规范预定会议室管理制度

PAGE规范预定会议室管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会议室的预定与使用，提高会议室的使用效率，确保公司各项会议、活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各团队在公司会议室召开会议、举办活动等相关事宜。（三）基本原则1.统一管理原则：公司会议室由行政部门统一管理和调配，确保资源的合理利用。2.公平公正原则：所有部门和人员在会议室预定使用上享有平等的权利，按照规定的流程进行申请和安排。3.高效利用原则：鼓励各部门充分利用会议室资源，提高会议室的使用频率和效率，避免资源闲置浪费。二、会议室分类与设施配备（一）会议室分类1.大型会议室：可容纳[X]人以上，配备投影仪、音响系统、麦克风、电子白板等设备，适用于公司全体会议、大型培训、重要客户接待等活动。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，配备投影仪、音响设备、麦克风等，主要用于部门会议、小组讨论、小型培训等。3.小型会议室：可容纳[X]人以下，配备基本的桌椅、白板等，适合于一对一沟通、小型头脑风暴等。（二）设施配备1.各会议室应配备必要的桌椅、照明设备、空调等基本设施，确保使用环境舒适。2.根据会议室类型，配备相应的视听设备，如投影仪、音响、麦克风、电子白板等，并保证设备正常运行，定期进行维护和检查。3.会议室应提供足够数量的电源插座，方便参会人员使用电子设备。4.为了保持会议室的整洁和卫生，应配备垃圾桶、清洁用品等。三、预定流程（一）预定申请1.各部门或个人如需使用会议室，应提前通过公司指定的会议室预定系统进行申请。申请时需填写详细的会议信息，包括会议主题、开始时间、结束时间、参会人数、会议类型等。2.对于涉及公司机密或重要事项的会议，申请人应在申请中注明，并选择合适的会议室。3.如有特殊需求，如需要使用额外的设备或服务，申请人应在申请中详细说明。（二）审批流程1.行政部门收到会议室预定申请后，应根据会议室的使用情况和申请的合理性进行审批。2.对于常规会议，审批时间一般不超过[X]个工作日。对于紧急会议或重要活动，行政部门应优先处理，尽快给予答复。3.如果申请的会议室在预定时间内已有其他安排，行政部门应及时与申请人沟通，协助其调整会议时间或更换会议室。（三）确认与通知1.经审批通过的会议室预定申请，行政部门应及时通过邮件、短信或其他方式通知申请人，并确认预定信息。2.申请人在收到预定确认通知后，应再次核对会议信息，如有问题及时与行政部门联系。3.行政部门应在会议开始前[X]小时提醒参会人员会议的时间、地点等信息。四、使用规范（一）使用时间1.参会人员应提前[X]分钟到达会议室，做好会议准备工作。2.会议应严格按照预定的时间开始和结束，如需延长会议时间，申请人应提前向行政部门申请，并得到批准。3.如因特殊原因会议取消或变更，申请人应及时通知行政部门，以便重新安排会议室。（二）使用秩序1.参会人员应保持会议室的安静和整洁，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾等。2.爱护会议室的设施设备，不得随意损坏或拆卸。如有损坏，应及时向行政部门报告，并照价赔偿。3.使用会议室的视听设备时，应按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备设置。4.会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，避免影响会议进行。（三）资源使用1.各部门应合理使用会议室的资源，根据会议实际需求选择合适的会议室，避免大材小用或过度占用资源。2.如需借用会议室的额外设备或物品，应提前向行政部门申请，并在使用后及时归还。3.行政部门应定期对会议室的设施设备进行检查和维护，确保其正常运行，对于损坏或老化的设备应及时进行维修或更换。五、卫生管理（一）日常清洁1.每次会议结束后，参会人员应将会议室的垃圾清理带走，并将桌椅摆放整齐。2.行政部门应安排专人负责会议室的日常清洁工作，包括地面清扫、桌面擦拭、设备清洁等，确保会议室环境整洁卫生。（二）定期消毒1.行政部门应定期对会议室进行全面消毒，特别是在流感高发季节或重要活动前后，应增加消毒频次。2.消毒工作应使用符合国家标准的消毒用品，按照正确的消毒方法进行操作，确保消毒效果。六、安全管理（一）消防安全1.会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并确保其处于良好的备用状态。2.参会人员应熟悉会议室的消防通道和安全出口位置，不得在消防通道内堆放杂物。3.严禁在会议室使用明火或违规电器设备，如需使用加热设备等，应提前向行政部门申请，并采取相应的安全措施。（二）电气安全1.会议室的电气设备应定期进行检查和维护，确保其安全运行。2.不得随意增加或更改会议室的电气线路，如需进行电气改造，应提前向行政部门申请，并由专业人员进行操作。3.使用电气设备时，应注意用电安全规范，避免过载、短路等情况发生。七、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对会议室的预定和使用情况进行日常监督，定期检查会议室的使用记录、卫生状况、设施设备等。2.设立意见反馈渠道，鼓励员工对会议室管理中存在的问题提出意见和建议，行政部门应及时处理和回复。（二）考核办法1.将会议室的使用情况纳入部门绩效考核体系，对合理使用会议室资源、遵守使用规范的部门给予适当加分，对违规使用或浪费资源的部门进行扣分。2.对于个人违反会议室使用规范的行为，如损坏设施设备、不遵