2026年共享办公空间运营公司会议室预约与使用收费管理制度

2026年共享办公空间运营公司会议室预约与使用收费管理制度第一章总则第一条为规范公司各共享办公站点会议室的预约、使用、收费及安全管理工作，保障会议室资源高效利用，维护入驻会员及公司合法权益，提升会议服务体验，防范安全事故、资源浪费、收费纠纷等风险，依据《中华人民共和国价格法》《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国民法典》及公司运营服务、安全生产相关规定，制定本制度。第二条本制度所称“会议室”涵盖公司各共享办公站点配置的小型洽谈室、中型会议室、大型多功能会议室；“使用人”包括入驻会员、公司内部工作人员及经公司许可使用会议室的外部人员；适用范围包括公司所有共享办公站点会议室的分类配置、预约流程、使用规范、收费标准、结算方式、维护保养、安全管控、应急处置等全流程。第三条本制度适用于公司运营部、工程部、安全生产部、财务部、各站点管理员、保洁人员及所有使用会议室的人员；所有人员需严格遵守本制度规定，对违反本制度导致会议室设施损坏、安全事故、收费纠纷或资源浪费的，按公司相关规定处理，造成经济损失的，追究相关责任人赔偿责任，构成违法的移交相关部门处理。第四条会议室管理遵循“公平公正、预约优先、收费透明、安全合规、高效利用”的核心原则：公平公正指所有使用人按统一规则预约及付费，无差别对待；预约优先指会议室使用需提前完成预约，禁止无预约占用；收费透明指收费标准、结算方式、减免规则全程公示，无隐藏收费项；安全合规指会议室使用、设施配置符合消防、用电等国家安全标准；高效利用指合理设置预约时长、管控使用效率，避免会议室闲置或恶意占用。第五条公司明确各部门会议室管理职责：运营部负责会议室预约系统维护、预约规则制定、使用人指引、收费标准公示、使用行为监督；工程部负责会议室设施设备的选型采购、安装调试、定期检修、故障维修；安全生产部负责会议室消防合规、用电安全、应急设施的监督检查，督促隐患整改；财务部负责会议室收费标准审核、费用结算、票据开具、账务核对；各站点管理员负责会议室日常巡检、预约信息核对、使用前准备、异常情况即时上报；保洁人员负责会议室使用后环境卫生清洁、物品归位。第二章会议室分类与配置标准第六条会议室分类标准：（一）小型洽谈室：适用于2-6人小型沟通、洽谈，面积符合公司站点通用配置标准，配置基础办公家具（洽谈桌、座椅）、基础照明、空调、无线网络；（二）中型会议室：适用于7-20人常规会议、培训，面积符合公司站点通用配置标准，配置会议桌、座椅、投影设备、音响系统、白板/投屏设备、饮用水、无线网络；（三）大型多功能会议室：适用于21人及以上大型会议、路演、活动，面积符合公司站点通用配置标准，配置主席台、观众席座椅、专业音响、高清投影/LED屏、话筒、签到台、饮用水、无线网络、应急照明。第七条会议室设施配置与维护基准：（一）基础配置：所有会议室需配备独立电源开关、消防器材（灭火器、烟感器）、应急逃生指引、垃圾桶，确保用电安全及消防合规；（二）设备配置：按会议室类型适配专业设备，所有电子设备需具备3C认证，定期检测运行状态，禁止使用无合规认证、已淘汰的设备；（三）环境配置：会议室需保证通风良好、采光充足，墙面及地面整洁，配备窗帘、隔音设施（按需），大型会议室需预留应急疏散通道，无杂物堵塞；（四）物资配置：站点管理员按会议室类型储备常用物资（饮用水、纸笔、清洁用品），储备量满足日常使用需求，物资存放于专用储物柜，定期检查保质期。第三章预约管理规范第八条预约权限与预约渠道：（一）预约权限：入驻会员需完成实名认证及站点会员资质核验后，方可预约会议室；公司内部工作人员按部门权限预约，外部人员需经站点管理员审核许可后预约；（二）预约渠道：提供线上线下双渠道预约，线上通过站点小程序、公众号、预约系统完成，线下可至站点前台由管理员协助预约；所有预约信息需录入公司统一预约台账，确保可追溯；（三）预约时效：小型洽谈室可提前24小时预约，中型会议室可提前3个工作日预约，大型多功能会议室可提前7个工作日预约；禁止超期预约或恶意抢占未来长期时段。