某化工公司档案室管理办法

某化工公司档案室管理办法某化工公司档案室管理办法

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1本办法依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《企业档案工作条例》《化工行业档案管理规范》（HG/T3659-2019）等国家和行业标准制定，同时符合《联合国关于在国际商业活动中保护个人数据的指南》、欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）及各主要经营国家数据安全相关法律法规要求，确保跨国业务合规运营。

1.1.2针对化工行业档案管理中存在的归档不及时、保管不安全、利用效率低、跨境调阅难等痛点，本办法旨在实现以下核心目标：

-规范档案全生命周期管理流程，确保档案完整性、准确性与安全性

-强化风险防控能力，建立覆盖电子与纸质档案的立体化管控体系

-提升档案信息利用效率，支撑生产经营决策与合规要求

-适配数字化转型需求，构建智能化的档案管理平台

-满足国际化经营要求，实现多语言、多格式档案的标准化管理

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围：本办法覆盖公司所有业务领域（研发、生产、销售、采购、安全环保等）、所有部门及下属机构，包括但不限于：

-研发档案：技术图纸、实验记录、专利文件、标准规范

-生产档案：工艺规程、操作记录、设备台账、质量检验报告

-经营档案：合同协议、客户资料、市场报告、财务凭证

-安全环保档案：安全评价报告、应急预案、环境监测数据

-职工档案：入职离职证明、培训记录、绩效考核材料

1.2.2适用对象：

-正式员工：各岗位人员需履行档案管理职责

-外包单位：涉及档案处理的外包服务商需签署保密协议并遵守本办法

-合作单位：第三方合作中涉及档案交接的场景需明确责任边界

1.2.3例外适用场景：涉及国家秘密、商业秘密的档案按国家相关规定执行；因不可抗力导致档案损毁的，需按第九章规定处理。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国内外法律法规及行业标准，确保档案管理活动合法合规。

1.3.2权责对等原则：档案管理职责与岗位权限匹配，确保责任主体明确可追溯。

1.3.3风险导向原则：重点关注高风险环节（如危险品档案、涉外档案），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则：优化流程设计，提升档案利用效率，支持业务快速响应。

1.3.5持续改进原则：定期评估档案管理效果，动态优化管理制度与流程。

1.3.6安全保密原则：强化档案安全保护，建立多层次防泄密机制。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级：本办法为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合同管理办法》《公司信息安全管理办法》等专项制度构成三级管控体系。

1.4.2制度衔接：

-与财务制度衔接：财务凭证档案纳入本办法管理，需满足财税监管要求

-与内控制度衔接：档案管理嵌入内控流程，审计部负责监督执行

-与人力资源制度衔接：员工档案管理由人力资源部牵头，档案室配合

-与IT制度衔接：电子档案系统与公司信息平台对接，需满足数据安全要求

1.4.3冲突处理规则：本办法规定优先适用，与关联制度冲突时，由总经理办公会协调确定执行规则。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理体系由决策层、执行层、监督层三级架构构成：

-决策层：董事会及总经理办公会负责重大档案管理事项决策

-执行层：档案室负责日常管理，各部门负责档案形成与移交

-监督层：内控部、审计部、合规部负责监督考核

该架构通过制度授权、流程衔接、责任传递实现闭环管理，确保档案管理指令自上而下有效执行，同时形成横向协同机制，保障跨境业务档案管理的有效性。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议档案管理制度修订，批准重大档案处置方案。

