2026年共享办公空间运营公司空间供暖与制冷管理制度

2026年共享办公空间运营公司空间供暖与制冷管理制度第一章总则第一条制定目的为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间供暖与制冷系统的运行、维护、能耗管控及应急处理管理，保障会员办公环境舒适安全，降低能源消耗与运营成本，提升空间服务品质，结合共享办公行业“使用场景多样、人员流动频繁、能耗管控难度大”的特性及《中华人民共和国节约能源法》《特种设备安全法》《公共建筑节能设计标准》等法律法规要求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间（含直营、联营模式）的供暖制冷系统全流程管理，包括中央空调、分体式空调、地暖、新风系统等供暖制冷设备的运行标准制定、日常运维、能耗监测、应急处置、会员使用规范等环节，涉及总部运营管理部、工程部、客户服务部、财务部、各空间运营团队等相关职能部门，以及所有使用公司共享办公空间的企业会员、个人会员。第三条管理原则安全优先原则：供暖制冷设备运行与维护全过程需遵守安全生产相关规定，定期排查设备安全隐患，确保用电、用水、用气安全，杜绝火灾、漏电、漏水等安全事故发生。节能降耗原则：在保障会员基本办公舒适度的前提下，合理设定供暖制冷温度与运行时间，推广节能技术与设备改造，降低单位面积能耗，实现绿色运营。按需供应原则：根据季节变化、会员使用需求、空间使用状态差异化供应供暖制冷服务，避免无人区域空转能耗，提升能源使用效率。服务保障原则：以会员办公体验为核心，保障核心办公时段供暖制冷系统稳定运行，及时响应设备故障报修，最大限度降低系统故障对会员办公的影响。规范运维原则：建立标准化的设备巡检、维护、维修流程，明确各环节责任主体与时间节点，确保供暖制冷设备始终处于良好运行状态。第四条管理职责总部运营管理部：作为供暖制冷管理的归口部门，负责制定运行标准、能耗管控指标及考核细则；统筹各空间供暖制冷系统运行合规性检查；每季度分析能耗数据，优化运行方案；协调解决跨区域供暖制冷管理问题。工程部：负责供暖制冷设备的专业运维管理，制定设备巡检、维护、维修计划；指导各空间运营团队开展日常设备检查；处理重大设备故障及技术改造；建立设备运维档案，记录设备运行状态与维修记录。客户服务部：负责收集会员对供暖制冷服务的反馈与投诉，记录诉求并转交工程部处理；向会员宣导供暖制冷使用规范；跟踪故障处理进度，及时向会员反馈处理结果。财务部：负责供暖制冷能耗费用的统计、核算与分析；建立能耗成本台账，对比各空间能耗指标完成情况；将能耗成本纳入各空间运营成本考核体系。各空间运营团队：负责执行供暖制冷运行标准，每日检查设备运行状态；制止会员违规使用供暖制冷设备的行为；及时上报设备故障；根据会员使用需求调整局部区域供暖制冷供应。第二章供暖制冷运行管理标准第五条运行周期管理供暖运行周期：原则上按当地气象部门发布的供暖季时间执行，一般为每年11月至次年3月；如遇极端低温天气（日平均气温≤5℃），可提前启动或延后停止供暖，具体由运营管理部统一通知。制冷运行周期：原则上按当地气象部门发布的高温季时间执行，一般为每年5月至9月；如遇极端高温天气（日平均气温≥30℃），可提前启动或延后停止制冷，各空间可根据实际温度灵活调整。过渡季管理：每年4月、10月为过渡季，原则上不统一开启集中供暖制冷系统，各空间可根据会员临时需求，开启分体式空调满足局部区域使用需求。第六条温度控制标准冬季供暖温度：开放办公区温度控制在18℃-22℃，独立办公室温度控制在20℃-23℃，会议室、接待区温度控制在20℃-22℃，公共走廊、卫生间等公共区域温度控制在16℃-18℃。