组每次评估后须出具书面意见，签字确认评估结果。第十二条总经理职责：审批年度/季度合规风险评估计划及《合规风险评估报告》，协调整改所需资源，对重大合规风险的防控措施作出最终决策。第四章合规风险评估流程第十三条定期合规风险评估流程（季度/年度）：（一）计划启动：合规管理部在每季度首月5日前制定季度评估计划，年度评估计划于每年12月制定，明确评估重点领域，报总经理审批；（二）资料收集：合规管理部通知相关部门/站点提交评估资料（如运营记录、合同台账、投诉记录、整改凭证等），资料收集时限不超过5个工作日；（三）现场核查：评估小组对各站点开展现场核查，重点检查消防设施、客户信息登记、收费公示等环节的合规性，形成核查记录；（四）风险识别：评估小组结合资料审查、现场核查、人员访谈结果，梳理合规风险点，列出风险清单；（五）风险分析：评估小组分析每个风险点的成因、发生概率、影响程度（如经济损失、行政处罚、声誉影响），划分风险等级；（六）报告出具：合规管理部在评估启动后10个工作日内出具《合规风险评估报告》，明确风险清单、等级、防控措施及整改要求；（七）整改落实：相关部门/站点在收到报告后15个工作日内制定整改方案，按方案完成整改，整改完成后提交整改报告；（八）效果验证：合规管理部在整改完成后5个工作日内验证整改效果，未达标者要求重新整改。第十四条专项合规风险评估流程：（一）申请启动：相关部门向合规管理部提交《专项合规风险评估申请表》，说明评估事由、范围及紧迫性，报总经理审批；（二）快速组建小组：合规管理部在审批通过后1个工作日内组建专项评估小组，明确评估分工；（三）紧急评估：评估小组在3个工作日内完成资料收集、风险识别及分析，形成初步评估结论；（四）出具临时报告：合规管理部在评估完成后2个工作日内出具《专项合规风险临时评估报告》，提出紧急防控措施；（五）整改实施：相关部门立即落实紧急防控措施，避免风险扩大；（六）完善报告：评估小组在10个工作日内补充完善评估内容，出具正式《专项合规风险评估报告》；（七）长期整改：相关部门按正式报告要求完成长期整改，合规管理部跟踪验证整改效果。第五章合规风险评估标准与方法第十五条合规风险等级划分标准：（一）低风险：风险发生概率低，影响范围小，仅造成轻微经济损失或无损失，无需上级审批即可整改；（二）中风险：风险发生概率中等，影响范围涉及单个/少数站点，可能造成一定经济损失或轻微行政处罚，须经部门负责人审批整改；（三）高风险：风险发生概率高，影响范围覆盖多个站点或公司整体，可能造成重大经济损失、严重行政处罚或声誉重创，须经总经理审批整改。第十六条合规风险评估方法：（一）资料审查法：查阅合同文本、制度文件、运营记录、财务凭证、投诉台账等资料，识别合规漏洞；（二）现场核查法：到各共享办公站点实地检查消防设施、收费公示、客户信息登记、监控设备使用等情况；（三）人员访谈法：与站点负责人、一线运营人员、客户服务人员等访谈，了解实际运营中的合规问题；（四）行业对标法：参考同行业合规风险案例及防控措施，排查公司同类风险；（五）法规比对法：将公司运营行为与最新法律法规、监管要求比对，识别违规点。第十七条合规风险防控措施制定标准：（一）低风险：制定日常管控措施，由业务部门自行落实，合规管理部定期抽查；（二）中风险：制定专项整改措施，明确整改时限及责任人，合规管理部跟踪整改；（三）高风险：制定紧急防控+长期整改措施，总经理牵头协调资源，必要时暂停相关业务，整改达标后方可恢复。第六章评估结果应用第十八条《合规风险评估报告》作为公司重大决策、制度修订、流程优化的重要依据，公司在制定发展战略、调整商业模式、签订重大合同前，须参考对应的合规风险评估结果。第十九条合规风险评估结果纳入部门/站点及相关责任人的绩效考核，整改达标率作为核心考核指标，未完成整改的扣减对应绩效分值。第二十条合规管理部根据评估结果，定期组织合规培训，针对高风险领域开展专项培训，提升员工合规意识和风险防控能力。第二十一条对评估中发现的制度漏洞，合规管理部牵头修订相关制度，完善合规管控流程，从源头降低合规风险。第二十二条公司建立合规风险预警机制，根据评估结果设置风险预警阈值，当风险指标达到阈值时，自动触发预警，相关部门立即采取防控措施。第七章监督与责任追究第二十三条公司审计部每半年对合规风险评估工作开展监督检查，重点核查评估流程执行、整改落实、档案管理等情况，形成监督报告报总经理。第二十四条有下列情形之一的，追究相关部门/站点负责人及直接责任人的责任：（一）拒不配合合规风险评估工作，或提供虚假资料、隐瞒真实情况的；（二）未按要求开展日常合规自查，导致重大合规风险未及时识别的；（三）收到《合规风险评估报告》后，未按要求整改或整改不达标的；（四）因未落实合规风险防控措施，导致公司发生合规事件的；（五）泄露合规风险评估过程中的公司商业秘密或敏感信息的。第二十五条合规管理部评估人员有下列情形之一的，追究其责任：（一）未按规定流程开展评估工作，或无故拖延评估时限的；（二）评估意见错误或遗漏重大合规风险，导致公司遭受损失的；（三）与相关部门串通，出具虚假评估报告的；（四）未跟踪整改落实情况，导致合规风险持续存在的。第二十六条责任追究方式包括批评教育、经济处罚、岗位调整、解除劳动合同等；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第八章附则