票据报销财务制度

PAGE票据报销财务制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范票据报销行为，确保公司财务支出的真实性、合法性、合理性，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常经营活动中发生的各类费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销票据必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得虚报、瞒报。2.合法性原则：报销票据应符合国家法律法规及相关财务制度的规定，严禁使用非法票据报销。3.合理性原则：费用报销应符合公司经营活动的需要，具有合理的商业目的，杜绝不合理的支出。4.时效性原则：员工应在规定的时间内办理报销手续，超过规定期限的，财务部门可不予受理。二、票据种类及要求（一）发票1.基本要求发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。发票上的字迹应清晰，不得涂改、挖补。如发现发票有误，应及时与开票方联系，要求其重新开具。2.特殊规定对于增值税专用发票，取得发票的一方应及时进行认证抵扣，确保进项税额的合法性。涉及增值税发票的报销，应按照增值税发票管理的相关规定执行，确保发票的真实性、合法性和完整性。（二）财政票据1.适用范围财政票据是指由财政部门统一印制、发放、管理，国家机关、事业单位、具有公共管理或者公共服务职能的社会团体及其他组织依法收取政府非税收入或者从事非营利性活动收取财物时，向公民、法人和其他组织开具的凭证。公司在业务活动中涉及到财政票据的，如行政事业性收费收据、政府性基金票据等，应按照财政票据管理的规定使用和报销。2.要求财政票据应加盖财政部门监制章和收款单位财务专用章。财政票据的使用应符合财政部门规定的范围和用途，不得转借、转让、代开财政票据。（三）自制票据1.适用情况自制票据是指公司根据自身业务需要自行设计、印制的票据，如收款收据、差旅费报销单、费用报销单等。自制票据应在公司财务部门备案，并按照规定的格式和内容使用。2.要求自制票据应编号连续，不得跳号、重号。自制票据的内容应填写完整、准确，并有相关人员的签字或盖章确认。三、报销流程（一）费用发生员工在开展业务活动过程中发生费用支出时，应按照公司相关规定取得合法有效的票据，并妥善保管。（二）填写报销单1.员工应根据费用发生情况，如实填写《费用报销单》，报销单上应注明费用所属项目、费用明细、金额、报销日期等信息，并签字确认。2.对于需要多人共同承担的费用，应分别填写报销单，不得合并填写。（三）部门负责人审核1.部门负责人应对本部门员工的费用报销进行审核，重点审核费用的真实性、合理性、必要性以及是否符合公司相关规定。2.部门负责人审核通过后，应在报销单上签字确认。（四）财务审核1.财务部门收到员工的报销单后，应进行严格审核。审核内容包括票据的真实性、合法性、完整性，报销金额的准确性，报销流程的合规性等。2.对于不符合规定的报销单，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息，或拒绝报销。3.财务审核通过后，应在报销单上签字确认。（五）审批1.根据公司授权审批制度，报销金额在规定额度以内的，由财务负责人审批；超过规定额度的，需报公司总经理审批。2.审批人应认真审核报销单，签署审批意见。（六）报销支付1.经审批通过的报销单，财务部门应及时安排报销支付。报销支付方式可根据公司实际情况选择现金支付、银行转账等方式。2.对于采用银行转账方式支付的报销款项，财务部门应确保收款信息的准确性，避免因信息错误导致支付失败。四、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，应按照公司规定的标准乘坐相应等级的交通工具。具体标准如下：飞机：根据出差目的地、紧急程度等因素，分为经济舱、公务舱等不同等级，具体乘坐标准由公司另行规定。火车：长途出差可乘坐火车软卧、硬卧或高铁二等座、一等座等，短途出差可乘坐火车硬座或动车二等座。轮船：根据出差行程需要，可乘坐相应等级的轮船舱位。员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的订票手续费、保险费等，可凭有效票据按实报销。员工因公务需要乘坐出租车或网约车的，应在出差审批单中注明原因，并提交相关证明材料。