珠宝公司标签制作管控准则

珠宝公司标签制作管控准则第一章总纲

1.1制定依据与目的

本准则依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《珠宝玉石质量检验标准》（GB16552）、《国际贸易术语解释通则》（Incoterms）、《联合国跨国公司行为守则》等国家法律法规、行业标准及国际公约制定，旨在规范珠宝公司标签制作行为，防范产品溯源、信息披露、知识产权等风险，提升供应链透明度与客户信任度，支撑企业国际化战略实施。针对当前行业标签制作标准不一、流程混乱、数据孤岛等问题，核心目标在于实现标签制作全流程标准化、合规化、数字化管理，平衡管控效能与业务发展需求。

1.2适用范围与对象

本准则适用于公司所有涉及标签设计、制作、审核、印制、发放、回收等环节的业务部门及岗位，包括但不限于设计部、生产部、品控部、供应链部、市场部、法务部、海外子公司及第三方合作单位。具体覆盖岗位包括：标签设计师、生产主管、质检专员、采购经理、销售代表、合规专员等。例外场景包括：非销售用途的内部样品标签、临时性展会物料标签等，需经法务部及生产部联合审批备案。重大事项审批权限由总经理办公会决策。

1.3核心原则

本准则遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵循国家及目标市场法律法规，确保标签内容符合《珠宝玉石标识规定》《欧盟通用产品信息指令》（GDPR）等要求；

（2）权责对等原则：明确各环节责任主体，禁止越权操作，重大决策需经双人复核；

（3）风险导向原则：聚焦高价值产品、高风险环节（如镶嵌类产品、定制类标签），实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化审批流程，压缩制作周期，关键流程审批时效≤2个工作日；

（5）持续改进原则：基于业务变化、风险暴露动态调整制度，每年至少复盘一次。

1.4制度地位与衔接

本准则为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《信息安全管理制度》等制度形成协同，其中与《财务报销管理办法》衔接时，需确保标签制作费用符合预算审批权限；与《信息安全管理制度》衔接时，涉及敏感数据（如客户ID、供应链信息）的标签需加密存储。制度冲突时，以本准则为准，并需经合规部确认。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司标签管理实行“董事会-管理层-职能部门”三级管控架构。董事会负责审批标签管理制度及重大费用预算；管理层（总经理办公会）统筹决策标签标准与供应商准入；职能部门（设计部、品控部、供应链部）按分工执行具体管理。监督机构（内控部、审计部）通过专项检查监督制度执行。

2.2决策机构与职责

董事会负责：

（1）审批年度标签管理制度及预算方案；

（2）批准涉及跨境标签的合规标准调整；

（3）授权管理层制定具体操作细则。

议事规则需经三分之二以上董事同意，重大事项需提交股东会审议。

2.3执行机构与职责

各部门职责划分如下：

（1）设计部：主责标签视觉设计、知识产权保护；需与品控部联合完成标准测试；

（2）品控部：主责标签内容合规性审核、溯源信息准确性验证；需跨部门协同完成供应商考核；

（3）供应链部：主责供应商管理、印制过程监控；需配合财务部执行费用结算；

（4）市场部：主责终端标签使用培训、客户反馈收集；需定期反馈信息至设计部优化设计。

跨部门协同事项需通过“标签管理联席会议”解决，会议由品控部牵头，每月至少召开一次。

2.4监督机构与职责

内控部负责：

（1）嵌入三个关键内控环节：供应商准入审批、标签印制双人复核、年度合规审计；

（2）核查各环节责任履行情况，对重大风险点（如定制类标签信息遗漏）实施专项监控。

审计部负责：

（1）每年至少开展一次标签管理制度专项审计；

（2）审计结果需提交管理层及董事会，并纳入子公司绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立“标签管理数字化平台”实现信息共享，平台需对接ERP、CRM系统，确保产品信息实时同步。涉外业务需增设属地合规协调岗，由法务部派驻，负责对接目标市场监管机构，定期更新标签标准。

