供应室沟通协调制度

供应室沟通协调制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国合同法》及《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合集团母公司关于供应链管理的统一要求，以及公司为防控供应链中断专项风险、规范采购业务流程、提升运营效率的内部管理需求而制定。制度旨在明确供应室与各相关部门在物资采购、仓储管理、配送协调等环节的沟通协调机制，通过责任划分、流程优化、风险管控，确保供应链各环节高效协同，保障企业生产经营活动的稳定运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在供应链管理相关的业务场景，包括但不限于物资采购申请、供应商选择与管理、仓储作业调度、物流配送协调、紧急需求响应等场景下的沟通协调工作。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“供应室专项管理”指以供应室为核心协调单元，对公司物资采购、仓储、配送等供应链环节进行全流程管理，涵盖风险识别、流程优化、绩效监控、合规审查等管理活动。（二）“供应链中断专项风险”指因供应商履约能力不足、物流配送延误、仓储管理混乱等导致的物资供应异常，可能对生产或运营造成重大影响的潜在风险。（三）“合规管理”指在供应链业务活动中，严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度，确保业务操作合法合规的管理要求。第四条供应室专项管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即供应链管理各环节均纳入制度管控范围，不留管理空白；（二）“责任到人”原则，即明确各层级、各部门、各岗位的沟通协调职责，确保责任可追溯；（三）“风险导向”原则，即优先识别并管控重大供应链风险，实施差异化管控措施；（四）“持续改进”原则，即通过定期评估与优化，不断提升沟通协调效率与风险防控能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位供应链专项管理的第一责任人，对供应链整体风险管控负最终责任；分管领导为直接责任人，负责供应链专项管理的组织领导与决策审批。第六条设立供应链专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，供应室、财务部、生产部、法务部等相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹供应链专项管理的方向与策略，协调跨部门重大问题，审批重大风险处置方案，并定期听取专项管理工作的进展报告。第七条供应室作为供应链专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）制定并完善供应链专项管理制度，明确各环节的沟通协调流程；（二）定期组织供应链风险排查，识别潜在中断风险并制定应对预案；（三）监督各部门供应链业务操作的合规性，开展专项培训与宣贯；（四）协调跨部门物资调度，确保紧急需求得到及时响应。第八条专责部门承担供应链专项管理的专业支撑职责，主要职责包括：（一）财务部负责审核采购资金审批权限、发票合规性及税务风险；（二）法务部负责审核供应商合同的法律合规性，防范法律风险；（三）生产部负责提出物资需求计划，并参与供应商的绩效评估；（四）安全部负责仓储及物流环节的安全检查，防范安全事故。第九条业务部门及下属单位作为供应链专项管理的执行主体，主要职责包括：（一）根据业务需求制定物资采购计划，并提交供应室审批；（二）配合供应室开展供应商尽职调查，提供业务场景所需信息；（三）落实仓储管理要求，确保物资存储安全、账实相符；（四）反馈供应链运行中的异常问题，协助制定改进措施。第十条基层执行岗承担岗位合规操作责任，具体要求包括：（一）严格遵守业务操作流程，不得擅自变更采购标准或审批权限；（二）发现潜在风险或异常情况，及时向专责部门或供应室报告；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在供应链管理中的责任义务。第三章专项管理重点内容与要求第十一条物资采购申请与审批环节：物资需求部门应提交采购计划，明确物资品类、数量、用途及预算；供应室根据需求评估供应商资质，并同步财务部审核资金审批权限，未经合规审查的采购申请不予提交。禁止未经审批擅自采购或超预算采购。第十二条供应商选择与管理环节：供应室应建立供应商准入机制，包括资质审核、现场考察、合同签订等流程；定期开展供应商绩效评估，淘汰不合格供应商，优先选择具备抗风险能力的优质供应商。严禁关联交易或利益输送。第十三条招标采购规范：采购金额超过X万元的物资采购项目，必须采用公开招标或邀请招标方式；招标文件应明确技术标准、商务条款及评分规则，所有评审过程须留痕备查。禁止围标、串标等违规行为。第十四条仓储作业协调：供应室应优化仓储布局，确保物资分类存储、账实相符；定期开展库存盘点，及时处理呆滞物资；紧急调拨需求须优先保障，并同步物流部门协调配送。第十五条物流配送协同：供应室应建立物流配送监控机制，实时跟踪物资运输状态；遇运输延误等情况，立即启动应急预案，协调备用供应商或调整配送路线。禁止因配送协调不力导致物资短缺。第十六条紧急需求响应：生产或运营部门遇紧急物资需求时，应立即向供应室提交申请，并说明紧急程度；供应室应在X小时内完成供应商协调与配送安排，重大紧急事项须上报领导小组决策。第十七条供应商履约监控：建立供应商履约评价体系，定期评估供货及时率、质量合格率等指标；对存在违约行为的供应商，应及时采取警告、索赔等措施，严重者予以解除合同。第十八条供应链风险防控：重点关注供应商经营风险、物流中断风险、仓储安全风险等，制定分级管控措施；重大风险事件须立即上报领导小组，并启动应急预案。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：供应室每年至少组织一次制度评估，根据法律法规变化、业务调整等因素修订制度，确保持续符合合规要求；重大修订须经领导小组审批。第二十条风险识别预警机制：供应室每季度开展供应链风险排查，评估风险等级并发布预警通知；专责部门根据预警要求采取针对性措施，重大风险须同步上报领导小组。第二十一条合规审查机制：将供应链合规审查嵌入业务流程，包括采购申请审查、合同签订审查、供应商履约审查等；所有业务操作须经合规审查后方可执行，确保“未经审查不得实施”。第二十二条风险应对机制：一般风险由专责部门分级处置，重大风险由领导小组统筹协调；建立应急响应流程，明确责任部门、处置措施及上报时限；风险处置结果须定期向领导小组汇报。第二十三条责任追究机制：明确违规情形及处罚标准，包括但不限于经济处罚、降级、纪律处分等；违规行为须记入个人或部门考核档案，并联动绩效考核与评优评先。第二十四条评估改进机制：每年开展供应链专项管理评估，考核制度执行情况、风险防控效果等；评估结果用于优化流程漏洞，提升整体管理效能。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司领导层须定期听取供应链专项管理汇报，协调跨部门重大问题；供应室配备专职管理人员，负责制度的落地执行。第二十六条考核激励机制：将供应链合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩；对供应链风险防控表现突出的部门或个人予以表彰奖励。第二十七条培训宣传机制：分层级开展供应链专项培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范；定期发布供应链管理简报，强化全员合规意识。第二十八条信息化支撑：通过供应链管理系统实现采购流程自动化、风险实时监控、数据共享互通；系统数据须定期备份，确保业务连续性。第二十九条文化建设：编制《供应链合规手册》，明确各环节的行为规范；组织签署合规承诺书，营造“人人重合规”的内部氛围。第三十条报告制度：风险事件须在X小时内上报专