2026年古籍修复公司会议管理制度

2026年古籍修复公司会议管理制度第一章总则第一条为规范公司会议管理流程，提高会议效率与质量，保障决策传达、问题解决、信息共享的及时性和有效性，结合古籍修复行业专业性、文物保护特殊性的业务特点，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有正式会议的组织、筹备、召开、纪要归档及决议执行等全流程管理，包括但不限于管理层办公会、修复技术研讨会、环境管理例会、业务对接会、部门例会等；临时紧急会议参照本制度简化执行，核心要求不得删减。第三条会议管理遵循以下核心原则：（一）效率优先原则：严控会议时长和参会人数，杜绝无实质内容、无明确议题的“无效会议”，单次会议时长原则上不超过90分钟，确需延长的需经会议召集人批准；（二）议题聚焦原则：围绕古籍修复业务、文物保护、企业运营等核心事项设定会议议题，避免议题分散、偏离业务核心；（三）合规保密原则：涉及古籍文物信息、商业秘密、技术工艺的会议内容严格保密，参会人员签署保密承诺，严禁泄露相关信息；（四）权责清晰原则：明确各类会议的召集部门、主持人、记录人及参会人员职责，确保会议组织有序、决议可落地；（五）闭环管理原则：会议决议需明确执行责任人、执行时限，会后跟踪督办，形成“会议讨论-决议制定-执行落地-结果反馈”的闭环。第四条各部门职责分工：（一）行政部：作为会议管理的归口部门，负责会议室统筹调度、会议设备维护、公司级重要会议的会务支持、会议纪要归档管理，监督会议决议执行情况；（二）各业务部门：负责本部门专属会议的组织筹备、议题收集、纪要编写，配合行政部完成公司级会议的参会及决议执行；（三）会议主持人：把控会议节奏，引导议题讨论，确保会议按既定议程完成，形成明确决议；（四）会议记录人：准确记录会议内容、讨论意见及决议事项，及时整理会议纪要并报送相关人员；（五）全体参会人员：按时参会，提前熟悉会议议题，积极发表专业意见，严格执行会议决议。第五条公司会议分类及基本频次：（一）管理层办公会：由总经理召集，公司管理层及核心部门负责人参会，每月召开2次（每月1日、15日），研究公司重大决策、核心业务推进、资源调配等事项；（二）修复技术研讨会：由修复部召集，修复技术人员、行业特聘专家参会，每季度召开1次，遇重大修复项目可临时加开，讨论修复工艺优化、技术难题攻关、文物保护规范落实等事项；（三）环境管理例会：由环境管理小组召集，行政部、修复部及各部门联络员参会，每月召开1次，通报办公环境及保洁情况，解决环境管理问题；（四）业务对接会：由商务合作部召集，对接文博单位、图书馆等合作方的人员及相关业务部门参会，根据合作项目进度按需召开，沟通项目进展、需求调整等事项；（五）部门例会：各部门自行召集，每周召开1次，总结本周工作、部署下周计划、解决部门内部问题；（六）临时会议：遇紧急事项（如文物修复应急处理、突发环境安全问题）由相关部门负责人申请，经总经理批准后召开，需在会议后24小时内补充完善相关记录。第二章会议筹备规范第六条会议发起与审批：（一）公司级会议由召集部门填写《会议申请单》，注明会议名称、议题、参会人员、时长、所需设备等，报行政部备案，涉及管理层参会的需报总经理批准；（二）部门级会议由部门负责人审批，提前1个工作日告知行政部会议室使用需求，避免会议室冲突；（三）临时紧急会议可口头申请，会后1个工作日内补填《会议申请单》。第七条议题收集与通知：（一）会议召集部门需提前2个工作日收集会议议题，议题需明确、具体，附相关背景资料（如修复项目进度表、环境检查报告、合作协议草案等），杜绝模糊化、笼统化议题；（二）会议通知需提前1个工作日发送至所有参会人员，内容包括会议时间、地点、议题、所需携带资料、预计时长，涉及古籍修复技术的会议需附相关工艺文件、文物基础信息（脱敏后）；（三）参会人员收到通知后需在4小时内回复是否参会，无法参会的需向会议召集人请假，并指定专人代为参会，确保核心意见不缺失。第八条会务准备：（一）会议室布置：行政部或会议召集部门提前30分钟布置会议室，确保桌椅摆放整齐、会议资料（议题清单、背景资料）按需摆放，涉及古籍修复技术的会议需准备专用展示设备（如高清扫描仪、修复样品展示台）；（二）设备调试：提前调试音响、投影、麦克风、录音设备等，确保设备正常运行，修复技术研讨会需额外调试文物影像资料播放设备；（三）资料准备：会议召集部门提前整理议题相关资料，按参会人数打印分发，电子资料同步发送至参会人员邮箱，便于查阅。