2026年共享办公空间运营公司会员社群活动策划管理制度

2026年共享办公空间运营公司会员社群活动策划管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下共享办公空间会员社群活动的策划、审批、执行、评估全流程管理，建立标准化、差异化的会员社群活动体系，提升会员粘性与满意度，挖掘会员增值服务价值，结合共享办公会员类型多样、办公场景多元的运营特点，依据《中华人民共和国消费者权益保护法》《中华人民共和国安全生产法》《互联网信息服务管理办法》等法律法规及公司会员服务相关规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有共享办公空间针对会员社群组织的线上线下活动策划工作，包括活动需求调研、方案制定、审批报备、资源协调、执行落地、效果评估等全环节；参与会员社群活动策划、执行、管控的运营部、会员部、行政部、安保部及所有工作人员均需严格遵守本制度。第三条核心定义会员社群活动：指以提升会员体验、增强会员粘性、挖掘会员需求为目的，面向共享办公空间不同等级会员策划的线上线下活动，包括办公技能分享、行业资源对接、会员福利发放、休闲团建等类型。差异化活动策划：指根据会员等级（基础会员、高级会员、VIP会员）、行业属性（科技、文创、金融等）、办公需求（初创、成长、成熟）制定针对性的活动方案。活动全流程管控：指从活动需求提报、方案审核、资源调配、执行监督，到活动复盘、效果优化的全过程管理。会员活动合规性：指活动策划与执行符合法律法规、平台规则、公司品牌规范，无虚假宣传、安全隐患、侵权风险等问题。第四条策划原则会员导向原则：活动策划以满足会员实际需求为核心，基于会员调研结果设计活动内容，避免形式化、无价值的活动策划。差异化原则：针对不同等级、不同类型会员设计差异化活动，基础会员侧重基础办公服务类活动，VIP会员侧重高端资源对接、定制化服务类活动。合规安全原则：线下活动需符合消防安全、场地承载、疫情防控等相关规定，线上活动需符合网络信息发布规范，全程保障会员人身与信息安全。成本可控原则：活动策划需制定明确的成本预算，优先利用公司自有场地、资源开展活动，控制单次活动人均成本，确保投入产出比合理。品牌融合原则：活动策划需融入公司品牌理念与视觉规范，通过活动强化会员对共享办公空间品牌的认知与认同。第五条管理职责会员部：作为活动策划牵头部门，负责会员需求调研、活动主题策划、方案制定、会员报名组织、活动效果收集与复盘。运营部：负责活动场地协调、物料筹备、流程落地执行，配合会员部开展活动宣传与互动引导。行政部：负责活动物料采购、人员调配、费用核销，保障活动后勤支持到位。安保部：负责线下活动的安全管控，审核活动场地安全方案，排查活动过程中的安全隐患。活动策划专员：专职负责会员需求分析、活动方案撰写、审批对接、执行跟进，确保活动按计划落地。第二章会员社群活动策划规范第六条活动需求调研与主题策划需求调研：会员部每季度开展一次会员活动需求调研，通过社群问卷、一对一沟通、会员反馈台账等方式，收集会员对活动类型、时间、形式、内容的需求，形成《会员活动需求调研报告》。主题方向：活动主题需聚焦共享办公场景，核心分为四大类——能力提升类（办公软件技能、财税知识、创业指导）、资源对接类（行业交流、供需匹配、合作洽谈）、福利体验类（会员专属优惠、免费体验、礼品发放）、休闲社交类（节日团建、下午茶、趣味竞赛）。主题确定：根据需求调研报告，结合公司运营目标，每月确定1-2个核心活动主题，确保主题贴合会员需求且具备可落地性，避免同质化策划。第七条活动方案制定标准方案内容：完整的活动方案需包含活动主题、目标、时间、地点、参与人群、流程设计、物料清单、成本预算、安全预案、宣传方式、效果评估指标等核心模块，内容表述准确、流程清晰。差异化设计：针对不同会员等级设计活动权益，如基础会员可免费参与基础技能分享活动，VIP会员可优先参与高端资源对接活动且享受一对一专属服务。时间规划：活动时间需避开会员核心办公时段（如工作日9:00-17:00），优先选择工作日晚间（18:00-20:00）、周末（10:00-16:00）；单次活动时长控制在1.5-3小时，避免过长影响会员参与体验。预算编制：活动预算需细化至物料、场地、人员、礼品等每一项支出，单次活动人均成本不超过对应会员等级月度服务费的5%，预算需经财务部审核后方可纳入方案。第八条活动方案审批流程提报审核：活动策划专员完成方案初稿后，提交至会员部负责人审核，审核重点为需求匹配度、预算合理性、流程完整性，审核通过后报运营总监审批。合规审查：涉及线下大型活动（参与人数≥50人）、对外合作类活动，需额外提交至法务部、安保部进行合规性与安全性审查，审查通过后方可定稿。审批时效：常规活动方案审批需在3个工作日内完成，紧急活动方案审批需在1个工作日内完成，审批未通过的需按修改意见调整后重新提报。第三章会员社群活动执行管理第九条活动宣传与报名管理宣传规范：活动宣传需在会员社群内发布，内容需明确活动时间、地点、参与方式、报名截止时间、活动亮点，禁止使用夸大、虚假、误导性表述；宣传物料需符合公司品牌视觉规范，标注“会员专属活动”字样。