第九条预约时长与时段管控：（一）时长设定：单次预约小型洽谈室时长不低于30分钟、不超过4小时，中型会议室时长不低于1小时、不超过8小时，大型多功能会议室时长不低于2小时、不超过12小时；（二）时段管控：工作日高峰时段（9:00-18:00）优先保障入驻会员商务使用，非高峰时段（18:00-22:00）及节假日可按需开放；同一使用人单日预约同一类型会议室不超过2次，避免资源独占；（三）预约确认：预约提交后，线上渠道1小时内、线下渠道即时完成审核，审核通过后系统或管理员向使用人发送预约确认信息，包含会议室编号、使用时段、收费标准、注意事项。第十条预约变更与取消规则：（一）预约变更：使用人需变更预约时段、会议室类型的，需提前规定时长申请（小型洽谈室提前6小时，中型/大型会议室提前24小时），变更仅可申请1次，且需在原预约时段未开始前完成；（二）预约取消：使用人需取消预约的，需提前规定时长申请（小型洽谈室提前3小时，中型/大型会议室提前12小时），未按规定时长取消的，按本制度收费标准收取违约金；（三）爽约处理：使用人预约后未按时使用且未取消预约的，视为爽约，单次爽约暂停1周预约权限，累计3次爽约暂停1个月预约权限，爽约产生的资源空置损失按收费标准的50%收取。第四章使用管理规范第十一条使用前准备与核验：（一）身份核验：使用人需在预约时段开始前15分钟至站点前台核验身份（会员码、身份证、预约确认信息），核验通过后领取会议室门禁权限或钥匙；（二）设施检查：使用人领取权限后，需与站点管理员共同检查会议室设施设备（投影、音响、电源）运行状态，确认物资配备情况，发现异常即时反馈，避免使用中故障；（三）规则告知：站点管理员向使用人告知会议室使用规范、安全注意事项、收费结算方式，使用人确认后签署《会议室使用确认单》。第十二条使用中行为规范：（一）人数管控：会议室使用人数不得超过核定容量，小型洽谈室禁止超6人、中型会议室禁止超20人、大型多功能会议室禁止超核定人数，避免超载导致安全隐患；（二）设施使用：按操作指引使用会议室设备，禁止私自拆卸、改装设备，禁止外接非合规用电设备，禁止在墙面、桌面乱涂乱画，禁止使用明火、吸烟；（三）秩序维护：保持会议室内安静，避免噪音影响其他区域办公，禁止在会议室内进行违法违规、涉黄涉暴、侵权盗版的活动，站点管理员发现违规行为需立即制止并上报；（四）时长管控：使用人需在预约时段结束前10分钟完成收尾工作，如需延长使用时长，需提前30分钟向站点管理员申请，且仅可在会议室无后续预约的情况下延长，延长部分按实际时长计费。第十三条使用后清理与交接：（一）现场清理：使用人离开前需清理桌面杂物、关闭设备电源、空调，将座椅归位，垃圾放入指定垃圾桶，禁止遗留个人物品或废弃物资；（二）设施交接：使用人离开时需与站点管理员共同检查设施设备完好情况，确认无损坏后归还门禁权限或钥匙，签署《会议室使用交接单》；（三）应急处理：使用人发现设施损坏、设备故障或安全隐患的，需即时告知站点管理员，未及时反馈导致损失扩大的，承担相应赔偿责任。第五章收费管理规范第十四条收费定价原则：（一）成本导向原则：收费标准综合考虑会议室设施维护成本、能源消耗、人工成本、场地折旧等因素，不高于市场同类共享办公空间公允价格；（二）分级定价原则：按会议室类型、使用时段、使用时长分级定价，高峰时段收费标准为基础价的1.5倍，非高峰时段及节假日按基础价执行，长期包用可享受阶梯优惠；（三）透明公示原则：所有收费标准、优惠规则、违约金标准在站点前台、预约渠道、公司公示栏全程公示，公示内容需清晰易懂，无模糊表述。第十五条收费标准与结算方式：（一）基础收费：小型洽谈室按基础单价/半小时计费，中型会议室按基础单价/小时计费，大型多功能会议室按基础单价/小时计费（基础单价按市场公允价核定）；（二）增值收费：使用人如需额外提供设备租赁（如专业话筒、直播设备）、物资配送（如茶歇、打印）、场地布置等增值服务，按公司公示的增值服务收费标准单独计费；（三）结算方式：支持线上自助结算（小程序、扫码支付）、会员余额抵扣、线下前台结算，所有费用需在使用结束后当日完成结算，公司财务部按规定开具合法票据；（四）违约金结算：预约取消、爽约、超时使用产生的违约金，与会议室使用费一并结算，拒不支付的，暂停使用人所有站点服务权限，直至费用结清。