2026年共享办公空间运营公司员工社会保险与公积金管理制度

2026年共享办公空间运营公司员工社会保险与公积金管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司员工社会保险（以下简称“社保”）和住房公积金（以下简称“公积金”）管理工作，保障员工依法享受社保公积金相关权益，明确参保缴费、待遇申领、业务办理等流程及权责，结合共享办公空间运营公司用工类型多样、门店属地化运营的特点，依据《中华人民共和国社会保险法》《住房公积金管理条例》等国家法律法规及地方相关政策，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有共享办公空间门店的正式员工、试用期员工；对于实习人员、非全日制临时用工人员，按国家及地方政策规定执行参保缴费相关事宜；公司行政部、财务部、运营部及各门店负责人，均需严格遵守本制度相关规定，配合完成社保公积金的办理、缴费及管理工作。第三条核心定义社会保险：指公司按国家规定为员工缴纳的养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险（以下统称“五险”），是员工依法享有的社会保障权益。住房公积金：指公司与员工按规定比例共同缴存的长期住房储金，用于员工购买、建造、翻建、大修自住住房等合法用途。缴费基数：指社保公积金的缴存计算基数，以员工上一年度月平均工资为基础，按当地社保经办机构、公积金管理中心核定的上下限标准执行。属地参保：指结合共享办公空间门店分布特点，员工原则上在劳动合同履行地（门店所在地）办理社保公积金参保缴费手续。社保公积金台账：指行政部建立的包含员工参保信息、缴费基数、缴费金额、停保转移等内容的电子档案，是社保公积金管理的核心依据。异地派驻：指员工因工作需要，由公司总部或原属地门店派驻至其他地区门店工作的情形。第四条基本原则合法合规原则：严格遵守国家及地方社保公积金相关法律法规，按时足额为符合条件的员工参保缴费，不得擅自停缴、漏缴、少缴。属地管理原则：结合共享办公空间门店属地化运营特点，员工社保公积金原则上在门店所在地办理参保缴费，确保缴费标准及业务办理符合当地政策要求。公平统一原则：同一用工类型员工适用统一的参保缴费规则，缴费基数核定、比例执行等标准不因门店、岗位差异而区别对待（属地政策差异除外）。权责清晰原则：行政部负责社保公积金业务办理、台账维护、政策解读；财务部负责费用核算与缴纳；员工需配合提供参保所需材料，对个人信息真实性负责。及时高效原则：社保公积金的参保、停保、转移、基数调整等业务，需在政策规定时限内完成办理，保障员工权益不受影响。第五条职责分工行政部：作为社保公积金管理牵头部门，负责制定完善本制度、收集整理员工参保材料、办理参保/停保/转移/基数调整等业务、维护社保公积金台账、解答员工政策咨询、协助员工办理待遇申领手续。财务部：负责社保公积金公司缴费部分的费用核算、资金划转，员工个人缴费部分的工资代扣，按月与行政部核对缴费明细，留存缴费凭证并归档。各门店负责人：配合行政部收集本门店员工参保材料，核实员工劳动合同履行地信息，及时告知员工社保公积金相关政策及业务办理要求。全体员工：按要求提供参保所需的身份证、银行卡等真实有效材料，配合完成缴费基数确认、信息变更等工作，离职时按流程办理社保公积金转移手续。第二章参保范围与缴费基数第六条参保范围正式员工：自劳动合同签订之日起30日内，公司为其办理五险及公积金参保缴费手续，无特殊情况不得延迟或拒绝参保。试用期员工：试用期包含在劳动合同期限内，自入职之日起30日内，公司按正式员工标准为其办理五险参保缴费；公积金按当地政策及公司规定执行，原则上与正式员工一致。实习人员：在校实习人员因未建立劳动关系，公司不承担参保缴费义务；已毕业实习人员若建立劳动关系，按试用期员工标准参保。非全日制临时用工：按当地政策规定，公司为其缴纳工伤保险，其他险种及公积金根据双方约定及地方政策执行，且需在劳务协议中明确。异地派驻员工：派驻时间超过6个月的，行政部需为其办理社保公积金属地转移手续，按派驻地标准参保缴费；派驻时间不足6个月的，可保留原参保地缴费，公司按派驻地与原参保地的缴费差额予以补贴（补贴标准按公司薪酬制度执行）。