第三章标签设计管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定可量化目标：

（1）标签设计合规率100%；

（2）标签制作错误率≤0.5%；

（3）跨境标签审批时效≤3个工作日；

（4）数字化标签系统覆盖率≥80%。

统计口径以ERP系统记录为准，核心KPI纳入各部门季度考核。

3.2专业标准与规范

制定专项标准：

（1）基础标签需包含产品名称、材质、净重、生产批号、防伪标识等；

（2）定制类产品需增加客户姓名、购买日期等个性化信息；

（3）跨境标签需附加目标市场语言版本及监管机构认证标志。

风险控制点及措施：

（1）高风险点（如镶嵌类产品）：需品控部双重校验材质信息，对应措施为“ERP系统产品信息预校验”；

（2）中风险点（如设计侵权）：需设计部提交第三方查重报告，对应措施为“年度设计知识产权评估”。

3.3管理方法与工具

采用“全生命周期管理”方法，配套工具包括：

（1）设计工具：需使用AdobeIllustrator/Photoshop，禁止使用免费设计软件；

（2）审核工具：需通过“标签合规性智能审核系统”自动校验内容；

（3）数字化工具：标签数据需导入“标签管理数字化平台”，实现与MES系统的对接。

第四章标签制作流程管理

4.1主流程设计

标签制作流程分为“设计-审核-印制-质检-发放”五环节，各环节责任主体及标准：

（1）设计环节：设计部需在3个工作日内完成初稿，需经市场部反馈需求；

（2）审核环节：品控部需在2个工作日内完成合规性审核，重大设计需经法务部确认；

（3）印制环节：供应链部需在5个工作日内完成印制，需双人核对数量；

（4）质检环节：品控部需在1个工作日内完成抽样检测，合格率低于95%需返工；

（5）发放环节：供应链部需在2个工作日内完成物流交接，需留存签收记录。

4.2子流程说明

专项子流程包括：

（1）定制类标签制作：需增加“客户需求确认-设计定稿-合规三重审核”流程；

（2）跨境标签制作：需增加“目标市场标准导入-认证机构备案”环节。

流程衔接节点需通过“标签管理数字化平台”留痕，禁止口头交接。

4.3流程关键控制点

（1）设计审核点：品控部需核查材质标注是否与ERP系统一致，对应措施为“ERP数据前置校验”；

（2）印制复核点：供应链部需核对印制数量与审批单，对应措施为“二维码批次追溯”；

（3）发放验证点：物流部需核对该批次产品是否全部发往指定仓库，对应措施为“出库系统自动比对”。

4.4流程优化机制

建立“流程红黄绿灯”评估体系：

（1）红色流程（如跨境标签）：每年至少复盘一次，由法务部牵头；

（2）黄色流程（如基础标签）：每季度评估一次，由品控部牵头。

优化建议需经“标签管理联席会议”审议，重大调整需董事会批准。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+岗位层级”分配权限：

（1）金额阈值：基础标签费用≤5000元由供应链部审批，>5000元由总经理审批；

（2）业务类型：定制类标签需品控部双重审批，跨境标签需法务部前置审核；

（3）岗位层级：主管级以下需逐级审批，部门负责人需联签。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：金额≤5000元由供应链部经理审批，5000-20000元由分管副总审批；

（2）审批时效：常规审批≤2个工作日，紧急需求需加急通道，但需附风险评估报告；

（3）越权禁止：审批人需在“标签管理数字化平台”留痕，禁止通过邮件或纸质单据审批。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，有效期不超过1年，临时代理需经部门负责人批准，最长不超过15个工作日。授权书需包含授权事项、期限、被授权人职责，并留存于“标签管理数字化平台”。

5.4异常审批流程

（1）紧急场景：需经供应链部+品控部双确认，审批人需附“业务影响评估”；

（2）权限外场景：需提交“权限外审批申请”，审批人需评估风险等级；

（3）补批场景：需在3个工作日内补办手续，并附“补批原因说明”。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：需使用公司统一模板，禁止手工填写；

（2）表单填报：需在“标签管理数字化平台”系统操作，纸质单据需扫描归档；

（3）痕迹留存：电子记录需保留3年，纸质记录需双备份存档于档案室。

6.2监督机制设计

建立“三位一体”监督机制：

（1）日常监督：内控部每周抽查ERP系统记录，频率≥10%；

（2）专项监督：品控部每季度开展标签印制现场检查，覆盖率达100%；

（3）突击检查：审计部每年至少开展一次全流程突击检查。

6.3检查与审计

（1）检查内容：重点核查供应商资质、印制记录、合规性审核签字；

（2）审计方法：结合数据分析+现场核查，审计结果需形成“标签管理审计报告”；

（3）整改要求：重大问题需制定“问题整改计划”，整改期不超过30个工作日。

6.4执行情况报告

报告需包含：

（1）数据统计：当期标签制作量、错误率、审批时效等；

（2）风险暴露：异常审批数量、供应商投诉等；

（3）改进建议：需包含具体措施及责任部门。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：设计部考核权重40%（合规性20%+设计创新20%），供应链部权重30%（质量20%+时效10%）；

（2）定性指标：品控部考核需包含“客户投诉处理”项，权重15%。

7.2评估周期与方法

（1）周期：月度考核由各部门提交数据，季度考核由内控部汇总；

（2）方法：结合“标签管理数字化平台”数据+现场核查，重大问题需进行专项评估。

7.3问题整改机制

（1）分类标准：一般问题（如数量错误）≤7个工作日整改，重大问题（如合规性疏漏）≤30个工作日；

（2）责任追究：整改未完成的责任人需降级或处罚，并纳入年度考核。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过“标签管理数字化平台”提交优化建议；

（2）评估标准：建议需包含“效益分析”+“风险影响”，由品控部审议；

（3）跟踪机制：重大优化需纳入次年预算，并开展专项培训。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：年度标签制作零投诉、重大设计创新等；

（2）奖励类型：精神奖励（表彰大会）+物质奖励（奖金）；

（3）程序：由部门提交申请，人力资源部审核，总经理审批，公示期≥3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：如标签数量错误（≤5%）；

（2）较重违规：如信息缺失（如无生产批号）；

（3）严重违规：如跨境标签未标注目标市场语言。

8.3处罚标准与程序

（1）分级处罚：一般违规警告+部门通报，较重违规降级+罚款500-2000元；

（2）程序：需经“违规处理委员会”审议，受罚人有权陈述申辩。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3个工作日内提出；

（2）受理部门：人力资源部，需在5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对供应商断供制定“替代方案清单”；

（2）危机处理：成立“标签危机处理小组”，由法务部牵头，需在24小时内发布临时措施。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：如展会临时标签需求；

（2）审批要求：需附“例外业务影响评估”，审批人需为分管副总。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部+公关部联合制定“沟通口径”；

（2）善后措施：需在30个工作日内完成“事件复盘报告”，并修订相关制度。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本准则由公司合规部负责解释，解释意见需形成书面文件并报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（文号：企内控字〔2023〕01号）；

（2）《财务报销管理办法》（文号：企财字〔2023〕02号）；

（3）《信息安全管理制度》（文号：企安字〔2023〕03号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、业务模式调整；

（2）审批权限：重大修订需