规范单据报销管理制度

PAGE规范单据报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范单据报销流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务过程中发生的各类费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销单据必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得虚报、瞒报。2.合法性原则：报销行为应符合国家法律法规及公司相关规定，严禁违规报销。3.合理性原则：费用支出应与公司业务相关，具有合理性和必要性，杜绝浪费。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销单据的种类及要求（一）发票1.基本要求发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。发票上应加盖发票专用章，印章清晰、完整。发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时联系开票方重新开具。2.特殊规定对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证，认证通过后方可作为报销凭证。取得的电子发票应符合国家相关规定，打印后应具有清晰的发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、金额等内容，并确保电子发票的真实性和完整性。（二）收据1.行政事业性收费收据：由财政部门监制的行政事业性收费收据，可作为报销依据，但应注意收据的使用范围和有效期。2.内部收据：公司内部自制的收据，仅限于公司内部往来结算等特定用途，如收取员工的押金、借款等，不得用于费用报销。（三）其他凭证1.差旅费报销单：员工出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用，应填写差旅费报销单，并按照规定的格式和要求进行填写。差旅费报销单应包括出差日期、出差地点、出差事由、交通费用明细、住宿费用明细、餐饮补贴等内容。2.业务招待费报销单：用于报销公司因业务需要发生的招待费用，应注明招待日期、招待对象、招待事由、招待费用明细等。3.办公用品清单：购买办公用品时，应提供详细的办公用品清单，包括办公用品名称、规格型号、数量、单价、金额等，并加盖销售方公章。4.会议费报销凭证：包括会议通知、会议议程、参会人员名单、会议费用明细等，证明会议的真实性和合理性。三、报销流程（一）费用发生员工在执行公务过程中发生费用支出时，应按照公司相关规定和实际业务情况，取得合法、有效的报销单据。（二）填写报销单1.员工应根据取得的报销单据，按照规定的格式填写报销单。报销单应填写清晰、准确，包括报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额、报销事由等内容。2.对于涉及多个项目或明细较多的费用报销，应分别填写在不同的报销单上，并注明汇总金额。（三）部门负责人审核1.报销单填写完成后，应提交给部门负责人进行审核。部门负责人应根据公司业务情况和费用支出合理性，对报销单进行审核，确认费用是否与本部门业务相关，是否符合公司规定。2.部门负责人审核通过后，应在报销单上签字确认。（四）财务审核1.报销单经部门负责人审核后，提交给财务部门进行审核。财务人员应按照国家法律法规、公司财务制度以及相关税收政策，对报销单据的真实性、合法性、完整性进行审核。2.财务审核的主要内容包括：报销单据是否符合规定的格式和要求；发票内容是否完整、准确，印章是否齐全；费用支出是否合理，是否与公司业务相关；报销金额是否计算正确等。3.对于不符合审核要求的报销单，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息，直至审核通过。（五）审批1.根据公司审批权限规定，报销单经财务审核通过后，提交给相应的审批人进行审批。2.审批人应认真审核报销单的内容，对费用支出的必要性、合理性进行审批。审批通过后，在报销单上签字确认。（六）报销支付1.报销单经审批通过后，财务部门按照公司财务制度的规定，及时办理报销支付手续。2.对于采用银行转账方式支付的报销款项，财务人员应确保收款信息准确无误，将报销款项及时足额支付到报销人指定的银行账户。3.对于采用现金支付的报销款项，财务人员应按照公司现金管理规定，在规定的时间和地点支付给报销人，并要求报销人签字确认。四、报销标准及限额（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱的，可按照实际票价报销；乘坐火车软卧、高铁一等座、动车一等座的，可按照实际票价报销；乘坐火车硬卧、高铁二等座、动车二等座、轮船三等舱及以下的，按照票价的一定比例报销，具体比例根据公司规定执行。市内交通费用，根据出差地区的实际情况，按照一定的标准给予补贴，补贴标准由公司根据不同地区制定。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用，应根据出差地区的级别和公司规定的标准进行报销。不同地区的住宿标准分为不同档次，如一线城市、二线城市、三线城市等，具体标准由公司根据实际情况确定。两人及以上同行出差，原则上应安排双人标准间住宿，如需单独住宿的，应经上级领导批准，并按照相应标准报销。3.餐饮补贴按照出差自然天数给予餐饮补贴，补贴标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准由公司制定。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的限额内，根据业务性质和重要程度，设定不同的招待标准。2.招待费用应明确招待对象、事由等信息，不得用于与公司业务无关的宴请或娱乐活动。3.报销业务招待费时，应提供详细的招待清单，包括招待日期、招待对象、招待事由、招待费用明细等，并经相关领导审批。（三）办公用品及设备购置1.办公用品的购置应根据实际工作需要，遵循勤俭节约的原则。对于常用办公用品，应按照公司规定的采购流程进行集中采购。2.购置办公设备（如电脑、打印机、复印机等），应提前提交申请，经相关部门审批后，按照公司固定资产管理规定进行采购和入账。3.办公用品及设备的报销金额应与实际购置金额相符，不得虚报或超标准购置。（四）其他费用1.培训费用：员工参加公司组织的培训或外部培训课程，应按照公司规定的培训费用报销标准进行报销。培训费用包括培训学费、教材费、住宿费、交通费等，具体报销标准由公司根据培训内容和实际情况确定。2.通讯费用：根据员工的工作岗位和业务需求，设定不同的通讯费用报销标准。员工应按照公司规定的标准，凭通讯费用发票进行报销。3.其他费用：如邮寄费、快递费、水电费等，应根据实际发生情况，按照公司规定的标准进行报销。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，如有特殊情况不能及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并经批准后方可延期报销。2.每月[具体日期]为报销截止日期，超过截止日期提交的报销单，原则上不予受理，特殊情况需经财务部门和相关领导批准后，方可在下月报销。六、报销违规处理1.对于违反本制度规定的报销行为，如虚报、瞒报费用，提供虚假报销单据等，一经查实，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于违规报销金额较小的，公司将责令报销人退还违规报销款项，并给予警告处分；对于违规报