2026年古籍修复公司古籍库房盘点管理制度

2026年古籍修复公司古籍库房盘点管理制度第一章总则第一条制定目的为规范古籍修复公司（以下简称“公司”）古籍库房盘点工作，精准掌握古籍文物的数量、状态、存放位置等核心信息，防范古籍遗失、错放、损坏等风险，确保古籍保管台账与实物一致，结合古籍文物的特殊性（不可再生、易损、等级化管理），依据《中华人民共和国文物保护法》《古籍保护条例》及公司库房管理相关规定，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有古籍库房（含待修复古籍库、已修复古籍库、待数字化古籍库、珍贵古籍专库）的盘点管理工作，涵盖古籍数量盘点、状态核验、存放位置核对、台账校准等全流程，公司库房管理员、古籍修复师、盘点专员等相关人员均需严格遵守。第三条盘点原则（一）全面精准原则。盘点需覆盖库房内所有古籍，做到“一物不漏、一项不缺”，精准核对古籍编号、名称、数量、等级、状态、存放位置，确保盘点数据与实物完全一致。（二）分级操作原则。根据古籍文物等级（一级、二级、三级、一般文物）制定差异化盘点流程，一级珍贵古籍需双人双岗盘点、全程录像，一般古籍可按批次抽样盘点。（三）最小扰动原则。盘点过程中需最大限度减少对古籍的挪动、接触，严禁拆解古籍装帧、触碰古籍本体，确需移动的需由专业修复师操作，避免造成破损。（四）全程留痕原则。盘点的计划、执行、核对、差异处理等环节均需形成书面记录，做到“每一步有记录、每一个数据有依据、每一次核对有签字”。（五）责任明确原则。明确盘点负责人、执行人员、核验人员的岗位职责，盘点结果需经多方签字确认，出现盘点差异可精准追溯责任主体。第四条管理职责分工（一）盘点负责人（库房主管）：统筹制定盘点计划，组织盘点人员培训，监督盘点全程执行，审核盘点报告，审批盘点差异处理方案；（二）库房管理员：提供盘点所需的保管台账、古籍存放分布图，配合盘点人员核对古籍位置，记录盘点过程中的基础信息，初步核对盘点数据与台账差异；（三）古籍修复师：负责盘点过程中古籍状态核验，判断古籍是否出现霉变、虫蛀、破损等新问题，指导盘点人员规范接触古籍，避免操作不当造成损坏；（四）盘点专员（行政/财务人员）：独立执行盘点操作，核对古籍数量、编号，记录盘点结果，编制盘点差异表，不参与日常库房管理，确保盘点独立性；（五）安保部：负责盘点期间库房的安防管控，核验盘点人员身份，监督盘点录像设备运行，防范盘点过程中古籍被盗、丢失风险；（六）管理层：审批年度盘点计划、一级古籍盘点方案，决策重大盘点差异（如古籍遗失、损毁）的处理措施，监督盘点整改落实情况。第二章盘点计划与准备第五条盘点类型与频次（一）日常盘点：库房管理员每日对当日出入库的古籍进行即时盘点，核对出入库数量与台账变动，确保当日账实相符；（二）月度盘点：每月末由库房管理员、修复师联合开展月度盘点，随机抽查库房内20%的古籍，重点核对新增出入库古籍、状态异常古籍；（三）季度盘点：每季度末由盘点负责人组织跨部门盘点小组（库房、修复、财务）开展全面盘点，覆盖50%的古籍，重点核验珍贵古籍和高频调拨古籍；（四）年度盘点：每年12月开展全库房全面盘点，覆盖所有古籍，形成年度盘点报告，作为年度库房管理考核、文物保护评估的核心依据；（五）专项盘点：出现古籍调拨异常、库房人员变动、自然灾害（如漏水、停电）等情况时，立即开展专项盘点，核查受影响古籍的数量与状态。第六条盘点前准备工作（一）资料准备：盘点负责人组织整理古籍保管台账（电子+纸质版）、古籍编号清单、存放位置分布图、上一次盘点报告及差异处理记录，确保资料完整可查；（二）人员准备：确定盘点小组人员（不少于2人），开展盘点培训，讲解古籍保护规范、盘点流程、记录要求，明确不同等级古籍的盘点注意事项；（三）工具准备：准备盘点记录表、签字笔、手电筒（无紫外线）、温湿度记录仪、高清拍照设备、录像设备（一级古籍盘点用）、无尘手套、软质垫布等工具，确保工具符合古籍保护要求；（四）库房准备：盘点前1天清理库房通道，暂停古籍出入库操作，对古籍存放容器（樟木箱、锦盒）进行标识核对，确保存放位置清晰可辨；（五）通知确认：提前3个工作日通知相关部门暂停非必要的库房操作，盘点期间关闭库房对外通道，仅允许盘点人员凭盘点证件进入。第三章盘点执行与核验第七条通用盘点流程（一）初盘阶段：盘点人员按库房区域、古籍编号顺序逐批核对古籍，核对内容包括：古籍编号是否与台账一致、名称及卷册数是否匹配、存放位置是否与分布图相符，在《古籍盘点初盘表》上记录核对结果，对状态正常的古籍标注“相符”，异常的标注具体问题；（二）复盘阶段：初盘完成后，由另一组盘点人员开展复盘，复盘比例不低于初盘数量的30%，重点复盘初盘标注异常的古籍、一级珍贵古籍，在《古籍盘点复盘表》上记录复盘结果，与初盘表核对；（三）状态核验：古籍修复师同步对盘点古籍进行状态核验，检查是否出现新的霉变、虫蛀、纸张脱页等问题，记录古籍保存状态变化，填写《古籍状态核验表》；（四）数据核对：盘点小组汇总初盘、复盘、状态核验数据，与库房保管台账逐一比对，标注账实相符、账实不符、状态异常等情况，初步统计盘点差异。