产品说明书编写规范技术参数与使用指南

产品说明书编写规范技术参数与使用指南一、适用范围与应用场景本规范适用于各类工业设备、消费电子、医疗器械、家用电器等产品的说明书编写工作，旨在统一说明书格式、内容完整性与技术准确性。典型应用场景包括：新产品上市前：作为产品交付用户的必备技术文件，保证用户正确理解产品功能与操作方法；产品迭代升级：针对功能优化或参数调整后的说明书更新，保证信息与最新版本产品一致；合规认证需求：满足国内外市场对产品说明书的法规要求（如GB5296.1、IEC62079等标准）；售后技术支持：为维修人员提供产品结构、参数及故障排查依据，提升服务效率。二、产品说明书编写流程（一）需求分析与资料收集明确目标用户：根据产品定位（如专业用户/普通消费者）确定语言风格与内容深度，避免专业术语过度堆砌或关键信息简化不足；梳理法规要求：收集产品销售目标地的强制性标准（如电气安全、环保标识、警示标签等），保证内容合规；整合技术资料：汇总研发文档（如设计图纸、BOM表）、测试报告（功能、安规、环境适应性）、用户反馈（老版本说明书痛点）等原始材料。（二）框架搭建与章节规划按“从宏观到微观”逻辑构建说明书核心章节包括：封面（产品名称、型号、商标、制造商信息）；目录（自动，标注页码）；产品概述（用途、主要特点、组成结构）；技术参数（分类呈现关键指标）；安装与调试（物理安装、通电初始化）；使用说明（操作步骤、功能按键、显示界面）；维护与保养（日常清洁、部件更换周期）；故障排除（常见问题现象、原因分析、解决方法）；附录（配件清单、电路图、保修条款）。（三）内容撰写与规范表达技术参数章节：按“基本参数-功能参数-环境参数-安全参数”分类填写（详见第三部分“技术参数规范填写指南”），参数值需与测试报告一致，单位使用国际标准符号（如“V”“W”“dB”）；操作步骤章节：采用“步骤编号+动作描述+图示/示意图”形式，例如：“1.电源连接：将电源适配器输入端连接至AC100-240V插座，输出端插入产品DC接口（图1）”；警示信息标注：对涉及安全、误操作可能导致损坏的场景，使用“危险！”（红色三角形+感叹号，表示可能造成人身伤害）、“注意！”（黄色三角形，表示可能导致设备损坏）等警示标识，并配以简要说明。（四）审核修订与定稿发布三级审核机制：自审：编写人对照资料核查内容一致性，重点检查参数、步骤有无矛盾；互审：由研发工程师、测试人员、市场专员交叉审核，验证技术准确性与用户可读性；终审：由质量管理部门负责人确认合规性，签署《说明书审核表》（审核人：*工）；版本控制：文件命名规则为“产品说明书_V[版本号]_修订日期.pdf”（如“智能温控器_V2.3_20231015.pdf”），修订记录需在附录中注明（修订内容、修订人、修订日期）。三、技术参数规范填写指南（一）技术参数分类及填写要点参数类别包含子项示例填写要求基本参数产品名称、型号规格、额定电压/电流、功率、重量、尺寸（长×宽×高）型号需与产品铭牌一致；尺寸标注单位为“mm”，精确到小数点后1位功能参数精度、量程（如温度测量范围：-20~80℃）、响应时间（如≤5s）、分辨率（如0.1℃）功能指标需标注测试条件（如“在25℃环境下测试”），避免绝对化表述环境参数工作温度、存储温度、湿度、防护等级（如IP54）、抗干扰等级防护等级需符合GB4208标准，例如“IP54”表示防尘且防溅水安全参数绝缘电阻、耐压强度（如AC2000V/1min）、接地电阻（≤0.1Ω）、认证标识（如CCCCE）认证标识需与证书一致，安全参数需提供第三方检测报告编号（二）参数填写常见错误示例错误示例1：“工作温度：-10℃~60℃”（未注明是否为“全范围”或“特定条件下”）；正确表述：“工作温度：-10℃~60℃（无结露状态）”；错误示例2：“精度：±1%”（未明确基准值，易引发歧义）；正确表述：“精度：±1%FS（满量程）”或“精度：±0.5℃（在0~50℃量程内）”。四、产品说明书模板及填写说明章节内容要点填写示例注意事项封面产品名称（宋体二号加粗）、型号（黑体三号）、商标（清晰logo）、制造商名称及地址（宋体小四）产品名称：智能空气净化器型号：KJ-500F制造商：科技有限公司地址：省市区路号商标需注册，地址需与营业执照一致，避免使用“最”“第一”等极限词产品概述用途（1-2句话说明核心功能）、主要特点（3-5条，如“多重过滤”“智能控制”）、组成结构（图文结合）用途：适用于家庭室内空气净化，有效去除PM2.5、甲醛等污染物特点：HEPAH13级滤网、APP远程控制、自动模式调节避免夸大宣传，如“100%去除甲醛”应改为“甲醛去除率≥99%”（需提供检测报告支持）安装调试安装环境（如“远离热源、水平放置”）、配件清单（表格形式：名称/数量/图示）、通电步骤1.拆开包装，检查配件（主机×1、电源线×1、说明书×1）；2.将主机放置于距墙≥10cm的平稳地面；3.连接电源线，按下电源键（指示灯亮起表示正常）步骤需按时间顺序排列，配图建议使用线框图或实物图，避免复杂示意图故障排除常见问题（“无法开机”“噪音异常”等）、原因分析（3-5条可能原因）、解决方法（具体操作步骤）问题：无法开机原因：1.电源未接通；2.电源适配器故障；3.内部保险丝熔断解决：1.检查插座通电；2.更换适配器（需匹配规格）；3.联系售后更换原因分析需从简单到复杂排序，避免“设备故障”等模糊表述，明确“自行处理无效时请联系售后”五、编写过程中的关键注意事项（一）合规性要求涉及安全、环保、健康的内容必须符合国家及目标市场法规，如医疗器械需符合《医疗器械说明书和标签管理规定》，电子电器需标注回收标识（如“WEEE”）；计量单位优先采用国际单位制（SI），特殊情况需标注换算关系（如“1psi≈6.895kPa”）。（二）准确性原则技术参数、操作步骤、联系方式等内容需与产品实际100%一致，避免“参数漂移”（如说明书标注“续航8h”，实际仅6h）；图文需对应，示意图中的部件编号与文字说明一致，例如“图2中①为滤网，需按箭头方向取出”。（三）易懂性优化目标用户为非专业人士时，减少术语堆砌，对必要术语添加注释（如“PM2.5：空气中直径≤2.5微米的颗粒物”）；步骤操作采用“动作+结果”表述，例如“按下电源键（持续2秒），指示灯由闪烁变为常亮，表示启动成功