行政公文写作与审核标准规范

行政公文写作与审核标准规范通用工具模板一、适用工作场景本规范适用于公司内部各类行政公文的起草、审核、印发及归档管理，涵盖但不限于以下场景：决策部署传达：如公司年度工作计划、重要会议纪要、规章制度文件等；事项请示与批复：如部门经费申请、人员调配请示、对外合作事项批复等；工作汇报与总结：如月度/季度工作总结、专项工作进展报告、年度述职材料等；跨部门协作沟通：如项目联合推进函、资源协调通知、工作交接确认函等；对外事务联络：如合作单位往来函件、行业交流邀请函、对外声明公告等。二、标准化操作流程（一）明确发文目的与范围需求确认：发起部门需明确公文的核心目标（如“通知XX会议召开”“请示XX项目预算”）、受众对象（公司内部全员/特定部门/外部单位）及紧急程度（特急/紧急/常规）。范围界定：根据事项性质确定公文类型（通知、报告、请示、函等），避免文种使用错误（如“请示”不得夹带“报告”内容，“函”不得用于向上级请示事项）。（二）收集与整理基础信息素材收集：起草人需收集与公文相关的背景资料、数据支撑、政策依据（如公司章程、上级文件、会议决议等），保证内容真实、有据可依。信息核对：对关键信息（如人名、部门名称、时间节点、数据指标、金额等）进行交叉核对，避免错漏；涉及外部单位的，需确认单位全称、联系人等信息的准确性。（三）起草公文结构规范：一般分为“开头（背景/依据）—主体（事项/要求）—结尾（执行说明/联系方式）”三部分，逻辑清晰，层次分明。开头：简明扼要说明发文缘由，如“为实施XX会议精神，现就XX事项通知”；主体：分条列项阐述具体内容，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序号标注，每条内容聚焦单一事项，避免冗长；结尾：明确执行要求（如“请各部门于XX月XX日前反馈落实情况”）或联系方式（如“联系人：*，XXXX-XXXXXXX”）。语言风格：采用正式、简洁、准确的书面语，避免口语化、歧义表述（如“尽快”需明确为“XX月XX日前”，“大概”需明确为“约XX”）；禁用网络用语、缩略语（除非是公司通用简称且首次出现时标注全称）。（四）格式规范排版公文要素：完整包含标题、主送机关、附件说明（如有）、发文机关署名、成文日期、印章（正式文件）、抄送机关（如有）等要素。一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司办公室关于2024年节假日安排的通知”），简洁明了，不超过25字；主送机关：顶格书写，多个机关间用逗号分隔，最后一个机关后加冒号；附件说明：如有附件，在下空一行左空二字标注“附件：”，后标附件名称全称（如“附件：1.《2024年年度预算表》”）；成文日期：采用阿拉伯数字标注（如“2024年3月15日”），不得使用“零”“〇”等汉字数字。排版要求：一般用三号仿宋_GB2312字体，行距28磅，页码位于页脚居中；标题用二号小标宋字体，居中排布；一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体_GB2312，三级标题用三号仿宋_GB2312加粗。（五）内部初审起草人自查：完成初稿后，起草人需对照“内容完整性、逻辑连贯性、格式规范性、信息准确性”四项标准进行自查，修改后提交部门负责人审核。部门负责人审核：重点审核公文内容是否符合部门职责、是否与其他工作冲突、执行要求是否明确，审核通过后签字确认，流转至下一环节。（六）部门会签（如涉及）会签范围：公文内容涉及其他部门职责的（如经费需财务部审核、人事变动需人力资源部确认），需发起部门会签。会签流程：起草人通过办公系统将公文发送至相关部门，相关部门在2个工作日内反馈意见（如无意见需标注“同意”；有异议需注明修改建议并说明理由）。（七）领导终审审核权限：根据公文重要性及审批权限，由分管领导或总经理进行终审：常规事项（如部门通知、工作总结）：由分管领导审核；重大事项（如公司制度、重要请示、对外函件）：由总经理审核。审核重点：领导终审侧重公文的政治方向、政策合规性、重大事项决策准确性，审核通过后签字确认；需修改的，退回起草部门并明确修改意见。（八）定稿印发与归档定稿排版：根据终审意见修改后，由行政部（或指定部门）统一进行最终排版、校对，保证格式规范无误。印发范围：根据主送机关及抄送范围，通过内部系统（如OA）、纸质文件或邮件形式印发，涉密公文需按保密规定执行。归档管理：公文印发后3个工作日内，由起草部门将电子版及纸质版（需加盖公章）提交至档案管理部门归档，归档材料需包含最终稿、审核意见记录表（如有）等。三、核心要素模板与记录表（一）行政公文基本要素模板要素规范要求标题发文机关+事由+文种，居中，二号小标宋字体（示例：人力资源部关于2024年招聘计划的通知）主送机关顶格书写，多个机关间用逗号分隔，末尾加冒号（示例：公司各部门：）三号仿宋_GB2312字体，行距28磅，分“开头-主体-结尾”结构，序号层级清晰附件说明下空一行左空二字标注“附件：”，后标附件全称及编号（示例：附件：1.《2024年招聘需求表》）发文机关署名右下方署发文机关全称（示例：行政部），三号仿宋_GB2312字体成文日期阿拉伯数字标注（示例：2024年3月15日），右空四字排版印章覆盖成文日期及发文机关署名，骑年盖月（正式纸质文件）抄送机关公文末页下版记位置，左空一字标注“抄送：”，后抄送机关名称，多个间用逗号分隔（二）公文审核流程记录表审核环节审核人审核意见审核时间签字确认起草自查*（起草人）已完成内容核对、格式排版，符合基础规范要求。2024年3月10日09:00*部门审核*（部门负责人）内容符合部门职责，执行要求明确，同意流转。2024年3月10日14:30*会签审核*（财务部）预算数据已核对，符合公司财务制度，无异议。2024年3月11日10:00*领导终审*（分管领导）政策方向正确，事项可行，同意印发。2024年3月12日16:00*四、关键要点与风险规避（一）内容准确性把控数据与事实核查：公文中的数据（如金额、比例、时间）、人名、部门名称等需经二次核对，保证与原始资料一致；涉及外部单位的，需提前确认信息有效性。政策依据引用：引用公司制度、上级文件或法律法规时，需注明文件名称、文号及条款（如“依据《公司差旅费管理办法》（司发〔2023〕5号）第十条规定”），避免引用过时或无效文件。（二）格式规范性避免常见错误文种使用不当：如“请示”需一文一事，不得夹带报告内容；“函”仅用于不相隶属单位间商洽工作，不得向上级请示或向下级批复。排版细节疏漏：如页码缺失、字体字号不统一、附件说明与实际附件不符、成文日期未使用阿拉伯数字等，需在终校中重点检查。（三）审核流程完整性严禁跳审：常规公文需依次完成起草自查、部门审核、会签（如涉及）、领导终审，不得因紧急事项简化流程（特急公文需经分管领导同意后方可跳过部分环节，但需事后补签）。意见反馈及时：审核人需在规定时限内反馈意见，避免拖延导致公文处理延误；对修改意见需明确具体内容，不得使用“酌情修改”“再看看”等模糊表述。（四）语言表达与逻辑性避免歧义：如“本月完成80%以上”需明确为“本月完成80%（含）以上”；“相关部门”需具体指明（如“请人力资源部、行政部分别落实”）。逻辑连贯：主体内容需按“重要性/时间顺序/流程步骤”等逻辑排列