2026年古籍修复公司会计账簿登记与保管管理制度

2026年古籍修复公司会计账簿登记与保管管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范本公司会计账簿的登记与保管工作，保证会计信息的真实、完整、准确，防范会计档案管理风险，保障公司资产安全和财务活动的合法合规，根据《中华人民共和国会计法》《会计基础工作规范》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司古籍修复业务的经营特点和财务管理实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本公司所有会计账簿的登记、审核、装订、归档、保管、查阅、销毁等全流程管理活动，公司各部门及全体财务人员均须严格遵守本制度规定。本公司涉及的古籍修复业务相关的各类收支、成本核算、资产登记等会计账簿管理，均纳入本制度管控范畴。第三条管理原则会计账簿登记与保管工作遵循以下原则：（一）合法性原则：严格遵守国家财经法律法规和会计准则，确保账簿登记与保管行为符合法律规定；（二）真实性原则：账簿登记必须以真实、合法的会计凭证为依据，不得虚构、篡改会计信息；（三）完整性原则：全面记录公司各项经济业务，确保账簿信息无遗漏、无缺失；（四）安全性原则：采取有效措施保障会计账簿的物理安全和信息安全，防止损毁、丢失、泄露；（五）可追溯性原则：账簿登记清晰标注业务来源、经办人、审核人等信息，保管过程全程留痕，确保每笔账务可追溯核查。第四条职责分工公司财务部是会计账簿登记与保管的归口管理部门，具体职责如下：（一）财务负责人：全面统筹会计账簿管理工作，审批账簿查阅、销毁等重大事项，监督制度执行情况；（二）记账会计：负责各类会计账簿的日常登记、核对工作，确保账簿记录准确无误；（三）审核会计：负责对已登记的账簿内容进行审核，发现问题及时纠正，确保账簿信息合规；（四）档案管理员：专职负责会计账簿的装订、归档、保管、借阅登记等工作，建立账簿管理台账，定期盘点核对。公司其他部门需配合财务部提供账簿登记所需的原始凭证和相关资料，不得拒绝、拖延或提供虚假资料。第二章会计账簿登记管理第五条账簿设置要求根据公司经营业务和财务管理需要，财务部统一设置以下会计账簿：（一）总账：全面反映公司全部经济业务的总括核算资料，按会计科目设置账户，依据记账凭证汇总表逐笔或定期汇总登记；（二）明细账：按明细会计科目设置，详细记录各类经济业务的明细核算资料，包括资产明细账（如固定资产、库存物资<古籍修复材料>明细账）、负债明细账、所有者权益明细账、收入明细账（如古籍修复服务收入、古籍销售收入明细账）、成本费用明细账（如修复材料成本、人工成本、场地费用明细账）等；（三）日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员逐日逐笔登记，做到日清月结；（四）其他辅助账簿：根据古籍修复业务特殊需求设置的备查账簿，如珍贵古籍修复项目成本备查账、客户委托修复款项往来备查账等。所有账簿的设置需经财务负责人审核确认，不得擅自增设、删减账簿种类。第六条登记依据与要求（一）登记依据：会计账簿必须以经审核无误的原始凭证和记账凭证为依据，原始凭证需符合国家票据管理规定及公司报销制度，记账凭证需经制单、审核、记账等环节签字确认，未经审核的凭证不得作为账簿登记依据；（二）登记时间：现金日记账和银行存款日记账须逐日登记，做到当日业务当日记录；总账和明细账须在记账凭证编制完成后3个工作日内完成登记，月度终了前完成当月所有账务的登记工作；（三）登记规范：账簿登记需使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或铅笔；书写内容需清晰、工整，数字和文字占格距的二分之一，以便更正错误；登记时需注明凭证编号，同时在记账凭证上标注账簿页码，做到账证相符；发生记账错误时，不得刮擦、挖补、涂改或撕毁账页，需按《会计基础工作规范》规定的更正方法（划线更正法、红字更正法、补充登记法）进行更正，更正处需由记账人员和审核人员签字确认。