食品进口记录和销售记录制度

食品进口记录和销售记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国进出口商品检验法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》等行业准则，并结合公司实际内部管理需求制定。为加强食品进口全流程风险防控，规范进口记录与销售记录管理，保障消费者权益，维护公司声誉，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖食品进口业务的全过程，包括但不限于采购、报关、仓储、质检、销售、物流等环节的记录管理及合规要求。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）食品进口专项管理：指公司为确保进口食品符合国家法律法规及标准，在全流程中实施的识别、评估、控制和持续改进的风险管理活动。（二）进口专项风险：指因记录管理不完善、操作不规范、制度执行不到位等导致的食品安全隐患、合规风险、经济损失或声誉损害等潜在问题。（三）XX合规：指公司在食品进口及销售记录管理中，严格遵循法律法规、行业规范及内部制度要求，确保业务活动合法合规的状态。第四条食品进口记录和销售记录管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：确保所有进口食品及销售业务均纳入记录管理范围，不留盲区。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的记录管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向：重点管控高风险环节，优先防范重大合规风险。（四）持续改进：定期评估记录管理有效性，优化流程漏洞，提升防控能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司食品进口专项管理负总责，负责组织制定和审批相关制度，督导各部门落实责任；分管领导为直接责任人，负责日常管理监督、资源协调及重大风险的决策处置。第六条设立食品进口专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，成员包括质量安全部、采购部、销售部、财务部、仓储部等部门负责人。领导小组负责统筹协调专项管理工作，研究决策重大事项，监督评价制度执行效果。第七条各部门职责划分如下：（一）牵头部门（质量安全部）：负责专项管理制度建设，组织风险识别与评估，监督考核记录管理落实情况，开展培训宣贯，牵头处理重大风险事件。（二）专责部门：1.采购部负责供应商尽职调查、合同审核及采购记录管理；2.销售部负责销售渠道合规审核、客户信息管理及销售记录监督；3.财务部负责资金审批、税务合规及财务记录审核；4.仓储部负责库存记录、出入库管理等。（三）业务部门/下属单位：落实本领域记录管理要求，开展日常自查，及时上报风险隐患，确保业务操作符合制度规范。第八条基层执行岗位的合规操作责任包括：（一）严格遵守记录填写规范，确保数据真实、准确、完整、及时；（二）发现记录管理漏洞或风险隐患，主动向专责部门报告；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在记录管理中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商管理：采购部必须对食品进口供应商进行尽职调查，核实其资质、生产能力、质量体系及合规记录，建立合格供应商名录，定期复评。严禁采购无资质或存在重大合规风险的供应商。第十条采购合同管理：采购部应规范采购合同条款，明确产品标准、数量、价格、交货期、违约责任等，经专责部门审核后签订。合同签订后，需将关键信息录入系统，确保可追溯。第十一条报关记录管理：报关部须完整记录报关单据、检验检疫证明等，确保与实际进口货物一致。严禁伪造、篡改或遗失记录，所有纸质文件需扫描归档，电子数据需备份存储。第十二条仓储记录管理：仓储部应建立入库、出库、库存盘点等记录，确保账实相符。食品需分区存放，标注保质期、生产日期等信息，并定期检查记录准确性与完整性。第十三条质检记录管理：质检部须独立开展进口食品抽检，记录检验结果，不合格产品需隔离处理并详细记录原因。检验报告需归档，作为后续销售追溯依据。第十四条销售记录管理：销售部应完整记录客户信息、订单内容、发货时间、物流方式等，确保与采购记录匹配。对特殊食品（如婴幼儿配方奶粉、保健食品）需额外标注资质证明编号。第十五条客户信息管理：销售部须对客户资质进行审核，记录购买历史、投诉反馈等信息。严禁向无资质客户销售高风险食品，所有敏感信息需加密存储。第十六条财务记录管理：财务部负责审核进口食品的付款、发票、税费等记录，确保资金流向与合同条款一致。严禁虚开发票或套取资金，所有财务凭证需按年装订归档。第十七条物流记录管理：物流部需记录运输条件（如温湿度）、时效等信息，确保食品在运输过程中符合要求。冷藏食品需全程监控，异常情况需立即上报。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：质量安全部每年至少组织一次制度评估，根据法律法规变化、业务调整、风险事件等修订制度，确保持续适用。修订后需经领导小组审批，并发布全员培训通知。第十九条风险识别预警机制：各部门每月开展专项风险排查，汇总至质量安全部，按“低、中、高”三级评估风险等级，发布预警通知至相关岗位。高风险问题需立即整改，并上报领导小组。第二十条合规审查机制：所有进口业务需经专责部门合规审查后方可实施，审查内容包括供应商资质、合同条款、记录完整性等。未经审查的，一律不得执行。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行整改，专责部门监督；（二）重大风险需启动应急预案，领导小组协调处置，并及时上报管理层；（三）风险处置过程需详细记录，作为后续评估依据。第二十二条责任追究机制：对违反本制度的行为，视情节轻重采取以下措施：（一）警告、通报批评；（二）取消评优资格；（三）降职、解职；（四）涉嫌违法的，移交司法机关处理。第二十三条评估改进机制：每年12月，领导小组组织对专项管理体系进行评估，重点关注记录完整性、风险控制有效性等，形成评估报告并优化制度流程。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各层级领导需明确自身在记录管理中的职责，定期召开专题会议，解决重大问题，确保制度有效落地。第二十五条考核激励机制：将记录管理合规情况纳入部门及个人年度考核，考核结果与绩效、晋升挂钩。对表现突出的部门和个人，给予奖励；对违规的，按制度处罚。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，明确管理责任；（二）一线员工需接受操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）定期发布合规手册、案例警示，增强全员意识。第二十七条信息化支撑：通过系统实现记录电子化管理，包括供应商数据库、合同管理系统、库存管理系统等，实现数据实时共享、风险自动预警。第二十八条文化建设：制作合规承诺书，要求全员签署；设立合规举报渠道，鼓励员工主动监督；定期评选“合规标兵”，营造全员参与的氛围。第二十九条报告制度：（一）风险事件需在24小时内上报专责部门，重大事件立即上报领导小组；（二）每年11月30日前，各部门提交年度管理报告，汇总至