如何制定实体店财务制度

PAGE如何制定实体店财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范[公司/组织名称]实体店的财务行为，加强财务管理和监督，确保财务信息的真实、准确、完整，提高资金使用效益，保障实体店的健康稳定发展，维护股东及相关利益者的合法权益。（二）适用范围本制度适用于[公司/组织名称]旗下所有实体店，包括但不限于直营店、加盟店等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的交易或事项为依据，如实反映实体店的财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖实体店财务活动的各个方面，确保财务制度的全面性和系统性。4.准确性原则：财务数据的记录、计算和报告应准确无误，避免出现重大差错。5.及时性原则：及时收集、处理和传递财务信息，以便管理层及时做出决策。6.权责分明原则：明确各部门和人员在财务管理中的职责和权限，做到责任到人。二、财务机构与人员设置（一）财务部门职责1.负责制定和执行实体店的财务管理制度和流程。2.组织财务核算，编制财务报表，定期进行财务分析，为管理层提供决策支持。3.负责资金的筹集、调配和使用，确保资金安全和合理流动。4.管理实体店的资产，包括固定资产、流动资产等，定期进行清查盘点。5.负责税务申报与缴纳，合理进行税务筹划，降低税务风险。6.参与实体店的预算编制、执行和控制，对预算执行情况进行监控和分析。7.负责与外部金融机构、税务机关、审计机构等相关部门的沟通协调。（二）财务人员岗位设置及职责1.财务经理全面负责实体店的财务管理工作，制定财务工作计划和目标。组织财务核算和财务报表编制，确保财务信息的准确性和及时性。负责资金管理、税务筹划、预算管理等重要财务工作的决策和执行。协调财务部门与其他部门的关系，为实体店的经营管理提供财务支持。对财务人员进行培训、考核和监督，提高团队整体素质。2.会计按照国家会计准则和财务制度，进行日常财务核算工作，包括账务处理、凭证编制等。负责财务报表的编制和报送，确保报表数据的准确无误。协助财务经理进行预算编制和执行监控，提供相关财务数据支持。负责会计档案的整理、归档和保管工作。3.出纳负责现金收付、银行结算等资金出纳工作，确保资金收付的安全和准确。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。保管库存现金、有价证券、空白支票和有关印章等财务资料。协助会计进行其他财务工作，如费用报销审核等。（三）财务人员职业道德与素质要求1.遵守国家法律法规和职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公。2.具备扎实的财务专业知识和技能，熟悉财务软件和办公软件的操作。3.具有较强的责任心、沟通能力和团队协作精神，能够承受工作压力。4.保持学习热情，不断更新财务知识，适应行业发展和公司业务变化的需求。三、财务核算制度（一）会计核算基础1.采用权责发生制作为会计核算基础，以实际发生的经济业务为依据进行会计核算。2.会计年度自公历1月1日起至12月31日止。（二）会计科目设置根据国家统一的会计制度和实体店的实际情况，设置会计科目。会计科目应保持相对稳定，如需变更，应经财务经理批准，并在财务报表附注中说明。（三）账务处理流程1.经济业务发生后，经办人员应及时取得或填制原始凭证，并将原始凭证传递给会计人员。2.会计人员对原始凭证进行审核，审核无误后编制记账凭证。3.根据记账凭证登记账簿，包括总账、明细账、日记账等。4.定期进行账账核对、账实核对，确保账账相符、账实相符。5.期末，根据账簿记录编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。（四）财务报表编制与报送1.财务报表应按照国家统一的会计制度和公司规定进行编制，确保报表数据的真实、准确、完整。2.会计人员应在规定时间内完成财务报表的编制工作，并提交给财务经理审核。3.财务经理审核无误后，将财务报表报送给管理层及相关部门。（五）会计档案管理1.会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、合同协议等。2.会计档案应按照规定进行整理、装订、归档，并妥善保管。保管期限应符合国家法律法规的要求。3.