2026年共享办公空间运营公司会员退租清算管理制度

2026年共享办公空间运营公司会员退租清算管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下共享办公空间会员退租清算全流程管理，明确退租申请、场地验收、费用清算、押金退还等环节的操作标准与责任边界，保障公司与会员的合法权益，避免因退租清算不规范引发纠纷，结合共享办公空间租赁业态特点（含开放式工位、独立办公区、整层办公区等租赁类型），依据《中华人民共和国民法典》《消费者权益保护法》等法律法规及公司租赁管理相关规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有共享办公空间内签订租赁合同的各类会员（个人会员、企业会员）退租清算工作，涵盖正常退租、提前退租、违约退租等所有退租类型；参与退租清算的会员服务部、财务部、运维部、行政部及相关经办人员均需严格遵守本制度。第三条核心定义会员退租：指会员在租赁合同期限届满或提前终止租赁关系时，向公司提出终止租赁申请，完成场地交接、费用清算、押金退还的全流程行为。正常退租：指会员在租赁合同约定期限届满，且无违约行为、无费用拖欠、场地及设施无损坏的前提下提出的退租申请。提前退租：指会员在租赁合同期限届满前，因自身原因提出退租申请，且按合同约定提前通知公司、承担相应违约责任的退租行为。违约退租：指会员未按合同约定提前通知、拖欠费用、损坏场地设施或违反租赁合同核心条款，导致租赁合同提前终止的退租行为。退租清算：指会员提出退租申请后，公司对租赁期内租金、物业费、水电能耗费、增值服务费、设施损坏赔偿费等所有应收应付费用进行核对、核算、结清的行为。第四条管理原则公平公正原则：严格按照租赁合同约定及本制度标准开展清算工作，兼顾公司与会员合法权益，不偏袒任何一方，费用核算有据可查、标准统一。及时高效原则：明确退租清算各环节时效要求，避免清算流程冗长导致会员投诉或公司权益受损，正常退租清算需在会员提报申请后7个工作日内完成。有据可查原则：所有清算数据、验收记录、费用凭证均需留存归档，清算过程全程留痕，确保每一笔费用核算、每一项验收结果都有书面依据。合规合法原则：清算工作需符合国家相关法律法规及租赁合同约定，押金退还、违约金收取、费用核算等行为均需具备合法依据，禁止乱收费、无故克扣押金。服务优先原则：在合规清算的前提下，为会员提供清晰、便捷的退租指引，耐心解答会员疑问，提升退租清算环节的服务体验。第五条管理职责会员服务部：作为退租清算牵头部门，负责接收会员退租申请、核实会员租赁信息、组织场地验收、制作清算单、与会员沟通清算事宜，跟踪清算全流程进度。财务部：负责核对会员租赁期内费用缴纳情况、核算应收应付金额、办理费用收取/押金退还手续、留存财务凭证，确保资金结算准确合规。运维部：负责对退租场地的设施设备（办公家具、照明、空调、网络、门禁等）进行验收，核实设施损坏情况及维修/赔偿金额，出具场地验收报告。行政部：负责清理退租场地内遗留物品、核实场地清洁状况，对需清洁或复原的场地安排保洁处理，核算相应清洁/复原费用。清算经办人：专职负责退租清算具体操作，包括整理会员租赁档案、核对费用明细、填写清算单、跟进会员确认及费用结清事宜，确保清算流程有序推进。第二章退租申请与审核第六条退租申请条件正常退租：会员需在租赁合同届满前15个工作日提出退租申请，且租赁期内无拖欠费用、无违反租赁合同约定的行为。提前退租：会员需至少提前30个工作日向公司提交书面退租申请，说明退租原因，并同意按租赁合同约定承担相应违约责任（如支付违约金）。违约退租：若会员存在拖欠费用超15天、擅自转租、损坏场地设施拒不赔偿等违约行为，公司可主动提出终止租赁合同，通知会员办理退租清算手续。第七条申请材料要求通用材料：会员需填写《共享办公空间会员退租申请表》，注明退租类型、退租日期、联系方式等信息；企业会员需加盖企业公章，个人会员需签字确认。补充材料：正常退租需附租赁合同原件、押金收据原件；提前退租需额外附退租情况说明；违约退租由公司提供会员违约证明材料。第八条申请审核流程初审：会员服务部收到退租申请后1个工作日内完成初审，核实会员租赁信息（租赁区域、租赁期限、押金金额、已缴费用等），确认申请材料是否齐全，材料不全的需一次性告知会员补充。