报名流程：会员通过社群专属链接、客服一对一登记等方式报名，报名时需确认会员身份（绑定工位号/会员编号），避免非会员占用活动名额；报名截止时间需早于活动开始时间24小时，便于统计人数、筹备物料。名额管控：根据活动场地容量、物料数量合理设置报名名额，热门活动可按会员等级设置优先报名权，报名满额后关闭报名通道，并告知候补会员。第十条活动现场/线上执行规范线下活动执行：活动开始前1小时，工作人员完成场地布置、物料摆放、设备调试；活动开始前30分钟，安排专人负责会员签到，核对报名信息；活动过程中，策划专员全程跟进流程，及时处理突发情况，确保活动按方案执行；活动结束后，引导会员有序离场，收集现场反馈。线上活动执行：活动开始前30分钟，测试直播/会议平台设备，发送活动入口至会员社群；活动过程中，安排专人维护互动秩序，及时回复会员提问，记录核心互动内容；避免出现平台卡顿、内容违规等问题。会员体验保障：活动过程中需保障会员的参与体验，线下活动提供饮用水、基础物料，线上活动确保内容清晰、互动流畅；对会员提出的合理诉求，现场工作人员需及时响应解决。第十一条活动物料与资源管理物料筹备：根据活动方案清单筹备物料，优先使用公司可复用物料（如展架、桌椅、宣传模板），降低物料成本；物料需在活动前1天验收完毕，确保数量、质量符合要求。资源协调：活动所需的外部讲师、合作方等资源，需提前3个工作日确认合作细节，签订合作协议（如需），明确权责，避免活动当天出现资源缺位。物料回收：活动结束后，及时回收可复用物料，分类整理入库；一次性物料按垃圾分类处理，避免浪费与环境问题。第四章活动效果评估与复盘第十二条活动效果数据收集基础数据：收集活动报名人数、实际参与人数、参与率、会员等级分布、活动时长、成本消耗等基础数据，形成《活动基础数据统计表》。体验反馈：活动结束后24小时内，通过社群问卷、一对一沟通等方式收集会员对活动内容、流程、体验的反馈，反馈回收率需≥60%，形成《会员活动体验反馈报告》。增值数据：统计活动后会员续费率、新需求提报量、资源对接成功率等增值数据，评估活动对会员留存与增值服务的带动效果。第十三条活动复盘与优化复盘会议：活动结束后3个工作日内，会员部组织复盘会议，分析活动亮点、不足、问题原因，明确改进方向；复盘结果形成《会员社群活动复盘报告》，存档备查。方案优化：根据复盘结果，调整后续活动策划方向，优化活动流程、物料配置、宣传方式等；对会员反馈集中的问题，需在下次活动中重点改进。案例沉淀：将效果较好的活动方案、执行经验整理为标准化案例，纳入《会员社群活动策划案例库》，供后续策划参考，提升策划效率与质量。第五章活动风险管控与合规管理第十四条安全风险管控线下活动安全：线下活动需制定安全预案，明确人员疏散、突发医疗、设备故障等应急处置流程；活动场地需符合消防规范，配备灭火器、急救包等应急物资；参与人数不得超过场地核定承载人数，安保人员全程现场值守。线上活动安全：线上活动需审核分享内容合规性，禁止发布政治敏感、低俗、侵权等内容；保障会员信息安全，禁止泄露会员报名信息、互动记录等隐私内容。风险处置：活动过程中发生安全事故、会员纠纷等突发情况，现场/线上负责人需立即启动应急预案，疏散人员/暂停活动，上报管理层，避免事态扩大。第十五条合规与舆情管控合规审查：活动策划方案中涉及的宣传话术、福利承诺、合作内容等，需经法务部审查，避免虚假宣传、侵权、违约等合规风险；禁止以活动名义向会员收取未公示的费用。舆情监测：活动结束后72小时内，监测会员社群内的活动相关反馈，及时识别负面舆情；发现负面舆情后，1小时内响应，24小时内给出处理方案，避免舆情扩散。投诉处理：会员对活动提出投诉的，需在24小时内完成核查与回复，确属活动策划或执行问题的，需向会员致歉并给出补偿方案，记录投诉处理台账。第六章考核与责任追究第十六条考核指标设置策划效果指标：活动参与率（≥50%）、会员满意度（≥90%）、活动成本控制率（≤预算的105%）、会员续费转化率（活动后月度续费率提升≥5%）。执行质量指标：活动按时落地率（≥100%）、安全事故发生率（0）、会员投诉率（≤2%）、方案审批通过率（≥90%）。增值效果指标：资源对接成功率（≥10%）、会员新需求挖掘量（≥15条/季度）、活动复盘完成率（≥100%）。第十七条责任追究轻微违规：活动策划方案漏项、宣传内容表述不规范、报名统计错误等轻微违规，给予责任人口头警告，限期整改，整改未达标扣减当月绩效5%。一般违规：活动预算超支10%以上、活动执行延误超过1小时、会员投诉处理不及时等一般违规，给予书面警告，扣减当月绩效10%-20%，责任人需提交整改报告。严重违规：因策划或执行不当引发安全事故、舆情事件、会员集体投诉，或存在虚假宣传、泄露会员隐私等严重违规，给予记过至开除处分，扣减当月绩效50%；造成公司经济损失或品牌损害的，追究赔偿责任；触犯法律的移交司法机关处理。第七章附则第十八条制度修订本制度的修订需由会员部提出申请，说