2.2.2董事会：审批年度档案管理工作报告，监督重大档案风险防控。

2.2.3总经理办公会：决策档案信息化建设方案，审批年度档案预算。

2.2.4议事规则：重大事项需三分之二以上董事同意，决策结果形成会议纪要存档。

2.3执行机构与职责

2.3.1档案室（隶属于综合管理部）：作为档案管理执行主体，具体职责包括：

-制定档案分类方案，组织编制档案目录

-负责档案的收集、整理、鉴定、保管、利用

-管理档案信息化系统，保障系统安全稳定运行

-开展档案业务培训，提升全员档案意识

-编制年度档案工作报告，提交总经理办公会

2.3.2各部门职责：

-档案形成部门：负责按规定形成、积累、整理档案，及时移交档案室

-使用部门：按规定借阅、复制档案，确保档案安全

-档案保管部门：负责档案库房管理，保障档案安全存放

2.3.3职责矩阵：

-高风险环节（如危险品档案）：档案室主导，安全环保部配合

-跨国档案管理：档案室牵头，法务部、各经营国分支机构配合

-信息化系统管理：IT部负责技术支持，档案室负责业务需求

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：负责档案管理内控流程建设，每年开展专项测试。

2.4.2审计部：每年至少开展一次档案管理专项审计，出具审计报告。

2.4.3合规部：监督涉外档案管理合规性，定期开展合规检查。

2.4.4监督结果应用：监督发现的问题纳入绩效考核，重大问题提交总经理办公会处理。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制：建立档案管理联席会议制度，每季度召开一次，解决跨部门问题。

2.5.2信息共享机制：档案管理信息系统与OA、ERP等系统对接，实现信息共享。

2.5.3争议解决机制：档案移交争议由档案室协调，重大争议提交总经理办公会裁决。

2.5.4涉外业务协调：涉及多国业务的档案管理，由法务部牵头，档案室配合制定差异化方案。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：

