影像资料借阅制度规范

PAGE影像资料借阅制度规范一、总则（一）目的为加强公司影像资料的管理，规范影像资料的借阅行为，确保影像资料的安全与完整，充分发挥影像资料在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工。（三）定义1.影像资料：指公司在生产经营活动中形成的，以图片、视频等形式记录的各类资料，包括但不限于产品研发、生产流程、市场活动、会议记录、培训资料等相关影像。2.借阅：指因工作需要，经规定程序向公司影像资料管理部门申请并获得批准后，暂时获取影像资料的使用权。二、影像资料管理部门职责（一）影像资料的收集与整理1.负责收集公司各部门在工作中产生的影像资料，确保资料的全面性和完整性。2.按照分类标准对影像资料进行整理、编号和存储，建立清晰的影像资料档案库。（二）影像资料的保管与维护1.配备必要的存储设备和环境，确保影像资料的安全存储，防止影像资料的损坏、丢失或泄露。2.定期对影像资料进行检查和维护，确保资料的质量和可读性。（三）借阅管理与服务1.负责受理影像资料的借阅申请，按照本制度规定进行审核和批准。2.为借阅人员提供必要的协助和指导，确保借阅过程的顺利进行。（四）监督与检查1.定期对影像资料的借阅情况进行统计和分析，检查借阅制度的执行情况。2.对违反本制度的借阅行为进行调查和处理，及时采取措施纠正违规行为。三、影像资料的分类与编号（一）分类原则根据影像资料的来源、内容和用途，进行科学合理的分类。分类应具有逻辑性和系统性，便于管理和查找。（二）具体分类1.产品研发类：包括新产品设计图纸、研发过程中的实验影像、技术改进相关影像等。2.生产流程类：涵盖生产车间的工艺流程、设备操作规范、质量控制影像等。3.市场活动类：如市场推广活动照片、视频广告素材、展会影像资料等。4.会议记录类：各类公司会议、部门会议、项目会议等的影像记录。5.培训资料类：员工培训课程的影像资料、培训教材配套影像等。6.其他类：不属于上述分类的其他影像资料，如公司文化活动影像、突发事件影像等。（三）编号规则1.采用统一的编号方式，确保每个影像资料都有唯一的编号标识。2.编号由字母和数字组成，字母表示资料类别，数字表示该类别下的顺序号。例如：“PD001”表示产品研发类的第1份影像资料。3.在编号后可根据需要添加版本号、日期等信息，以进一步明确资料的版本和时效性。四、影像资料的借阅申请与审批（一）借阅申请1.借阅人需填写《影像资料借阅申请表》，详细说明借阅目的、所需影像资料的名称、编号及数量等信息。2.申请表应经借阅人所在部门负责人签字确认，表明申请用途的合理性和必要性。（二）审批流程1.一般借阅申请：由影像资料管理部门负责人进行审批。审批通过后，借阅人可按照规定办理借阅手续。2.涉及重要或机密影像资料的借阅申请：需经公司分管领导审批。分管领导应根据影像资料的敏感程度和借阅目的进行严格审核，确保借阅行为不会对公司造成不利影响。（三）审批期限影像资料管理部门应在收到借阅申请后的[X]个工作日内完成审批。如遇特殊情况需要延长审批时间，应及时向借阅人说明原因。五、影像资料的借阅期限与归还（一）借阅期限1.根据影像资料的性质和重要程度，设定不同的借阅期限。一般情况下，普通影像资料的借阅期限为[X]个工作日；重要或机密影像资料的借阅期限不得超过[X]个工作日。2.如需延长借阅期限，借阅人应在原借阅期限届满前[X]个工作日向影像资料管理部门提交《影像资料借阅延期申请表》，说明延期理由和延长的期限，经审批后方可延期。（二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限届满后及时归还所借影像资料。如因特殊原因无法按时归还，应提前与影像资料管理部门沟通并办理续借手续。2.归还的影像资料应保持完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。赔偿标准按照影像资料的原始价值或修复成本计算。六、影像资料的借阅方式与使用限制（一）借阅方式1.影像资料原则上只提供电子文件形式的借阅。如因特殊情况需要借阅纸质影像资料，应经影像资料管理部门同意，并在指定地点查阅。2.电子影像资料的借阅可通过公司内部网络共享平台或其他安全的传输方式提供给借阅人。借阅人应妥善保存电子资料，不得擅自复制、传播或更改资料内容。（二）使用限制1.借阅人只能将影像资料用于申请时注明的用途，不得擅自转借他人或用于其他非工作目的。2.未经影像资料管理部门书面授权，借阅人不得对影像资料进行剪辑、修改、删除或添加水印等操作。3.在使用影像资料过程中，借阅人应严格遵守国家法律法规和公司的保密规定，不得泄露影像资料中的机密信息。七、影像资料的保密与安全（一）保密措施1.影像资料管理部门应对影像资料进行分级管理，明确不同级别影像资料的保密要求和访问权限。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等机密信息的影像资料，应采取加密存储、限制访问等措施，确保资料的保密性。3.借阅人在借阅影像资料时，应签署保密协议，承诺对所接触到的影像资料严格保密，不得向任何第三方泄露。（二）安全保障1.影像资料管理部门应建立健全安全管理制度，加强对存储设备和网络环境的安全防护，防止影像资料因自然灾害、网络攻击、病毒感染等原因造成损坏或丢失。2.定期对影像资料进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以确保数据的安全性和可恢复性。3.加强对借阅场所的管理，确保借阅过程中的影像资料安全。如发现影像资料存在安全隐患或借阅人有违规行为，应立即采取措施予以制止和纠正。八、影像资料的查阅与复制（一）查阅规定1.除借阅外，因工作需要查阅影像资料的，应填写《影像资料查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到影像资料管理部门指定地点查阅。2.查阅时，影像资料管理部门应安排专人在场，对查阅过程进行监督，确保查阅行为符合规定。（二）复制规定1.一般情况下，影像资料不提供复制服务。如因特殊原因确需复制，借阅人应在《影像资料借阅申请表》中明确注明，并经影像资料管理部门负责人和公司分管领导审批。2.复制的影像资料应与原件一致，并按照公司规定进行编号和登记。复制件的使用和保管应遵守本制度的相关规定。九、影像资料的销毁（一）销毁条件1.影像资料因超过保存期限、失去使用价值或其他原因需要销毁的，由影像资料管理部门提出销毁申请。2.申请销毁的影像资料应经过严格的审核，确保其确实符合销毁条件，不会对公司造成任何不利影响。（二）销毁流程1.销毁申请经公司分管领导批准后，影像资料管理部门应制定详细的销毁计划，明确销毁的方式、时间、地点等信息。2.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁的影像资料名称、编号、数量、销毁时间、销毁人员等。记录应保存[X]年以上，以备查阅。3.影像资料的销毁可采用物理销毁（如粉碎、焚烧等）或电子销毁（如数据擦除、格式化等）的方式，确保资料无法恢复。十、监督与考核（一）监督机制1.公司设立影像资料管理监督小组，由公司内部审计部门、纪检部门等相关人员组成，负责对影像资料的管理和借阅情况进行定期或不定期的监督检查。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，检查内容包括影像资料的收集、整理、保管、借阅、保密等各个环节的执行情况。（二）考核办法1.将影像资料管理工作纳入公司各部门的绩效考核体系，对在影像资料管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。2