行政办公物资采购与管理制度手册

行政办公物资采购与管理制度手册第一章总则1.1制度目的为规范公司行政办公物资采购流程，保障物资供应及时、质量合格、成本可控，明确各部门职责，提高采购管理效率，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司各部门行政办公物资（包括但不限于办公耗材、设备、劳保用品、清洁用品等）的采购、验收、库存及管理工作。1.3基本原则合规性：严格遵守国家法律法规及公司内部管理规定，保证采购流程合法透明。经济性：在满足需求的前提下，优先选择性价比高的供应商，控制采购成本。效率性：简化流程，明确时限，保证物资及时供应，避免影响日常工作。责任性：各部门按职责分工协作，落实采购各环节责任，保证可追溯。第二章行政办公物资类别与适用范围2.1办公耗材类纸制品：A4纸、复印纸、笔记本、文件袋等；笔墨文具：签字笔、铅笔、墨水、订书机、便利贴等；办公耗材：墨盒/硒鼓、U盘、移动硬盘、计算器等。2.2办公设备类通用设备：电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪等；家具设备：办公桌椅、文件柜、沙发、茶几等；其他设备：碎纸机、饮水机、空调等。2.3劳保与清洁类劳保用品：口罩、手套、消毒液、急救包等；清洁用品：纸巾、洗手液、垃圾袋、清洁剂、拖把等。2.4其他物资宣传物料：横幅、展架、名片、工牌等；节日福利（非现金）：节日礼品、慰问品等（需符合公司福利管理规定）。第三章采购全流程操作规范3.1需求提报与审批3.1.1操作步骤需求部门提报：各部门根据实际需求，填写《行政办公物资采购申请单》（详见第四章模板1），注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度，由部门负责人签字确认。行政部审核：行政部收到申请后，1个工作日内审核需求合理性（如是否符合物资类别、数量是否超常规、预算是否可控），必要时与需求部门沟通确认。分级审批：单次采购金额≤500元：行政部经理*审批；500元＜单次采购金额≤2000元：行政部经理审批后，报财务部经理复核；单次采购金额＞2000元：行政部、财务部联合审批后，报总经理*审批。3.1.2注意事项紧急需求（如突发办公物资短缺）可先口头报备行政部，24小时内补办审批手续；避免超量提报，按“月度需求+临时补充”原则控制库存。3.2供应商选择与比价3.2.1操作步骤供应商筛选：行政部根据物资类别，从《合格供应商名录》（详见第四章模板2）中选择3家及以上供应商进行比价；新供应商需提交营业执照、资质证明、产品报价单等材料，经行政部、财务部联合评估后纳入名录。询价比价：对规格型号、质量要求相同的物资，向供应商发出书面询价单，要求明确报价（含运费、税费）、交货周期、售后服务等内容。确定供应商：金额≤1000元：行政部经理*根据比价结果直接确定；金额＞1000元：组织行政部、需求部门、财务部共同比价，选择性价比最优供应商，形成《比价记录表》（详见第四章模板3）备查。3.2.2注意事项供应商需具备合法经营资质，优先选择合作满1年且无质量投诉的供应商；禁止向关联方或指定供应商倾斜，保证比价过程公平公正。3.3采购执行与合同签订3.3.1操作步骤下达采购订单：确定供应商后，行政部填写《采购订单》（详见第四章模板4），注明物资信息、数量、单价、交货时间、地址及付款方式，经双方签字盖章后生效。合同签订（大额采购）：单次采购金额＞5000元或长期合作（年度采购额＞2万元），需签订《采购合同》，明确质量标准、违约责任、争议解决条款等，由行政部、法务部（如有）、总经理*签字盖章。3.3.2注意事项采购订单需与比价结果一致，避免私自变更物资规格或数量；合同文本需经法务部审核（如有），保证条款合规。3.4物资验收与入库3.4.1操作步骤到货核对：供应商送货至指定地点后，行政部验收员*与需求部门共同核对物资名称、规格型号、数量是否与订单一致，检查外包装是否完好。质量检验：对办公设备、劳保用品等物资，需进行功能测试或质量检查（如打印测试设备运行、检查消毒液生产日期），保证符合使用标准。