2026年共享办公空间运营公司活动场地布置与物料管理制度

2026年共享办公空间运营公司活动场地布置与物料管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下共享办公空间各类活动的场地布置与物料管理工作，建立标准化、流程化的管理体系，确保活动场地布置合规安全、物料使用高效可控，降低运营成本，提升活动执行效率与品牌呈现效果，结合共享办公空间活动类型多样、场地功能复合的运营特点，依据《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国产品质量法》等法律法规及公司资产管理相关规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有共享办公空间组织或承办的客户沙龙、行业分享会、招商推介会、节日团建、培训讲座等各类活动的场地布置规划、实施、验收，以及活动物料的采购、验收、存储、领用、使用、回收、核销全流程管理；参与活动场地布置、物料管理的运营部、行政部、安保部及所有工作人员均需严格遵守本制度。第三条核心定义活动场地布置：指为满足活动功能需求与品牌呈现要求，对共享办公空间内的活动区域进行的空间规划、设施摆放、氛围营造、标识设置等操作行为。活动物料：指活动筹备与执行过程中使用的各类物资，包括宣传物料（海报、展架、宣传单页）、功能物料（桌椅、音响、投影设备）、氛围物料（花艺、装饰灯、气球）、办公物料（纸笔、文件袋）等。物料全生命周期管理：指从物料采购需求提报、供应商筛选、验收入库，到领用使用、回收清点、报废处置的全过程管控。场地布置合规性：指场地布置方案符合消防规范、场地承重要求、设施使用标准，无安全隐患且不影响共享办公空间正常运营。第四条管理原则安全合规原则：场地布置优先保障消防安全与人员安全，物料选用符合质量标准，严禁违规改造场地、使用不合格物料。实用适配原则：场地布置贴合活动类型与规模，物料配置按需采购，避免过度布置、冗余采购造成资源浪费。品牌统一原则：场地布置的视觉风格、物料设计需符合公司统一品牌规范，确保品牌形象一致性。成本可控原则：建立物料分级管理与复用机制，优先使用可回收、可复用物料，降低单次活动物料成本。高效执行原则：明确场地布置与物料管理各环节的时间节点、责任分工，确保活动筹备高效推进。第五条管理职责运营部：作为活动牵头部门，负责提报活动场地布置需求与物料采购计划，审核场地布置方案，协调各部门推进布置实施，验收物料使用效果。行政部：负责活动物料的采购、验收、入库存储、领用登记、回收核销，管理物料台账；统筹活动场地设施的调配、检查与维护。安保部：负责审核场地布置方案的消防安全合规性，检查布置过程中的安全隐患，监督物料摆放不占用应急通道、不影响消防设施使用。场地管理员：负责活动场地的基础条件确认，配合完成场地布置与撤场工作，恢复场地原有状态，核查场地设施是否完好。物料管理员：专职负责物料台账更新，物料存储环境维护，物料领用、回收的核对与记录，定期盘点物料库存。第二章活动场地布置规范第六条场地布置前期准备需求确认：运营部提前3个工作日提交《活动场地布置需求单》，明确活动类型、参与人数、布置风格、功能分区、设施需求等，经场地管理员与安保部审核确认。方案规划：根据需求单制定场地布置方案，明确功能分区（签到区、主活动区、休息区、物资存放区）、设施摆放位置、标识设置点，标注应急通道、消防设施位置，确保布置不遮挡、不占用。场地检查：布置前1个工作日，场地管理员联合安保部对活动场地进行检查，确认场地地面、墙面、电路、消防设施完好，核对场地核定承载人数，严禁超容量布置。