日常文档格式制度规范

PAGE日常文档格式制度规范一、总则（一）目的为了规范公司日常文档的格式，确保文档的规范性、一致性和可读性，提高工作效率，便于文档的管理、存档和查阅，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位在日常工作中所涉及的各类文档，包括但不限于报告、请示、通知、合同、协议、会议纪要、工作记录等。（三）基本原则1.规范性原则：文档格式应符合国家相关法律法规、行业标准以及公司内部的规定要求，确保文档的规范性和严肃性。2.一致性原则：同一类型的文档应保持格式的一致性，包括字体、字号、排版、页眉页脚等，以便于识别和管理。3.可读性原则：文档格式应便于阅读和理解，避免过于复杂或混乱的排版，确保信息能够清晰、准确地传达给读者。4.实用性原则：制度规范应具有实际操作性，充分考虑公司日常工作的实际需求，便于员工执行和遵守。二、文档格式基本要求（一）页面设置1.纸张大小：一般采用A4纸（210mm×297mm）。特殊情况需使用其他纸张规格的，应经上级领导批准，并在文档中注明。2.页边距：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm。3.页眉页脚：页眉内容一般为公司名称或文档标题，字号为小五，居中显示；页脚内容一般为页码，靠右显示。页眉页脚的字体颜色应与正文区分明显，建议采用灰色或黑色。（二）字体字号1.标题：一级标题：宋体、二号、加粗、居中。二级标题：宋体、三号、加粗、左对齐。三级标题：宋体、四号、加粗、左对齐。四级标题：宋体、小四号、加粗、左对齐。2.正文：宋体、小四号、1.5倍行距、两端对齐。3.表格内文字：宋体、小五号。4.特殊强调内容：可采用加粗、下划线、不同颜色等方式进行强调，但应保持整体格式的协调性。（三）段落格式1.首行缩进：正文段落首行应缩进2个字符。2.行距：除特殊要求外，一般采用1.5倍行距。表格、图片等与正文之间的行距可适当调整，以保证文档的整体美观。3.段落间距：段前、段后间距一般为0.5行。（四）编号与项目符号1.编号：用于正文内容的层次划分，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等。编号应与标题级别相对应，且在同一文档中保持统一的编号方式。编号后应紧跟标题内容，中间空一格，如“一、文档格式规范”。2.项目符号：用于列举事项，如“●”“◆”“■”等。项目符号应统一，且与正文内容之间空一格。对于并列的项目内容，应按照一定的逻辑顺序排列，并使用相同的项目符号。（五）表格1.表格排版：表格应居中显示，表格上方应注明表格编号和标题，标题应简洁明了，与表格内容相关。表格编号和标题的字体为宋体、五号、加粗，居中显示。2.表格线：表格线应清晰、整齐，一般采用单实线。对于复杂的表格，可根据需要适当增加横线或竖线，但应避免过多的线条导致表格过于繁琐。3.表格内容：表格内文字应居中或左对齐，保持内容的一致性和协调性。表格中的数据应准确无误，如有需要，可在表格下方注明数据来源或备注信息。4.表格宽度：表格宽度应根据内容合理调整，避免表格过宽或过窄影响文档的整体美观。如表格宽度超过页面宽度，可考虑将表格进行拆分或调整排版方式。（六）图片1.图片排版：图片应居中或与正文内容紧密结合，根据需要进行适当的排版。图片上方或下方应注明图片编号和标题，标题应简洁明了，与图片内容相关。图片编号和标题的字体为宋体、五号、加粗，居中显示。2.图片格式：图片格式应清晰、可辨，一般采用常见的图片格式，如JPEG、PNG等。对于扫描件或复印件等图片，应确保图片质量良好，无模糊、变形等问题。3.图片大小：图片大小应根据文档内容合理调整，避免图片过大或过小影响文档的整体美观。如图片过大，可考虑对图片进行压缩处理；如图片过小，可适当放大图片，但应注意保持图片的清晰度。三、各类文档格式规范（一）报告1.封面：报告封面应包含公司名称、报告标题、报告编号、编制部门、编制日期等信息。封面字体应简洁、清晰，字号可根据实际情况适当调整，一般建议采用宋体、二号、加粗。2.目录：报告应设置目录，目录应包含报告各章节的标题及页码。