全音像记录制度

全音像记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等国家法律法规，参照行业数据安全治理最佳实践，结合集团母公司关于企业数据安全管理的指导意见，以及公司内部加强影像资料规范化管理的实际需求，制定本制度。为进一步规范全音像记录的管理流程，防控数据安全风险，提升影像资料应用价值，保障公司合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营活动中产生的各类影像资料（包括照片、视频、音频等）的采集、存储、传输、使用、销毁等全生命周期管理，以及关联业务场景（如产品研发、市场营销、内部培训、会议记录、客户服务、安全管理等）的影像资料专项管控要求。第三条本制度下列术语的含义如下：（一）“全音像记录专项管理”是指公司为确保影像资料采集、处理、存储、应用等环节符合法律法规及内部规范，通过制度约束、技术管控、人员责任等方式，实现影像资料全流程安全、合规、高效管理的系统性工作。（二）“专项风险”是指因影像资料管理不当可能引发的法律责任、经济损失、声誉损害、数据泄露、知识产权侵权等潜在风险。（三）“合规要求”是指影像资料管理应遵循的法律法规、行业准则、技术标准及公司内部制度规定的具体要求。（四）“责任主体”是指按照本制度规定，对影像资料管理活动承担直接或间接责任的部门、岗位及个人。第四条全音像记录专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）“全面覆盖”要求影像资料管理覆盖所有业务场景及关联岗位，确保无死角、无漏洞。（二）“责任到人”要求明确各级管理及执行主体的职责权限，实现责任可追溯。（三）“风险导向”要求聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。（四）“持续改进”要求定期评估管理效果，根据内外部环境变化优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司全音像记录专项管理负总责，领导决策层对专项管理工作的推进、资源保障及重大风险处置提供组织支持。分管领导作为直接责任人，负责专项管理制度的建设、监督执行及考核评价。第六条设立全音像记录专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，各部门负责人及专责部门代表为成员。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调公司全音像记录专项管理工作，审议重大管理决策；（二）审批专项管理制度、风险清单及资源投入方案；（三）监督专项管理工作的落实情况，开展定期评估；（四）对重大风险事件或管理漏洞进行决策处置。第七条设立全音像记录专项管理办公室（以下简称“办公室”），由[牵头部门名称，如信息技术部或综合管理部]牵头，负责领导小组的日常事务及专项管理工作的具体实施。办公室主要职责包括：（一）制定和完善专项管理制度，组织宣贯培训；（二）牵头开展影像资料风险识别与评估，发布风险预警；（三）监督各部门专项管理责任的履行情况，协调跨部门协作；（四）建立影像资料管理台账，定期统计分析管理数据。第八条明确三类主体的专项管理职责：（一）牵头部门（办公室所在部门）：1.统筹制定影像资料管理的技术标准与操作规范；2.负责影像资料存储系统的安全防护与容量规划；3.定期组织专项风险评估，优化管理流程；4.落实培训宣贯工作，提升全员合规意识。（二）专责部门（如法务部、安全部等）：1.负责影像资料合规性审核，确保业务场景符合法律法规；2.优化影像资料采集、传输、使用等环节的风险控制措施；3.参与重大风险事件的处置，提出合规整改建议；4.跟踪行业动态，推动管理制度与时俱进。（三）业务部门/下属单位：1.落实本领域影像资料管理要求，明确岗位职责；2.严格执行影像资料采集、存储、使用规范，落实日常风险防控；3.