夏季制冷温度：开放办公区温度控制在24℃-26℃，独立办公室温度控制在23℃-25℃，会议室、接待区温度控制在24℃-26℃，公共走廊、卫生间等公共区域温度控制在26℃-28℃。温度微调规则：会员因特殊办公需求申请调整局部区域温度的，需向空间运营团队提交书面申请，调整幅度不得超过±2℃，且仅在办公时段内生效，调整后需记录备案。第七条运行时间管理工作日运行时间：供暖制冷系统核心运行时段为8:00-20:00，其中8:00-9:00为预热/预冷时段，20:00后除24小时办公的VIP会员区域外，其余区域关闭集中供暖制冷系统。周末及节假日运行时间：非法定节假日的周末运行时间为9:00-18:00；法定节假日仅开放核心接待区、应急办公区的供暖制冷系统，运行时间为10:00-16:00，其余区域暂停供应。24小时办公区域管理：针对签订24小时办公服务的会员区域，供暖制冷系统可全天候运行，但需单独安装能耗计量装置，超出基础能耗的部分按协议约定收取额外能耗费用。第八条会员使用规范禁止私自调整：会员不得私自拆卸、改装、调整供暖制冷设备控制面板，不得擅自关闭或开启集中供暖制冷系统阀门，确需调整的需联系空间运营团队工作人员操作。禁止遮挡设备：会员不得在空调出风口、回风口、地暖温控器、暖气片等设备周边堆放物品，确保设备通风散热正常，避免因遮挡导致设备故障或局部温度异常。合理使用要求：会员离开办公区域超过2小时的，需关闭所在区域分体式空调；会议室使用完毕后，需及时关闭空调设备，由空间运营团队每日检查督促。第三章设备运维管理第九条日常巡检管理每日巡检：各空间运营团队指定专人每日早晚各开展1次供暖制冷设备巡检，重点检查设备运行噪音、温度显示、出风口风量、管道有无漏水/漏气等情况，填写《每日设备巡检记录表》，发现异常立即上报工程部。专项巡检：工程部每周对各空间供暖制冷系统核心设备（如中央空调主机、水泵、风机盘管等）开展1次专项巡检，检测设备运行参数、能耗数据、安全保护装置状态，排查潜在故障。第十条定期维护管理每周维护：清洁空调出风口、回风口滤网，检查温控器灵敏度，清理设备周边杂物，确保设备运行环境整洁。每月维护：检测供暖制冷系统水压、电压、电流等运行参数，校准温度传感器，检查管道接口密封情况，对易损部件进行预防性检查。季度维护：清洗中央空调冷却塔、冷凝器，检查风机轴承润滑情况，测试系统应急启停功能，对能耗异常的区域进行排查分析。年度维护：供暖制冷季结束后，工程部组织专业人员对全系统进行深度清洗、保养与检修，更换老化部件，检测系统整体运行效率，出具年度设备维护报告。第十一条故障维修管理报修流程：会员发现供暖制冷设备故障的，可通过客服热线、现场登记等方式报修；空间运营团队发现故障的，需在10分钟内上报工程部，同时记录故障位置、现象、影响范围。维修时效：一般故障（如局部出风口无风、温控器失灵）需在2小时内到场维修，4小时内修复；重大故障（如中央空调主机停机、大面积供暖制冷中断）需在30分钟内到场抢修，原则上12小时内恢复基本供应，24小时内完全修复。临时保障：设备故障无法及时修复的，工程部需协调备用设备（如移动空调、取暖器）保障核心会员区域的基本使用需求，客服部及时向受影响会员说明情况并致歉。第十二条设备档案管理档案建立：工程部为每台供暖制冷设备建立独立运维档案，记录设备型号、安装时间、维保记录、故障维修记录、能耗数据等信息，做到一台一档、信息完整。档案更新：设备每次巡检、维护、维修后，需在24小时内更新档案信息，附相关检测报告、维修单据等佐证材料；设备报废或更换的，需在档案中注明原因及处理结果。