2026年古籍修复公司保密协议管理办法

2026年古籍修复公司保密协议管理办法第一章总则第一条制定目的为规范公司保密协议的签订、履行、监督及违约处理全流程管理，保护公司核心商业秘密、古籍修复工艺、客户委托文物信息及涉密资料安全，防范保密信息泄露风险，明确保密协议管理责任及要求，依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《民法典》《保守国家秘密法》等相关法律法规，结合古籍修复行业特点（文物信息敏感、修复工艺独特、客户委托资料需严格保密），特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有保密协议的管理工作，涵盖的协议类型包括：员工入职保密协议、员工离职保密及竞业限制协议、外部合作方（如文物委托方、外协修复人员、设备供应商）保密协议、临时项目合作方保密协议等；涉及的保密信息包括公司古籍修复核心工艺、客户委托修复的古籍文物信息（含文物等级、数量、破损情况、修复方案）、商业信息（含报价、客户资源、合作条款）、技术资料（含修复技术文档、设备参数）、内部管理信息（含财务数据、人事信息）等；国家秘密级文物相关保密管理，需额外遵循国家文物保护保密规定。第三条管理原则（一）全程管控原则：对保密协议的拟定、审核、签订、履行、终止、违约处理实施全流程管理，确保保密协议覆盖保密信息产生、使用、流转的全生命周期；（二）分级管理原则：根据保密信息的重要程度（核心机密、普通机密、内部信息）制定差异化的保密协议条款，核心机密类信息（如珍稀古籍修复工艺、一级文物修复方案）需签订专项保密协议；（三）权责对等原则：保密协议需明确协议双方的权利与义务，既要保障公司保密信息安全，也要明确协议相对方的合法权益，竞业限制协议需按规定支付竞业限制补偿；（四）合法合规原则：保密协议的拟定、签订及履行需符合相关法律法规要求，协议条款不得违反公平原则，不得设置不合理的保密义务及违约责任；（五）追责到底原则：对违反保密协议约定、泄露保密信息的行为，无论是否造成实际损失，均需按协议约定及公司制度追究责任，涉嫌违法的移交司法机关处理。第四条管理职责划分（一）行政人事部：作为保密协议归口管理部门，负责制定保密协议标准模板、审核协议条款、组织保密协议签订、建立协议管理台账、监督协议履行情况；负责员工保密协议的签订、存档及离职时的保密义务告知；（二）法务部门：负责审核保密协议条款的合法性、合规性，确保协议条款符合法律法规要求，规避法律风险；负责处理保密协议违约纠纷，起草违约追责相关法律文书；（三）技术修复部：负责梳理古籍修复工艺相关保密信息范围，提出核心工艺保密协议的特殊条款要求；监督修复人员遵守保密协议约定，防止修复工艺及文物信息泄露；（四）业务部门：负责提报外部合作方保密协议签订需求，明确合作相关保密信息范围；监督合作方履行保密协议义务，发现泄露风险及时上报；（五）财务部门：负责按保密协议约定支付竞业限制补偿、保密保证金等相关费用；配合法务部门处理违约赔偿的财务核算及支付；（六）全体员工：严格履行保密协议约定的义务，保守公司涉密信息，发现保密信息泄露线索及时上报，对自身违反保密协议的行为承担相应责任。第二章保密协议拟定与审核第五条协议模板制定（一）行政人事部会同法务部门制定标准化保密协议模板，按协议类型（员工类、合作方类、临时项目类）分类，模板需明确保密信息范围、保密义务、保密期限、违约责任、争议解决方式等核心条款；（二）针对古籍修复核心工艺、珍稀文物修复相关的专项保密协议，需由技术修复部提出特殊条款需求，法务部门审核后制定专项模板，明确更严格的保密义务及违约赔偿标准；（三）保密协议模板需每年复核一次，根据法律法规更新、行业保密要求变化及公司业务发展调整条款，确保模板的合法性和适用性。第六条协议条款审核（一）标准化模板协议签订前，由行政人事部审核协议相对方身份、保密信息范围是否匹配，无需重复走法务审核流程；（二）非标准化协议（如合作方提出修改模板条款、专项定制协议）需经业务部门、行政人事部初审后，提交法务部门审核，重点审核保密义务、违约责任、保密期限等条款是否合规、合理；（三）涉及竞业限制的协议，法务部门需审核竞业限制范围、期限、补偿标准是否符合法律规定，确保补偿金额不低于法定标准，竞业限制期限不超过法定上限；（四）审核通过的协议需由审核人签字确认，未通过审核的需退回修改，直至符合要求，严禁签订未经审核的保密协议。第三章保密协议签订与存档第七条协议签订范围（一）员工类：所有入职员工（含正式、试用期、实习人员）均需签订入职保密协议；涉及古籍修复核心工艺、文物信息管理的核心岗位员工，需额外签订专项保密协议；离职时涉及竞业限制的，签订离职保密及竞业限制协议；（二）合作方类：所有涉及公司保密信息的外部合作方（如文物委托修复单位、外协修复人员、设备供应商、技术合作方），均需在合作开始前签订保密协议；（三）临时项目类：参与公司临时古籍修复项目的外部人员（如短期技术顾问、项目协助人员），需在项目启动前签订临时项目保密协议，明确项目期间及项目结束后的保密义务。