广告牌台账制度规范

PAGE广告牌台账制度规范一、总则（一）目的为加强公司广告牌管理，规范广告牌台账记录，确保广告牌信息准确、完整，保障公司资产安全，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有广告牌的管理及台账记录工作，包括自有广告牌、租赁广告牌以及合作使用的广告牌等。（三）基本原则1.真实性原则：台账记录应如实反映广告牌的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖广告牌从设立到拆除或变更的全过程信息，不得遗漏重要内容。3.及时性原则：各项信息应及时记录，保证台账的时效性。4.规范性原则：严格按照规定的格式、内容和流程进行台账记录，确保记录规范统一。二、台账管理职责分工（一）市场营销部门1.负责广告牌设立、变更、拆除等申请的发起，并提供相关业务信息。2.配合台账管理部门进行广告牌信息的核实与更新，确保业务信息与台账记录一致。（二）财务部门1.负责审核广告牌设立、租赁、维护等费用的支出，并确保费用记录准确无误。2.定期与台账管理部门核对广告牌相关财务数据，保证财务信息与台账信息相符。（三）行政部门1.作为台账管理部门，负责建立、维护广告牌台账，确保台账的准确性和完整性。负责收集、整理、归档广告牌的各类资料，包括设立审批文件、租赁合同、维护记录等。定期对广告牌台账进行清查盘点，核实广告牌的实际状况与台账记录是否一致。按照规定的时间和格式向上级主管部门报送广告牌台账相关报表。2.负责广告牌的日常维护管理工作，记录维护情况，并及时更新台账信息。（四）法务部门1.审核广告牌设立、变更、拆除等相关合同及文件，确保符合法律法规要求。2.为广告牌管理过程中的法律问题提供咨询和支持，保障公司合法权益。三、广告牌台账内容（一）基本信息1.广告牌名称：为每个广告牌赋予唯一的名称，便于识别和管理。2.设立地点：详细记录广告牌所在的具体地址（包括省、市、区、街道、门牌号等）。3.规格尺寸：明确广告牌的长、宽、高等具体尺寸信息。4.形式类型：如墙面广告牌、立柱广告牌、楼顶广告牌、单立柱广告牌、跨街广告牌等。5.材质结构：记录广告牌所使用的主要材质，如钢结构、铝合金结构、木质结构等，以及其结构特点。（二）设立信息1.设立时间：记录广告牌正式设立投入使用的日期。2.审批文件：保存广告牌设立的相关审批文件编号及文件名称，如规划部门审批文件、城管部门许可文件等。3.设计制作单位：填写负责广告牌设计制作的单位名称及联系方式。4.施工安装单位：记录承担广告牌施工安装工作的单位名称及联系方式。（三）使用情况1.广告发布内容：详细记录在广告牌上发布的广告内容，包括广告主名称、广告主题、广告投放时间等。2.广告发布期限：明确每个广告在该广告牌上的投放起止时间。3.广告发布费用：记录广告发布所产生的费用金额及支付方式、支付时间等信息。（四）维护记录1.维护时间：记录每次对广告牌进行维护的具体日期。2.维护内容：详细描述维护工作的具体内容，如广告牌表面清洁、油漆修补、结构加固、照明设备更换等。3.维护费用：记录每次维护所发生的费用金额及费用来源。4.维护人员：填写参与维护工作的人员姓名或团队名称。（五）变更记录1.变更时间：记录广告牌发生变更的具体日期。2.变更内容：详细说明变更的具体事项，如广告牌尺寸变更、形式类型变更、广告发布内容变更等。3.变更原因：阐述广告牌变更的原因，如业务调整、市场需求变化、城市规划要求等。4.审批文件：保存广告牌变更的相关审批文件编号及文件名称。（六）拆除记录1.拆除时间：记录广告牌拆除的具体日期。2.拆除原因：说明拆除广告牌的原因，如使用期限届满、城市建设需要、广告牌损坏无法修复等。3.拆除单位：填写负责广告牌拆除工作的单位名称及联系方式。4.拆除后处理情况：记录广告牌拆除后的处理方式，如材料回收、场地清理等。四、台账记录流程（一）信息收集1.