建立影像资料台账，配合开展专项检查；4.及时上报管理问题及风险事件，落实整改措施。第九条基层执行岗（如业务人员、技术人员等）应履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确影像资料管理义务；（二）按照制度要求采集、处理、存储、传输影像资料，严禁违规操作；（三）发现影像资料管理漏洞或风险隐患，及时上报至部门负责人；（四）配合专项检查与调查，如实反映管理情况。第三章专项管理重点内容与要求第十条影像资料采集管理：1.业务操作合规标准：（1）采集前需评估影像资料用途及合规性，必要时获得授权或同意；（2）采集过程中应确保影像质量满足业务需求，避免过度采集或无关信息关联；（3）涉及敏感信息（如个人隐私、商业秘密）的影像资料，应采取特殊标注或脱敏处理。2.禁止性行为：（1）严禁以非法手段获取或篡改他人影像资料；（2）严禁采集、存储、传播涉及国家秘密或禁止公开的影像内容；（3）严禁在采集过程中侵犯他人肖像权、隐私权等合法权益。3.专项风险防控点：（1）防范因采集范围不当导致的数据冗余或滥用；（2）防止因设备操作不当造成影像资料损坏或失真；（3）关注采集场景中可能存在的敏感信息泄露风险。第十一条影像资料存储管理：1.业务操作合规标准：（1）影像资料存储应采用加密、备份等技术手段，确保数据安全；（2）根据影像资料重要程度分级存储，明确存储期限及销毁标准；（3）异地存储应满足数据安全合规要求，防止区域性灾难影响。2.禁止性行为：（1）严禁将影像资料存储在非合规平台或个人设备中；（2）严禁未经授权访问、复制或传播存储中的影像资料；（3）严禁存储已过期的或无业务价值的影像资料。3.专项风险防控点：（1）防范存储系统遭攻击导致数据泄露或丢失；（2）关注存储介质老化或维护不当的风险；（3）防止因权限管理不严造成数据滥用。第十二条影像资料传输管理：1.业务操作合规标准：（1）传输前需评估传输范围及安全措施，优先选择加密通道；（2）传输过程中应记录传输日志，确保可追溯；（3）涉及跨境传输的影像资料，需符合相关地区法律法规。2.禁止性行为：（1）严禁通过即时通讯工具、公共云盘等非合规渠道传输敏感影像资料；（2）严禁传输未经脱敏或标注的敏感影像内容；（3）严禁在传输过程中泄露传输目标或内容信息。3.专项风险防控点：（1）防范传输通道被窃听或截取导致数据泄露；（2）关注传输设备（如移动硬盘、U盘）的物理安全；（3）防止因传输协议不合规引发法律风险。第十三条影像资料使用管理：1.业务操作合规标准：（1）使用前需确认影像资料来源合法、内容合规，必要时获得授权；（2）对外发布或展示影像资料前，需进行合规审核；（3）使用过程中应避免对影像资料进行恶意编辑或篡改。2.禁止性行为：（1）严禁未经授权使用或传播他人影像资料；（2）严禁恶意剪辑、拼接影像资料以误导公众或侵犯权益；（3）严禁在影像资料中植入非法目的或敏感信息。3.专项风险防控点：（1）防范因使用不当引发名誉侵权或商业纠纷；（2）关注影像资料版权合规问题；（3）防止因技术漏洞导致影像资料被恶意篡改或替换。第十四条影像资料销毁管理：1.业务操作合规标准：（1）销毁前需确认影像资料已过存储期限或无留存价值；（2）采用物理销毁（如粉碎、消磁）或技术销毁（如加密擦除）方式，确保无法恢复；（3）销毁过程应全程记录，并由专人监督。2.禁止性行为：（1）严禁将未销毁的影像资料丢弃在公共区域或不当处理；（2）严禁销毁记录不完整或销毁方式不合规；（3）严禁销毁前未履行审批程序。3.专项风险防控点：（1）防范销毁不彻底导致数据泄露风险；（2）关注销毁过程中的监管漏洞；（3）防止因销毁范围不当引发合规问题。第十五条影像资料安全防护：1.业务操作合规标准：（1）采用访问控制、加密存储等技术手段，防止未授权访问；（2）定期对存储系统进行安全检测，修复漏洞；（3）对敏感影像资料实施分级防护，限制接触范围。2.