复审：初审通过后，会员服务部在2个工作日内将申请材料及会员租赁档案移交财务部，财务部核对费用缴纳情况，出具费用核对清单，完成复审。审批：复审通过后，由会员服务部负责人审批退租申请，正常退租可直接审批，提前退租需核实违约金标准，违约退租需附违约核实材料后审批，审批时效不超过1个工作日。第三章清算内容与标准第九条租金清算标准正常退租：租金结算至租赁合同届满当日，若会员实际退场日期早于合同届满日，已预缴的剩余租金全额退还；若实际退场日期晚于合同届满日，超出天数按日租金标准收取占用费。提前退租：租金结算至会员实际退场当日，已预缴的剩余租金扣除违约金后退还（违约金标准按租赁合同约定执行，最高不超过剩余租期租金总额的20%）。违约退租：租金结算至租赁合同终止当日，会员需结清全部拖欠租金，同时按合同约定支付违约金，违约金不足以弥补公司损失的，公司有权追偿。第十条物业及能耗费清算物业费：按会员实际租赁天数核算，已预缴的剩余物业费全额退还，拖欠的物业费需在清算时结清，物业费标准按租赁合同约定执行。水电费：以退租验收当日水电表读数为核算依据，结算至实际退场当日，不足一个计费周期的按实际用量核算，拖欠的水电费需全额结清。空调能耗费：开放式工位按租赁期限均摊核算，独立办公区按实际使用时长核算，已预缴的未使用部分退还，未缴纳的需结清。第十一条设施设备损坏赔偿标准轻微损坏：仅影响外观但不影响使用的（如家具轻微划痕、墙面小面积污渍），按维修成本的50%收取赔偿费，或由会员自行修复至验收合格。中度损坏：影响正常使用但可维修的（如门锁损坏、照明故障、空调制冷效果下降），按实际维修费用收取赔偿费，维修费用以公司合作服务商报价为准。严重损坏：无法维修或维修成本过高的（如办公家具断裂、空调压缩机损坏、网络设备报废），按设施设备重置成本扣除折旧后收取赔偿费，折旧率按每年10%计算（最低折旧至原值的20%）。正常损耗：因正常使用导致的设施设备老化、磨损（如地毯正常踩踏痕迹、办公椅轻微磨损），无需会员赔偿。第十二条增值服务费用清算会议室预订费：会员已预缴但未使用的会议室费用全额退还，已使用但未结清的需在清算时补缴。前台代收快递服务费：按实际服务次数核算，已预缴的剩余费用退还，未缴纳的服务费结清。网络增值服务费：结算至实际退场当日，已预缴的剩余费用按天折算退还，不足一天的按一天计算。其他增值服务：按服务实际使用情况核算，未使用的预缴费退还，已使用未缴费的结清。第十三条其他费用清算场地清洁费：若退租场地清洁状况未达验收标准，需收取清洁费，费用标准按租赁区域面积核算，具体按公司公示的清洁服务收费标准执行。场地复原费：若会员擅自改造租赁场地（如加装隔断、更改墙面颜色），需按复原成本收取复原费，或由会员自行复原至租赁初始状态。遗留物品处理费：若会员退场后遗留物品未清理，公司通知会员限期清理，逾期未清理的，收取物品保管费及处理费，费用按实际产生金额核算。第四章费用结算流程第十四条清算单制作会员服务部在完成场地验收、费用核对后1个工作日内制作《会员退租清算单》，列明应收费用（租金、物业费、赔偿费等）、应付费用（押金、预缴费用退还等）、最终结算金额（应收-应付）。清算单需附费用核算依据（如水电表读数照片、设施损坏验收记录、租赁合同条款等），确保每一项费用都有明确依据。第十五条会员确认会员服务部将清算单及核算依据送达会员，告知会员核对期限（不超过3个工作日），会员对清算金额无异议的，需在清算单上签字/盖章确认。会员对清算金额有异议的，需在核对期限内提出书面异议，并附相关证明材料，会员服务部收到异议后2个工作日内组织复核，复核结果需书面告知会员。第十六条费用支付与退还会员需补缴费用的：会员确认清算单后3个工作日内完成费用补缴，财务部收到费用后开具发票/收据，完成费用结清手续。公司需退还费用的：会员结清所有应收费用后，财务部在3个工作日内将应退还金额（押金+预缴费用退还-违约金-赔偿费等）退还至会员指定账户，退还记录留存备查。费用结算方式：支持银行转账、线上支付等方式，禁止现金结算，所有资金往来均需留存转账凭证。第十七条凭证留存清算完成后，会员服务部需将退租申请表、清算单、会员确认文件、场地验收报告等整理归档，留存期限不少于3年。