第七条账簿核对要求为保证账簿记录的准确性，财务部需定期开展账簿核对工作，具体要求如下：（一）账证核对：每月终了后5个工作日内，将账簿记录与记账凭证、原始凭证进行核对，重点核对凭证编号、金额、会计科目、业务内容等，确保账证一致；（二）账账核对：每月终了后7个工作日内，完成总账与明细账、日记账的核对，包括总账各科目余额与所属明细账余额合计数核对、现金日记账和银行存款日记账余额与总账对应科目余额核对，确保账账一致；（三）账实核对：每季度终了后10个工作日内，结合资产盘点工作，将账簿记录与实际资产、资金、往来款项进行核对，如现金日记账余额与库存现金实有数核对、银行存款日记账余额与银行对账单核对、古籍修复材料明细账与实际库存材料核对、客户往来明细账与实际款项往来核对等，发现账实不符的，需及时查明原因，编制核对差异表，报财务负责人审批后进行账务调整，并留存调整依据备查。第八条结账管理（一）月度结账：每月终了，在最后一笔经济业务记录下方划一条通栏单红线，结出本月发生额合计数和月末余额，在摘要栏注明“本月合计”字样，然后在其下方划一条通栏单红线；（二）季度结账：每季度终了，在“本月合计”下方结出本季度发生额合计数和季末余额，摘要栏注明“本季度合计”字样，下方划一条通栏单红线；（三）年度结账：年度终了，在“本年合计”下方结出全年发生额合计数和年末余额，摘要栏注明“本年合计”字样，下方划两条通栏双红线；年度结账后，需将各账簿的余额结转至下一年度，在新账簿首页注明“上年结转”字样，结转金额与上年度年末余额一致。结账工作需在规定时间内完成，结账后由财务负责人审核签字确认，未经审核的结账结果不得作为财务报表编制依据。第三章会计账簿保管管理第九条账簿装订要求会计账簿登记完毕且核对无误后，需及时进行装订，具体要求如下：（一）装订时间：月度账簿在次月10个工作日内完成整理，年度账簿在次年1月底前完成装订；（二）装订前准备：将账簿账页按页码顺序整理齐全，检查是否有缺页、漏页、错页情况，对活页式账簿需拆除空白页，填写账簿启用表和目录，注明账簿名称、册数、起止页码、启用日期、记账人员和财务负责人姓名，并加盖公司财务专用章；（三）装订规范：账簿装订需使用专用会计档案装订机，采用线装或热熔装订方式，做到牢固、整齐，不得松动、脱落；装订后在账簿封面注明账簿名称、所属年度、册数等信息，脊背处标注账簿名称和年度，便于查阅和管理。第十条账簿归档管理（一）归档时间：装订完成的会计账簿需在次月（年度账簿为次年2月底前）移交档案管理员进行归档，移交时需填写《会计账簿移交清单》，注明账簿名称、册数、移交日期、移交人、接收人等信息，双方签字确认；（二）归档存放：档案管理员需将会计账簿存放在专用的档案柜中，档案柜需具备防火、防潮、防虫、防盗、防霉变等功能，存放环境保持清洁、干燥，温度控制在15℃-25℃，相对湿度控制在45%-60%；不同年度、不同类型的账簿分类存放，粘贴清晰的标识，便于查找；（三）归档台账：档案管理员需建立《会计账簿管理台账》，详细记录账簿的名称、册数、归档日期、存放位置、保管期限等信息，每月核对台账与实际账簿数量，确保账实相符。第十一条账簿保管期限本公司会计账簿的保管期限严格按照《会计档案管理办法》执行：（一）总账、明细账（含辅助账簿）、日记账（现金日记账、银行存款日记账）的保管期限为30年；（二）备查账簿的保管期限根据业务实际需要确定，最短不得少于10年，涉及珍贵古籍修复项目的备查账簿保管期限为永久；（三）保管期限从会计年度终了后的第一天起计算。保管期限届满前，不得擅自销毁账簿；保管期限届满但仍有未了事项的，需延长保管期限至未了事项完结。