目录字体为宋体、五号，行距为1.2倍。3.正文：报告正文应按照章节顺序依次编写，各章节标题应符合字体字号要求。正文内容应逻辑清晰、层次分明，数据准确、分析合理。报告中如有图表、图片等，应按照表格和图片的格式规范进行排版，并在正文中适当位置引用。4.参考文献：如有参考文献，应在报告末尾单独列出，参考文献的格式应符合学术规范或行业标准，一般包括作者、文献名称、出版社、出版年份等信息。参考文献字体为宋体、五号，行距为1.2倍。（二）请示1.标题：请示标题应准确概括请示事项，一般采用“关于[请示事项]的请示”格式。标题字体为宋体、二号、加粗、居中。2.主送单位：主送单位应明确、具体，顶格书写，字体为宋体、三号。3.正文：请示正文应首先说明请示的原因和背景，并详细阐述请示事项的具体内容、要求和建议。正文内容应条理清晰、语言简洁，避免冗长和模糊的表述。请示结尾应明确提出请示的具体要求，如“妥否，请批示”“以上请示，如无不妥，请批准”等。正文字体为宋体、小四号、1.5倍行距、两端对齐。4.落款：请示落款应注明请示单位名称和请示日期，单位名称应加盖公章，日期应采用阿拉伯数字书写。落款位于正文右下角，字体为宋体、小四号。（三）通知1.标题：通知标题应简洁明了，准确传达通知的主要内容。一般采用“关于[通知事项]的通知”格式。标题字体为宋体、二号、加粗、居中。2.主送单位：主送单位应明确、具体，顶格书写，字体为宋体、三号。3.正文：通知正文应详细说明通知的目的、事项、要求和执行时间等内容。正文内容应条理清晰、语言简洁，避免歧义。通知结尾可根据需要注明“特此通知”等字样。正文字体为宋体、小四号、1.5倍行距、两端对齐。4.落款：通知落款应注明通知发布单位名称和发布日期，单位名称应加盖公章，日期应采用阿拉伯数字书写。落款位于正文右下角，字体为宋体、小四号。（四）合同1.封面：合同封面应包含合同名称、合同编号、签订双方单位名称、签订日期等信息。封面字体应简洁、清晰，字号可根据实际情况适当调整，一般建议采用宋体、二号、加粗。2.目录：合同如有较多条款和附件，可设置目录，目录应包含合同各章节的标题及页码。目录字体为宋体、五号，行距为1.2倍。3.正文：合同正文应按照条款顺序依次编写，各条款标题应符合字体字号要求。正文内容应明确双方的权利和义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，条款内容应具体、详细、准确，避免模糊和歧义。合同中如有图表、表格等，应按照表格和图片的格式规范进行排版，并在正文中适当位置引用。正文字体为宋体、小四号、1.5倍行距、两端对齐。4.附件：合同如有附件，应在正文后依次列出附件名称，并注明附件编号。附件内容应与合同正文相关，且应按照合同正文的格式规范进行排版。附件字体为宋体、小四号、1.5倍行距、两端对齐。5.落款：合同落款应注明签订双方单位名称、法定代表人或授权代表签字（或盖章）、签订日期等信息。双方签字（或盖章）应在合同指定位置进行，并加盖骑缝章。落款字体为宋体、小四号。（五）协议协议格式与合同格式基本相同，可参照合同格式规范进行编写。协议内容应根据双方协商一致的条款进行详细约定，明确双方的权利和义务、合作事项、合作期限、违约责任等内容。协议签订后，双方应严格按照协议约定履行各自的职责。（六）会议纪要1.标题：会议纪要标题应准确概括会议的主要内容，一般采用“[会议名称]会议纪要”格式。标题字体为宋体、二号、加粗、居中。2.会议基本信息：会议纪要应注明会议的时间、地点、主持人、参会人员等基本信息。会议基本信息字体为宋体、三号，行距为1.2倍。3.正文：会议纪要正文应按照会议议程顺序或讨论内容的逻辑顺序进行记录，详细记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项、下一步工作安排等。正文内容应简洁明了、重点突出，避免冗长和繁琐的表述。会议纪要中如有引用参会人员的发言，应注明发言人姓名和发言内容。正文字体为宋体、小四号、1.5倍行距、两端对齐。4.落款：会议纪要落款应注明记录人姓名和记录日期。落款位于正文右下角，字体为宋体、小四号。（七）工作记录1.