全国档案统计调查制度

全国档案统计调查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国统计法》等相关国家法律法规，参照行业档案与统计管理最佳实践，结合集团母公司关于企业内部风险防控与合规管理的指导意见，以及本公司提升档案管理科学化、统计调查精准化水平的发展需求，制定。为进一步规范档案统计调查工作，加强风险防控，保障信息资产安全，促进业务流程优化，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有涉及档案的形成、收集、整理、保管、利用及统计调查活动的业务场景，均须遵循本制度规定。包括但不限于档案信息系统管理、统计调查数据采集、分析及应用等环节。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“档案专项管理”指公司针对档案全生命周期实施的管理活动，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用及数字化等环节，旨在确保档案信息的完整性、安全性、可用性及合规性。（二）“统计调查风险”指因统计调查数据采集不准确、分析不科学、应用不规范等导致的法律、经济或声誉损失。包括数据泄露风险、统计造假风险、决策失误风险等。（三）“统计合规”指公司统计调查活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部管理制度，确保数据真实性、准确性、完整性和及时性。第四条档案统计调查专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有档案及统计调查活动纳入管理范围，不留死角。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的专项管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施重点防控，优先防范重大风险。（四）持续改进：定期评估管理有效性，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案统计调查专项管理负总责，承担领导责任，统筹制度建设与风险防控工作。分管领导作为直接责任人，负责专项管理的组织协调、监督考核及资源保障。第六条设立档案统计调查专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组职能包括：（一）统筹公司档案统计调查专项管理工作，制定总体战略与政策；（二）审议重大制度修订及专项管理方案，协调跨部门协作；（三）监督专项管理执行情况，定期听取汇报并作出决策；（四）对重大风险事件进行评估处置，审定责任追究方案。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（档案管理部/统计管理部）：1.统筹专项管理制度建设与修订；2.组织专项风险识别、评估与防控；3.开展档案统计调查业务培训与宣贯；4.负责日常监督考核及问题整改；5.编制专项管理年度报告。（二）专责部门（法务合规部/内审部）：1.负责专项领域业务合规审核，审核通过后方可实施；2.优化档案统计调查业务流程，消除管理漏洞；3.监督重大风险处置过程，提出改进建议；4.配合开展专项审计与调查。（三）业务部门/下属单位：1.落实本领域档案统计调查管理要求，开展日常风险防控；2.按规定收集、整理、保管档案，确保数据真实性；3.及时上报风险事件及管理问题，配合整改。第八条基层执行岗须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，确保操作符合制度要求；（二）主动识别并上报业务环节中的统计调查风险；（三）拒绝执行违规指令，及时制止不当行为；（四）参与定期培训，掌握操作规范与风险防范技能。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案管理环节：（一）业务操作合规标准：档案收集须完整记录业务背景，整理须遵循分类编号规则，鉴定须区分保管期限，数字化须确保数据安全传输与存储。（二）禁止性行为：严禁擅自销毁、篡改档案，严禁违规外借或泄露涉密档案，严禁未按权限复制档案材料。（三）重点防控点：防范档案丢失、损毁、失密风险，加强对电子档案的加密与访问控制。第十条统计调查数据采集环节：（一）业务操作合规标准：明确数据来源与采集方法，建立数据质量控制机制，确保采集过程可追溯。（二）禁止性行为：严禁虚构、篡改统计调查数据，严禁迟报、漏报关键统计信息，严禁要求下级单位提供不实数据。