第八条不同等级古籍盘点特殊要求（一）一级珍贵古籍：盘点需由库房主管、资深修复师双人操作，全程开启录像设备，仅核对古籍存放容器外的编号、封签，确需查看本体的需经管理层审批，由修复师轻拆封签、查看后立即复原，录像资料保存不少于1年；（二）二级/三级古籍：由库房管理员、修复师联合盘点，核对编号、数量、状态，可抽样查看古籍本体（每批次不超过10%），记录外观状态，避免频繁挪动；（三）一般古籍：可按批次盘点，核对批次编号、总数量、存放位置，随机抽查单册古籍状态，重点核对出入库频繁的批次。第九条盘点记录要求（一）所有盘点记录需使用公司统一印制的表格，用黑色签字笔填写，字迹清晰、内容完整，不得涂改、撕毁，确需更正的需注明更正原因、更正人、更正时间并签字；（二）盘点表需记录以下核心信息：盘点日期、库房区域、古籍编号、名称、卷册数、文物等级、存放位置、状态（正常/霉变/虫蛀/破损）、盘点人、核验人、核对结果；（三）盘点过程中发现的异常情况（如古籍缺失、破损、错放）需单独填写《古籍盘点异常记录表》，注明异常描述、发现时间、涉及古籍信息、初步原因分析。第四章盘点差异处理与台账更新第十条盘点差异分类盘点差异分为以下类型，需分类处理：（一）账实数量差异：台账记录数量与实物数量不符，包括多盘（实物多于台账）、少盘（实物少于台账）、漏盘（台账有记录但未找到实物）；（二）存放位置差异：古籍实际存放位置与台账、分布图标注位置不符；（三）状态差异：台账记录的古籍状态（完好/待修复）与实际核验状态不符，出现新的损坏或修复后状态未更新；（四）信息错误差异：古籍编号、名称、等级等基础信息在台账中记录错误，与实物标注不符。第十一条差异核查与处理（一）初步核查：盘点小组在盘点结束后24小时内开展差异核查，调取库房监控、出入库记录、调拨记录，询问库房管理员，查明差异产生的直接原因；（二）分级处理：1.轻微差异（如存放位置错放、信息录入错误）：由库房管理员立即整改，调整存放位置、更正台账信息，整改后由盘点负责人复核；2.一般差异（如少量一般古籍数量不符、状态未更新）：形成《盘点差异处理申请单》，说明原因、整改措施，经库房主管审批后整改，整改完成后重新核对；3.重大差异（如珍贵古籍数量不符、出现重大破损）：立即上报管理层，暂停库房操作，开展专项调查，查明责任主体，制定整改及补救方案，必要时上报文物保护部门；（三）处理记录：所有差异的核查过程、处理措施、整改结果均需形成《盘点差异处理报告》，附相关证据（监控截图、记录复印件），由相关责任人签字确认后存档。第十二条台账更新与存档（一）台账更新：盘点差异处理完成后，库房管理员在2个工作日内更新古籍保管台账（电子+纸质版），确保台账的数量、位置、状态等信息与实物完全一致，更新记录需注明更新原因、更新人、更新时间；（二）资料存档：盘点计划、盘点表、异常记录表、差异处理报告、更新后的台账等资料需整理成册，纸质版由库房专人保管，电子版加密存储，年度盘点资料保存期限不少于10年，日常/月度/季度盘点资料保存不少于3年；（三）报告提交：盘点负责人在盘点结束后5个工作日内编制《古籍库房盘点总结报告》，上报管理层，报告需包含盘点概况、差异统计、原因分析、整改措施、后续管理建议。第五章监督考核与责任追究第十三条监督检查（一）内部监督：管理层每半年抽查一次盘点资料，核查盘点流程的规范性、差异处理的及时性、台账更新的准确性，评估盘点制度执行效果；（二）外部监督：配合文物保护部门、委托方开展盘点工作核查，如实提供盘点记录、台账资料，接受专业指导，确保盘点工作符合文物保护规范；（三）整改跟踪：对监督检查中发现的问题（如盘点记录不完整、差异处理不及时），下达《整改通知书》，明确整改责任人、完成时限，盘点负责人跟踪整改效果。第十四条考核机制（一）考核指标：将盘点账实相符率（一级古籍100%、一般古籍≥99.5%）、盘点记录完整性（100%）、差异处理及时性（24小时内启动核查）纳入库房管理员绩效考核，核心指标权重不低于30%；（二）奖惩规则：对盘点工作无差错、账实完全相符的库房管理员，按季度发放绩效奖励；对盘点疏漏导致一般差异的，扣减月度绩效；对未按规定盘点造成珍贵古籍信息错误的，取消年度评优资格。第十五条责任追究违反本办法规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未按计划开展盘点工作，或盘点过程中敷衍了事、数据造假的，追究盘点负责人、执行人员责任，给予警告处分，扣除月度绩效奖金；（二）盘点操作不当导致古籍破损、霉变加重的，追究直接操作人、修复师责任，给予记过处分，造成文物损坏的需承担赔偿责任；（三）发现盘点重大差异未及时上报，隐瞒古籍遗失、损坏情况的，追究库房管理员、盘点负责人责任，通报批评并调离岗位；（四）盘点资料保管不当导致丢失、损毁，无法追溯盘点过程的，追究资料保管人责任，扣除季度绩效奖金；（五）因台账记录错误、出入库登记疏漏导致盘点差异的，追究库房管理员责任，限期整改并扣除绩效奖金；（六）盘点后未及时更新台账，导致后续库房管理出现混乱的，追究库房管理