第十六条费用减免与特殊规则：（一）会员减免：入驻年度会员可享受每月规定时长的免费会议室使用额度（按会员等级核定），免费额度仅适用于小型洽谈室或中型会议室非高峰时段；（二）公益减免：用于公益活动、社区服务、创业孵化的会议室使用，经运营部审核、公司管理层批准后，可减免部分或全部费用，减免记录需留存归档；（三）内部减免：公司内部办公会议使用会议室，按部门预算及审批流程减免费用，需填写《会议室费用减免申请表》，经财务部审核后执行。第六章维护与安全管理第十七条会议室日常巡检与维护：（一）巡检频次：站点管理员每日至少对所有会议室进行2次巡检（运营前、运营中），检查设施设备运行状态、消防器材有效期、电源线路、环境卫生；（二）设备维护：工程部每周对会议室电子设备（投影、音响、投屏）进行功能测试，每月进行深度清洁及系统更新，每季度进行全面检修，形成维护记录归档；（三）应急设施维护：安全生产部每月检查会议室消防器材、应急照明、疏散通道，确保设施完好且可正常使用，发现隐患立即整改，整改完成前暂停会议室使用。第十八条消防安全与用电管理：（一）消防安全：会议室禁止存放易燃易爆物品，使用人禁止携带明火、易燃易爆品进入，站点管理员需掌握灭火器使用方法，发现火情立即启动消防预案；（二）用电安全：会议室所有用电设备需接入专用线路，禁止超负荷用电，使用人离开前必须关闭所有设备电源，站点管理员每日检查线路是否发热、插座是否松动；（三）人员安全：大型会议室使用时，站点管理员需全程关注场内人数及秩序，避免拥挤、踩踏等安全事故，配备急救箱（按需），应对突发人员健康问题。第七章应急处置管理第十九条设施故障应急处置：（一）设备故障：使用中发现投影、音响等设备故障的，使用人即时告知站点管理员，管理员先尝试简易修复，无法修复的立即协调更换备用会议室（如有），故障设备由工程部24小时内完成修复；（二）电力故障：会议室突发停电的，站点管理员立即启用应急照明，协助使用人有序撤离，工程部即时排查电力问题，短时间无法恢复的，按实际使用时长结算费用，减免未使用时段费用；（三）设施损坏：使用人或不可抗力导致会议室设施损坏的，站点管理员即时拍照留存证据，评估损失金额，由责任人按公司公示的赔偿标准承担赔偿责任，不可抗力因素按合同约定处理。第二十条突发安全事件处置：（一）火情处置：发现会议室冒烟、起火的，立即切断电源，使用灭火器初期灭火，组织人员疏散，拨打消防电话，上报安全生产部，事后全面排查消防隐患；（二）人员冲突：使用人之间发生冲突的，站点管理员即时介入调解，制止过激行为，避免影响其他区域，情节严重的报警处理；（三）突发疾病：使用人在会议室内突发疾病的，站点管理员立即协助拨打急救电话，提供急救箱等基础帮助，保护现场，等待医护人员到场。第八章监督与考核第二十一条监督检查机制：（一）日常监督：运营部每日抽查各站点会议室预约台账、使用记录、收费结算情况，核查预约规则、收费标准执行情况；（二）定期检查：安全生产部每月组织会议室专项检查，覆盖消防安全、用电合规、设施维护、应急准备等维度，形成检查报告，下达整改通知；（三）投诉核查：运营部即时处理使用人关于会议室预约、收费、服务的投诉，1个工作日内核查情况，3个工作日内反馈处理结果，投诉整改完成率需达100%。第二十二条考核指标与标准：（一）资源利用率：会议室整体资源利用率不低于公司设定阈值，无长期闲置或恶意占用情况；（二）收费合规率：收费结算准确率100%，无错收、漏收、乱收费情况，票据开具合规率100%；（三）设施完好率：会议室设施设备完好率不低于98%，故障响应及时率不低于95%；（四）投诉率：会议室相关投诉率不超过公司设定阈值，重复投诉率为0；（五）安全事故率：年度内会议室安全事故发生率为0，无消防、用电、人员安全事故。第二十三条考核结果应用：（一）部门考核：会议室管理相关指标纳入运营部、工程部、财务部年度绩效考核，考核结果与部门绩效奖金挂钩；（二）人员考核：站点管理员的预约管理、设施巡检、收费结算履职情况纳入个人绩效考核，考核优秀的给予表彰奖励，未按规定执行的，给予绩效扣分、口头警告；（三）责任追究：因管理不到位导致收费纠纷、安全事故、设施损坏造成损失的，追究相关部门负责人及直接责任人责任，情节严重的调岗或按公司制度处理。第九章附则第二十四条本制度未尽事宜，参照《中华人民共和国价格法》《中华人民共和国消防法》及公司运营服务、安全生