第七条缴费基数核定首次参保员工：入职首月以劳动合同约定的月工资标准作为缴费基数，若工资低于当地社保公积金缴费基数下限，按下限核定；高于上限的，按上限核定。年度基数调整：每年按当地社保经办机构、公积金管理中心规定的时间，以员工上一年度月平均工资为基础核定缴费基数，平均工资统计范围包含基本工资、岗位工资、绩效奖金等正常工作期间的劳动报酬。基数调整流程：行政部提前15个工作日通知员工核对上一年度工资明细，确认缴费基数后，在规定时限内完成基数申报；员工对基数有异议的，可在5个工作日内向行政部提出复核申请，行政部需在3个工作日内完成核实并反馈结果。特殊情况调整：员工在年度中出现岗位调整、工资大幅变动等情况，若当地政策允许，可按实际工资变动情况申请调整缴费基数，行政部需按政策要求提交相关证明材料办理。第三章缴费标准与方式第八条社保缴费标准缴费比例：养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险的缴费比例，按当地社保经办机构当年公布的标准执行，公司与员工按规定比例分别承担（工伤保险、生育保险由公司全额承担）。费用承担：公司承担部分按月由财务部统一缴纳至社保经办机构；员工承担部分由财务部从员工当月工资中代扣代缴，代扣金额需在工资条中明确列示。补缴规定：因公司原因导致社保漏缴、少缴的，行政部需在发现后15个工作日内办理补缴手续，补缴产生的滞纳金、利息由公司承担；因员工个人原因（如材料提供不及时）导致的补缴，相关费用由员工自行承担。第九条公积金缴费标准缴费比例：公积金缴存比例按当地公积金管理中心规定的区间执行，公司结合经营实际确定具体缴存比例（原则上不低于5%），公司与员工缴存比例一致。费用承担：公司与员工按核定比例共同承担公积金缴存金额，员工承担部分由财务部从当月工资中代扣，与公司承担部分一并缴存至公积金管理中心。补缴与缓缴：因公司原因未按时缴存公积金的，行政部需在30日内办理补缴，补缴期间的利息由公司承担；因经营困难需申请缓缴的，需按当地政策规定履行审批程序，并提前告知员工缓缴原因及补缴时间。第十条缴费方式及时限缴费周期：社保公积金按月缴纳，行政部需在每月当地规定的缴费截止日前，完成缴费明细核对并提交财务部；财务部需在截止日前将费用足额缴纳至指定账户。缴费凭证：财务部缴费完成后，需在5个工作日内将缴费凭证复印件交行政部归档；行政部需每月将员工社保公积金缴费明细同步至员工个人查询端口，确保员工可随时查询缴费记录。欠费处理：若因资金周转问题无法按时缴费，财务部需提前告知行政部，并与社保经办机构、公积金管理中心沟通缓缴事宜，避免产生滞纳金及影响员工待遇；欠费补缴完成后，行政部需及时告知员工。第四章参保、停保与转移流程第十一条入职参保流程材料收集：员工入职当日，行政部需收集其身份证复印件、银行卡复印件（用于待遇申领）、社保公积金转移接续证明（如有）等材料，建立员工参保档案。业务办理：行政部在员工入职30日内，登录当地社保公积金网上办事平台完成参保登记，或前往经办机构现场办理；办理完成后，需在5个工作日内将参保信息告知员工。信息核对：员工收到参保信息后，需在3个工作日内核对姓名、身份证号等关键信息，若有误需及时反馈行政部，行政部需在2个工作日内办理信息更正。第十二条离职停保与转移流程停保办理：员工离职当日，行政部需确认离职日期，在当月缴费截止日前办理社保公积金停保/封存手续，避免多缴费用；若离职时间晚于缴费截止日，需在下月办理停保，并告知员工多缴的个人部分将从离职结算工资中扣除。转移办理：员工离职后需办理社保公积金转移的，需向行政部提交转移申请及新单位参保信息；行政部需在收到申请后10个工作日内，前往经办机构办理转移手续，将转移凭证交予员工或直接传递至新单位。离职未就业处理：员工离职后未及时就业的，行政部需告知其社保公积金的封存、自行缴费等相关政策，协助员工打印参保缴费凭证，方便后续续保。第十三条信息变更流程个人信息变更：员工姓名、身份证号、银行卡号等信息发生变更的，需在变更后5个工作日内将相关证明材料提交行政部；行政部需在收到材料后7个工作日内，前往经办机构办理信息变更手续。用工信息变更：员工岗位调整、劳动合同期限变更等用工信息变更的，行政部需及时更新社保公积金台账，若涉及缴费基数调整的，按本制度第七条规定办理。