合同台账规范管理制度

PAGE合同台账规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同台账的建立、使用和维护，确保合同信息的准确、完整和可追溯，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同台账的管理应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保合同的签订、履行等行为合法合规。2.准确完整原则：合同台账应准确记录合同的各项信息，保证信息的完整性和一致性，不得遗漏或错误记录重要内容。3.及时更新原则：随着合同的签订、履行、变更、终止等情况的发生，合同台账应及时进行更新，确保信息的时效性。4.保密原则：合同台账涉及公司商业秘密和敏感信息，应严格保密，防止信息泄露。二、合同台账的建立（一）台账建立的责任部门公司设立专门的合同管理部门（或指定相关部门负责），负责合同台账的统一建立和管理。各业务部门应配合合同管理部门，及时提供合同签订、履行等相关信息。（二）台账内容合同台账应包含以下基本信息：1.合同编号：按照公司统一的编号规则为每份合同赋予唯一的编号，便于识别和查询。2.合同名称：明确合同的具体名称，反映合同的主要内容和性质。3.签订日期：记录合同签订的具体年月日。4.合同期限：注明合同的生效日期和终止日期。5.合同主体：包括合同甲方（我方）和乙方（对方）的详细信息，如名称、地址、联系方式等。6.合同标的：清晰描述合同所涉及的交易内容或服务事项。7.合同金额：明确合同约定的总金额及付款方式、付款期限等。8.履行情况记录：跟踪记录合同的履行进度，包括已履行的部分、未履行的部分、是否存在违约情况等。9.变更记录：如有合同变更情况，详细记录变更的内容、时间、原因等。10.终止记录：记录合同终止的原因、时间及相关后续处理情况。11.备注：可用于记录合同的特殊事项、风险提示等其他相关信息。（三）台账建立的流程1.合同签订前，业务部门应将合同草案提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门审核通过后，在合同台账中创建相应的记录，并分配合同编号。2.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。合同管理部门核对合同内容与台账记录一致后，将合同原件及附件归档，并更新台账中的其他相关信息，如签订日期、合同期限等。3.在合同履行过程中，业务部门应定期向合同管理部门反馈合同履行情况。合同管理部门根据反馈信息，及时更新台账中的履行情况记录。三、合同台账的使用（一）查询功能1.公司内部各部门有权根据工作需要查询合同台账相关信息，但应遵守保密规定，不得将查询到的信息用于非工作目的。2.查询时，应提供明确的查询条件，如合同编号、合同名称、签订日期、合同主体等，以便快速准确地获取所需信息。（二）统计分析功能1.合同管理部门应定期对合同台账数据进行统计分析，生成各类统计报表，如合同签订情况统计报表、合同金额统计报表、合同履行情况统计报表等。2.通过统计分析，及时掌握公司合同业务的整体情况，发现潜在问题和风险，为公司决策提供数据支持。例如，分析不同业务板块的合同签订数量和金额变化趋势，评估公司业务发展状况；统计合同履行过程中的违约情况，以便采取针对性措施加强合同管理。（三）风险预警功能1.根据合同台账记录的合同期限、付款期限、履行进度等信息，设置风险预警指标。当合同出现逾期付款、逾期履行等风险情况时，系统自动发出预警提示。2.合同管理部门收到预警提示后，应及时通知相关业务部门，并协助业务部门分析风险原因，制定应对措施，降低合同风险对公司造成的损失。四、合同台账的维护（一）定期核对1.合同管理部门应定期与业务部门核对合同台账信息，确保台账记录与实际合同情况一致。核对周期至少为每季度一次。2.在核对过程中，如发现台账记录与实际情况不符，应及时查明原因，并进行更正。同时，对相关责任人进行责任追究。（二）数据备份1.合同台账数据应定期进行备份，备份频率至少为每月一次。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。2.建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据出现故障时能够及时恢复，保证合同台账数据的连续性和完整性。（三）信息更新1.随着合同的履行、变更、终止等情况的发生，合同管理部门应及时更新合同台账中的相关信息。更新内容应准确、详细，并注明更新日期和更新人。2.对于合同变更事项，应要求业务部门提供书面的变更协议或相关文件，作为台账更新的依据。同时，对变更后的合同条款进行审核，确保变更后的合同合法合规。（四）档案管理1.合同管理部门应负责合同档案的整理、归档和保管工作。合同档案应按照合同编号顺序进行排列，确保档案资料的完整性和系统性。2.根据合同的重要性和保管期限，对合同档案进行分类存放。一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年以上。保管期限届满后，按照公司档案管理制度进行销毁或存档。3.建立合同档案查阅制度，严格控制档案查阅权限。查阅合同档案时，应填写查阅申请表，经相关负责人批准后方可查阅。查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。五、合同台账的监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门应定期对合同台账的管理情况进行审计监督，检查合同台账的建立、使用和维护是否符合本制度的规定，合同信息是否真实、准确、完整。2.审计部门在审计过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对于违反本制度规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。（二）考核制度1.建立合同台账管理考核制度，将合同台账管理工作纳入各部门绩效考核体系。考核内容包括合同台账信息的准确性、完整性、及时性，合同风险防控情况等。2.根据考核结果，对在合同台账管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对工作不力、导致合同台账管理出现问题的部门和个人进行批评教育，并扣减相应的绩效考核分数。六、附则（一）解释权本制度由公司合同管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，由合同管理部门根据实际情况提出处理意见，报公司领导批准后执行。（二）修订与废止1.随着公司业务