禁止性行为：（1）严禁将影像资料存储在不安全的设备或网络环境中；（2）严禁使用弱密码或默认凭证访问影像资料系统；（3）严禁在公共网络传输敏感影像资料。3.专项风险防控点：（1）防范因系统漏洞导致影像资料泄露；（2）关注员工安全意识不足的风险；（3）防止因设备管理不当引发安全事件。第十六条影像资料合规审计：1.业务操作合规标准：（1）定期开展影像资料合规性审计，覆盖采集、存储、传输、使用、销毁全流程；（2）审计中发现的问题需及时整改，并跟踪落实；（3）审计结果需纳入部门绩效考核。2.禁止性行为：（1）严禁隐瞒或篡改审计发现的问题；（2）严禁未按审计要求落实整改措施；（3）严禁在审计过程中弄虚作假。3.专项风险防控点：（1）防范因审计不全面导致风险遗漏；（2）关注整改措施的执行效果；（3）防止因审计标准不统一引发争议。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：公司应每年至少评估一次全音像记录专项管理制度的有效性，根据以下因素及时修订：（一）国家法律法规及行业标准的更新；（二）公司业务范围或技术系统的调整；（三）专项管理中发现的管理漏洞或风险事件；（四）外部第三方审计或监管要求。制度修订需经领导小组审议，并按程序发布实施。第十八条风险识别预警机制：（一）办公室应牵头每年至少开展一次全音像记录专项风险评估，覆盖所有业务场景及关联岗位；（二）风险识别需采用定性与定量相结合的方法，明确风险等级（一般、重大）；（三）发布风险预警通知，明确风险内容、防控措施及责任部门，并抄送领导小组。第十九条合规审查机制：（一）将影像资料合规审查嵌入以下关键节点：1.业务决策前，评估影像资料采集的必要性及合规性；2.合同签订时，明确影像资料使用范围及限制条款；3.项目启动前，审查影像资料存储、传输方案的安全性；4.对外发布前，进行敏感信息脱敏及合规审核。（二）实行“未经审查不得实施”原则，审查不合格的影像资料应用项目不得推进。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门/下属单位负责处置，办公室监督；（二）重大风险由领导小组牵头，多部门协同处置，必要时启动应急响应；（三）风险处置需形成闭环管理，包括：问题核实、措施制定、执行监督、效果评估。（四）重大风险事件需第一时间上报至领导小组，并按程序向公司主要负责人汇报。第二十一条责任追究机制：（一）明确违规情形及处罚标准，包括：1.违规采集、存储、传输、使用影像资料的；2.因管理疏忽导致影像资料泄露或丢失的；3.伪造、篡改影像资料以谋取私利的。（二）处罚措施包括：经济处罚、绩效扣减、岗位调整、纪律处分等，情节严重的按公司规定处理；（三）建立违规案例库，定期通报，以案说法。第二十二条评估改进机制：（一）办公室每年对全音像记录专项管理体系进行有效性评估，重点考核：1.制度执行情况，包括流程覆盖、责任落实；2.风险防控效果，包括事件发生率、处置及时性；3.员工合规意识，包括培训覆盖率、考核通过率。（二）评估结果用于优化管理流程，完善制度条款，提升管理效能。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）公司主要负责人每年至少听取一次专项管理工作汇报，解决重大问题；（二）分管领导每月至少参与一次专项管理协调会，推动工作落实；（三）各部门负责人对本领域专项管理负第一责任，确保制度要求传达到每一名员工。第二十四条考核激励机制：（一）将影像资料合规情况纳入部门年度考核，考核权重不低于X%；（二）个人绩效考核与岗位合规履职挂钩，优秀案例优先评优；（三）设立专项管理奖励，对在风险防控、制度优化中表现突出的部门或个人给予表彰。第二十五条培训宣传机制：（一）分层级开展专项培训，包括：1.管理层：合规履职培训，明确决策层责任；2.部门负责人：制度解读培训，提升管理能力；3.一线员工：操作规范培训，强化合规意识。（二）通过内部刊物、宣传栏、电子屏等渠道，常态化宣贯影像资料合规要点。第二十六条信息化支撑：（