-档案完整率≥98%

-档案准确率≥99%

-档案安全率100%

-档案利用及时率≥90%

-信息化系统可用率≥99.9%

3.1.2核心KPI：

-档案归档及时性：业务档案自形成之日起30日内归档

-档案查阅效率：常规档案查阅响应时间≤2小时

-电子档案调阅率：年度电子档案调阅量占总调阅量比例≥60%

-跨国档案调阅周期：正常业务≤5个工作日，紧急业务≤2个工作日

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准：

-一级类：公司级档案（公司章程、重大决策等）

-二级类：部门级档案（各部门业务档案）

-三级类：项目级档案（研发、生产等专项档案）

3.2.2纸质档案管理规范：

-保管期限：永久、长期（10-30年）、短期（1-5年）

-装订要求：统一尺寸、无破损、无字迹重叠

-保管环境：温度10-25℃，湿度45%-60%，防光防火防虫

3.2.3电子档案管理规范：

-格式要求：统一采用PDF/A标准，涉密档案采用加密格式

-存储要求：双重备份，本地与云端存储

-访问控制：分级授权，操作日志留存6个月

3.2.4风险控制点及措施：

-高风险点（危险品档案）：双人双锁保管，双人核对出库

-高风险点（涉外档案）：加锁保管，访问日志记录，专人管理

-高风险点（电子档案）：入侵检测系统监控，定期病毒查杀

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

-全生命周期管理：覆盖收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁全过程

-风险矩阵法：对档案管理活动进行风险评估，实施差异化管控

-PDCA循环法：持续改进档案管理水平

3.3.2管理工具：

-档案管理系统：实现电子档案的在线管理、检索、借阅

-光学扫描仪：纸质档案数字化设备

-档案库房监控系统：温度、湿度、门禁、视频监控

-档案管理系统与ERP、OA系统接口规范

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程包括四个阶段：

-收集阶段：业务部门按档案分类方案收集档案，填写《档案移交清单》，经部门负责人审核后移交档案室

-整理阶段：档案室对档案进行分类、编目、扫描，制作纸质与电子目录

-保管阶段：纸质档案入库登记，电子档案上传系统，定期检查保管环境

-利用阶段：需用部门提交《档案借阅申请》，经审批后查阅，特殊档案需经授权人批准

各阶段责任主体：

-收集：业务部门

-整理：档案室

-保管：档案室、保管部门

-利用：需用部门、档案室

4.2子流程说明

4.2.1电子档案形成子流程：

业务人员按档案分类标准处理业务文档，系统自动生成电子档案目录，定期归档至档案系统，经部门档案员审核后移交档案室。

4.2.2涉外档案管理子流程：

涉外档案需经法务部审核，加贴特殊标识，按双份管理原则，一份存放总部，一份存放海外分支机构，定期核对。

4.2.3档案销毁子流程：

保管期满档案经鉴定后，填写《档案销毁申请》，经部门负责人、档案室主任、分管领导审批后销毁，销毁过程双人监督，并记录销毁清单。

4.3流程关键控制点

4.3.1收集环节：

-控制标准：按档案分类方案收集，无遗漏

-核查方式：档案室检查移交清单完整性

-责任主体：业务部门、档案室

4.3.2整理环节：

-控制标准：纸质档案无破损，电子档案完整可读

-核查方式：系统抽查电子档案完整性，实地检查纸质档案

-责任主体：档案室

4.3.3保管环节：

-控制标准：保管环境达标，档案存放有序

-核查方式：定期检查温度湿度记录，库房巡查

-责任主体：档案室、保管部门

4.3.4利用环节：

-控制标准：借阅手续齐全，特殊档案经授权

-核查方式：抽查借阅记录，核对授权文件

-责任主体：档案室、需用部门

4.3.5高风险点防控：

-双重校验：电子档案需双份验证

-交叉复核：重大档案需两名档案员核对

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件：

-档案查阅效率低于平均水平

-内控测试发现问题

-业务部门提出合理建议

4.4.2评估流程：

-档案室提出优化方案

-综合管理部组织评审

-总经理办公会审议

4.4.3优化时限：优化方案需在30日内完成，每年至少开展一次全流程复盘。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案管理权限按业务类型、保管期限、涉密等级分配：

-保管期限：永久档案需总经理审批，长期档案部门负责人审批，短期档案档案室主任审批

-业务类型：生产类档案由安全环保部审核，经营类档案由财务部审核

-涉密等级：涉密档案需经保密办备案

5.1.2权限分配原则：

-常规业务：部门负责人审批

-重大业务：分管领导审批

-特殊业务：总经理审批

5.1.3权限表现形式：

-系统授权：电子档案系统自动校验权限

-纸质档案：审批表留存档

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：

-一般档案：部门负责人→档案室主任

-重大档案：部门负责人→分管领导→总经理

5.2.2审批时限：

-常规业务：3个工作日

-重大业务：5个工作日

-紧急业务：1个工作日

5.2.3越权处理：禁止越权审批，发现越权需立即纠正并上报。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：

