电子合同制作与使用规范（标准版）

电子合同制作与使用规范（标准版）第1章电子合同制作规范1.1合同基本信息设置合同基本信息应包含合同编号、签订方名称、签约日期、签署人信息等核心要素，确保合同数据结构化、可追溯。根据《电子签名法》及《合同法》相关规定，合同编号需具备唯一性，建议采用国际标准ISO13485格式，以确保合同管理的规范性。合同签订方需明确双方身份信息，包括法人名称、营业执照编号、组织机构代码等，确保合同主体合法合规。根据《民法典》第472条，合同主体应具备民事行为能力，且需提供有效身份证明文件。合同签订日期应采用标准日期格式（如YYYY-MM-DD），并记录签署人签字或电子签名的时间戳，确保合同签署过程可验证。根据《电子签名法》第11条，电子签名需具备真实性、完整性、不可篡改性等特征。合同当事人信息应包括联系人、联系方式、地址等，以便于合同履行过程中的沟通与协调。根据《电子合同示范文本》（GB/T38534-2020），合同信息应完整、准确、真实。合同版本号应按时间顺序递增，便于追踪合同变更历史。建议采用版本控制机制，如Git版本管理，确保合同变更可回溯，符合《电子合同管理规范》（GB/T38535-2020）要求。1.2合同条款内容编写合同条款应涵盖合同目的、权利义务、违约责任、争议解决等内容，确保条款内容全面、清晰。根据《民法典》第500条，合同条款应具备明确性、一致性，避免歧义。权利义务条款应明确双方责任，包括付款方式、交付时间、质量要求等，确保合同履行过程有据可依。根据《电子合同示范文本》（GB/T38534-2020），条款内容应符合《民法典》相关法律条文。违约责任条款应规定违约金、赔偿方式、争议解决机制等，确保合同违约有明确处理方式。根据《民法典》第584条，违约责任应合理、公平，符合市场惯例。争议解决条款应明确争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼，确保合同纠纷有明确处理途径。根据《电子合同示范文本》（GB/T38534-2020），争议解决应遵循《中华人民共和国仲裁法》相关规定。合同附件应包括合同补充协议、履约担保、发票等，确保合同内容完整。根据《电子合同示范文本》（GB/T38534-2020），附件应与主合同内容一致，不得擅自修改。1.3合同格式与模板选择合同应采用标准化格式，如《电子合同示范文本》（GB/T38534-2020）提供的模板，确保合同结构统一、易于操作。根据《电子合同管理规范》（GB/T38535-2020），合同模板应符合国家统一标准。合同模板应包含合同编号、签订方信息、条款内容、附件清单等，确保合同内容完整、可复制、可编辑。根据《电子合同示范文本》（GB/T38534-2020），模板应具备兼容性，支持多种电子签名方式。合同应使用可读性强的格式，如PDF、Word等，确保合同内容在不同设备上可正常查看和编辑。根据《电子合同管理规范》（GB/T38535-2020），合同应支持多语言版本，适应不同用户需求。合同应具备版本管理功能，支持合同历史版本的保存与回溯，确保合同变更可追踪。根据《电子合同管理规范》（GB/T38535-2020），合同应配备版本控制机制，确保数据安全。合同应具备可扩展性，支持后续条款的增删，确保合同在业务发展过程中灵活调整。根据《电子合同示范文本》（GB/T38534-2020），合同应具备模块化设计，便于后期维护与更新。1.4电子签名与认证要求电子签名应具备唯一性、不可篡改性、可验证性等特征，符合《电子签名法》第11条要求。根据《电子签名法》第11条，电子签名应由具备合法资质的电子认证服务提供者进行认证。电子签名应采用数字签名技术，确保签名内容不被篡改。根据《电子签名法》第11条，数字签名应由符合《电子签名法》规定的认证机构进行签发。电子签名应具备可验证性，确保签署人身份真实。根据《电子签名法》第11条，电子签名应由具备合法资质的电子认证服务提供者进行认证。电子签名应具备可追溯性，确保签署过程可记录、可查。根据《电子签名法》第11条，电子签名应记录签署时间、签署人信息等关键数据。电子签名应符合《电子签名法》第11条规定的认证标准，确保电子签名的法律效力。根据《电子签名法》第11条，电子签名应由具备合法资质的电子认证服务提供者进行认证。1.5合同存储与备份机制合同应存储于安全、可靠的电子档案系统中，确保合同数据不丢失、不被篡改。根据《电子合同管理规范》（GB/T38535-2020），合同应存储于符合国家信息安全标准的服务器中。