财务部需将费用结算凭证、转账记录、发票/收据等财务资料归档，留存期限不少于5年，便于后续核查及应对潜在纠纷。第五章资产交接与场地验收第十八条验收主体与时间验收主体：由会员服务部牵头，运维部、行政部各派1名工作人员组成验收小组，会员需到场参与验收，会员无法到场的，需出具书面授权委托书委托他人到场。验收时间：正常退租验收需在租赁合同届满前3个工作日完成，提前退租验收需在会员提出申请后5个工作日内完成，违约退租验收需在租赁合同终止通知送达后3个工作日内完成。第十九条验收内容与标准场地设施：办公家具、照明、空调、网络、门禁、水电设施等是否完好，是否能正常使用，是否与租赁初始状态一致（正常损耗除外）。场地清洁：地面、墙面、桌面、卫生间（独立办公区配套）等是否清洁，无垃圾、无污渍、无异味，符合公司场地清洁验收标准。物品遗留：场地内是否有会员遗留的办公用品、私人物品等，需确认无遗留或已按约定处理。权属物品：公司提供的门禁卡、钥匙、办公用品等是否全部归还，无缺失、无损坏。第二十条验收异议处理会员对验收结果有异议的，需当场提出，并对异议部分拍照取证，验收小组需现场核实，能立即确认的当场确认，无法立即确认的，需在2个工作日内复核并出具复核结果。若因验收异议导致清算流程暂停，需书面记录异议内容及处理进度，待异议解决后继续推进清算工作，暂停期间不计算在清算时效内。第六章异常情况处置第二十一条拖欠费用处置会员拖欠费用的，需在清算时全额补缴，拒不补缴的，公司有权从押金中扣除（扣除金额不超过押金总额），押金不足以抵扣的，公司有权通过协商、发函、诉讼等方式追偿。若会员因特殊情况无法一次性补缴拖欠费用，可向公司提出分期补缴申请，经会员服务部、财务部审批后签订分期补缴协议，明确补缴金额、时间及违约责任。第二十二条设施严重损坏处置若场地设施严重损坏且会员拒不赔偿，公司有权从押金中扣除赔偿费用，押金不足的，有权要求会员补足，会员仍不配合的，公司可保留通过法律途径追责的权利。设施损坏涉及第三方维修的，需及时联系合作服务商评估维修费用，维修费用需提供正规发票作为核算依据，确保赔偿金额真实合理。第二十三条物品遗留处置验收时发现会员遗留物品的，验收小组需当场记录物品清单并拍照，告知会员在3个工作日内清理，逾期未清理的，公司有权自行处置（如变卖、丢弃），处置费用由会员承担。若遗留物品为贵重物品，公司需妥善保管，并多次通知会员领取，保管期限不超过15个工作日，逾期仍未领取的，按无主物品处理，处置所得款项优先抵扣保管费，剩余部分可提存。第二十四条会员拒不配合清算处置会员无正当理由拒不确认清算单、拒不补缴费用或拒不配合场地验收的，公司有权暂停押金退还，书面告知会员拒不配合的后果，同时保留依据租赁合同追究违约责任的权利。若会员拒不配合导致公司产生额外损失（如场地空置损失、人工成本增加），公司有权要求会员赔偿，赔偿金额按实际损失核算。第七章培训与考核追责第二十五条培训要求全员培训：每季度组织一次退租清算制度培训，向会员服务部、财务部、运维部等相关人员讲解清算标准、流程、异常处置方式，确保所有经办人员熟悉制度要求，培训参与率≥100%。新员工培训：新入职的清算经办人、会员服务人员需完成退租清算专项培训，考核合格后方可上岗，培训内容包括制度条款、沟通技巧、纠纷处理方法。会员告知：新会员签约时，需向会员讲解退租清算相关规则，在租赁合同中明确清算标准及押金退还条件，避免后续纠纷。第二十六条考核指标设置清算时效指标：正常退租清算及时率≥98%，提前退租/违约退租清算及时率≥95%，会员异议处理及时率≥100%。清算准确率指标：费用核算准确率≥99%，押金退还准确率100%，设施损坏赔偿核算准确率≥98%。服务质量指标：退租清算环节会员投诉率≤2%，投诉解决率≥100%，会员满意度≥95%。第二十七条责任追究轻微违规：清算单填写错误、费用核算失误但未造成损失、验收记录不完整等轻微违规，给予责任人口头警告，限期整改，整改未达标扣减当月绩效5%。一般违规：无故克扣会员押金、未按标准核算费用、未及时退还会员费用导致投诉、清算凭证留存不全等一般违规，给予书面警告，扣减当月绩效10%-20%，责任人需提交整改报告。严重违规：故意多收费用、泄露会员财务信息、因失职导致公司或会员重大损失、与会员串通损害公司利益等严重违规，给予记过至开除处分，扣减当月绩效50%