公务公章规范制度

PAGE公务公章规范制度一、总则（一）目的为加强公司/组织公务公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司/组织的正常运营秩序，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及全体员工在公务活动中涉及公章使用的相关事宜。（三）基本原则1.依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规以及公司/组织的相关规定。2.审慎负责原则：使用公章前需对用印事项进行认真审核，确保用印内容真实、合法、有效。3.专人专管原则：明确专人负责公章的保管和使用，严格执行保管和使用流程。4.安全保密原则：采取必要措施确保公章的安全存放，防止公章被盗用、冒用或遗失，对涉及公章使用的信息严格保密。二、公章种类及用途（一）公司/组织公章1.用于以公司/组织名义对外签署的合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书。2.用于公司/组织重要事项的证明，如资质证明、授权委托书等。（二）法定代表人章1.用于特定文件或票据上代表法定代表人的签署。2.在办理银行开户、销户、账户信息变更等业务时，按银行要求使用。（三）财务专用章1.用于公司/组织财务票据、凭证、报表等的签章。2.在办理银行结算业务、开具发票等财务活动中使用。（四）合同专用章专门用于公司/组织对外签订各类合同。（五）部门章1.用于本部门内部工作联系、文件往来等事务性文件的签章。2.不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文书。三、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司/组织公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章的刻制，由公司/组织指定专人负责，按照国家相关规定，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。2.部门章的刻制，由各部门提出申请，经公司/组织审批同意后，由指定的印章制作单位刻制。3.刻制公章时，必须严格按照公安部门规定的规格、字体、材质等要求进行制作，确保公章的合法性和规范性。（二）启用1.新刻制的公章启用前，需在公司/组织内部进行公告，明确公章的启用日期、使用范围、保管责任人等信息。2.由专人负责将新公章的印模留存备案，包括纸质印模和电子印模，纸质印模应妥善保管，电子印模应存储在安全、加密的设备中。3.旧公章停用后，应及时办理封存手续，并按照规定进行销毁。四、公章的保管（一）保管责任人1.公司/组织公章由办公室指定专人负责保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，部门章由各部门指定专人保管。2.保管责任人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理规定，严格遵守保管和使用流程。（二）保管地点1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有专人值守、具备安全防范措施的办公室。2.不得将公章随意带出公司/组织办公场所，确因工作需要带出的，必须经相关领导批准，并办理登记手续，由专人负责携带和监督使用。（三）保管要求1.保管责任人应妥善保管公章，确保公章不受损坏、遗失或被盗用。如发现公章有损坏、遗失等情况，应立即报告上级领导，并采取相应的补救措施。2.非工作时间，公章必须存放在保险柜或保管箱内，并上锁保管。3.定期对公章进行检查，确保公章的清晰、完整，如发现问题及时报告并处理。五、公章的使用（一）使用流程1.申请：用印人填写《公章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并签字确认。2.审核：部门负责人对用印事项进行审核，确认用印内容真实、合法、有效，并签字审批。涉及重大事项或金额较大的合同、协议等，需经公司/组织领导或相关决策机构审批同意。3.用印：保管责任人根据审核通过的《公章使用申请表》，在用印文件上加盖公章，并在《公章使用登记表》上登记用印时间、用印文件名称、用印人等信息。4.留存：用印完成后，保管责任人将《公章使用申请表》和用印文件复印件留存归档，以备查阅。（二）使用范围1.公司/组织公章仅限于在规定的业务范围内使用，不得超出范围使用。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公章。3.如因特殊情况需要在空白文件上加盖公章的，必须经公司/组织领导批准，并在加盖公章后，对文件内容进行严格控制和监管。（三）使用限制1.未经公司/组织授权或批准，任何部门和个人不得擅自使用公章对外签署合同、协议、文件等具有法律效力的文书。2.不得将公章借给其他单位或个人使用，不得私自委托他人代盖公章。3.严禁在虚假、违法或违规的文件上加盖公章。六、公章的停用与销毁（一）停用情形1.公司/组织名称变更、重组、注销等原因，导致原公章不再使用。2.公章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用。3.因其他原因需要停用公章的。（二）停用程序1.由办公室或相关部门提出公章停用申请，经公司/组织领导批准后，发布公章停用通知。2.通知各部门及相关人员停止使用该公章，并收回已发放的空白用印文件。（三）销毁程序1.对于停用的公章，由保管责任人填写《公章销毁申请表》，经公司/组织领导批准后，按照规定进行销毁。2.销毁公章时，必须有两人以上在场监督，确保公章被彻底销毁。3.销毁完成后，监督人员在《公章销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对公章的保管和使用情况进行审计检查，确保公章使用符合规定。2.办公室负责对公章的日常管理工作进行监督，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；造成公司/组织经济损失或不良影响的，依法追究相关人员的法律责任。2.因保管不善导致公章遗失、被盗用等情况的，保管责任人应承担相应的责任，并及时采取