合同应定期备份，确保在数据丢失或损坏时能够恢复。根据《电子合同管理规范》（GB/T38535-2020），合同应采用异地备份、多副本存储等机制，确保数据安全。合同存储应具备访问权限控制，确保只有授权人员可查看、修改合同内容。根据《电子合同管理规范》（GB/T38535-2020），合同应设置访问权限，确保数据安全。合同存储应具备版本控制功能，确保合同变更可追溯。根据《电子合同管理规范》（GB/T38535-2020），合同应配备版本管理机制，确保数据可回溯。合同存储应符合国家信息安全标准，确保合同数据在传输、存储、处理过程中不被非法访问或篡改。根据《电子合同管理规范》（GB/T38535-2020），合同应符合国家信息安全等级保护要求。第2章电子合同使用规范2.1合同签署流程管理电子合同签署流程应遵循“三审三校”原则，即签署前需进行法律合规性审查、签署过程需确保身份验证与授权，签署后需进行合同内容校验，确保条款准确无误。根据《电子签名法》规定，电子签名需具备合法性、完整性与不可篡改性，确保合同签署过程符合法律要求。电子合同签署应采用标准化流程，包括合同起草、签署、存证与归档，各环节需由授权人员操作，确保流程可追溯。根据《电子政务基本标准》（GB/T34016-2017），电子合同签署应具备可验证的签名机制，确保签署行为可追溯。合同签署过程中，应设置多因素认证机制，如人脸识别、短信验证码或生物识别，确保签署人身份真实有效，防止冒用或伪造。根据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020），电子合同签署需保障用户隐私与数据安全。电子合同签署系统应具备权限分级管理功能，确保不同角色（如合同管理员、签署人、审核人）具备相应的操作权限，防止越权操作。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），合同管理应建立权限控制机制，确保数据安全与流程合规。合同签署完成后，应电子签章文件，并通过可信存证平台进行存证，确保合同内容在法律上具有证明力。根据《电子存证技术规范》（GB/T38547-2020），电子合同存证需符合国家存证标准，确保数据的不可篡改性与法律效力。2.2合同版本控制与更新电子合同应采用版本控制机制，确保合同内容在签署、修改、归档等过程中保持历史版本的可追溯性。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），合同版本应具备版本号、创建时间、修改记录等信息，便于审计与追溯。合同版本更新应遵循“变更记录”原则，每次修改需记录修改人、修改内容、修改时间等信息，确保变更可追溯。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），合同修改需经授权人员审批，确保变更合法合规。电子合同系统应支持版本对比功能，便于查看不同版本之间的差异，避免因版本混淆导致合同内容错误。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），合同版本应具备版本号和版本说明，确保合同内容的准确性和可追溯性。合同版本应存储于安全、可靠的电子档案系统中，确保版本数据不被篡改、不被遗漏。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子合同档案应具备防篡改、防损坏、可检索等特性。合同版本更新后，应进行版本号更新与系统同步，确保所有相关系统（如合同管理系统、存证平台）数据一致，避免版本冲突。2.3合同查阅与查阅权限设置电子合同查阅应遵循“最小权限”原则，确保查阅人仅能查看与其职责相关的合同内容，防止信息泄露。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），信息系统应实施最小权限管理，确保数据访问的安全性。合同查阅权限应根据角色设定，如合同管理员、合同查阅人、合同审核人等，不同角色具备不同查阅权限。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），合同权限管理应结合岗位职责进行分级授权。合同查阅需记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息，确保查阅行为可追溯。