第十二条账簿查阅管理（一）内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅会计账簿的，需填写《会计账簿查阅申请表》，注明查阅事由、账簿名称、查阅时间、查阅人等信息，经部门负责人签字、财务负责人审批后方可查阅；查阅时需在档案管理员监督下进行，不得带出档案存放地点，不得涂改、勾画、抽取账页；查阅完毕后，档案管理员需核对账簿完整性，由查阅人在申请表上签字确认；（二）外部查阅：税务、审计、司法机关等外部单位因执法检查需要查阅账簿的，需出具正式的查阅函件和工作人员身份证明，财务负责人核实后安排查阅，档案管理员全程陪同，做好查阅记录，注明查阅单位、人员、事由、查阅账簿名称及页数等；涉及公司商业秘密的账簿，需报公司负责人审批，并要求外部单位签署保密协议；（三）复制管理：确需复制会计账簿的，内部复制需经财务负责人审批，外部复制需经公司负责人审批，复制件需由档案管理员核对与原件一致后，加盖公司财务专用章，并注明复制日期、用途，复制过程全程记录。第十三条账簿移交与调阅（一）人员交接：财务人员岗位变动或离职时，需办理会计账簿交接手续，交接内容包括经管的全部账簿、台账、钥匙等，交接时需有监交人（财务负责人）在场，填写《会计账簿交接清单》，注明账簿名称、册数、交接日期等，移交人、接收人、监交人三方签字确认，交接清单一式三份，三方各执一份；（二）账簿调阅：因公司内部审计、合并重组等特殊情况需跨部门调阅账簿的，需经公司负责人审批，调阅期限不得超过15个工作日，调阅期间由调阅部门负责账簿安全，逾期未归还的，档案管理员需及时催收。第十四条账簿销毁管理（一）销毁申请：保管期限届满且无未了事项的会计账簿，由档案管理员提出销毁申请，填写《会计账簿销毁申请表》，附账簿清单（注明名称、册数、保管期限、所属年度），报财务部、法务部审核，经公司负责人审批后，报上级主管部门备案（如需）；（二）销毁监督：账簿销毁需成立销毁小组，成员包括财务负责人、档案管理员、法务人员等，销毁前需再次核对账簿清单，确认无未了事项；销毁过程需全程监督，拍摄影像资料留存，销毁后在销毁清单上签字确认，销毁清单永久保存；（三）禁止行为：严禁未履行审批程序擅自销毁会计账簿，严禁将需销毁的账簿出售、赠与他人，严禁以任何方式隐匿、转移需销毁的账簿。第四章监督检查第十五条内部监督公司财务部每月对会计账簿登记的准确性、及时性进行自查，每季度联合审计部门对账簿保管情况进行专项检查，检查内容包括：账簿登记是否符合规范、账证账账账实是否一致、账簿装订是否合规、归档存放是否安全、查阅移交是否履行审批手续等。检查结果形成书面报告，报公司负责人，对发现的问题限期整改，整改完成后进行复查。第十六条外部监督积极配合财政、税务、审计等政府部门的监督检查工作，如实提供会计账簿及相关资料，不得隐匿、谎报、伪造账簿。对外部监督检查中指出的问题，及时制定整改方案，落实整改责任，确保账簿管理工作符合法律法规要求。第五章责任追究第十七条违规情形与责任凡有下列情形之一的，视情节轻重对相关责任人进行处理：（一）未按规定设置会计账簿，或擅自增设、删减账簿种类的，给予责任人警告处分，并处以200-500元罚款；（二）以虚假的会计凭证登记账簿，或篡改、伪造账簿记录的，给予责任人记过至撤职处分，并处以500-2000元罚款，情节严重的移交司法机关处理；（三）账簿登记不及时、不准确，导致账证账账账实不符，给公司造成轻微损失的，给予责任人警告处分，造成较大损失的，给予记过处分并赔偿部分损失；（四）未按规定装订、归档、保管会计账簿，导致账簿损毁、丢失的，给予责任人警告至记过处分，造成损失的承担赔偿责任；（五）未经审批擅自查阅、复制、出借会计账簿，或泄露账簿中的商业秘密的，给予责任人记过处分，并处以500-1000元罚款，给公司造成损失的承担赔偿责任；（六）未履行审批程序擅自销毁会计账簿的，给予责任人撤职处分，并处以1000-3000元罚款，情节严重的移交司法机关处理。第十八条责任认定与申诉违规行为的责任认定由公司财务部、人力资源部、法务部共同进行，依据检查记录、凭证、台账等证据作出认定结论，书面告知责任人。