出租车或网约车费用应按照公司所在地区的市场行情合理报销，不得超过规定标准。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用，应根据出差目的地的实际情况，按照公司规定的标准报销。具体标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天两人及以上同行出差的，应根据实际情况安排住宿，原则上应选择标准间或普通套房，住宿费标准可按照上述标准的[X]%报销。员工因特殊情况需要超出住宿标准的，应提前向部门负责人和财务部门说明原因，并经公司总经理批准后方可报销。3.餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴，按照公司规定的标准执行。具体标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天餐饮补贴已包含员工出差期间的早餐、午餐和晚餐费用，员工无需再单独报销餐饮发票。（二）业务招待费1.招待标准公司业务招待应本着勤俭节约、合理必要的原则进行，严格控制招待费用支出。招待费用应根据招待对象的级别、人数、招待事由等因素合理确定，具体标准如下：招待公司重要客户或合作伙伴的，人均招待费用不得超过[X]元。一般性业务招待的，人均招待费用不得超过[X]元。2.审批流程员工因业务需要发生业务招待费的，应提前填写《业务招待费申请表》，注明招待对象、招待事由、预计费用等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人审批通过后，报公司总经理审批。未经审批的业务招待费，财务部门不予报销。3.报销要求业务招待费报销时，应提供合法有效的发票，并在发票上注明招待对象、招待事由等信息。对于大额业务招待费，应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、参与人员、招待菜品、酒水等信息。（三）办公用品及设备购置1.购置标准公司办公用品及设备购置应根据实际工作需要进行，严格控制购置数量和规格。对于通用办公用品，如纸张、笔、文件夹等，应按照公司制定的采购标准进行采购和报销。对于办公设备，如电脑、打印机、复印机等，应根据公司办公自动化的需求，按照公司规定的配置标准进行购置和报销。2.审批流程员工因工作需要购置办公用品及设备的，应填写《办公用品及设备购置申请表》，注明购置物品名称、规格、数量、预算金额等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人审批通过后，报公司总经理审批。对于预算金额较大的办公用品及设备购置，需提交公司办公会审议通过后方可购置。3.报销要求办公用品及设备购置报销时，应提供合法有效的发票，并附购置清单或验收单。对于固定资产类办公用品及设备，应按照公司固定资产管理规定进行入账和折旧处理。（四）通讯费1.报销标准公司员工通讯费报销标准按照员工职级和工作需要分为不同档次，具体标准如下：高层管理人员：[X]元/月中层管理人员：[X]元/月基层员工：[X]元/月员工通讯费报销应凭运营商开具的正规发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。2.报销方式通讯费报销可采用实报实销或定额补贴的方式。实报实销是指员工根据实际发生的通讯费用凭发票报销；定额补贴是指公司按照规定的标准每月给予员工通讯费补贴，员工无需再提供通讯费用发票。员工应在入职时选择通讯费报销方式，一经确定，原则上一年内不得变更。五、报销期限1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将报销单及相关票据提交至财务部门。2.对于跨月的费用报销，应在次月的[X]个工作日内办理报销手续。3.因特殊原因未能及时办理报销手续的，员工应提前向财务部门说明情况，并经财务部门同意后方可延期报销。但延期报销最长不得超过[X]个月。六、票据管理1.员工在取得报销票据后，应妥善保管，不得丢失、损毁。如因保管不善导致票据丢失的，应及时采取补救措施，如取得开票方的发票存根联复印件并加盖开票方公章等，作为报销凭证。2.财务部门应建立票据登记台账，对报销票据的种类、数量、金额、报销日期等信息进行详细记录，确保票据管理的规范和有序。3.对于已报销的票据，财务部门应加盖“已报销”戳记，并按照会计档案管理的规定进行妥善保管，以备查阅。七、监督与检查1.公司财务部门应定期对员工的费用报销情况进行检查，重点检查报销票据