-岗位职责需要

-员工书面申请

-部门负责人批准

5.3.2授权范围：仅限于本部门业务档案

5.3.3授权期限：最长6个月，每年续期一次

5.3.4代理规定：临时代理需经部门负责人书面授权，最长15个工作日，结束后及时交接。

5.4异常审批流程

5.4.1异常场景：紧急借阅、权限外查阅、补批等

5.4.2加急通道：紧急业务需附风险评估报告，经分管领导特批

5.4.3异常审批责任：审批人需对审批结果负责，并记录审批理由

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：

-档案编号：统一采用“公司代码+分类代码+流水号”格式

-表单填报：使用公司标准表格，电子表格需经档案室审核格式

-信息录入：电子档案需双份录入，系统自动校验

6.1.2痕迹留存：

-电子档案：操作日志、审批记录

-纸质档案：移交登记、借阅记录

-双备份要求：纸质档案与电子档案同步更新，确保可追溯

6.1.3执行不到位判定：档案缺失、信息错误、审批超时等情况视为执行不到位。

6.2监督机制设计

6.2.1监督体系：

-日常监督：档案室每周自查

-专项监督：内控部每季度抽查

-突击监督：审计部不定期检查

6.2.2监督范围：覆盖所有档案类型、所有部门

6.2.3监督方式：实地检查、系统抽查、人员访谈

6.2.4内控嵌入环节：

-档案交接控制：交接双方签字确认

-档案查阅控制：审批记录与查阅人匹配

-档案销毁控制：销毁清单与实物核对

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：

-专项审计：每年至少一次

-日常检查：每月不少于一次

-专项检查：重大活动后立即开展

6.3.2检查方法：

-文件审阅：检查制度执行情况

-系统测试：验证电子档案系统功能

-实地核查：检查纸质档案保管情况

6.3.3审计报告：审计部形成《档案管理审计报告》，提交总经理办公会，明确整改要求。

6.4执行情况报告

6.4.1报告主体：档案室每季度向总经理办公会提交报告。

6.4.2报告内容：

-档案管理情况：档案数量、收集率、完整率

-风险情况：发现的问题、整改措施

-改进建议：制度优化方向

6.4.3报告用途：作为绩效考核、制度修订依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1档案室考核指标：

-档案完整率（权重30%）

-档案利用率（权重20%）

-制度执行率（权重20%）

-系统可用率（权重15%）

-响应及时性（权重15%）

7.1.2部门考核指标：

-档案归档及时性（权重20%）

-档案准确率（权重15%）

-档案移交完整性（权重25%）

-档案安全责任（权重40%）

7.1.3评分标准：采用100分制，各指标分值明确。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：

-月度评估：档案室内部评估

-季度评估：综合管理部评估

-年度评估：总经理办公会评估

7.2.2评估方法：

-数据统计：系统自动统计

-现场核查：抽样检查

-问卷调查：业务部门反馈

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现→登记→立项→实施→复核→销号

7.3.2整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改

-重大问题：30个工作日内整改

-紧急问题：立即整改

7.3.3整改责任：部门负责人负主责，档案室负监督责任

7.3.4问责机制：整改不力者按公司制度处理。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源：

-内部审计发现

-业务部门反馈

-系统运行数据

-政策变化

7.4.2评估流程：

-档案室提出建议

-综合管理部评估可行性

-总经理办公会审议

7.4.3跟踪机制：改进措施需在3个月内完成，并跟踪效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-档案管理先进部门

-档案利用优秀案例

-制度创新成果

8.1.2奖励类型：

-精神奖励：通报表扬

-物质奖励：奖金、实物

-晋升奖励：优先晋升

8.1.3奖励程序：

-申报：部门提名

-审核：综合管理部

-审批：总经理办公会

-公示：不少于3个工作日

-发放：奖励决定下达后1个月内

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类：

-一般违规：档案归档不及时等

-较重违规：档案保管不当造成损坏

-严重违规：档案泄露、擅自销毁

8.2.2判定标准：

-按违规后果严重程度划分

-结合风险等级确定处罚力度

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：

-一般违规：通报批评

-较重违规：扣罚绩效、降级

-严重违规：解除劳动合同

8.3.2处罚程序：

-调查：档案室初步调查

-取证：收集相关证据

-告知：书面告知当事人

-审批：人力资源部审批

-执行：人力资源部执行

8.3.3合规性要求：处罚需符合《劳动合同法》规定。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出。

8.4.2申诉流程：

-申请：书面提交申诉申请

-受理：人力资源部受理

-复议：总经理办公会复议

-结果：5个工作日内出具复议决定

8.4.3申诉保障：申诉期间暂停执行处罚。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案：

-档案火灾：启动消防应急预案，优先抢救电子档案

-档案水浸：立即转移至干燥区域，专业修复

-档案丢失：立即启动追溯程序，评估损失

9.1.2应急组织机构：

-总指挥：分管领导

-责任部门：档案室、安全环保部、IT部

9.1.3处置措施：

-现场控制：隔离现场，保护证据

-信息上报：2小时内上报总经理

-后续处理：形成报告，完善防控措施

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：

-国家监管检查

-重大资产重组

-紧急法律诉讼

9.2.2处理流程：