合同管理与审批标准流程

合同管理与审批标准流程工具模板一、适用范围与核心价值本流程模板适用于各类企业、事业单位及社会组织在对外合作中涉及的合同全生命周期管理，包括但不限于采购合同、服务合同、租赁合同、销售合同等。通过标准化流程，可保证合同内容的合规性、审批效率的提升及风险的有效控制，避免因管理漏洞导致的法律纠纷或经济损失，同时实现合同信息的可追溯与规范化管理。二、合同全生命周期管理流程详解合同管理从需求发起至最终归档，分为六个核心环节，各环节需严格遵循职责分工与时限要求，保证流程闭环。1.合同需求发起与立项操作说明：业务部门根据项目合作需求（如采购物资、外包服务等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、预算金额、预计履行期限等核心要素。部门负责人对立项必要性进行审核，确认需求符合公司战略或业务目标后，提交至法务部门或合同管理部门备案。关键动作：立项需附相关依据（如项目批复、会议纪要等），保证需求真实、合理。输出文件：《合同立项申请表》（见模板1）。2.合同起草与初稿审核操作说明：法务部门或指定授权人员根据立项信息，使用公司标准合同模板起草合同文本，明确双方权利义务、标的描述、质量标准、价款支付、违约责任、争议解决等条款。业务部门对合同中的技术条款、商务条款（如交付周期、验收标准）进行初审，保证内容与业务需求一致。关键动作：起草需参考《合同法》及相关行业法规，避免条款歧义；非标准模板合同需经法务部门特别审核。输出文件：合同初稿、《合同条款审核记录表》。3.合同评审与多部门会签操作说明：法务部门对合同的法律合规性（如主体资格、条款效力、风险点）进行全面评审，出具《法律风险评估意见书》。涉及财务条款的，需财务部门审核付款方式、税费承担、资金预算等，确认符合公司财务制度。涉及行政审批或特殊资质的，需合规部门或相关主管单位确认资质有效性。评审通过后，各部门负责人在《合同评审会签表》上签字确认；存在争议的，需组织协调会议达成一致。关键动作：评审环节需留存书面意见，重大合同（如金额超100万元）需邀请外部法律顾问参与。输出文件：《法律风险评估意见书》、《合同评审会签表》（见模板2）。4.合同审批与授权签署操作说明：根据合同金额及重要性，分级提交至对应管理层审批（例如：金额≤10万元由部门负责人审批；10万元＜金额≤50万元由分管副总审批；金额＞50万元由总经理/董事会审批）。审批人重点核查合同与评审意见的一致性、预算匹配度及战略合规性，审批通过后签署《合同审批单》。法务部门或授权人员根据审批结果，与对方协商最终文本，确认无误后安排签署。关键动作：签署人需为公司法定代表人或授权代表（附《授权委托书》），签署时需核对对方身份信息及公章真实性。输出文件：《合同审批单》、《授权委托书》（如适用）。5.合同履行与过程监控操作说明：业务部门作为合同履行主体，按合同约定跟踪履约进度（如交付节点、质量验收），填写《合同履行跟踪表》。出现履约异常（如延迟交付、质量不达标）时，需及时通知法务部门，启动争议解决机制（协商、调解或诉讼）。财务部门根据合同约定条款办理付款手续，核对发票、验收单等凭证后，提交至财务系统入账。关键动作：重大合同需建立履约台账，定期向管理层汇报履行情况。输出文件：《合同履行跟踪表》、《付款申请单》。6.合同归档与后续管理操作说明：合同签署后，原件由法务部门或档案管理部门统一归档，扫描件同步至电子档案系统，分类编号（如“采购-2024-X”）。归档材料包括：合同文本、审批单、评审意见书、履行记录、结算凭证等，保证完整性。合同到期前30天，业务部门需评估续约或终止需求，启动后续流程。关键动作：归档保存期限一般为合同终止后10年，涉及诉讼的合同需保存至诉讼结束。输出文件：《合同归档目录》（见模板3）。三、标准化工具模板模板1：合同立项申请表项目名称合作方名称预算金额（元）预计履行期限业务部门负责人签字合作内容简述立项依据风险初步评估附件清单日期模板2：合同评审会签表合同名称金额（元）评审环节评审部门评审意见（勾选/说明）签字日期法律合规性法务部□通过□需修改：_______*法务商务条款业务部□通过□需修改：_______*业务财务条款财务部□通过□需修改：_______*财务最终评审结论□同意□否决□再审*分管副总模板3：合同归档目录归档编号合同名称签署日期合同相对方金额（元）归档材料清单（份数）档案管理人正本：__附件：__备注四、关键风险控制点主体资格风险：合作方需提供营业执照、资质证书等文件，保证其具备履约能力，避免与无民事行为能力主体签约。条款合规风险：合同条款不得违反法律强制性规定，如“霸王条款”“约定不明”等，法务部门需重点审核。审批时效风险：各环节审批需在3个工作日内完成（特殊情况除外），避免因流程延误导致合作机会丧失。印章管理风险：合同签署需加盖公司公章或合同专用章，严禁以部