某化工公司产品代理招商方案

某化工公司产品代理招商方案第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照《危险化学品安全管理条例》《工业产品生产许可证管理条例》等行业标准，符合《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）等国际公约要求，并结合公司《企业内部控制基本规范》及数字化转型战略制定。

1.1.2制定目的

针对当前产品代理招商业务中存在的流程分散、风险管控不足、跨区域协同效率低下等问题，本制度旨在通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现代理招商业务的规范化、标准化、数字化管理，核心目标包括：

（1）规范业务全流程操作，降低合规风险；

（2）提升审批效率与资源利用率，强化风险导向管控；

（3）适配国际化经营需求，保障跨国业务合规性。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有化工产品代理招商业务，涵盖业务类型：

（1）基础化学品代理销售；

（2）特种化学品区域独家代理；

（3）化工产品出口代理业务。

1.2.2适用对象

（1）决策层：股东会、董事会、总经理办公会；

（2）执行层：销售部、法务部、内控部、财务部、供应链部；

（3）监督层：审计部、合规部；

（4）关联人员：产品代理招商人员（含正式员工、外包团队、合作单位业务员）。

1.2.3例外适用场景

（1）金额低于人民币10万元的常规代理业务，可简化审批流程，但需符合本制度核心管控要求；

（2）境外分支机构代理业务需结合当地法律法规另行备案，但不得违反本制度核心原则。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有业务活动必须符合国家法律法规及行业标准，境外业务需遵守目标市场法律。

1.3.2权责对等原则

明确各层级、各部门、各岗位的职责权限，实行“谁审批、谁负责，谁执行、谁担责”。

1.3.3风险导向原则

重点关注金额超过人民币500万元或涉及高危化学品的业务，实行分级管控。

1.3.4效率优先原则

在确保合规的前提下，优化审批流程，缩短业务周期，审批时效原则上不超过3个工作日。

1.3.5持续改进原则

每年至少开展一次制度有效性评估，结合业务变化及时修订完善。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为专项管理制度，服从公司《企业内部控制基本规范》及《合同管理办法》等基础制度。

1.4.2制度衔接

（1）与《财务管理办法》衔接：所有代理招商业务款项需经财务部统一核算，确保资金闭环管理；

（2）与《内控管理办法》衔接：内控部需对代理招商业务全流程嵌入至少三个关键控制点，包括但不限于：

①代理合同签订前法务部合规审核；

②代理商资质审核需经供应链部确认；

③代理佣金结算需经财务部复核。

1.4.3冲突处理规则

若本制度与其他制度存在冲突，以本制度为准，特殊情况需报总经理办公会决策。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司产品代理招商业务实行“董事会-总经理-业务部门”三级管理架构，决策层负责战略审批，执行层负责业务落地，监督层负责风险监控。董事会授权总经理办公会处理日常重大事项，内控部、审计部需对全过程实施监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）职责：审批年度代理招商预算（金额超过人民币2000万元需董事会审议）；