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），合同查阅应建立查阅日志，便于审计与责任追溯。合同查阅应通过授权访问系统进行，确保查阅人身份验证有效，防止未经授权的访问。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），系统访问应采用身份认证机制，确保信息安全。合同查阅应建立查阅权限变更记录，确保权限调整可追溯，防止权限滥用。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），权限管理应具备变更日志功能，确保操作可追溯。2.4合同使用记录与审计合同使用记录应包括签署时间、签署人、合同编号、合同内容、使用状态等信息，确保合同使用全过程可追溯。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），合同使用记录应具备完整的操作日志，便于审计与合规检查。合同使用审计应定期进行，确保合同使用过程符合相关法律法规及内部管理制度。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），合同审计应结合合同使用记录，分析合同执行情况与风险点。合同使用审计应结合合同生命周期管理，包括合同签署、执行、变更、归档等阶段，确保各阶段均符合规范。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），合同审计应覆盖合同全生命周期，确保管理闭环。合同使用审计结果应形成报告，供管理层决策参考，同时作为合同管理的依据。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），审计报告应包含审计内容、发现的问题及改进建议。合同使用审计应结合合同风险评估，识别潜在风险点，提升合同管理的合规性与有效性。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），审计应结合风险评估模型，提升合同管理的科学性与规范性。2.5合同使用中的异常处理合同使用过程中若出现异常，如签署失败、版本冲突、权限异常等，应立即启动应急处理流程，确保合同使用不受影响。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），异常处理应遵循“快速响应、及时修复、记录归档”原则。异常处理应由专人负责，确保处理过程可追溯，避免因处理不当导致合同内容错误或数据丢失。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），异常处理应建立流程规范，确保操作可追踪。异常处理后，应进行复核与验证，确保处理结果正确无误，防止因处理失误导致合同问题。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），处理后应进行复核，确保数据准确。异常处理应记录在案，作为合同管理的参考资料，便于后续审计与改进。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），异常处理记录应完整、真实，便于审计与追溯。异常处理应结合合同使用记录与系统日志，确保处理过程可追溯，提升合同管理的规范性与可靠性。根据《电子合同管理规范》（GB/T38546-2020），异常处理应结合系统日志，提升管理效率。第3章电子合同安全与保密3.1数据加密与传输安全电子合同数据应采用对称加密算法（如AES-256）进行加密，确保数据在存储和传输过程中不被窃取或篡改。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），加密算法应符合国家信息安全标准，确保数据在传输过程中具备抗攻击能力。传输过程中应使用协议，结合TLS1.3版本，确保数据在互联网上的传输安全。据《电子签名法》规定，电子合同的传输应通过安全通道进行，防止中间人攻击。数据加密应遵循“三重加密”原则，即对称加密+非对称加密+哈希算法，确保数据在不同环节的完整性与安全性。例如，使用RSA算法进行身份验证，再用AES-256进行数据加密，符合《数据安全技术规范》（GB/T35273-2020）的要求。电子合同平台应部署端到端加密技术，确保数据在客户端与服务器之间的传输安全。