档案留存：设备运维档案需至少留存至设备报废后3年，便于追溯设备运行历史与责任认定。第四章能耗管控管理第十三条能耗计量管理分区域计量：各共享办公空间按开放办公区、独立办公室、VIP区域、公共区域等不同场景安装独立能耗计量装置，精准统计各区域供暖制冷能耗数据。数据统计：财务部每月汇总各空间能耗数据，分析单位面积能耗、人均能耗等指标，对比行业标准与公司考核指标，形成能耗分析报告。异常排查：对能耗超出基准值10%以上的区域，运营管理部联合工程部排查原因，重点核查设备是否故障、运行时间是否超标、有无违规使用等情况，制定整改措施。第十四条节能措施管理温度优化：在符合舒适度标准的前提下，冬季供暖温度可下调1℃-2℃，夏季制冷温度可上调1℃-2℃，降低系统整体能耗。错峰运行：针对用电高峰时段（如夏季10:00-14:00），适当调整中央空调运行负荷，通过新风系统辅助调节室内温度，减少高峰时段能耗。设备改造：逐步淘汰高能耗设备，更换为变频空调、节能型地暖等高效设备；对现有系统进行节能改造，加装智能温控、自动启停装置，提升能源利用效率。会员引导：通过张贴节能提示、会员手册宣导等方式，引导会员养成节约用能习惯，对节能表现突出的会员给予适当优惠或奖励。第十五条能耗考核管理指标设定：运营管理部为各空间设定年度、月度能耗考核指标，以单位面积供暖制冷能耗为核心指标，结合空间使用人数、使用时长动态调整。考核挂钩：能耗考核结果与各空间运营团队绩效奖金挂钩，月度能耗达标率≥95%的，全额发放能耗考核奖金；达标率＜90%的，扣减团队当月绩效奖金的5%-10%。节能奖励：对年度能耗低于考核指标10%以上的空间，给予团队一次性节能奖励，奖励金额按节约能耗成本的20%核算。第五章应急处理机制第十六条设备故障应急突发停机应急：供暖制冷系统突发全面停机的，工程部需立即启动应急预案，安排抢修人员到场排查故障；客服部在30分钟内告知受影响会员，说明故障原因及预计修复时间；运营团队协调临时供暖制冷设备保障关键会员需求。局部故障应急：局部区域供暖制冷故障的，工程部优先抢修核心办公区域，同时为受影响会员协调临时办公区域，确保会员正常办公不受重大影响。第十七条极端天气应急极端低温应急：遇极端寒潮天气，提前24小时开启供暖系统预热，增加公共区域供暖温度监测频次，检查地暖、暖气片等设备防冻措施，防止管道冻裂；为户外出入口加装防风门帘，减少热量流失。极端高温应急：遇极端高温天气，提前开启制冷系统预冷，调整运行时间为7:00-22:00，增加中央空调运行负荷；开放临时纳凉区域，为会员提供饮用水等防暑物资。第十八条安全事故应急漏电/火灾应急：发现供暖制冷设备漏电、起火等安全事故的，立即切断设备电源，启动消防设施，组织人员疏散；上报公司安全管理部门及消防部门，配合开展事故调查与处理；事后全面排查同类设备安全隐患。漏水应急：发现供暖制冷管道漏水的，立即关闭相关阀门，组织人员清理积水，防止积水损坏办公设施；工程部及时修复漏水管道，客服部向受影响会员说明情况，协商赔偿事宜（如有）。第六章监督考核与违规处理第十九条日常监督检查运营管理部每月对各空间供暖制冷管理制度执行情况开展专项检查，重点核查运行温度、运行时间、设备巡检记录、能耗数据等，形成检查报告，对违规行为责令限期整改。总部每季度开展跨空间交叉检查，抽查设备运维档案、会员投诉记录、能耗台账等，确保制度在各空间落地执行。第二十条违规行为处理员工违规处理：工作人员未按标准巡检设备、未及时处理故障报修、私自调整运行参数的，视情节轻重给予通报批评、绩效扣减、岗位调整等处理；因失职导致设备损坏或安全事故的，追究相应赔偿责