第七条不同类型活动布置标准小型分享类活动（参与人数＜30人）：主活动区采用圆桌或鱼骨式摆放，桌间距不小于0.8米，通道宽度不小于1米；仅配置基础音响、投影设备，不设置大型装饰物料，避免占用过多空间。中型招商类活动（参与人数30-80人）：设置独立签到区（面积不小于4㎡），主活动区舞台高度不超过0.5米，舞台边缘设置防护栏；通道宽度不小于1.2米，应急通道保持全程畅通，标识清晰可见。大型节日类活动（参与人数≥80人）：需制定专项布置方案，报公司管理层审批；功能分区明确，人流路线单向循环，避免交叉拥堵；装饰物料优先选用阻燃材质，电气设备由专业人员安装调试。第八条场地布置实施要求施工规范：场地布置施工需在共享办公空间非运营高峰时段（如早8点前、晚8点后）进行，避免影响正常办公客户；施工人员需佩戴工牌，遵守场地管理规定，禁止擅自改动电路、墙面、消防设施。设施摆放：桌椅、展架、舞台等设施摆放稳固，高度超过1.5米的展架需做加固处理；电气设备与易燃物料保持至少1米安全距离，私拉乱接电线，使用合格插线板且不超负荷用电。标识设置：在活动场地显眼位置设置安全提示标识（如“小心地滑”“应急通道”），主活动区设置活动主题标识，标识安装牢固，无脱落风险。第九条布置验收与撤场规范布置验收：活动开始前2小时，运营部、安保部、场地管理员共同验收场地布置，核对布置方案执行情况、安全隐患排查情况，验收不合格的需立即整改，整改完毕后方可使用。撤场要求：活动结束后4小时内完成场地撤场工作，按“先拆除装饰物料、再回收功能物料、最后恢复场地”的顺序操作，避免损坏场地设施；撤场时分类整理物料，可复用的及时回收，不可复用的按垃圾分类处理。场地恢复：撤场完毕后，场地管理员检查场地，恢复桌椅、设施原有摆放位置，清理垃圾与遗留物料，检查电路、消防设施是否恢复原状，确认无误后完成场地交接。第三章活动物料全流程管理第十条物料分类与管理标准固定资产类物料（桌椅、音响、投影设备、展架框架）：纳入公司固定资产台账，实行编号管理，定期盘点维护，损坏需报修，报废需按公司固定资产管理规定审批。可复用消耗类物料（海报架、装饰摆件、文件袋、礼品盒）：建立专用台账，记录领用次数、损耗情况，单次使用后及时清洁保养，累计使用超5次或出现明显损耗的评估是否继续使用。一次性消耗类物料（宣传单页、纸杯、气球、胶带）：按需采购，控制单次采购量，优先选用环保材质，使用后按可回收或不可回收垃圾分类处理。第十一条物料采购与验收采购需求：运营部提前5个工作日提交《物料采购需求单》，注明物料名称、规格、数量、使用时间、质量要求，行政部根据需求单筛选合格供应商，优先选择长期合作、有质量保障的供应商。验收标准：物料到货后，物料管理员按需求单核对数量、规格、质量，宣传物料需核对品牌标识、文字内容准确性，电气物料需核对3C认证、合格证，不合格物料当场退回供应商，要求重新配送。入库登记：验收合格的物料及时入库，录入物料台账，注明入库时间、供应商、数量、状态，固定资产类物料粘贴专属编号标签，便于后续追溯。第十二条物料存储与保管存储环境：物料存储区需干燥、通风、避光，电气物料与易燃物料分区存放，宣传物料避免挤压、受潮；存储区设置货架，物料分类摆放，张贴标识，便于领用查找。定期盘点：物料管理员每月开展一次物料盘点，核对台账与实际库存数量，排查损坏、过期物料，形成《物料盘点报告》，差异部分需说明原因，报行政部审批处理。维护保养：固定资产类物料每季度进行一次维护保养，如音响设备除尘、展架框架防锈处理、桌椅加固，确保物料性能完好，延长使用周期。第十三条物料领用与使用领用流程：活动负责人提前1个工作日提交《物料领用单》，注明领用物料名称、数量、使用活动名称、归还时间，经运营部审批后，物料管理员核对台账发放物料，双方签字确认。