根据《电子合同平台建设规范》（JR/T0183-2020），平台应具备数据加密、身份认证、访问控制等安全机制。对于涉及敏感信息的电子合同，应采用国密标准（SM4、SM2）进行加密，确保数据在存储和传输过程中的安全性，符合《信息安全技术信息安全技术术语》（GB/T35114-2019）中对加密技术的定义。3.2访问权限与身份验证电子合同系统应采用基于角色的访问控制（RBAC）模型，确保不同用户仅能访问其权限范围内的合同信息。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），系统应具备最小权限原则，防止越权访问。身份验证应采用多因素认证（MFA），如生物识别、短信验证码、数字证书等，确保用户身份的真实性。据《电子签名法》规定，电子合同的签署需通过实名认证，防止伪造或冒用。系统应设置访问日志与审计机制，记录用户操作行为，便于事后追溯与责任划分。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》（GB/T22239-2019），系统应具备日志记录、审计追踪功能，确保操作可追溯。对于涉及商业机密或敏感信息的合同，应设置分级权限，确保不同层级的用户仅能访问相应范围的数据。根据《数据安全技术规范》（GB/T35273-2020），数据访问权限应与数据敏感度等级对应。系统应定期进行权限检查与更新，防止权限滥用或过期，确保用户权限与实际需求一致，符合《信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）中关于权限管理的规定。3.3信息安全管理制度电子合同系统应建立信息安全管理制度，涵盖数据安全、系统安全、网络安全等方面。根据《信息安全技术信息安全管理体系要求》（GB/T22080-2016），企业应制定信息安全方针、目标和措施，确保信息安全管理体系的有效运行。系统应定期进行安全评估与风险排查，识别潜在威胁并采取相应措施。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），企业应每年开展一次全面的安全评估，确保系统符合安全要求。信息安全管理制度应包括数据备份与恢复机制，确保在发生数据丢失或系统故障时，能够快速恢复业务运行。根据《信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），系统应具备数据备份与恢复能力，确保数据可用性。信息安全管理制度应明确安全责任，包括管理人员、技术人员、用户等各方的职责，确保信息安全责任落实到位。根据《数据安全技术规范》（GB/T35273-2020），企业应建立信息安全责任体系，确保各环节责任清晰。系统应建立应急响应机制，针对信息安全事件（如数据泄露、系统入侵）制定应急预案，确保在发生安全事件时能够及时处置，减少损失。根据《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》（GB/Z20986-2019），企业应定期演练应急响应流程。3.4保密义务与责任划分电子合同当事人应履行保密义务，不得擅自披露合同内容或相关信息。根据《电子签名法》规定，合同内容应严格保密，防止泄露导致商业利益受损。保密义务应贯穿合同的签订、履行、解除等全过程，确保合同信息在任何环节均不被非法获取或使用。根据《数据安全技术规范》（GB/T35273-2020），合同信息应视为敏感数据，需采取严格保密措施。保密义务的履行应有明确的法律约束，如签订保密协议、设置访问权限等，确保各方在合同履行过程中遵守保密义务。根据《合同法》相关规定，保密义务是合同成立的重要组成部分。保密义务的违约责任应明确，如因泄露合同信息造成损失，应承担相应的法律责任。根据《民法典》相关规定，合同一方因违反保密义务造成损失的，应承担赔偿责任。保密义务的范围应根据合同内容和行业特点进行界定，确保责任划分合理，避免因责任不清导致纠纷。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），保密义务的范围应与数据敏感度等级对应，确保责任明确。第4章电子合同法律效力与合规性4.1合同法律效力认定根据《民法典》第499条，电子合同具有与纸质合同同等的法律效力，只要满足形式要件和内容真实有效。电子合同的法律效力认定需遵循“形式真实”与“内容真实”双重标准，确保合同内容与实际履行一致，避免虚假承诺。