查阅会计档案应办理登记手续，经财务经理批准后方可查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁会计档案。4.会计档案保管期满，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和销毁。四、资金管理制度（一）资金筹集1.根据实体店的经营发展需要，合理确定资金筹集方式，包括自有资金、银行贷款、股东增资等。2.制定资金筹集计划，明确筹集资金的金额、时间、用途等，并报管理层批准。3.筹集资金时，应与相关金融机构或股东进行沟通协商，确保资金筹集的顺利进行。（二）资金使用1.建立资金预算管理制度，根据实体店的经营计划和财务状况，编制年度、季度和月度资金预算。2.资金使用应严格按照预算执行，确保资金用于实体店的正常经营活动和发展需要。3.对于重大资金支出项目（如固定资产购置、大额投资等），应进行可行性研究和论证，并报管理层审批。4.资金支付应遵循审批流程，经办人员填写付款申请单，经相关部门负责人、财务经理、总经理等审批后，方可办理支付手续。（三）资金审批权限1.日常费用支出：单笔金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；单笔金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报财务经理审批；单笔金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务经理审核后，报总经理审批。2.固定资产购置：无论金额大小，均需由部门负责人提出申请，经财务经理审核、总经理审批后，方可购置。3.重大投资项目：由相关部门进行可行性研究和论证，提交投资方案，经财务经理、总经理审核后，报董事会审批。（四）资金安全管理1.加强现金管理，严格执行现金库存限额制度，确保现金安全。2.加强银行账户管理，定期核对银行账户余额，及时发现和处理异常情况。3.建立资金风险预警机制，对资金流量、资金周转等情况进行实时监控，及时发现和防范资金风险。4.加强财务印章管理，财务印章应由专人保管，严格按照规定使用。五、资产管理（一）固定资产管理1.固定资产的确认标准：使用期限超过一年，单位价值在[X]元以上（其中，专用设备单位价值在[X]元以上），并且在使用过程中保持原有物质形态的资产。2.固定资产的购置：按照固定资产购置审批流程进行，购置后及时办理入账手续。3.固定资产的折旧：根据固定资产的性质和使用情况，合理确定折旧方法和折旧年限，按月计提折旧。4.固定资产的清查盘点：定期对固定资产进行清查盘点，每年至少一次，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的固定资产，应及时查明原因，报管理层审批后进行账务处理。5.固定资产处置：固定资产处置应按照规定的程序进行审批，处置收入应及时入账，处置净损益应计入当期损益。（二）流动资产（存货、应收账款）管理1.存货管理建立存货采购、验收、入库、保管、发出、盘点等管理制度，确保存货的安全和完整。合理确定存货采购计划，控制存货库存水平，避免积压和浪费。定期对存货进行盘点，每年至少一次，对于盘盈、盘亏的存货，应及时查明原因，报管理层审批后进行账务处理。加强存货成本核算，准确计算存货成本，确保存货计价的准确性。2.应收账款管理建立应收账款管理制度，明确应收账款的管理责任和催收流程。加强销售合同管理，对客户信用进行评估，合理确定信用额度和信用期限。定期对应收账款进行账龄分析和催收，及时发现和处理逾期账款。对于确实无法收回的应收账款，应按照规定的程序进行核销。六、成本费用管理制度（一）成本费用分类与核算1.成本费用分为营业成本、销售费用、管理费用、财务费用等。2.营业成本是指实体店在经营过程中发生的与销售商品或提供劳务相关的直接成本，包括商品进价、运输费、装卸费等。3.销售费用是指实体店在销售商品或提供劳务过程中发生的各项费用，包括广告费及业务宣传费、促销费、销售人员薪酬等。4.管理费用是指实体店为组织和管理经营活动而发生的各项费用类，包括管理人员薪酬、办公费、差旅费、折旧费等。5.财务费用是指实体店为筹集资金而发生的各项费用，包括利息支出、手续费等。6.成本费用应按照规定的会计科目进行核算，确保成本费用的准确归集和计算。（二）成本费用控制1.建立成本费用预算管理制度，根据实体店的经营计划和历史数据，编制年度、季度和月度成本费用预算。由财务部门负责汇总、审核各部门的成本费用预算，并报管理层批准。2.各部门应严格按照成本费用预算执行，控制成本费用支出。