（2）议事规则：重大事项需三分之二以上股东同意。

2.2.2董事会

（1）职责：审批新业务类型拓展、金额超过人民币1000万元的代理合同；

（2）议事规则：重大事项需三分之二以上董事同意。

2.2.3总经理办公会

（1）职责：审批金额低于人民币1000万元的代理合同及日常资源分配；

（2）议事规则：重大事项需三分之二以上成员同意。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

（1）主责：代理商开发与资质初审；

（2）配合部门：法务部（合同审核）、内控部（风险评估）。

2.3.2法务部

（1）主责：代理合同法律审核，重点关注知识产权保护条款；

（2）高风险点：合同解除条件、违约责任条款；防控措施：要求代理商提供主体资质及产品生产许可证明。

2.3.3内控部

（1）主责：代理招商业务风险评估，嵌入全生命周期控制点；

（2）关键控制点：

①合同签订前进行风险矩阵评估（高/中/低风险标准见附件）；

②定期抽查代理商履约情况（每季度不少于5家）；

③建立代理商信用档案（含合规处罚记录）。

2.3.4财务部

（1）主责：佣金结算复核及资金监管；

（2）高风险点：佣金虚报、资金挪用；防控措施：要求代理商提供销售发票及银行流水。

2.4监督机构与职责

2.4.1审计部

（1）职责：每年开展至少一次专项审计，重点关注金额超过人民币500万元的业务；

（2）监督方式：现场核查、数据比对。

2.4.2合规部

（1）职责：境外业务代理需符合目标市场化学品类目管控要求；

（2）监督方式：每月审查代理商合规报告。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

（1）成立“代理招商专项工作组”，由销售部牵头，法务部、内控部、财务部派员；

（2）每月召开例会，协调重大事项处理。

2.5.2涉外业务协调机制

（1）驻外分支机构需与总部合规部建立月度沟通机制；

（2）代理合同需经目标市场法律顾问审核，确保符合当地《危险化学品管理条例》等法规。

第三章代理招商专业管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）代理招商业务年增长率≥15%；

（2）代理商合规率100%；

（3）佣金结算准确率100%。

3.1.2核心KPI

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）代理商履约率≥98%；

（3）重大合规事件发生率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

3.2.1代理商准入标准

（1）主体资质：需取得《营业执照》《危险化学品经营许可证》（若涉及）；

（2）行业经验：三年以上同类产品代理经验；

（3）财务状况：近一年年营业额不低于人民币200万元。

3.2.2合同管理规范

（1）核心条款：知识产权授权范围、产品销售区域限制、反商业贿赂条款；

（2）高风险点：排他性条款合法性；防控措施：要求代理商签署《反商业贿赂承诺书》。

3.2.3风险分级管控标准

（1）高风险（金额≥500万元/年）：需董事会审批，法务部强制审核；

（2）中风险（100万元≤金额＜500万元）：总经理办公会审批，内控部季度抽查；

（3）低风险（金额＜100万元）：销售部自行审批，财务部月度复核。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从代理商筛选到佣金结算全流程管控；

（2）PDCA循环：每季度开展业务复盘，持续优化。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：实现代理商资质电子存档；

（2）CRM系统：自动统计佣金结算数据；

（3）OA平台：合同审批流程线上化。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段

（1）销售部提交代理商资源清单，内控部进行风险评估；

（2）高风险代理商需提供近三年业务合规证明。

4.1.2审核阶段

（1）法务部审核合同条款，供应链部确认产品合规性；

（2）内控部出具《代理招商业务风险评估报告》。

4.1.3执行阶段

（1）签订合同后，销售部录入CRM系统，触发佣金结算流程；

（2）代理商需每月提供销售报表，财务部复核后结算。

4.1.4归档阶段

（1）所有资料需纸质归档至档案室，电子版同步上传ERP；

（2）重大风险事项需永久存档。

4.2子流程说明

4.2.1代理商动态管理流程

（1）销售部每季度评估代理商业绩，内控部核查合规情况；

（2）不达标者需制定整改计划，持续三个月未改善则解除合作。

4.2.2佣金结算专项流程

（1）代理商提交销售报表及发票，财务部核对无误后发起结算申请；

（2）金额超过人民币50万元的结算需经财务总监复核。

4.3流程关键控制点

4.3.1合同签订前校验

（1）法务部需核对代理商营业执照、生产许可证；

（2）高风险业务需法务部出具《合规意见书》。

4.3.2佣金结算复核

（1）财务部需比对销售报表与银行流水；

（2）异常交易需销售部、法务部联合核查。

4.3.3代理商履约跟踪

（1）销售部每月汇总代理商销售数据，内控部抽样核查；

（2）发现违规行为需立即启动《代理招商业务应急处理预案》。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件

（1）业务量增长超过30%或出现3起以上流程堵点；

（2）内控部年度评估得分低于85分。

4.4.2优化评估流程

（1）销售部提出优化建议，内控部组织跨部门评估；

（2）总经理办公会审议通过后方可实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额分级

（1）人民币10万元以下：销售部经理审批；

（2）人民币10万元（含）-100万元：总经理审批；

（3）人民币100万元（含）以上：董事会审批。

5.1.2业务类型分级

（1）基础化学品代理：按金额分级；

（2）特种化学品代理：金额×2倍系数。

5.1.3岗位层级对应

（1）销售代表：仅可发起金额低于人民币5万元的审批；

（2）销售经理：可审批金额低于人民币50万元的业务。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

（1）常规审批：逐级审批，不得越权；

（2）紧急审批：金额超过人民币500万元的业务可开通加急通道，需附《紧急情况说明》。

5.2.2审批时限

（1）常规审批：自收到申请之日起2个工作日内；

（2）加急审批：4小时内完成初审。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

（1）金额超过人民币50万元但低于100万元的业务；

（2）授权期限最长不超过半年，需经授权人书面批准。

5.3.2代理备案

（1）临时代理需填写《授权委托书》，附授权人签章；

（2）代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

5.4.1异常情形

（1）越权审批；

（2）权限外业务；

（3）紧急补批。

5.4.2处理方式

（1）异常审批需经总经理批准；

（2）内控部需对异常审批进行专项记录。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）所有表单需在OA系统电子签署，纸质版归档；