（三）重点防控点：防范样本偏差、口径错位等数据质量问题，加强源头数据真实性审核。第十一条统计调查数据处理环节：（一）业务操作合规标准：数据处理须使用合规工具，建立数据清洗与校验规则，确保数据清洗过程可回溯。（二）禁止性行为：严禁擅自合并、拆分统计调查数据，严禁违规共享涉密数据，严禁未脱敏处理公开数据。（三）重点防控点：防范数据泄露、交叉污染风险，加强处理环境的物理与逻辑隔离。第十二条统计调查数据分析环节：（一）业务操作合规标准：分析模型须经专家论证，分析结果须多维度验证，分析报告须注明假设条件与局限性。（二）禁止性行为：严禁滥用统计方法误导决策，严禁选择性披露分析结果，严禁未说明潜在偏见。（三）重点防控点：防范分析结论失真、决策失误风险，加强分析过程的独立审核。第十三条统计调查数据应用环节：（一）业务操作合规标准：数据应用须符合业务需求，应用结果须纳入绩效考核，应用过程须可审计。（二）禁止性行为：严禁违规使用统计调查数据谋取私利，严禁向第三方违规提供未脱敏数据，严禁未按权限发布统计报告。（三）重点防控点：防范数据滥用、合规风险，加强应用范围的权限控制。第十四条档案数字化管理环节：（一）业务操作合规标准：数字化须遵循“最小化采集、安全传输、可靠存储”原则，数字档案与原生档案保持一致。（二）禁止性行为：严禁未经授权访问数字档案，严禁擅自修改数字档案元数据，严禁未做冗余备份的数字化项目。（三）重点防控点：防范数字档案丢失、不可用风险，加强数字水印与区块链技术应用。第十五条统计调查应急预案环节：（一）业务操作合规标准：制定数据采集中断、系统故障、统计造假等应急预案，明确响应流程与协同机制。（二）禁止性行为：严禁隐瞒重大统计调查风险，严禁迟报应急处置进展，严禁推诿责任。（三）重点防控点：防范应急响应滞后、处置不力风险，加强跨部门协同演练。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年联合专责部门评估法规变化、业务调整对专项管理的影响；（二）根据评估结果，启动制度修订程序，经领导小组审议后发布；（三）重大修订须进行全员宣贯，确保制度有效落地。第十七条风险识别预警机制：（一）牵头部门每季度组织专项风险排查，形成风险清单并分级评估；（二）重大风险须在发布预警通知的同时，制定专项防控方案；（三）预警信息须同步至领导小组及相关部门负责人。第十八条合规审查机制：（一）将专项审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点；（二）未经合规审查的档案统计调查活动，一律不得实施；（三）专责部门对审查结果负最终审核责任，确保审查权威性。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险须上报领导小组统筹；（二）明确应急流程、责任协同及上报时限，确保处置高效；（三）处置结果须纳入责任部门绩效考核，形成正向激励。第二十条责任追究机制：（一）界定违规情形、处罚标准，联动绩效考核、纪律处分；（二）对重大风险事件责任人，须启动内部调查，依规处理；（三）追究责任须形成记录，作为后续制度优化的参考依据。第二十一条评估改进机制：（一）每年对专项管理体系有效性开展评估，包括制度执行率、风险控制效果等；（二）评估结果须向领导小组汇报，并制定优化方案；（三）优化方案须明确时间表、责任人，确保持续改进。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）明确各层级领导对专项管理的推进责任，纳入述职考核；（二）设立专项管理联络员制度，各部门指定专人对接工作；（三）领导小组定期召开会议，协调解决跨部门问题。第二十三条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩；（二）对专项管理突出贡献者，给予专项奖励；（三）对连续违规的部门，实行末位淘汰机制。第二十四条培训宣传机制：（一）分层级开展专项培训，管理层侧重合规履职，一线员工侧重操作规范；（二）定期组织案例研讨，提升全员风险意识；（三）制作合规手册，发放至所有岗位，确保应知应会。第二十五条信息化支撑：（一）通过系统工具实现档案统计调查流程自动化，减少人工干预；（二）利用大数据技术进行风险实时监控，预警异常行为；（三）建立信息孤岛，确保数据安全隔离。第二十六条文化建设：（一）发布专项合规手册，明确行为边界与奖惩标准；（二）签订合规承诺书，强化员工责任意识；（三）通过宣传栏、内部平台营造全员合规氛围。第二十七条报告制度：（一）风险事件须在24小时内上报牵头部门，48小时内上报领导小组；（二）