人事科管理档案制度

人事科管理档案制度第一章总则第一条为规范公司人事档案管理，防控档案管理风险，确保档案信息安全，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及集团母公司相关制度要求，结合公司实际情况，制定本制度。本制度旨在明确档案管理职责，规范业务流程，防范操作风险，提升档案管理效能，为公司高质量发展提供基础保障。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有人事档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等活动，均须遵守本制度规定。人事档案管理涵盖员工入职、在职、离职等全生命周期的档案管理活动，涉及招聘档案、培训档案、绩效档案、奖惩档案、离职档案等业务场景。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司为规范人事档案管理，通过制度设计、流程优化、风险防控等措施，实现档案管理标准化、合规化、安全化的管理体系。（二）“XX风险”是指因档案管理不规范可能导致的档案遗失、损毁、泄露、滥用等风险，包括管理责任风险、合规风险、信息安全风险等。（三）“XX合规”是指人事档案管理活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保档案管理的合法性、真实性和完整性。第四条人事档案管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）“全面覆盖”要求档案管理范围覆盖所有员工及档案类型，确保无死角、无遗漏。（二）“责任到人”要求明确各级管理人员的职责，做到事有人管、责有人负。（三）“风险导向”要求聚焦高风险环节，强化风险防控措施。（四）“持续改进”要求定期评估档案管理体系，优化管理流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司人事档案管理工作负总责，统筹领导档案管理工作，确保制度有效执行。分管人力资源工作的领导为直接责任人，负责档案管理工作的具体组织、协调和监督。第六条设立公司人事档案管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管人力资源工作的领导担任副组长，人力资源部、办公室、法务部等相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，审批重大事项，监督评价工作成效。第七条领导小组主要职责包括：（一）审定公司人事档案管理制度及重大事项。（二）统筹协调各部门、下属单位的档案管理工作。（三）监督档案管理工作的执行情况，定期开展评估。（四）决策重大风险事件的处置方案。第八条牵头部门为人力资源部，负责统筹公司人事档案管理工作，主要职责包括：（一）制定和完善人事档案管理制度，组织培训宣贯。（二）指导各部门、下属单位开展档案管理工作，监督业务合规性。（三）定期开展档案风险排查，提出改进建议。（四）负责档案管理信息化建设，提升管理效率。第九条专责部门为办公室和法务部，主要职责包括：（一）办公室负责档案的物理保管，确保档案安全。（二）法务部负责审核档案管理流程的合法性，提供合规支持。第十条业务部门及下属单位负责落实本单位的档案管理要求，主要职责包括：（一）收集、整理、归档员工入职、在职、离职等各阶段档案材料。（二）按照规定流程移交档案，确保档案完整性。（三）开展日常风险防控，及时报告异常情况。第十一条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守档案管理流程，确保档案收集、整理、归档的规范性。（二）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。（三）发现档案管理风险时，及时上报部门负责人。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集管理：所有员工入职、离职、培训、奖惩等档案材料必须按照规定时间、标准收集齐全，确保档案的真实性、完整性。严禁遗漏、伪造或篡改档案材料。第十三条档案整理归档：档案材料应按照“一事一档”原则整理，统一采用电子和纸质两种形式保存。电子档案需符合档案管理系统要求，纸质档案需分类编号，确保查阅便捷。第十四条档案保管管理：档案存放环境需符合恒温恒湿、防火防潮、防盗等要求。档案保管人员需定期检查，确保档案安全。第十五条档案利用管理：档案利用需严格审批，未经批准不得擅自查阅、复制或外借。利用档案需登记用途、时间、查阅人等信息。第十六条档案鉴定销毁：档案保管期满后，需组织专家进行鉴定，符合销毁条件的档案应按规定流程销毁，确保信息安全。第十七条档案安全防控：建立档案安全责任制，严禁未经授权的人员接触档案。定期开展安全检查，防范信息泄露风险。第十八条档案保密管理：涉密档案需采取加密、隔离等特殊保管措施，防止信息泄露。档案管理人员需签署保密承诺书。第十九条档案异地备份：重要档案需进行异地备份，确保意外事件发生时档案可恢复。第四章专项管理运行机制第十二条档案管理制度动态更新机制：根据国家法律法规、行业准则及公司业务变化，每年至少开展一次制度评估，及时修订完善。第十三条档案风险识别预警机制：人力资源部每年至少组织两次档案风险排查，对发现的风险进行分级评估，发布预警通知，明确整改要求。第十四条合规审查机制：档案利用、销毁等关键环节需经人力资源部、办公室及法务部联合审查，未经审查不得实施。第十五条风险应对机制：发生档案遗失、损毁、泄露等重大事件时，需立即启动应急预案，明确责任部门、处置流程和上报要求。第十六条责任追究机制：对违反档案管理规定的责任人，视情节轻重给予绩效扣减、纪律处分等处理，情节严重的依法移交司法机关。第十七条评估改进机制：每年对档案管理体系的有效性进行评估，形成评估报告，明确改进方向。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各级领导干部需履行档案管理责任，定期听取工作汇报，协调解决存在问题。第十九条考核激励机制：将档案管理情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩。第二十条培训宣传机制：分层级开展档案管理培训，管理层侧重合规履职培训，一线员工侧重操作规范培训。第二十一条信息化支撑：通过档案管理系统实现流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。第二十二条文化建设：发布档案合规手册，组织签订合规承诺书，营造全员合规氛围。第二十三条报告制度：各部门、下