第八条协议签订流程（一）员工保密协议：入职当日由行政人事部组织签订，签订前向员工告知保密信息范围及协议核心条款，员工需确认知晓并理解协议内容后签字，严禁代签、补签（特殊情况补签需经部门负责人及行政人事部审批）；（二）合作方保密协议：业务部门对接人发起签订申请，附合作方资质文件及保密信息范围说明，行政人事部审核后提供协议模板，合作方签字盖章后，公司按审批流程完成盖章，协议签订完成后生效；（三）临时项目保密协议：项目负责人发起签订申请，行政人事部审核后组织签订，协议期限与项目周期一致，项目结束后需提醒协议相对方继续履行保密义务；（四）所有保密协议需签订一式两份，公司与协议相对方各执一份，涉及核心机密的协议可签订一式三份，其中一份由法务部门留存备案。第九条协议存档管理（一）行政人事部建立保密协议管理台账，详细记录协议编号、协议类型、签订方、签订日期、保密期限、协议状态等信息，核心岗位员工及重要合作方协议需单独标注；（二）协议纸质版由行政人事部按年度、按类型分类存档，存放于保密文件柜，仅限指定人员查阅；电子版扫描件加密存储于公司指定服务器，设置访问权限，防止电子版泄露；（三）协议存档期限不少于保密期限届满后3年，核心机密相关协议长期存档，存档期间需定期检查文件完整性，防止遗失、损坏。第四章保密协议履行与监督第十条保密义务告知（一）行政人事部在员工入职培训、合作方合作交底时，需明确告知协议相对方保密义务、保密信息范围及违约后果，核心岗位员工需每年接受一次保密协议履行培训；（二）技术修复部需在修复人员上岗前，专项告知古籍修复工艺、文物信息的保密要求，明确禁止泄露的行为（如禁止拍摄修复过程、禁止外传修复方案、禁止透露文物状态等）；（三）员工离职、合作方合作终止时，行政人事部需再次告知保密义务及保密期限，提醒其继续履行保密责任，涉及竞业限制的明确补偿支付方式及违约追责条款。第十一条履行监督检查（一）行政人事部每季度抽查保密协议履行情况，重点检查核心岗位员工、重要合作方的保密义务履行情况，通过现场核查、资料检查、沟通问询等方式排查泄露风险；（二）技术修复部每日监督修复车间保密管理，检查修复人员是否按协议要求保管修复方案、文物信息资料，是否存在违规拍摄、外传信息等行为；（三）业务部门监督合作方履行保密协议情况，发现合作方有泄露保密信息迹象的，及时上报行政人事部及法务部门，采取预警措施；（四）建立保密信息泄露举报机制，员工可匿名举报违反保密协议的行为，行政人事部对举报线索核实后及时处理，对举报人信息严格保密。第十二条协议变更与终止（一）保密协议需变更条款的，需由协议双方协商一致，签订补充协议，补充协议需按原审核流程审核后签订，签订后纳入原协议存档体系；（二）保密协议期限届满自动终止，核心机密相关协议的保密期限届满后，若保密信息仍未公开，协议相对方仍需继续履行保密义务，直至信息公开；（三）员工离职、合作方合作终止的，不影响协议约定的保密义务履行，保密期限仍按协议约定执行，行政人事部需记录协议终止时间及后续监督方式。第五章违约处理与争议解决第十三条违约行为认定（一）下列行为视为违反保密协议约定：未经授权泄露、传播、复制公司保密信息；向第三方有偿或无偿提供保密信息；违反竞业限制约定，在竞业限制期限内到竞争单位任职或从事同类业务；擅自销毁、篡改保密信息资料；其他违反协议保密义务的行为；（二）违约行为认定需收集充分证据（如聊天记录、文件流转记录、证人证言、第三方证明等），由行政人事部、法务部门、相关业务部门共同核实，确保认定结果准确；（三）对疑似违约行为，在核实期间需采取保密措施，防止保密信息进一步泄露，核实结果需书面记录并由相关人员签字确认。第十四条违约追责（一）对轻微违约行为（未造成实际损失、及时纠正），给予口头警告、书面警告，要求违约方立即停止违约行为，消除影响；（二）对造成一定损失或情节较严重的违约行为，按协议约定要求违约方承担赔偿责任，员工违约的可从工资、奖金中扣除赔偿金额（需符合法定标准），合作方违约的可暂停合作、扣除履约保证金；（三）对造成重大损失、涉嫌违法的违约行为，由法务部门提起诉讼或向相关部门报案，追究违约方法律责任，同时公开追责结果（不泄露涉密信息），形成警示效果；（四）违约追责过程需留存完整记录，包括违约证据、处理决定、赔偿金额、法律文书等，确保追责流程合规、可追溯。第十五条争议解决（一）保密协议履行过程中发生争议的，优先由双方协商解决，行政人事部、法务部门协助对接协商事宜，争取达成和解；（二）协商不成的，按协议约定的争议解决方式处理（仲裁或诉讼），法务部门负责准备相关证据材料，代表公司处理争议，最大限度维护公司合法权益；（三）争议解决过程中，需继续履行保密义务，严禁因争议泄露更多保密信息，争议解决结果需及时存档，并作为协议管理改进的参考依据。第六章附则第十六条制度修订本办法根据国家法律法规更新、行业保密要求变化及公司业务发展适时修订，修订方案由行政人事部拟定，征求法务部门、技术修复部等相关部门意见后，报总