验收确认：验收合格后，填写《物资验收单》（详见第四章模板5），由验收员*、需求部门代表签字确认；不合格物资当场拒收，并通知供应商24小时内更换或退货。入库登记：行政部将验收合格物资录入《库存物资台账》（详见第四章模板6），更新库存信息，并通知需求部门领用。3.4.2注意事项验收时需留存物资样品或拍照备查，尤其是定制类物资；禁止“先入库后验收”，保证不合格物资不流入使用环节。3.5付款结算3.5.1操作步骤票据审核：供应商提交采购凭证（如合规收据、明细清单等），行政部核对订单、验收单、票据信息是否一致，确认无误后填写《付款申请单》。审批付款：付款申请按3.1.3分级审批流程执行，审批通过后交财务部办理转账。账务登记：行政部更新《采购台账》（详见第四章模板7），记录付款时间、金额、供应商等信息，定期与财务部对账。3.5.2注意事项付款需“三单匹配”（订单、验收单、票据），禁止无审批付款；大额付款原则上通过银行转账，避免现金交易。第四章常用管理模板模板1：行政办公物资采购申请单申请部门申请日期物资类别物资明细规格型号单位紧急程度：□一般□紧急（紧急原因：____________________）申请人：___________部门负责人审批：___________行政部审核意见：___________采购执行情况：___________模板2：合格供应商名录序号供应商名称联系人联系方式主营物资合作起始时间资质有效期评估等级（A/B/C）12备注：A类-优先合作，B类-常规合作，C类-限用合作模板3：比价记录表采购申请单号：___________物资名称：___________比价日期：___________供应商名称报价（元）含运费/税费交货周期质量承诺比价结论：选择供应商___________，理由：____________________比价人：___________审核人：___________模板4：采购订单订单编号：___________供应商名称：___________订单日期：___________物资明细规格型号单位数量单价（元）总价（元）交货信息：交货时间：___________交货地址：___________收货人：___________付款方式：□货到付款□□分期付款（具体：____________________）供应商签字：___________行政部签字：___________模板5：物资验收单验收单编号：___________采购订单号：___________验收日期：___________物资明细规格型号单位应收数量实收数量质量情况验收结果□合格□不合格不合格原因：____________________处理方式：□更换□退货□其他：___________验收人：___________需求部门代表：___________供应商签字：___________模板6：库存物资台账日期物资名称规格型号入库数量出库数量结存数量存放位置管理人备注：定期盘点（每月末），保证账实相符模板7：采购台账采购日期采购申请单号物资名称供应商金额（元）付款日期付款方式经办人第五章管理规范与风险控制5.1预算管理行政部每年12月编制下年度行政办公物资预算，报财务部、总经理*审批；预算执行中，超10%需提交书面说明，重新审批；年末对预算执行情况进行分析，优化下年度预算编制。5.2供应商管理每季度对供应商进行评估，指标包括质量合格率、交货及时率、服务响应速度，评估结果分为A/B/C三级，C级供应商暂停合作；供应商信息变更时，需及时更新《合格供应商名录》。5.3库存管理行政部每月末盘点库存，编制《库存盘点表》，保证账实误差率≤5%；对易变质物资（如消毒液）遵循“先进先出”原则，避免积压过期；低值易耗品库存量控制在1-2个月用量，避免资金占用。5.4廉洁管理采购人员不得收受供应商回扣、礼品等不正当利益，违规者按公司规定处理；采购过程需全程留痕（订单、验收单、比价记录等），保存期≥2年。第六章常见问题处理6.1物资质量问题使用中发觉质量问题，由需求部门24小时内反馈行政部，行政部联系供应商退换货，并扣减供应商评分；因质量问题导致工作延误的，供应商需承担相应赔偿责任。6.2采购延迟供应商未按期交货，行政部需及时沟通，要求24小时内说明