规范公司费用报销制度

PAGE规范公司费用报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及与公司签订劳务合同的人员。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销必须以实际发生的经济业务为依据，提供真实、合法、有效的凭证。2.合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，遵循合理性标准，杜绝不合理的开支。3.合规性原则：费用报销必须遵守国家法律法规和公司相关规定，确保报销行为合法合规。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。二、费用报销范围（一）差旅费1.定义：指员工因公务需要，到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.具体包括交通费：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等交通工具费用，以及市内交通费（如出租车费、地铁费、公交车费等）。住宿费：员工出差期间的住宿费用。餐饮费：按照公司规定的标准报销的出差期间餐饮费用。其他费用：如行李托运费、订票费等与出差相关的费用。（二）业务招待费1.定义：指公司为开展业务活动，招待客户、供应商等发生的餐饮、住宿、娱乐等费用。2.具体包括招待餐饮费：用于招待客户的各类餐饮支出。招待住宿费：因招待客户需要安排的住宿费用。娱乐费：如招待客户进行的KTV、高尔夫球等娱乐活动费用。（三）办公费1.定义：指公司日常办公所需的费用，包括办公用品、办公设备、印刷费等。2.具体包括办公用品：如文具、纸张、文件夹、笔记本等。办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置、维修、保养费用。印刷费：公司文件、资料、宣传册等的印刷费用。（四）通讯费1.定义：指员工因工作需要发生的通讯费用，包括手机话费、固定电话费等。2.具体包括手机话费：员工因工作使用手机产生的通话费用、短信费用、流量费用等。固定电话费：公司办公场所的固定电话费用。（五）差旅费1.定义：指员工因公务需要，到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.具体包括交通费：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等交通工具费用，以及市内交通费（如出租车费、地铁费、公交车费等）。住宿费：员工出差期间的住宿费用。餐饮费：按照公司规定的标准报销的出差期间餐饮费用。其他费用：如行李托运费、订票费等与出差相关的费用。（六）其他费用1.定义：除上述费用以外，因公司业务需要发生的其他合理费用，如会议费、培训费、咨询费、审计费等。2.具体包括会议费：公司组织召开会议所发生的场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。培训费：员工参加外部培训或内部培训所发生的培训费用，包括学费、教材费、住宿费等。咨询费：公司聘请外部咨询机构提供专业咨询服务所支付的费用。审计费：公司聘请会计师事务所、税务师事务所等进行审计、税务咨询等服务所支付的费用。三、费用报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并按照公司审批权限提交相关领导审批。2.《费用申请表》应附上相关的费用预算、合同协议、审批文件等支持性材料，确保费用支出的合理性和必要性。（二）费用报销1.费用发生后，员工应在规定的时间内（一般为费用发生后的[X]个工作日内），整理好相关的报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照公司财务部门的要求填写《费用报销单》。2.《费用报销单》应填写清晰、准确，各项内容与《费用申请表》一致，并附上费用申请审批通过的文件。3.员工应将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人进行初审。部门负责人应认真审核费用的真实性、合理性和合规性，对不符合规定的费用报销予以退回，并说明理由。（三）财务审核1.部门负责人初审通过后，将《费用报销单》及相关报销凭证提交给公司财务部门进行审核。财务部门应重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用报销是否符合公司的费用报销制度和相关规定。2.财务审核人员有权要求报销人员提供补充资料或作出解释说明。如发现报销凭证存在问题或费用报销不符合规定，财务审核人员应及时与报销人员沟通，并将《费用报销单》退回给报销人员。（四）审批签字1.财务审核通过后，《费用报销单》应按照公司审批权限提交给各级领导进行审批签字。审批签字应确保费用支出的合规性和合理性，以及符合公司的财务政策和审批流程。2.对于重大费用支出或涉及多个部门的费用报销，可能需要经过公司高层领导或专门的审批委员会进行审批。（五）报销支付1.审批签字完成后，财务部门根据审批结果进行报销支付。报销支付方式一般包括现金支付、银行转账支付等。2.对于符合公司规定的费用报销，财务部门应及时安排支付，确保报销款项及时到账。对于不符合规定的费用报销，财务部门有权拒绝支付，并向报销人员说明理由。四、费用报销标准（一）差旅费标准1.交通费用标准飞机票：根据出差目的地和职级，按照公司规定的舱位等级乘坐飞机，具体标准如下：职级[X]：经济舱职级[X]：商务舱职级[X]及以上：头等舱火车票：根据出差行程和职级，优先选择高铁二等座、动车二等座、火车硬卧等交通工具，具体标准如下：职级[X]：高铁二等座/动车二等座/火车硬卧职级[X]：高铁一等座/动车一等座/火车软卧职级[X]及以上：高铁商务座/动车商务座/火车高级软卧汽车票：根据出差行程和实际情况，选择合适的汽车班次，按照实际票价报销。市内交通费：市内交通费按照出差天数和规定标准报销，具体标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天2.住宿费用标准根据出差目的地和职级，按照公司规定的住宿标准选择酒店，具体标准如下：职级[X]：三星级及以下酒店职级[X]：四星级酒店职级[X]及以上：五星级酒店实际住宿费用超过标准的部分，由员工自行承担；低于标准的部分，按照实际发生额报销。