使用规范：领用物料需按活动需求合理使用，严禁私用、浪费；宣传物料需按品牌规范摆放，电气物料由专人操作，避免违规使用造成损坏；一次性物料按需发放，杜绝过度领用。使用监督：活动执行过程中，物料管理员需抽查物料使用情况，发现浪费、损坏物料的情况及时制止并记录，作为后续考核依据。第十四条物料回收与核销回收要求：活动结束后，活动负责人需在24小时内将可复用物料归还至存储区，物料管理员核对领用单，检查物料完好情况，损坏的需注明原因，按公司规定处理。核销标准：一次性物料按实际使用数量核销，可复用物料按损耗情况核销（如正常磨损无需赔偿，人为损坏需按成本价赔偿）；核销完成后更新物料台账，确保账实相符。报废处置：无法修复、无复用价值的物料，由物料管理员提交《物料报废申请单》，附损坏证明、盘点记录，经行政部、财务部审批后，按固定资产或低值易耗品报废流程处置，处置收入纳入公司财务核算。第四章场地与物料安全管控第十五条消防安全管控场地布置中禁止使用易燃、可燃装饰物料（如泡沫、易燃布料），确需使用的需做阻燃处理，并配备灭火器；电气物料使用前检测绝缘性能，避免短路引发火灾。物料存储区严禁吸烟、使用明火，配置灭火器、消防沙等消防器材，定期检查消防器材有效性；存储区通道宽度不小于1米，便于应急取用物料。活动期间，安保部每30分钟巡查一次场地，检查物料摆放是否占用应急通道、消防设施，发现隐患立即要求整改，整改未完成的暂停活动。第十六条设施与物料安全管控场地布置使用的展架、舞台等设施需做承重测试，确保承载能力符合活动需求；高度超过2米的设施需设置警示标识，禁止人员攀爬。易碎物料（如玻璃摆件、陶瓷装饰）单独存放、小心搬运，摆放时设置防护措施，避免坠落伤人；尖锐物料（如剪刀、美工刀）由专人保管，使用后及时收回。电气物料使用完毕后及时断电，冷却后再回收存储；电池类物料单独存放，避免短路、漏液，废弃电池按危废处理规定分类回收。第十七条应急处置规范场地布置或活动过程中发生物料倒塌、电气短路、火灾等突发情况，现场工作人员需立即停止操作，疏散周边人员，向活动负责人与安保部报告，启动应急处置流程。物料倒塌造成人员受伤的，立即开展基础急救，拨打120送医；电气短路立即切断电源，由专业电工处理；火灾事故立即使用就近灭火器灭火，无法控制时拨打119报警，组织人员疏散。事故处置完毕后，24小时内提交《场地/物料安全事故报告》，分析事故原因，制定整改措施，避免同类事故再次发生。第五章考核与责任追究第十八条考核指标设置场地管理指标：场地布置验收合格率≥100%，撤场后场地恢复及时率≥100%，场地设施损坏率≤1%。物料管理指标：物料采购验收合格率≥100%，可复用物料复用率≥80%，物料损耗率≤5%，台账账实相符率≥100%。安全合规指标：场地与物料安全事故发生率为0，消防规范违规次数≤0次/季度，应急处置响应时效≤5分钟。第十九条责任追究轻微违规：物料领用登记不完整、场地布置小范围不合规但未造成影响、撤场不及时但未损坏设施等轻微违规，给予责任人口头警告，限期整改，整改未达标扣减当月绩效5%。一般违规：采购不合格物料、场地布置占用应急通道、物料浪费率超5%、人为损坏物料未报备等一般违规，给予书面警告，扣减当月绩效10%-20%，责任人需赔偿物料损失并提交整改报告。严重违规：因场地布置或物料管理不当引发安全事故、物料台账造假、挪用活动物料、违规使用易燃物料引发火灾等严重违规，给予记过至开除处分，扣减当月绩效50%；造成公司经济损失或人员伤亡的，追究赔偿责任，触犯法律的移交司法机关处理。第六章附则第二十条制度修订本制度的