中国-东盟自由贸易区仲裁制度

中国-东盟自由贸易区仲裁制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国对外贸易法》《中华人民共和国仲裁法》及相关法律法规、行业准则，结合中国-东盟自由贸易区（以下简称“自贸区”）的贸易实践与仲裁特点，以及集团母公司关于风险防控与合规管理的总体要求，为规范公司参与自贸区相关仲裁活动的管理行为，有效防控专项风险，维护公司合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在自贸区业务活动中涉及仲裁事项的决策、执行、监督及保障工作。具体适用场景包括但不限于：自贸区贸易合同纠纷、投资争议、知识产权侵权仲裁，以及因自贸区关税政策、原产地规则等产生的仲裁程序管理。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”：指公司针对自贸区仲裁活动建立的全流程、系统性管理机制，涵盖风险识别、合规审查、争议应对、责任追究等环节。（二）“XX风险”：指在自贸区仲裁过程中可能对公司合法权益造成损害的法律风险、程序风险及合规风险，包括但不限于仲裁条款缺失、证据灭失、法律适用错误等。（三）“XX合规”：指公司仲裁活动严格遵守自贸区相关法律法规、国际仲裁规则及内部管理制度，确保行为合法、程序正当、责任明确。第四条专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保自贸区仲裁管理的全业务场景、全流程环节纳入制度约束范围。（二）责任到人原则：明确各级管理主体与执行岗位的仲裁管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向原则：以防范重大风险为导向，对一般风险实施常规管控，对重大风险实施专项应对。（四）持续改进原则：定期评估仲裁管理有效性，根据法规变化、业务发展动态优化制度体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司自贸区仲裁管理工作负总责，主持决策重大仲裁事项的处置方案；分管领导作为直接责任人，统筹仲裁管理制度的实施与监督考核。第六条设立“自贸区仲裁管理领导小组”（以下简称“领导小组”），作为公司仲裁管理的决策与协调机构，其组成架构及职责如下：（一）组成架构：由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，法务合规部、业务主管部门、财务部、人力资源部等关键部门负责人为成员。（二）主要职能：统筹仲裁管理政策的制定与修订；决策重大仲裁事项的应对方案；协调跨部门资源支持仲裁工作；监督仲裁管理制度的执行效果。第七条明确三类主体在仲裁管理中的职责分工：（一）牵头部门（法务合规部）：负责仲裁管理制度体系建设；定期组织自贸区仲裁风险识别与评估；监督仲裁流程合规性；统筹仲裁相关培训与宣传；牵头考核各部门仲裁管理绩效。（二）专责部门：1.业务主管部门（如国际业务部）：负责自贸区业务合同中仲裁条款的合规审核；组织争议前的商务解决方案谈判；配合仲裁团队提交业务背景材料。2.财务部：负责仲裁费用预算管理；审核仲裁保全措施（如财产保全）的财务可行性；提供争议涉及的经济数据支持。3.人力资源部：负责仲裁争议中员工权益的协调处理；参与员工违规引发的仲裁应对。（三）业务部门/下属单位：落实本领域仲裁管理要求；开展日常风险防控，如合同签订前的仲裁条款审查；及时上报仲裁相关风险事件；配合仲裁程序中的证据收集与陈述。第八条基层执行岗位的合规操作责任：（一）岗位合规承诺：所有参与自贸区业务操作的人员必须签署仲裁管理合规承诺书，明确知晓并遵守相关制度。（二）风险上报义务：发现仲裁潜在风险（如合同对方拒绝约定仲裁条款）或已发生争议的，应在X日内向直接上级及法务合规部报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条仲裁条款的合规管理：业务部门在签订自贸区合同前，必须审核合同是否包含明确、合法的仲裁条款，条款内容需符合《联合国国际商事仲裁公约》（以下简称“纽约公约”）及自贸区特定法律要求，包括仲裁机构、适用法律、语言、管辖权等要素。禁止使用含糊不清或排除公司管辖权的仲裁表述。第十条证据材料的准备与提交：（一）业务部门应在争议发生后X日内，向法务合规部提交书面证据清单及初步事实陈述，包括但不限于合同文件、往来函电、第三方证明、财务凭证等。（二）禁止伪造、篡改或隐匿证据，一经查实将按公司规定追究责任。第十一条仲裁程序的策略管理：（一）法务合规部根据争议性质制定应对方案，包括和解、调解、仲裁的选择；（二）业务主管部门配合仲裁团队梳理业务背景，论证公司立场；（三）禁止私自接受对方条件或泄露公司策略信息。