电子合同的签署需符合《电子签名法》规定，采用可靠的电子签名技术，如数字签名或区块链存证，以确保合同的不可篡改性。《最高人民法院关于审理网络合同纠纷案件适用法律若干问题的解释》明确，电子合同在法律上被认定为“合法有效”，但需满足交易主体具备民事行为能力，合同内容不违反法律法规。电子合同的法律效力认定应结合合同签订、履行、变更、解除等全流程的合规性，确保其在司法实践中具有可执行性。4.2合同合规性审查标准合同合规性审查需从主体资格、内容合法性、形式合规性三方面进行，确保合同签署方具备合法民事行为能力，合同内容不违反法律禁止性规定。根据《合同法》第14条，合同内容应符合公序良俗，不得含有违法或违反公序良俗的条款，如损害国家利益、社会公共利益或他人合法权益的内容。电子合同需符合《电子签名法》及《电子签名法实施条例》要求，确保电子签名的合法性与有效性，防止合同被篡改或伪造。合同备案需符合《电子合同备案管理办法》要求，确保合同信息完整、准确、可追溯，便于后续法律纠纷中的证据调取与审查。合同合规性审查应由具备法律资质的第三方机构进行，确保审查结果的权威性与客观性，避免因审查不严导致合同无效或纠纷。4.3合同备案与存档要求根据《电子合同备案管理办法》，电子合同需在备案系统中完成登记，包括合同双方信息、合同内容、签署时间、电子签名等关键信息。合同存档应采用电子存储介质，如U盘、云存储、区块链存证等，确保数据的完整性与可追溯性，防止数据丢失或被篡改。合同备案与存档应遵循“谁签署、谁备案、谁存档”的原则，确保合同信息与签署方一致，便于后续法律纠纷中的调取与核验。电子合同存档应定期备份，建议采用异地多中心备份机制，确保在数据丢失或系统故障时仍可恢复。《电子签名法》规定，电子合同存档应保留不少于5年，以满足法律规定的保存期限要求，确保合同在诉讼中可作为证据使用。4.4合同争议解决机制电子合同争议解决应优先适用合同中约定的争议解决方式，如仲裁或诉讼，以保证争议解决程序的高效性与可操作性。根据《民法典》第583条，合同争议可以通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决，其中仲裁是较为高效的方式，尤其适用于国际贸易与跨境合同。电子合同争议解决应遵循《仲裁法》及《民事诉讼法》的相关规定，确保争议解决程序的合法性与程序正义。电子合同争议可通过线上平台进行，如在线仲裁平台或电子诉讼平台，提高争议解决的便利性与效率。《最高人民法院关于审理网络合同纠纷案件适用法律若干问题的解释》指出，电子合同争议应优先适用电子证据规则，确保争议证据的合法性与可采性。第5章电子合同平台与系统要求5.1电子合同平台选择标准电子合同平台的选择应遵循“标准化、安全性、可扩展性”原则，符合国家《电子签名法》及《电子合同法》的相关规定，确保平台具备合规性与法律效力。选择平台时应参考行业标准，如ISO/IEC27001信息安全管理体系标准，确保平台具备完善的信息安全管理体系。平台需支持多种合同类型与格式，如PDF、Word、XML等，并具备与主流办公软件（如Office365、WPS）的兼容性，便于用户高效操作。平台应具备良好的用户界面与操作体验，支持多语言版本，适应不同地区用户的需求。选择平台时应考虑其技术架构与扩展能力，如是否支持API接口、是否具备云部署能力，以确保平台的长期可维护性与业务扩展性。5.2系统功能与性能要求系统应具备合同起草、审核、签署、存证、归档等全流程管理功能，支持多角色权限管理，确保合同签署流程的合规性与可控性。系统需具备高并发处理能力，支持同时处理数百至数千份合同，确保在高峰期仍能稳定运行。系统应具备智能合同分析功能，如自动识别合同条款、风险预警、合规性检查等，提升合同管理效率。系统应支持合同版本控制与历史记录追溯，确保合同变更过程可查、可回溯。系统应具备良好的响应速度与稳定性，确保用户在使用过程中体验流畅，无卡顿或延迟现象。5.3系统安全与稳定性保障系统需通过国家信息安全等级保护测评，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）相关标准。系统应采用加密传输技术（如、TLS1.3），确保数据在传输过程中的安全性。系统应具备多重身份验证机制，如生物识别、多因素认证（MFA），防止非法登录与数据泄露。系统应具备数据备份与恢复机制，确保在发生故障或数据丢失时，能够快速恢复业务连续性。系统应定期进行漏洞扫描与安全审计，确保系统始终处于安全可控状态，防范潜在风险。