2026年共享办公空间运营公司空间装修改造审批制度

2026年共享办公空间运营公司空间装修改造审批制度第一章总则第一条制定目的为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间装修改造的审批管理，保障建筑结构安全、消防安全及运营秩序，明确装修改造的审批标准、流程与责任边界，结合《建筑法》《消防法》《住宅室内装饰装修管理办法》《办公建筑设计标准》等法律法规及共享办公空间“多租户、功能复合、改造频繁”的运营特性，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间的各类装修改造活动审批管理，包括会员入驻前的专属办公区域改造、公共区域功能升级改造、设施设备更新改造、空间布局调整改造等，覆盖改造申请、方案审核、施工管控、竣工验收等全环节，涉及总部运营管理部、工程部、安全管理部、财务部、各空间运营团队，以及申请改造的会员、合作施工单位等相关方。第三条管理原则安全优先原则：装修改造方案需经专业审核，确保不破坏建筑主体结构、不违反消防安全规范、不影响公共安全，所有改造活动以安全合规为首要前提。合规审批原则：所有装修改造活动均需履行审批流程，未经审批的不得擅自施工，审批环节需严格执行既定标准，无特殊豁免情形。最小影响原则：装修改造需最大限度降低对周边租户正常办公、空间整体运营的影响，合理规划施工时段与施工范围，减少噪音、粉尘、动线干扰。功能适配原则：改造方案需贴合共享办公空间的运营定位与使用需求，兼顾实用性、美观性与成本可控性，避免过度改造或无效改造。全程管控原则：从改造申请、方案审核到施工过程、竣工验收，建立全流程管控机制，确保改造过程可追溯、改造结果可验收。第四条管理职责总部运营管理部：作为装修改造审批的归口管理部门，负责制定审批标准、流程细则；统筹各空间装修改造的合规性审核；平衡改造需求与空间整体运营规划；每半年评估装修改造审批流程的效率与合理性，优化审批机制。工程部：负责装修改造方案的专业技术审核，重点核查建筑结构安全、水电改造合规性、设施设备适配性；制定施工技术规范；监督施工过程中的技术执行情况；组织改造工程的竣工验收。安全管理部：负责审核改造方案的消防安全合规性，重点核查消防设施保护、疏散通道预留、防火材料使用等；制定施工期间的安全管控细则；监督施工现场的安全操作；处理施工过程中的安全突发事件。财务部：负责审核改造项目的费用预算合理性；核算改造相关成本；审批改造费用的支付流程；监督改造项目的成本控制执行情况。各空间运营团队：负责受理租户的装修改造申请；初步核查改造需求的合理性；配合工程部、安全管理部开展现场勘查；监督施工过程对运营秩序的影响；协调施工方与周边租户的沟通事宜。第二章审批范围与资质要求第五条需审批的装修改造类型租户专属区域改造：租户入驻后申请的办公区域布局调整、隔断搭建、水电点位改造、墙面地面装饰等，无论改造规模大小，均需履行审批流程。公共区域改造：大堂、走廊、会议室、休闲区、卫生间等公共区域的功能升级、设施更换、布局调整等改造活动，需提前完成审批后方可实施。设施设备改造：空调、消防、强弱电、给排水等基础设施的更新、扩容、移位改造，以及新风系统、安防系统等专项设施的改造，需经专业审核审批。结构类改造：涉及墙体拆改、楼板开孔、外立面调整等可能影响建筑结构安全的改造，属于重大改造范畴，需经最高层级审批并取得相关部门备案。第六条豁免审批的情形仅涉及非破坏性装饰的轻微改造可豁免审批，包括：不改变墙体结构的墙面刷漆（非易燃涂料）、摆放可拆卸办公家具、粘贴无损伤性装饰贴、增设便携式办公设备等；豁免情形需由空间运营团队登记备案，无需走正式审批流程。第七条申请方与施工方资质要求租户申请改造的：需提供加盖公章的改造申请函、改造方案说明、身份证明（企业租户提供营业执照，个人租户提供身份证）；涉及重大改造的，需额外提供使用用途说明及安全承诺函。合作施工单位要求：需具备相应的装修装饰工程施工资质，涉及结构改造的需具备建筑工程施工资质，涉及消防改造的需具备消防设施工程专业承包资质；施工单位需提供资质证书复印件、项目经理资格证明、安全生产许可证等材料。所有施工单位需承诺遵守公司施工管理规范，承担施工期间的安全责任与运营影响补偿责任，无重大安全事故记录、无拖欠工人工资等不良履约记录。第三章审批流程与时限第八条改造申请提交申请方需向空间运营团队提交《装修改造申请表》，并附改造方案（含平面布局图、水电改造图、施工工艺说明、材料清单）、施工单位资质证明、安全保障方案等材料；重大改造需额外提交结构安全评估报告、消防设计说明。申请材料需真实、完整，方案说明需明确改造范围、施工周期、预计成本、影响范围等关键信息，确保审核人员可准确评估改造的安全性与可行性。第九条初审环节空间运营团队在收到申请材料后1个工作日内完成初审，重点核查材料完整性、改造需求的合理性、是否涉及重大结构变更；材料不完整的需一次性告知申请方补充，不符合基本要求的直接驳回并说明原因。初审通过后，运营团队需在0.5个工作日内组织工程部、安全管理部开展现场勘查，确认改造区域的实际情况与方案的匹配度。