规范材料申购管理制度

PAGE规范材料申购管理制度一、总则（一）目的为加强公司材料申购管理，规范申购流程，确保材料采购的合理性、及时性和准确性，满足公司生产经营活动的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及材料申购的部门和人员，包括但不限于生产部门、研发部门、行政部门等。（三）基本原则1.按需申购原则：各部门应根据实际工作需要，合理申购材料，避免盲目采购和浪费。2.预算控制原则：申购材料应严格控制在预算范围内，确保成本可控。3.审批规范原则：所有材料申购必须按照规定的审批流程进行，未经审批不得采购。4.信息准确原则：申购材料时应提供准确、详细的信息，包括材料名称、规格型号、数量、用途等。二、申购流程（一）申购申请1.需求部门填写申购单：各部门根据工作需要，由专人负责填写《材料申购单》。申购单应详细注明材料名称、规格型号、数量、预计到货日期、用途等信息，并由申请人签字确认。2.提交申购申请：申购单填写完成后，提交至部门负责人审核。部门负责人应根据实际情况对申购内容进行审核，确认申购的必要性和合理性，并签字批准。（二）部门审核1.技术部门审核：对于涉及技术要求的材料申购，申购单应提交至技术部门进行审核。技术部门应根据技术标准和要求，对材料的规格型号、技术参数等进行审核，确保申购的材料符合生产或项目需求，并签字确认。2.财务部门审核：财务部门负责对申购材料的预算进行审核。根据公司预算安排，检查申购金额是否在预算范围内，对于超预算的申购，应提出意见并反馈至申购部门。财务部门审核通过后签字确认。（三）采购审批1.采购部门初审：采购部门收到经部门审核通过的申购单后，对申购材料的市场供应情况、价格走势等进行初步审查。确认申购材料是否能够及时采购到，价格是否合理等，并签字注明初审意见。2.分管领导审批：采购部门初审通过后的申购单，提交至分管领导进行审批。分管领导应综合考虑公司整体利益、采购成本、供应风险等因素，对申购进行最终审批，并签字批准。（四）采购执行1.采购部门选择供应商：采购部门根据审批通过的申购单，按照公司供应商管理规定，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期等因素，确保采购的顺利进行。2.签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确材料的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保双方权益得到保障。3.跟踪采购进度：采购部门应密切跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调发货、运输等事宜，确保材料按时、按质、按量到货。（五）验收入库1.到货通知：材料到货前，采购部门应及时通知申购部门和仓库管理部门做好验收准备工作。2.验收：仓库管理部门会同申购部门等相关人员按照采购合同和质量标准对到货材料进行验收。验收内容包括材料的数量、规格型号、外观质量、技术参数等。对于验收合格的材料，验收人员应在《材料验收单》上签字确认；对于验收不合格的材料，应及时与供应商协商处理，并做好记录。3.入库：验收合格的材料办理入库手续，仓库管理人员根据验收情况填写《入库单》，注明材料名称、规格型号、数量、入库日期等信息，并将材料存放至指定仓库位置。三、申购审批权限（一）一般材料申购1.单次申购金额在[X]元以下的材料，由部门负责人审批后即可进行采购。2.单次申购金额在[X]元至[X]元之间的材料，经部门负责人审核后，报分管领导审批。（二）重要材料申购1.单次申购金额在[X]元以上的重要材料，除部门负责人和分管领导审批外，还需提交总经理审批。2.对于涉及公司重大项目或特殊需求的材料申购，无论金额大小，均需提交总经理办公会审议通过后，方可进行采购。四、预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际工作需要，编制本部门年度材料申购预算。预算应详细列出各类材料的名称、规格型号、预计数量、预计采购金额等信息。2.财务部门负责汇总各部门的材料申购预算，结合公司年度经营目标和财务状况，编制公司年度材料采购预算草案，提交公司管理层审议。（二）预算执行1.公司年度材料采购预算一经批准，各部门应严格按照预算执行。原则上不得超预算申购材料，如有特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。2.财务部门应定期对各部门材料申购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进建议。（三）预算调整1.因市场变化、生产经营需要等原因导致原预算无法满足实际需求时，各部门可提出预算调整申请。预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容、预计增加或减少的采购金额等，并附相关证明材料。2.预算调整申请经部门负责人审核后，报财务部门进行审核。财务部门应根据公司财务状况和预算执行情况，对预算调整申请进行评估，并提出审核意见。3.预算调整申请经财务部门审核通过后，提交公司管理层审批。公司管理层根据实际情况决定是否批准预算调整申请。预算调整申请批准后，财务部门应及时调整相关预算指标，并通知各部门按照新的预算执行。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商评估和选择标准，对潜在供应商进行调查和评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、生产能力、价格水平、售后服务等方面。2.根据评估结果，采购部门选择合格的供应商纳入公司供应商名录，并定期对供应商名录进行更新和维护。3.在选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货期及时的供应商。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商的供货情况进行考核，考核内容包括交货期、产品质量、售后服务等方面。考核周期一般为每季度一次，特殊情况可根据实际需要进行调整。2.根据考核结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，可给予一定的奖励和优惠政策；对于考核不合格的供应商，应及时采取措施进行整改，如警告、暂停合作、取消合作等。3.采购部门应建立供应商考核档案，记录供应商的考核情况和整改措施，为供应商的长期合作提供参考依据。（三）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题、交货期严重延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时将其列入淘汰名单，并停止与其合作。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次进入公司供应商名录。采购部门应及时通知相关部门停止与淘汰供应商的业务往来，并做好相关善后工作。六、信息管理（一）申购信息记录1.各部门应建立材料申购台账，详细记录每次申购的材料名称、规格型号、数量、申购日期、审批情况、采购情况、验收情况等信息。2.采购部门应建立采购合同台账，记录与供应商签订的采购合同的相关信息，包括合同编号、供应商名称、材料名称、规格型号、数量、价格、交货期、付款方式等。3.仓库管理部门应建立材料出入库台账，记录材料的出入库情况，包括入库日期、出库日期、材料名称、规格型号、数量、领用部门等信息。（二）数据统计与分析1.财务部门应定期对材料申购、采购、库存等数据进行统计和分析，为公司成本控制、资金管理等提供决策支持。2.采购部门应根据采购数据，分析供应商的供货情况、价格走势等，为优化采购策略提供依据。3.各部门应根据申购和使用数据，分析材料消耗情况，合理安排材料申购计划，提高材料使用效率。（三）信息共享与沟通1.建立公司内部材料申购管理信息系统，实现各部门之间的信息共享和沟通。各部门可通过信息系统查询材料申购、采购、库存等相关信息，提高工作效率。2.定期召开材料申购管理工作会议，通报材料申购管理工作情况，协调解决工作中存在的问题，加强各部门之间的沟通与协作。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对材料申购管理制度的执行情况进行审计监督，检查申购流程是否规范、审批手续是否齐全、采购合同是否合规、验收入库是否严格等。2.对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）纪检监察监督1.公司纪检监察部门负责对材料申购管理过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处贪污受贿、滥用职权、徇私舞弊等违法违规行为。2.对于发现的违规违纪行为，纪检监察部门应按照相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。（三）日常监督检查1.采