市场营销部门在广告牌设立、变更、拆除等业务发生后，及时将相关信息传递给行政部门。信息传递应采用书面形式（如申请表、审批文件复印件等）或电子文档形式，并确保信息准确、完整。2.行政部门在收到信息后，对信息进行初步审核，检查信息是否符合台账记录要求。如发现信息不完整或不准确，及时与市场营销部门沟通核实。（二）台账录入1.行政部门根据审核后的信息，按照台账内容要求，在规定的台账管理系统或纸质台账上进行详细记录。记录应清晰、准确、规范，不得随意涂改。2.对于涉及费用的信息（如广告发布费用、维护费用等），行政部门应及时与财务部门核对，确保费用信息准确无误后再录入台账。（三）资料归档1.行政部门在完成台账记录后，将与广告牌相关的各类资料（如设立审批文件、租赁合同、维护记录、变更审批文件、拆除记录等）进行整理归档。资料归档应按照时间顺序或类别进行分类，便于查找和查阅。2.归档资料应妥善保存，保存期限根据相关法律法规和公司规定执行。一般情况下，广告牌相关资料应保存[X]年以上，以备后续审计、查询等需要。（四）定期核对1.行政部门每月对广告牌台账进行一次自查，核对台账记录与实际情况是否一致。自查内容包括广告牌的实际状况、广告发布情况、维护记录等。2.行政部门每季度与市场营销部门、财务部门进行一次台账信息核对。核对内容包括业务信息（如广告发布内容、期限等）与台账记录是否一致，费用信息（如广告发布费用、维护费用等）的准确性等。3.对于核对过程中发现的问题，行政部门应及时进行整改，并记录整改情况。整改完成后，再次进行核对，确保台账信息准确无误。五、台账查询与使用（一）查询权限1.市场营销部门、财务部门、行政部门相关人员根据工作需要，可查询与自身业务相关的广告牌台账信息。查询时应遵循公司的信息安全规定，不得泄露台账信息给无关人员。2.公司高层管理人员及其他经授权的人员，可根据工作需要查询广告牌台账的全部信息，但应严格遵守信息使用规定，确保信息安全。（二）查询方式1.行政部门应建立便捷的台账查询系统，支持按广告牌名称、设立时间范围、使用状态等多种条件进行查询。查询结果应清晰展示广告牌的各项台账信息。2.对于纸质台账，应建立索引目录，便于快速查找所需信息。查询人员可根据索引目录找到相应的台账记录进行查阅。（三）信息使用1.各部门在使用广告牌台账信息时，应确保信息的准确性和完整性，不得擅自修改或删除台账记录。2.如需引用台账信息用于对外宣传、业务报告、财务报表等用途，应注明信息来源为公司广告牌台账，并确保引用信息与台账记录一致。3.严禁利用广告牌台账信息进行任何违法违规或损害公司利益的行为。六、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对广告牌台账管理情况进行审计监督，检查台账记录是否符合制度规范要求，信息是否真实、完整、准确，资料归档是否及时、规范等。2.法务部门负责对广告牌管理过程中的法律合规情况进行监督，确保广告牌设立、变更、拆除等行为符合法律法规要求，台账记录及相关文件资料不存在法律风险。（二）考核办法1.将广告牌台账管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系。考核指标包括台账记录的准确性、完整性、及时性，资料归档的规范性，信息查询与使用的合规性以及与其他部门的协作配合情况等。2.对于在广告牌台账管理工作中表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励，如绩效加分、奖金奖励等。3.对于违反本制度规范，导致台账记录错误、信息泄露、资料丢失等问题的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，如绩效扣分、罚款、警告、辞退等。七、附则（一）解释权本制度规范由公司行政部门负责解释。如有未尽事宜或在执行过程中出现争议，由行政部门会同相关部门协商解决。（二）修订与废止