第十条专业审核环节工程部在收到初审材料后2个工作日内完成技术审核，重点评估改造方案是否影响建筑结构安全、水电改造是否符合规范、施工工艺是否可行，出具《技术审核意见书》，提出修改建议或审核意见。安全管理部在收到初审材料后2个工作日内完成安全审核，重点核查消防通道是否预留、防火材料是否合规、施工期间的安全防护措施是否到位，出具《安全审核意见书》，明确安全管控要求。涉及费用核算的改造项目，财务部需在1个工作日内完成预算审核，评估改造成本的合理性，出具《费用审核意见书》。第十一条最终审批与反馈常规改造（非结构、非消防重大改造）：运营管理部汇总各部门审核意见后，1个工作日内完成最终审批，审批结果由空间运营团队告知申请方。重大改造（结构、消防类）：需上报公司管理层审批，审批时限不超过3个工作日，审批通过后需由安全管理部完成相关部门备案，备案完成后方可告知申请方。审批未通过的：需书面说明驳回理由及修改方向；审批通过的：同步下发《装修改造施工许可通知书》，明确施工管控要求与验收标准。第十二条方案调整与复核申请方需按审核意见调整改造方案，调整后的方案需提交原审核部门复核，复核时限不超过1个工作日；复核通过后方可进入施工环节，未复核通过的不得擅自调整方案施工。施工过程中如需变更方案的，需重新履行审批流程，未完成审批的变更内容不得施工，擅自变更的视为违规施工。第四章施工过程管控第十三条施工时段管理常规施工时段：工作日施工仅限18:00-22:00，周末及法定节假日可在9:00-18:00施工；禁止在工作日办公时段（8:00-18:00）进行噪音、粉尘类施工，确需在办公时段施工的，需经运营管理部审批并提前告知周边租户。重大改造施工：需制定错峰施工计划，最大限度避开办公高峰，每日施工前需向空间运营团队报备当日施工内容，接受现场监督。第十四条现场管控要求施工区域需设置封闭围挡与安全警示标识，围挡高度不低于1.8米，避免粉尘扩散、噪音外泄及人员误入；施工垃圾需日产日清，分类堆放至指定区域，禁止随意丢弃。施工人员需佩戴工牌，仅限在施工区域活动，禁止进入非施工区域；施工方需指定专人负责现场安全管理，配备必要的消防器材与急救物资。禁止在施工区域使用明火、违规用电，禁止存放易燃易爆物品；涉及切割、打磨等作业的，需采取防尘、防火措施，作业前需告知安全管理部。第十五条设施保护与运营配合施工过程中需保护公共设施设备，包括消防栓、强弱电箱、空调出风口、监控设备等，不得遮挡、损坏或擅自停用；确需临时停用的，需提前报备并制定替代方案。施工方需配合空间运营团队的日常检查，对检查发现的违规行为立即整改；因施工造成公共区域损坏、租户财产损失的，需承担全部赔偿责任。第五章竣工验收与归档第十六条验收申请与资料提交改造施工完成后，申请方需清理施工场地、恢复周边环境，向空间运营团队提交《竣工验收申请表》，并附施工记录、材料合格证明、隐蔽工程验收记录等资料；重大改造需额外提交第三方检测机构的安全检测报告。第十七条验收标准与流程验收标准：需符合审批的改造方案要求，建筑结构安全、消防设施完好、水电运行正常、施工质量达标，满足使用功能且不影响公共安全与运营秩序。验收流程：运营团队组织工程部、安全管理部开展现场验收，常规改造验收时限为1个工作日，重大改造验收时限为2个工作日；验收合格的，出具《竣工验收合格意见书》；验收不合格的，明确整改要求，申请方需在3个工作日内完成整改并重新申请验收。第十八条资料归档与质保管理验收合格后，运营团队需将改造申请、审核意见、施工许可、验收报告等全套资料整理归档，电子档案保存不少于5年，纸质档案保存不少于10年。施工方需提供不少于1年的改造工程质保期，质保期内出现施工质量问题的，施工方需在24小时内响应并免费维修；因质量问题造成损失的，施工方需承担赔偿责任。第六章违规处理与责任追究第十九条申请方违规处理未经审批擅自施工的：责令立即停工，限期补办审批流程，并处以改造预估费用5%-10%的违约金；拒不整改的，租户需承担运营损失赔偿，公司有权终止租赁协议。未按审批方案施工的：责令限期整改，整改费用由申请方承担；造成结构安全隐患、消防违规的，需承担全部整改费用，并处以违约金，情节严重的报相关部门处理。施工期间影响运营秩序的：责令采取降噪、防尘等措施，造成租户投诉的，需向受影响方致歉并承担相应补偿责任；引发安全事故的，追究申请方与施工方的连带责任。第二十条施工方违规处理资质造假、无资质施工的：立即终止施工合作，没收施工保证金，责令撤离施工现场；造成损失的，全额赔偿并列入公司合作黑名单。违反施工安全规范的：责令停工整改，并处以违约金；发生安全事故的，承担全部赔偿责任，公司有权追究法律责任。未按质保承诺履行维修义务的：公司可委托第三方维修，费用从质保金中扣除，不足部分向施工方追偿，同时列入合作黑名单。第二十一条内部人员违规处理审核人员违规审批、滥用职权的：给予通报批评、绩效扣减处理；造成安全隐患或经济损失的，追究管理责任，情节严重的调整岗位或解除劳动合同。运营团队未履行监督职责，导致违规施工未及