标题：工作记录标题应根据记录的工作内容进行命名，一般采用“[工作内容]工作记录”格式。标题字体为宋体、二号、加粗、居中。2.记录日期：工作记录应注明记录的日期，日期应采用阿拉伯数字书写，位于标题下方居中位置，字体为宋体、三号。3.正文：工作记录正文应详细记录工作的开展情况、工作成果、遇到的问题及解决方法、下一步工作计划等内容。正文内容应真实、准确、详细，能够反映工作的实际情况。工作记录中如有图表、数据等，应按照表格和图片的格式规范进行排版，并在正文中适当位置引用。正文字体为宋体、小四号、1.5倍行距、两端对齐。4.落款：工作记录落款应注明记录人姓名。落款位于正文右下角，字体为宋体、小四号。四、文档格式审核与修改（一）审核流程1.文档起草完成后，起草人应首先对文档格式进行自我检查，确保文档格式符合本制度规范的要求。2.自我检查无误后，起草人将文档提交给部门负责人进行审核。部门负责人应认真审核文档格式，对不符合要求的地方提出修改意见，并返回给起草人进行修改。3.起草人根据部门负责人的修改意见进行修改后，再次提交给部门负责人进行审核。如部门负责人认为修改后的文档格式仍不符合要求，应继续提出修改意见，直至文档格式符合要求为止。4.部门负责人审核通过后，文档应提交给公司办公室或相关审核部门进行最终审核。公司办公室或相关审核部门应按照本制度规范对文档格式进行全面审核，对不符合要求的地方提出修改意见，并返回给起草人或部门负责人进行修改。5.起草人或部门负责人根据公司办公室或相关审核部门的修改意见进行修改后，再次提交给公司办公室或相关审核部门进行审核。如审核通过，文档即可按照规定进行发放、存档或使用；如审核仍未通过，文档应继续修改直至审核通过为止。（二）修改要求1.起草人应认真对待审核意见，按照审核意见及时对文档格式进行修改。修改后的文档应重新提交审核，确保文档格式符合要求。2.对于多次审核仍未通过的文档，起草人应与审核部门进行沟通，了解具体原因，并针对性地进行修改。如因起草人对制度规范理解有误导致文档格式不符合要求，起草人应加强对制度规范的学习，确保今后提交的文档格式符合要求。3.在文档格式审核过程中，如发现制度规范存在不合理或不完善的地方，审核部门应及时反馈给制度制定部门，制度制定部门应根据实际情况对制度规范进行修订和完善。五、文档格式存档与管理（一）存档要求1.各部门应指定专人负责本部门文档的收集、整理和存档工作。文档应按照类别、年度、月份等进行分类存放，确保文档存放有序。2.存档的文档应格式规范、内容完整，不得有缺页、漏页、模糊不清等问题。对于重要文档，应进行备份存储，以防止数据丢失。3.文档存档时，应建立详细的文档目录，注明文档的名称、编号、日期、作者等信息，便于查找和管理。文档目录应定期更新，确保与实际存档文档一致。（二）查阅管理1.公司内部人员如需查阅存档文档，应填写《文档查阅申请表》，注明查阅文档的名称、编号、查阅目的等信息，并提交给文档管理部门负责人审批。2.文档管理部门负责人应根据查阅目的和实际情况进行审批，如审批通过，应告知查阅人查阅文档的具体地点和方式，并在《文档查阅申请表》上签字确认。3.查阅人应在规定的时间和地点查阅文档，不得擅自将文档带出查阅地点或进行复制、传播等行为。查阅完毕后，应及时将文档归还文档管理部门，并在《文档查阅申请表》上签字确认查阅情况。4.对于涉及公司机密或敏感信息的文档，查阅人应严格遵守公司的保密制度，不得泄露文档内容。如因查阅人原因导致文档泄露，查阅人应承担相应的法律责任。（三）文档清理与销毁1.文档管理部门应定期对存档文档进行清理，对于已过保存期限或已无使用价值的文档，应按照公司相关规定进行销毁。2.文档销毁前，应填写《文档销毁申请表》，注明销毁文档的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并提交给公司办公室或相关审批部门进行审批。3.公司办公室或相关审批部门应根据文档的性质和重要程度进行审批，如审批通过，应安排专人负责文档的销毁工作。文档销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁方式、参与人员等信息