第十二条仲裁费用的管控：财务部需在仲裁启动前编制费用预算，经领导小组审批后执行；超出预算的需重新报批，重大支出需由领导小组集体决策。第十三条跨境证据的提交要求：涉及自贸区成员国境内的证据，需根据当地法律完成公证或认证，并由法务合规部审核其效力，确保符合仲裁规则要求。第十四条仲裁中的信息披露管理：对于涉及商业秘密的争议，应在仲裁协议中约定保密条款，并控制信息披露范围仅限于仲裁机构和必要的辅助人员。第十五条仲裁和解协议的履行：达成和解协议后，需由法务合规部审核协议条款的合法性，并监督履行情况，必要时通过法院司法确认。第十六条仲裁败诉后的补救措施：（一）评估败诉原因，分析是否存在程序或实体错误；（二）研究执行异议、上诉或通过新仲裁解决的可能性；（三）对同类业务合同条款进行系统性优化。第十七条专项风险的重点防控点：（一）法律适用风险：确保仲裁依据的法律（如中国法、新加坡法、越南法等）选择符合约定及国际惯例；（二）管辖权争议风险：避免因仲裁条款模糊引发管辖权异议，优先选择对己方有利的仲裁地；（三）执行风险：对仲裁裁决的执行可能受制于自贸区成员国司法效率，需提前评估执行风险并制定备用方案。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：法务合规部每年联合业务主管部门对制度进行评估，根据《仲裁法》修订、自贸区新协定生效、典型案例判决等变化，在X个月内完成制度修订并发布。第十九条风险识别预警机制：（一）定期排查：每季度组织各部门提交自贸区仲裁风险清单，由领导小组评估风险等级；（二）分级标准：一般风险（如合同对方拖延应诉）由法务合规部跟踪处理；重大风险（如仲裁机构更换争议）由领导小组启动专项应对。（三）预警发布：对可能影响公司重大利益的潜在风险，法务合规部需在X日内向相关部门发布预警通知。第二十条合规审查机制：将仲裁管理嵌入业务流程关键节点：（一）合同签订前：业务主管部门提交仲裁条款合规审查意见，无意见后方可签署；（二）争议发生后：法务合规部出具仲裁程序合规性评估报告，未经评估不得启动仲裁；（三）证据提交前：专责部门对证据链完整性进行复核，确保符合仲裁规则要求。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门配合法务合规部在X日内制定应对方案；（二）重大风险：领导小组在X日内成立专项工作组，成员包括法务、财务、业务及人力资源骨干，制定应急方案并报主要负责人审批。（三）责任协同：明确工作组内部分工，如法务主导程序、财务保障资源、业务提供背景。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形：包括但不限于未履行仲裁条款审查职责、伪造证据、擅自泄露商业秘密、超预算支出等；（二）处罚标准：一般违规取消当期评优资格；重大违规启动纪律处分程序，情节严重者解除劳动合同；（三）联动考核：仲裁管理绩效占部门年度考核权重不低于X%，个人考核与岗位责任挂钩。第二十三条评估改进机制：（一）评估周期：每年度对仲裁管理制度的执行效果进行评估，包括争议解决率、费用控制率、制度缺陷修复率等指标；（二）优化流程：针对评估发现的短板，如证据准备不及时、跨部门协作不畅等问题，制定改进措施并纳入次年考核。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导干部对所辖范围内的仲裁管理工作承担领导责任，主要负责人每年至少听取一次仲裁管理专项汇报。第二十五条考核激励机制：（一）部门考核：将仲裁案件胜诉率、风险事件发生数等指标纳入部门年度考核，考核结果与预算分配挂钩；（二）个人激励：对在仲裁管理中表现突出的员工，给予绩效加分或专项奖励。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层培训：每半年组织分管领导学习仲裁法律法规及国际惯例；（二）一线员工培训：每季度对业务操作人员进行仲裁条款识别、风险防范等培训，考核合格后方可参与自贸区业务。第二十七条信息化支撑：通过ERP系统实现仲裁案件全流程跟踪，嵌入合同模板自动校验仲裁条款；利用大数据分析识别高发风险领域，为制度优化提供依据。第二十八条文化建设：（一）发布《自贸区仲裁管理合规手册》，供全员学习；（二）每半年开展一次仲裁合规知识竞赛，营造“人人懂仲裁、人人防风险”的氛围；（三）要求新入职员工签署仲裁管理合规承诺书。第二十九条报告制度：（一）风险事件报告：重大仲裁风险事件需在X小时内提交包含事件经过、处置措施、改进建议的专项报告；（二）年度管理报告：每年X月前