公司报销规范制度

PAGE公司报销规范制度总则目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，特制定本报销规范制度。适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司业务需求和相关规定，具有合理性和必要性。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规、财务制度以及公司的各项规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。报销流程费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请单，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并提交给上级领导审批。2.上级领导应根据公司业务情况和预算安排，对费用申请进行审核，如同意申请，签字批准；如不同意申请，应注明原因并反馈给员工。费用报销1.员工在费用发生后，应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求进行整理和粘贴。2.将整理好的报销凭证和费用申请单一并提交给财务部门。财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，如发现问题，应及时与员工沟通并要求补充或更正。3.财务审核通过后，将报销申请提交给各级审批人进行审批。审批流程根据费用金额大小和性质不同，按照公司规定的审批权限执行。一般情况下，费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；费用在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人和分管领导审批；费用在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导和总经理审批。4.审批通过后，财务部门根据公司资金情况安排付款。付款方式可以选择现金支付、银行转账等。报销期限1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况经财务部门同意后可适当延长，但最长不得超过[X]个工作日。2.超过报销期限的费用，财务部门原则上不予报销，如有特殊原因需报销的，必须经总经理批准。报销标准差旅费1.交通费用飞机票：员工乘坐飞机应根据公司规定的出差等级选择相应舱位，具体标准按照公司制定的《出差等级及交通标准表》执行。乘坐飞机的费用报销时，应提供机票行程单、登机牌等凭证。火车票：根据出差行程合理选择车次，软卧、一等座原则上不予报销，特殊情况需经上级领导批准。报销时应提供火车票原件。汽车票：乘坐长途汽车应选择正规客运公司的车票，报销时提供车票原件。市内交通费：员工在出差地市内因工作需要乘坐出租车、公交车等交通工具的，应保留相应发票。市内交通费实行限额报销，具体标准为[X]元/天，出差天数按照实际出差天数计算。2.住宿费用员工出差住宿应根据公司规定的出差等级选择相应标准的酒店，具体标准按照公司制定的《出差等级及住宿标准表》执行。住宿费应提供正规酒店发票，发票上应注明住宿日期、房间价格等信息。两人及以上一同出差的，如需合住一间房，应按照较低等级标准报销住宿费。3.餐饮补贴出差期间给予餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天，出差天数按照实际出差天数计算。餐饮补贴已包含员工在出差地的工作餐、误餐等费用，不再另行报销餐饮发票。业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，用于公司业务活动的必要招待支出。2.业务招待费报销时，应提供正规餐饮发票、消费清单等凭证，并注明招待对象、事由、时间等信息。3.单次业务招待费超过[X]元的，应提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待事由、预计金额等信息，经上级领导批准后方可进行招待。报销时应附上《业务招待费申请表》。4.严禁以业务招待费名义进行个人消费或变相发放福利等行为。办公用品及设备购置1.办公用品由行政部门统一采购和管理，员工因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人批准后到行政部门领取。2.购置办公设备（如电脑、打印机、复印机等）应提前填写《设备购置申请表》，详细说明设备名称、型号、数量、用途等信息，经相关部门审核和领导批准后，由行政部门统一采购。3.办公用品及设备购置的报销凭证应为正规发票，并注明购买日期、物品名称、数量、单价、金额等信息。如购买办公用品为批量采购且无法提供明细清单的，应附上购物小票或清单复印件，并由经手人签字确认。通讯费1.公司为员工提供通讯补贴，补贴标准根据员工岗位级别分为[具体标准1]、[具体标准2]、[具体标准3]等不同档次。员工应根据公司规定的补贴标准在每月报销通讯费用时提供正规发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。2.员工自行办理的通讯套餐费用超出补贴标准的部分，由员工自行承担，不予报销。培训学习费1.员工参加与工作相关的培训学习活动，应提前填写《培训学习申请表》，详细说明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用等信息，经上级领导批准后方可参加培训。2.培训学习费报销时，应提供正规发票、培训通知、培训证书等凭证。如培训费用包含教材费、住宿费等其他费用的，应分别提供相应发票。3.未经批准自行参加的培训学习活动，费用不予报销。报销凭证要求发票1.报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.发票开具日期应与费用发生日期相符，如发票开具日期与费用发生日期不一致，应提供相关情况说明并经审批人签字确认。3.发票不得涂改、挖补，如发票有错误，应由开票方重新开具正确发票。收据1.对于确实无法取得发票的费用支出，可使用财政部门监制的收据作为报销凭证，但收据上应注明收款单位名称、地址、联系电话、收款项目、金额等信息，并加盖收款单位财务专用章。2.原则上，除行政事业性收费、政府性基金等特定项目外，不得使用自制收据作为报销凭证。清单1.对于购买商品或接受服务较多的费用支出，发票上无法详细注明明细的，应附上由销售方提供的加盖公章的清单。清单内容应与发票内容一致，包括商品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。2.餐饮发票应附上消费清单，清单上应注明菜品名称、数量、单价、金额等信息。其他凭证1.出差乘坐飞机应提供登机牌，乘坐火车应提供火车票原件，乘坐汽车应提供车票原件等作为报销的辅助凭证。2.涉及会议、培训等活动的费用报销，应附上会议通知、培训通知、签到表等相关凭证，以证明费用支出的真实性和合理性。审批与监督审批职责1.部门负责人：对本部门员工的费用报销申请进行初审，审核费用的真实性、合理性和必要性，确保费用支出符合部门工作需要和公司规定。2.分管领导：对分管部门员工的费用报销申请进行审核，重点审核费用与业务的相关性、预算执行情况等，签署审批意见。3.总经理：对重大费用支出、超出预算范围的费用报销等进行最终审批，全面把控公司费用支出情况，确保公司财务安全和运营效益。监督机制1.财务部门负责对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，并对报销流程进行监督。如发现报销凭证存在问题或报销流程不符合规定，应及时与相关人员沟通并要求整改。2.审计部门定期对公司报销情况进行审计检查，重点审查费用支出的合理性、合规性以及审批程序的执行情况。如发现违规行为，应按照公司规定进行严肃处理，并追究相关人员责任。3.员工有权对报销过程中的不合理或违规行为进行监督和举报，公司将对举报情况进行认真调查核实，并对举报人给予保护和奖励。违规处理违规行为界定1.提供虚假报销凭证，如伪造发票、收据、清单等。2.虚报费用，故意多报费用金额或虚构费用项目。3.未经批准擅自变更费用用途或提高费用标准。4.报销期限逾期且无正当理由。5.其他违反本报销规范制度的行为。处理措施1.对于发现的违规报销行为，财务部门有权拒绝报销，并要求相关人员限期整改。2.如违规行为情节较轻，给予当事人警告处分，并责令其退回违规报销的费用。3.如违规行为情节较重，除责令退回违规报销费用外，给予当事人记过处分，并视情节轻重扣减当事人一定比例的绩效奖金。