5.4系统维护与技术支持系统应具备完善的运维支持体系，包括7×24小时技术支持、故障响应时间不超过1小时、问题解决周期不超过24小时。系统应提供详细的用户操作手册与培训资料，确保用户能够快速上手并正确使用平台功能。系统应具备远程监控与日志审计功能，便于运维人员实时监控系统运行状态，及时发现并处理异常情况。系统应提供技术支持与在线客服，确保用户在使用过程中能够及时获得帮助。系统应具备定期更新与升级机制，确保系统功能与安全性能持续优化，满足不断变化的业务需求。第6章电子合同培训与管理6.1培训内容与方式电子合同培训应涵盖法律合规、技术操作、合同管理及风险防控等核心内容，依据《电子签名法》及《合同法》相关规定，确保培训内容符合国家法律法规要求。培训方式应多样化，包括线上课程、线下讲座、案例分析及模拟操作等，结合企业实际业务场景，提升培训的针对性和实用性。建议采用“分层培训”模式，针对不同岗位人员设置差异化内容，如法务人员侧重法律条款解读，业务人员侧重合同签署流程与风险控制。培训应纳入企业员工年度考核体系，确保培训效果可量化评估，提升员工对电子合同管理的重视程度。推荐使用信息化平台进行培训管理，实现培训记录、考核成绩、反馈数据的系统化存储与分析，便于后续复盘与优化。6.2培训记录与考核管理培训记录应包括培训时间、内容、参与人员、考核成绩及反馈意见，确保培训过程可追溯、可查证。考核方式可采用理论测试、实操考核或情景模拟，依据《企业培训评估规范》制定标准化考核标准，确保公平性与有效性。考核结果应与员工晋升、绩效考核、岗位调整挂钩，形成激励机制，提升员工参与培训的积极性。建议建立培训档案管理制度，对培训记录进行归档管理，便于后续审计或合规审查。可引入第三方评估机构进行培训效果评估，确保培训质量与企业需求匹配度。6.3培训效果评估与改进培训效果评估应通过问卷调查、访谈、行为观察等方式，收集员工对培训内容、方式及效果的反馈信息。评估结果应结合培训前、后对比分析，如签署合同数量、错误率、合规性等指标，量化培训成效。培训改进应基于评估结果，针对薄弱环节优化内容、方式或频率，形成闭环管理机制。建议定期开展培训效果复盘会议，总结经验教训，持续优化培训体系。可参考《企业培训效果评估模型》中的评估维度，如知识掌握度、行为改变、持续应用等，提升评估科学性。6.4培训制度与持续优化建立电子合同培训制度，明确培训目标、内容、方式、考核及管理流程，确保制度化执行。培训制度应与企业信息化建设同步推进，结合电子合同管理系统，实现培训与业务管理的深度融合。培训制度需定期修订，根据法律法规更新、业务变化及技术发展调整培训内容与方式。建立培训激励机制，如设立“优秀培训员”奖项，提升员工参与培训的积极性。推动培训与文化建设结合，将电子合同管理能力纳入企业核心竞争力评价体系，促进持续优化。第7章电子合同监督与审计7.1监督机制与责任划分电子合同的监督应建立多层次、多部门协同的机制，涵盖合同签署、存储、使用、变更及归档等全生命周期管理。根据《电子签名法》及相关法规，合同监督需明确各参与方的职责，如签约方、审核方、存储方及使用方，确保责任到人、权责清晰。监督机制应结合技术手段与管理流程，例如通过区块链技术实现合同数据不可篡改，同时引入第三方审计机构进行独立评估，以增强监督的客观性与权威性。根据《电子合同示范文本》（2022年版），合同监督需建立动态跟踪系统，对合同履行情况、履约率、争议处理等关键指标进行实时监控，确保合同有效执行。监督责任划分应遵循“谁使用、谁负责”原则，合同使用方需承担合规性审查与风险防控责任，而合同签署方则需确保签署内容合法有效。建议建立电子合同监督台账，记录合同签署时间、审核人、使用人及监督结果，确保监督过程可追溯、可验证。7.2审计流程与记录管理审计流程应遵循“事前、事中、事后”三阶段管理，事前审计侧重合同合规性审查，事中审计关注合同执行过程，事后审计则对合同结果进行评估与整改。审计记录需包括合同编号、签署时间、签署方、审核人、使用方、合同内容、执行情况及审计结论等关键信息，确保审计数据完整、准确。审计记录应采用电子化存储方式，符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2021），确保审计资料在存续期内可调取、可查询、可追溯。审计结果应形成书面报告，报告内容应包含审计发现、问题分类、整改建议及后续跟踪措施，确保问题整改闭环管理。建议建立审计台账管理制度，定期对审计记录进行归档与分类，便于后续审计复查与责任追溯。