行政文件存档分类标准手册

行政文件存档分类标准手册一、手册应用场景说明本标准手册适用于各类企事业单位、社会团体及机关的行政管理部门，旨在规范文件从形成到归档的全流程分类管理。具体应用场景包括：日常办公文件管理：如会议纪要、通知公告、请示报告等通用行政文件的分类存档；专项工作文件管理：如项目立项、年度审计、制度建设等专项活动文件的系统性归档；人事档案管理：如员工入职材料、合同协议、培训记录等人事相关文件的分类整理；资产及后勤文件管理：如采购合同、设备台账、场地租赁协议等后勤保障文件的存档；历史文件梳理：对过往未规范分类的文件进行回溯整理，实现档案管理的标准化。二、文件存档分类全流程操作步骤（一）文件收集与初步筛选明确收集范围：根据部门职责及文件类型，定期收集具有保存价值的文件，包括但不限于：上级单位下发的政策性文件（如通知、批复）；本单位形成的正式文件（如红头文件、会议纪要）；业务活动中产生的凭证性文件（如合同、协议、验收单）；记录重要信息的文件（如名册、报表、照片）。注：重复文件、草稿（unless经确认为最终版本）、无留存价值的临时性通知（如活动预告）可不予收集。检查文件完整性：核对文件是否齐全，如有缺失，及时向形成部门或责任人（如经理、主管）补全，保证文件内容完整、字迹清晰（纸质文件）或格式规范（电子文件）。（二）文件分类与分级根据文件的性质、来源及用途，划分为一级分类和二级分类，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。一级分类二级分类包含文件示例综合管理类制度建设管理办法、实施细则、岗位职责说明书会议文件年度/月度工作会议纪要、专题会议纪要、参会人员名单公文处理请示、报告、通知、函（收文/发文）业务管理类项目管理项目立项文件、可行性研究报告、进度计划、验收报告合同协议采购合同、服务合同、租赁合同、保密协议人事管理类员工档案入职登记表、证件号码/学历学位证复印件、体检报告、离职交接单考勤培训考勤记录、培训课件、考核结果、奖惩文件财务资产类财务凭证收款/付款凭证、财务报表、预算执行报告资产管理设备采购清单、固定资产台账、维护记录、报废申请后勤保障类办公用品办公用品采购申请、出入库登记、领用记录场地管理场地租赁合同、装修审批单、安全检查记录注：二级分类可根据单位实际业务增减，如“客户管理类”“法务管理类”等，但需保持分类标准统一。（三）文件编码与编号规则为每份文件赋予唯一编码，便于检索与管理。编码结构为：一级分类代码（2位）-二级分类代码（2位）-年份（4位）-流水号（3位）。一级分类代码：综合管理类（01）、业务管理类（02）、人事管理类（03）、财务资产类（04）、后勤保障类（05）；二级分类代码：对应一级分类下的二级分类，如“制度建设”为01、“项目管理”为02，以此类推；年份：文件形成年份，如2024年文件标注“2024”；流水号：同类型同年度文件的顺序编号，从001开始。示例：2024年综合管理类“制度建设”文件的第5份，编码为“01-01-2024-005”。（四）文件整理与装订纸质文件整理：按编码顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用牛皮纸文件夹或档案盒封装；在文件夹封面标注文件编码、题名、形成部门、日期及页数，如“01-01-2024-005-公司考勤管理制度-行政部-2024-03-15-共12页”；多页文件需在左侧装订，采用线装或胶装，保证牢固不易散落。电子文件整理：按编码规则建立文件夹层级，如“01-综合管理类/01-制度建设/2024/”；电子文件命名与纸质文件编码一致，格式为“编码-题名-日期”（如“01-01-2024-005-公司考勤管理制度-20240315”）；定期备份电子文件，可采用本地硬盘+云端存储双备份，避免数据丢失。（五）文件归档与存放归档时间：日常文件按月度归档（每月最后一个工作日）；专项文件（如年度审计、项目验收）在活动结束后15个工作日内完成归档。存放要求：纸质档案存放在专用档案柜，按编码顺序排列，标注清晰分类标签（如“01-综合管理类”）；档案室需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；电子档案存放在加密服务器，访问权限仅开放至档案管理员及相关部门负责人，定期（每季度）检查文件可读性。（六）文件借阅与归还借阅流程：借阅人填写《文件借阅登记表》（见模板），注明文件编码、题名、借阅事由、归还日期，经部门负责人签字后提交档案管理员；涉密文件需经分管领导（如*总监）审批，借阅时仅限在档案室阅览，不得带出。归还与检查：借阅人按期归还档案，管理员检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后在登记表上标注“已归还”；若文件损坏或丢失，借阅人需提交书面说明，按单位规定承担责任（如赔偿、通报批评）。（七）文件保管期限与销毁保管期限划分：永久：具有历史查证价值的文件（如公司章程、年度发展规划、重大会议纪要）；长期（10-30年）：重要业务文件（如长期合同、项目验收报告、财务年度报表）；短期（3-10年）：常规性文件（如日常通知、考勤记录、办公用品领用单）。销毁流程：保管期限届满的档案，由档案管理员编制《销毁文件清单》，经行政部及法务部（如有）审核后，报分管领导批准；销毁时需两人以上在场，监督销毁过程（纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进行彻底删除并格式化硬盘）；《销毁文件清单》需存档备查，保存期限不少于5年。三、常用存档分类工具模板模板1：行政文件分类目录表一级分类代码一级分类名称二级分类代码二级分类名称保管期限备注01综合管理类01制度建设长期含管理办法、细则01综合管理类02会议文件长期含重要会议纪要02业务管理类01项目管理永久含立项、验收文件03人事管理类01员工档案永久含入职、离职材料模板2：文件归档编码登记表文件编号文件题名形成部门形成日期页数存放位置（柜号/文件夹）保管期限经办人01-01-2024-005公司考勤管理制度行政部2024-03-1512综合-01-2024-005长期*助理02-01-2024-012年度市场推广项目验收报告市场部2024-05-2025业务-02-2024-012永久*经理模板3：文件借阅登记表借阅日期借阅人所在部门文件编号文件题名借阅事由归还日期经办人备注2024-06-01*李明销售部02-01-2024-012年度市场推广项目验收报告客户资质核查2024-06-07*王芳已归还2024-06-03*张华人事部03-01-2024-008*劳动合同（2023年度）劳动纠纷处理2024-06-10*王芳涉密，室阅四、存档管理关键注意事项分类一致性：文件分类标准需全员统一，避免因个人理解差异导致分类混乱；新增文件类型时，需及时更新《行政文件分类目录表》并通知相关部门。保密性要求：涉密文件（如未公开合同、人事薪酬信息）需单独存放，加密管理，借阅时严格执行审批流程，严禁擅自复制或外传。电子文件管理：电子文件需定期（每半年）进行格式转换（如旧版文档转换为PDF/A格式），保证长期可读性；禁止在非加密设备中存储涉密电子文件。定期检查机制：档案管理员每季度对纸质档案进行抽样检查，查看是否有虫蛀、受潮、字迹褪色等问题；每半年对电子档案进行备份有效性测试。责任追溯：文件形成部门对内容的真实性、完整性负