第五章待遇申领与公司协助义务第十四条社保待遇申领养老保险待遇：员工达到法定退休年龄且累计缴费满15年的，行政部需协助员工整理退休申请材料，配合社保经办机构办理退休审批及养老金申领手续；缴费不足15年的，告知员工补缴、延缴等政策选项。医疗保险待遇：员工就医产生的医疗费用，按当地医保政策直接结算；需手工报销的，员工需将报销材料提交行政部，行政部需在5个工作日内协助提交至医保经办机构，跟进报销进度并及时告知员工。工伤保险待遇：员工发生工伤事故的，门店负责人需在24小时内上报行政部，行政部需在30日内按规定向社保行政部门提出工伤认定申请；工伤认定后，协助员工办理工伤医疗费用报销、伤残待遇申领等手续，期间按国家规定保障员工停工留薪期工资待遇。失业保险待遇：员工非因本人意愿中断就业且符合申领条件的，行政部需为其出具解除劳动合同证明，协助办理失业登记及失业保险金申领手续。生育保险待遇：女员工生育或男员工配偶生育的，行政部需协助整理生育津贴、生育医疗费用报销材料，提交至社保经办机构，确保待遇按时发放；生育津贴低于员工正常工资的，公司补足差额。第十五条公积金待遇申领提取办理：员工符合公积金提取条件（购房、租房、还贷、离职等）的，可向行政部提出协助申请，行政部需提供公积金提取所需的公司证明材料，指导员工填写申请表及准备相关资料。贷款协助：员工申请公积金贷款的，行政部需按公积金管理中心要求，出具员工缴存证明、收入证明等材料，配合完成贷款审核相关工作。封存与提取：员工离职后公积金封存满规定期限的，行政部需告知其提取流程及所需材料，协助员工办理全额提取手续。第十六条公司协助义务边界公司仅协助员工办理符合国家政策的社保公积金待遇申领手续，不承担政策规定外的额外责任；待遇申领的审核、发放由经办机构负责，公司不干预经办机构的审核结果。因员工个人原因（如材料不全、信息错误、超出申领时限）导致待遇无法申领或金额受损的，责任由员工自行承担；公司已履行协助义务的，不承担赔偿责任。第六章日常管理与监督第十七条台账管理行政部需建立员工社保公积金电子台账，包含员工基本信息、参保时间、缴费基数、每月缴费金额、停保转移时间、待遇申领记录等内容，台账需实时更新，留存至少5年。每月月底，行政部需与财务部核对当月缴费明细，确保台账记录与实际缴费金额一致；每年年底，对台账进行全面核查，纠正错误信息，形成年度社保公积金管理报告。第十八条政策宣导行政部需在新员工入职培训中，讲解社保公积金参保缴费、待遇申领等基本政策；每年至少组织1次全员社保公积金政策宣导会，解读最新政策调整及公司相关规定。行政部需在公司内部办公平台公示社保公积金缴费标准、办理流程、咨询渠道等信息，方便员工随时查阅；设立社保公积金咨询专线，及时解答员工疑问。第十九条监督检查行政部每月自查社保公积金缴费情况，重点核查是否存在漏缴、少缴、错缴等问题，发现问题及时整改；每季度配合公司审计部门开展社保公积金专项检查。财务部定期核对社保公积金缴费资金流向，确保公司缴费部分足额缴纳，员工代扣部分准确无误；发现资金异常的，需立即告知行政部并核查原因。员工有权查询本人社保公积金缴费记录，对缴费异常情况可向行政部提出核查申请，行政部需在5个工作日内反馈核查结果，不得无故拒绝员工的查询请求。第七章违规责任追究第二十条公司层面违规责任因公司未按时足额为员工参保缴费，导致员工社保公积金待遇受损的，公司需按国家规定赔偿员工损失，并由行政部负责人承担相应管理责任，扣减当月绩效奖金的20%-50%。行政部工作人员因失职导致参保信息错误、业务办理延误，影响员工权益的，给予口头警告；情节严重的，扣减当月绩效奖金的10%-30%，并调离相关岗位。财务部未按时划转社保公积金缴费资金，导致产生滞纳金的，滞纳金由财务部承担，相关责任人扣减当月绩效奖金的10%。第二十一条员工层面违规责任员工提供虚假材料（如虚假身份证、虚假工资证明）导致社保公积金参保缴费错误的，需承担全部整改费用及由此产生的损失；情节严重的，给予警告处分，扣减当月绩效奖金的30%。员工离职后未按规定办理社保公积金转移手续，导致公司多缴费用的，公司有权从其离职结算工资中扣除多缴金额；无法扣除的，保留追偿权利。员工冒用他人社保公积金待遇、骗取社保公积金资金的，一经发现，公司立即与其解除劳动合同，并移交相关部门处理。第八章附则第二十二条制度修订本制度的修订需由行政部根据