对于超预算的支出，应提前向管理层申请追加预算，未经批准不得擅自支出。3.加强成本费用分析，定期对成本费用的发生情况进行分析，找出成本费用控制的薄弱环节，采取有效措施进行改进。4.建立成本费用考核制度，将成本费用指标分解到各部门和个人，定期进行考核，对成本费用控制较好的部门和个人给予奖励，对成本费用控制不力的部门和个人进行处罚。（三）费用报销管理1.费用报销应遵循真实性、合理性合规性原则，报销凭证应真实、合法、有效。2.费用报销流程：经办人员填写费用报销单，附上相关原始凭证，经部门负责人审核后，报财务经理审批。财务经理审核无误后，方可办理报销手续。3.费用报销审批权限：同资金审批权限规定。4.对于不符合规定的费用报销，财务人员有权拒绝报销。七、税务管理制度（一）税务登记与申报1.及时办理税务登记手续，按照规定的时间和内容进行税务申报，确保纳税申报的准确性和及时性。2.定期对税务申报数据进行核对和审核，发现问题及时调整和更正。（二）税款缴纳1.按照国家税收法律法规的规定，按时足额缴纳各项税款，避免逾期缴纳产生滞纳金和罚款。2.对税款缴纳情况进行记录和跟踪管理，确保税款缴纳的准确性和合规性。（三）税务筹划1.在合法合规的前提下，进行合理的税务筹划，降低实体店的税务负担。2.关注国家税收政策的变化，及时调整税务筹划方案，确保税务筹划的有效性。（四）税务风险管理：建立税务风险预警机制，对税务风险进行实时监控和评估。加强与税务机关的沟通协调，及时了解和掌握税收政策的变化，避免因税务政策理解偏差或操作失误导致税务风险。八、预算管理制度（一）预算编制1.每年末，根据实体店的战略规划和经营目标，由财务部门牵头，组织各部门编制下一年度的预算。2.预算编制应遵循“自上而下、自下而上、上下结合”的原则，各部门应根据自身的业务情况和发展需求，提出预算草案，经财务部门汇总、审核后，报管理层审批。3.预算内容包括收入预算、成本费用预算、资金预算、利润预算等，并应详细分解到各季度和月度。（二）预算执行与监控1.预算一经批准，各部门应严格按照预算执行，确保预算目标的实现。2.财务部门应定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的偏差，并向管理层汇报。3.对于预算执行过程中出现的重大偏差或不可抗力因素导致的预算调整，应按照规定的程序进行审批。（三）预算调整1.当出现下列情况之一时，可以进行预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致预算无法执行。市场环境发生重大变化，对实体店的经营产生重大影响。实体店的战略规划或经营目标发生重大调整。其他不可抗力因素导致预算无法执行。2.预算调整应按照规定的程序进行申请、审核和审批。申请部门应提交预算调整方案，说明调整的原因、内容、影响及调整后的预算目标。经财务部门审核、管理层审批后，方可进行预算调整。（四）预算考核1.建立预算考核制度，对各部门的预算执行情况进行考核。考核指标包括预算完成率、预算准确率、成本费用控制率等。2.预算考核结果应与部门和个人的绩效挂钩，对预算执行情况较好的部门和个人给予奖励，对预算执行情况较差的部门和个人进行处罚。九、财务分析与报告制度（一）财务分析1.定期进行财务分析，撰写财务分析报告，为管理层提供决策支持。财务分析应包括财务状况分析、经营成果分析、现金流量分析等内容。2.财务分析方法应采用比较分析法、比率分析法、趋势分析法等，对财务数据进行深入分析，找出存在的问题和潜在的风险。3.财务分析报告应提出改进建议和措施，为管理层制定经营策略和决策提供参考依据。（二）财务报告1.定期编制财务报告，包括月度财务报告、季度财务报告和年度财务报告。财务报告应按照国家统一的会计制度和公司规定进行编制，确保报告内容的真实、准确、完整。2.财务报告应包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等内容，并应进行详细的文字说明和分析。3.财务报告应及时报送给管理层及相关部门，为管理层了解实体店的财务状况和经营成果提供依据。十、内部控制与审计制度（一）内部控制1.建立健全内部控制制度，明确各部门和人员的职责权限，规范财务流程和操作规范，防范财务风险。2.内部控制应涵盖财务活动的各个环节，包括资金管理、资产管理、成本费用管理、税务管理等。3.定期对内部控制制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题