3.餐饮费用标准餐饮费用按照出差天数和规定标准报销，具体标准如下：早餐：[X]元/天午餐：[X]元/天晚餐：[X]元/天出差期间因业务需要发生的招待餐饮费用，应单独填写《业务招待费申请表》，按照业务招待费的审批流程进行审批。（二）业务招待费标准1.招待餐饮费标准根据招待对象和业务性质，按照公司规定的标准进行招待餐饮，具体标准如下：招待一般客户：人均不超过[X]元招待重要客户：人均不超过[X]元招待餐饮费用应提供详细的消费清单，注明招待对象、人数、时间、地点等信息。2.招待住宿费标准根据招待对象和业务性质，按照公司规定的标准安排招待住宿，具体标准如下：招待一般客户：三星级及以下酒店招待重要客户：四星级及以上酒店招待住宿费应提供酒店发票和住宿清单，注明招待对象、人数、时间、地点等信息。3.娱乐费标准娱乐费应严格控制，确因业务需要发生的娱乐费用，应提前填写《业务招待费申请表》，经公司领导审批同意后方可报销。娱乐费报销应提供详细的消费清单，注明娱乐项目、人数、时间、地点等信息。（三）办公费标准1.办公用品标准办公用品应按照公司的采购标准进行采购，优先选择性价比高、质量可靠的产品。办公用品的采购应填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审批后，由公司采购部门统一采购。办公用品的报销应提供发票和采购清单，注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。2.办公设备标准办公设备的购置应按照公司的固定资产管理制度进行审批，确保设备购置的必要性和合理性。办公设备的购置应填写《固定资产购置申请表》，经公司领导审批后，由公司采购部门统一采购。办公设备的报销应提供发票、设备清单、验收报告等相关资料，注明设备的名称、规格、型号、数量、单价等信息。3.印刷费标准印刷费应按照公司的印刷业务流程进行审批，确保印刷质量和费用合理。印刷费的报销应提供发票和印刷清单，注明印刷内容、数量、单价等信息。（四）通讯费标准1.手机话费标准根据员工的职级和工作需要，按照公司规定的标准报销手机话费，具体标准如下：职级[X]：[X]元/月职级[X]：[X]元/月职级[X]及以上：[X]元/月员工应提供手机话费发票，发票金额应与报销金额一致。2.固定电话费标准固定电话费按照公司实际发生的费用进行报销，应提供发票和费用清单。（五）其他费用标准1.会议费标准会议费应按照公司的会议管理制度进行审批，确保会议的必要性和费用合理。会议费的报销应提供发票、会议通知、会议议程、参会人员名单、费用清单等相关资料，注明会议的名称、时间、地点、参会人数、费用明细等信息。2.培训费标准培训费应按照公司的培训管理制度进行审批，确保培训的必要性和费用合理。培训费的报销应提供发票、培训通知、培训教材、培训证书等相关资料，注明培训的名称、时间、地点、培训内容、培训费用明细等信息。3.咨询费标准咨询费应按照公司的咨询服务管理制度进行审批，确保咨询服务的必要性和费用合理。咨询费的报销应提供发票、咨询合同、咨询报告等相关资料，注明咨询服务的内容、时间、费用明细等信息。4.审计费标准审计费应按照公司的审计管理制度进行审批，确保审计服务的必要性和费用合理。审计费的报销应提供发票、审计报告、审计合同等相关资料，注明审计服务的内容、时间、费用明细等信息。五、费用报销凭证要求（一）发票要求1.费用报销必须提供合法有效的发票，发票应符合国家税务部门的规定，具备发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等要素。2.发票应加盖销售方的发票专用章，印章清晰、完整。3.发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票或开具与实际业务不符的发票。（二）收据要求1.对于确实无法取得发票的费用支出，可以使用收据作为报销凭证，但收据应符合国家财政部门的规定，具备收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、服务内容、金额等要素。2.收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，印章清晰、完整。3.收据内容应与实际业务相符，不得虚开收据或开具与实际业务不符的收据。（三）其他凭证要求1.除发票和收据外，费用报销还可能需要提供其他相关凭证，如合同协议、审批文件、清单、报告等。2.其他凭证应真实、合法、有效，与费用报销内容相关联，能够证明费用支出的合理性和必要性。3.其他凭证应按照公司财务部门的要求进行整理和装订，与发票或收据一起作为报销凭证的附件。六、费用报销审批权限（一）部门负责人审批权限1.部门负责人负责对本部门员工的费用报销进行初审，审核费用的真实性、合理性和合规性。2.对于金额在[X]元以下的费用报销，部门负责人有权直接审批。3.对于金额在[X]元以上的费用报销，部门负责人应在审核通过后提交给公司财务部门进行审核。（二）财务部门审核权限1.财务部门负责对费用报销进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用报销是否符合公司的费用报销制度和相关规定。2.财务审核人员有权要求报销人员提供补充资料或作出解释说明。如发现报销凭证存在问题或费用报销不符合规定，财务审核人员应及时与报销人员沟通，并将《费用报销单》退回给报销人员。3.对于金额在[X]元以上的费用报销，财务部门审核通过后应提交给公司领导进行审批。（三）公司领导审批权限1.公司领导负责对费用报销进行最终审批，确保费用支出的合规性和合理性，以及符合公司的财务政策和审批流程。2.对于重大费用支出或涉及多个部门的费用报销，可能需要经过公司高层领导或专门的审批委员会进行审批。3.公司领导审批通过后，费用报销方可进入报销支付环节。七、违规处理（一）违规行为界定1.员工在费用报销过程中，如有以下行为之一，视为违规行为：虚开发票或收据，提供虚假报销凭证。故意拆分费用报销，规避审批权限。报销与实际业务不符的费用。未按照规定的流程进行费用报销，擅自越级审批。其他违反公司费用报销制度和相关规定的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施，包括但不限于：责令改正，要求报销