（2）ERP系统数据需每日与银行流水同步。

6.1.2痕迹留存

（1）电子痕迹：OA审批流截图；

（2）纸质痕迹：合同原件、审批表。

6.1.3执行不到位判定

（1）审批超期未处理；

（2）佣金结算错误超过3次。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

（1）日常监督：内控部每周抽查；

（2）专项监督：审计部每季度覆盖1个业务线；

（3）突击监督：合规部每月随机检查。

6.2.2关键内控环节嵌入

（1）合同签订前：法务部合规审核；

（2）佣金结算时：财务部交叉复核；

（3）代理商年检时：供应链部验证资质有效性。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）专项审计：每年至少1次；

（2）日常检查：每月不少于2次。

6.3.2检查结果应用

（1）检查报告需提交总经理办公会；

（2）重大问题需纳入绩效考核。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

（1）月度报告：次月5日前提交；

（2）年度报告：次年1月15日前提交。

6.4.2报告内容

（1）业务数据：合同数量、金额、佣金结算金额；

（2）风险事件：违规行为及整改情况；

（3）改进建议：制度优化方向。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（1）业务指标：代理招商收入增长率（权重40%）；

（2）合规指标：代理商合规率（权重30%）；

（3）效率指标：合同审批时效（权重20%）；

（4）风险指标：重大合规事件（权重10%）。

7.1.2评分标准

（1）定量指标：目标完成率×100%；

（2）定性指标：内控部评估等级。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度评估：销售部自评，内控部复核；

（2）年度评估：董事会审议。

7.2.2评估方法

（1）数据统计：ERP系统自动生成；

（2）现场核查：内控部组织。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（1）发现→立项→整改→复核→销号；

（2）整改时限：一般问题≤7个工作日，重大问题≤30个工作日。

7.3.2分类标准

（1）一般问题：金额低于人民币50万元的操作失误；

（2）重大问题：金额超过人民币100万元的违规行为。

7.4持续改进流程

7.4.1建议收集

（1）业务部门每月提交优化建议；

（2）客户投诉需纳入改进范围。

7.4.2评估审批

（1）内控部组织跨部门评估；

（2）总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）年度业绩超额20%以上；

（2）发现重大合规风险并有效规避。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：奖金人民币5000-50000元；

（3）晋升奖励：优先提拔为区域总监。

8.1.3程序要求

（1）申报：个人或部门提交《奖励申请表》；

（2）公示：奖励名单需在公司公告栏公示3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1分类标准

（1）一般违规：金额低于人民币10万元的操作错误；

（2）较重违规：金额10万元（含）-100万元的违规行为；

（3）严重违规：金额超过人民币100万元的重大违法。

8.2.2具体情形

（1）伪造代理商资质；

（2）佣金结算错误导致客户投诉。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：扣罚当月奖金30%；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

（1）调查：法务部牵头，2日内完成；

（2）告知：送达《违规处理通知书》；

（3）审批：人力资源部审核，总经理批准。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（1）收到处罚通知后3个工作日内；

（2）需提供书面申诉材料。

8.4.2复议流程

（1）受理：人力资源部审查申诉条件；

（2）复议：总经理办公会审议；

（3）结果：5个工作日内出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案制定

（1）针对金额超过人民币2000万元的代理合同；

（2）涉及《危险化学品安全管理条例》禁止类业务的。

9.1.2应急流程

（1）启动：内控部发现风险后立即上报；

（2）处置：成立应急小组，由总经理担任组长。

9.2例外情况处理

9.2.1界定场景

（1）不可抗力导致合同无法履行；

（2）境外法律变更引发合规风险。

9.2.2处理流程

（1）提交《例外情况申请表》，附风险评估报告；

（2）审批权