第三章会议召开规范第九条参会纪律：（一）参会人员需提前5分钟到场签到，迟到超过10分钟且未请假的，视为缺席，纳入考勤考核；（二）会议期间关闭手机或调至静音模式，禁止接打私人电话、随意走动，确需离场的需向主持人请假；（三）发言需围绕议题，语言简洁明了，避免无关讨论，涉及古籍修复技术的发言需符合文物保护规范，严禁提出违反文物保护法的操作建议；（四）尊重他人发言，禁止打断、争执，对不同意见以专业、理性的态度沟通。第十条会议议程执行：（一）主持人开场说明会议目的、议题及预计时长，明确会议纪律，引导参会人员按议题顺序讨论；（二）逐一讨论会议议题，先由议题提出部门介绍背景及核心诉求，再由参会人员发表意见，主持人汇总讨论结果，形成初步决议；（三）对争议较大的议题，主持人可暂停讨论，待会后收集更多专业资料（如古籍修复行业规范、文物保护专家意见）后另行研究，避免在会议上无意义僵持；（四）会议结束前，主持人总结会议决议，明确每项决议的执行责任人、执行时限及验收标准，参会人员确认无异议后，会议方可结束。第十一条特殊会议要求：（一）修复技术研讨会：参会人员需提交与议题相关的技术方案或问题分析报告，讨论过程需记录技术参数、工艺调整建议，决议内容需符合《文物保护法》及古籍修复行业标准；（二）环境管理例会：需通报当月温湿度记录、保洁检查结果、设施设备维护情况，针对修复室、储存室的环境问题提出具体整改措施；（三）业务对接会：涉及合作方的，需明确古籍修复项目的交付节点、质量标准，避免口头承诺，重要事项需在会议纪要中明确；（四）涉及文物信息的会议：禁止携带无关人员参会，会议资料标注“涉密”字样，会后统一回收销毁复印件。第四章会议纪要与归档第十二条会议纪要编写：（一）记录人需在会议结束后4小时内完成初稿编写，纪要内容包括会议基本信息（时间、地点、参会人员）、议题、讨论核心意见、决议事项（含执行责任人、时限）、未达成一致的议题及后续处理方式；（二）纪要需语言简洁、逻辑清晰，避免冗余描述，涉及技术参数、整改要求的内容需精准无误，不得篡改参会人员意见；（三）修复技术研讨会、管理层办公会的纪要需经主持人审核签字后，方可下发；部门例会纪要由部门负责人审核签字。第十三条纪要分发与公示：（一）公司级重要会议纪要需在会后1个工作日内发送至全体参会人员及决议执行相关人员，抄送至总经理；部门级会议纪要发送至本部门全体人员；（二）涉及全公司执行的决议，需在公司公告栏公示（脱敏后），确保相关人员知晓；（三）涉密会议纪要仅发送至核心参会人员，标注“内部机密”，禁止转发至无关人员。第十四条档案归档：（一）行政部建立会议档案台账，将会议申请单、议题资料、会议纪要、录音（如有）等资料电子化存储，纸质资料装订成册，专人保管；（二）普通会议档案保存期限为3年，涉及古籍修复核心技术、重大合作项目的会议档案保存期限不少于10年；（三）档案查阅需经档案保管部门负责人批准，查阅涉密档案需经总经理批准，查阅人员需签署查阅登记单，严禁复印、翻拍涉密内容。第五章决议执行与监督第十五条决议执行要求：（一）执行责任人需严格按会议决议的时限和标准完成工作，遇特殊情况无法按时完成的，需提前1个工作日向会议召集人说明原因，申请延期并重新确定时限；（二）涉及古籍修复工艺调整、环境管理整改的决议，执行过程需符合文物保护要求，执行完成后需提交书面报告，附相关佐证材料（如技术调整后的修复样品、环境整改后的检查照片）。第十六条监督督办：（一）行政部负责公司级会议决议的督办，每周跟踪1次执行进度，向总经理汇报；部门级会议决议由部门负责人督办，每月向行政部报备执行情况；（二）对未按时执行或执行不达标的事项，督办人需向责任人发出《整改提醒单》，限期整改，仍未整改的上报管理层处理；（三）修复技术相关决议的执行效果，需由修复部组织专业人员验收，确保符合文物保护和修复工艺要求。第十七条考核与问责：（一）将会议决议执行情况纳入员工月度绩效考核，执行到位、效果良好的给予绩效加分，未执行或执行不力的扣减绩效；（二）因参会人员缺席、迟到导致会议决议延误的，扣减责任人当月绩效50-200元；（三）泄露会议涉密内容的，视情节轻重给予警告、绩效扣减、岗位调整，造成文物信息泄露或公司经济损失的，追究法律责任；（四）无正当理由拒不执行会议决议的，给予通